MPE-Manual Solicitação de Compras por Sugestão

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1 ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS SOLICITAÇÃO DE COMPRAS POR SUGESTÃO Página 1 de 7

2 INTRODUÇÃO O objetivo deste processo é filtrar itens por demanda (requisitados explicitamente) ou por monitor (acompanhamento que o sistema faz, como por exemplo, estoque mínimo, necessidades e excessos e venda no período). Após selecionar os itens o sistema deve utilizar um método de agrupamento para sugerir solicitações de compra conforme encontrar relacionamento entre os itens. 1.0 Solicitação de Compras por Demanda (ADC/Lançamentos/Solicitação de Compras por Sugestão) Formulário que apresenta a função gerar solicitações de compra, utilizando como filtro itens por demanda (via requisição de materiais) ou por monitoramento (acompanhamento que o sistema faz, como por exemplo, estoque mínimo, necessidades e excessos e venda no período), utilizando um método de agrupamento para sugerir solicitações de compra conforme especificado (agrupamento por fornecedor, histórico de compras, etc..) A) Solicitação por Requisição Uma requisição de materiais, não apresentando itens em estoque para atendimento (ADM/Materiais/Requisições Pendentes), o almoxarifado pode solicitar a compra dos itens requisitados. Nesse processo de encaminhamento para compras, o sistema libera os itens da requisição para serem importados no processo de lançamento de Solicitação de Compra por Sugestão. Os Itens das requisições que forem encaminhados para compra, apresentarão Status: Em Compra. Página 2 de 7

3 PROCESSO ITENS REQUISITADOS ENVIADOS PARA COMPRA : Campos de filtros para seleção dos Itens Origem Requisição Página 3 de 7

4 Campo Data de Lançamento Data de Necessidade Requisição Série Usuário Plano de Resultado Item Família Grande Grupo Grupo Sub-Grupo Campo1 Campo 2 Campo 3 *Método de Agrupamento Atribuição Intervalo de datas de lançamento das solicitações de compra. Intervalo de datas de necessidade dos itens da requisição. Essa data é informada no lançamento do processo de requisição de materiais, botão Programação de Entrega. Número da Requisição a ser filtrada. Informada quando os itens a serem importados na solicitação de compras se referir a uma única requisição de materiais. Série da requisição origem das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a serem importadas nas solicitações. Exemplo: Req. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisadas as séries de documentos pré-cadastradas no Sistema (CAD/ Cadastro/ Série de Documentos). Usuário responsável pelo lançamento das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a serem importadas nas solicitações. Informado quando os itens a serem importados na solicitação de compras se referir às requisição de materiais lançadas por um único usuário específico. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os usuários précadastrados no Sistema (ADS/ Cadastro/ Usuários). Plano de Resultados origem das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a solicitação de compras se referir às requisição de materiais lançadas por um único plano de resultados específico. O campo Plano de Resultados é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Planos de Resultados pré-cadastrados no Sistema (ADF/ Cadastro/ Plano de Resultados). Item de origem das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a serem importados nas solicitações. Informado quando a solicitação de compras realizar a importação de um único item específico das requisições de materiais. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Itens pré-cadastrados no Sistema Everest no módulo de Materiais (ADM) localizado em (ADM/ Cadastro/ Itens). Família de origem dos itens das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a solicitação de compras se referir à uma família específica. O campo Família é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisadas as famílias pré-cadastradas no Sistema (ADM/ Cadastro/ Famílias). Grande grupo de origem dos itens das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a solicitação de compras se referir à uma estrutura-grande Grupo específico. O campo Grande Grupo é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Grandes Grupos pré-cadastrados no Sistema (ADM/ Cadastro/ Estrutura). Grupo de origem dos itens das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a solicitação de compras se referir à uma estrutura- Grupo específico. O campo Grupo é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Grupos pré-cadastrados no Sistema (ADM/ Cadastro/ Estrutura). Sub-grupo de origem dos itens das requisições de materiais, encaminhadas para Compras, a solicitação de compras se referir à uma estrutura- Sub-grupo específico. O campo Sub-grupo é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Sub-grupo précadastrados no Sistema (ADM/ Cadastro/ Estrutura). Campos reservados para futuras customizações. Campos reservados para futuras customizações. Campos reservados para futuras customizações. - PO: Por já cotados (Tomada de Preço) - PC: Por já comprados (NF) Página 4 de 7

5 - PF: Por Fornecedor X Itens - SA: Sem Agrupamento - GG: Por grande grupo - GR: Por grupo - SG: Por sub grupo Métodos de Agrupamento: 1- Itens já cotados juntos Esse método destina-se a agrupar, nas mesmas solicitações, os itens que já foram cotados juntos pelo processo de tomada de preços. a) O Sistema agrupa todos os itens em uma tabela, conforme os parâmetros de entradas que definem a filtragem dos itens; Exemplo: Itens Caneta Lapis Impressora Café Detergente Armário Cadeira b) O Sistema percorre a tabela que armazena os itens selecionados, validando quais os itens que já foram cotados juntos: Itens Itens Itens Itens Caneta Impressora Café Armário Lapis Detergente cadeira Solicitação de Compra 1 Solicitação de Compra 2 Solicitação de Compra 3 Solicitação de Compra 4 2- Fornecedores X Itens Esse método destina-se a agrupar, nas mesmas solicitações, os itens vinculados à fornecedores em comum. Esse vínculo tem origem a partir do processo de lançamento das notas de entrada ou os itens que estiverem relacionados aos fornecedores através do processo (ADM/Cadastro/Vinculações/ Fornecedores X Itens). Quando um item estiver relacionado com mais de um fornecedor, será agrupado o item com o fornecedor que possuir mais itens. Caso os fornecedores possuam o mesmo número de itens vinculados, então será inserido no primeiro. a) O Sistema agrupa todos os itens em uma tabela, conforme os parâmetros de entradas que definem a filtragem dos itens; Exemplo: Página 5 de 7

6 Itens Caneta Lapis Impressora Café Detergente Armário Cadeira b) O Sistema percorre a tabela que armazena os itens selecionados, validando quais os itens que se apresentam relacionados à fornecedores em comum. Itens Itens Itens Itens Caneta Impressora Café Armário Lapis Detergente cadeira FORNECEDOR 1 FORNECEDOR 2 FORNECEDOR 3 FORNECEDOR 4 Solicitação de Compra 1 Solicitação de Compra 2 Solicitação de Compra 3 Solicitação de Compra 4 3- Itens já comprados Esse método destina-se a agrupar, nas mesmas solicitações, os itens já comprados juntos. Esse vínculo tem origem a partir do processo de lançamento dos pedidos de compra. Quando um item estiver relacionado com mais de um fornecedor, será agrupado o item com o fornecedor que possuir mais itens. Caso os fornecedores possuam o mesmo número de itens vinculados, então será inserido no primeiro. 4- Por Estrutura Esse método destina-se a agrupar, nas mesmas solicitações, os itens que estejam cadastrados com o a mesma estrutura de itens (Grande Grupo, Grupo e Sub-Grupo). B) Solicitação por Demanda A forma de seleção dos itens por demanda são: - Estoque mínimo: para todos os itens ativos, considerando a definição de filtros estipulados nos parâmetros de entrada, como família, grupo, etc. Caso o saldo atual esteja abaixo do mínimo então irá utilizar o item para o agrupamento dos itens que vão sugerir a solicitação de compra. A quantidade a ser retornada será igual a diferença do saldo atual para atender o estoque mínimo. Exemplo: O item X apresenta o parâmetro de estoque mínimo= 6000 e estoque máximo=6500. O Saldo Atual de estoque= Quando gerada a solicitação por estoque mínimo, o sistema irá sugerir a quantidade de 4000 unidades para compra. - Necessidades e Excessos: os itens que estão com o "Saldo Disponível" negativo. A quantidade a ser retornada será a quantidade necessária para atender a demanda. - Vendas no período: Irá selecionar os itens vendidos no período estipulado e a quantidade a ser retornada será a mesma vendida. Página 6 de 7

7 Campos de filtros para seleção dos Itens Origem Requisição Campo Depósito Item Família Grande Grupo *Seleção de Itens por Demanda *Método de Agrupamento Atribuição Depósito a ser considerado para o cálculo da demanda Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os depósitos pré-cadastrados no Sistema Everest no módulo de Materiais (ADM) localizado em (ADM/ Cadastro/ Depósitos). Item a serem considerado para o cálculo da demanda. Informado quando a solicitação de compras realizar a importação de um único item específico. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Itens pré-cadastrados no Sistema Everest no módulo de Materiais (ADM) localizado em (ADM/ Cadastro/ Itens). Família de origem dos itens a serem importadas nas solicitações. Informado quando os itens a serem importados na solicitação de compras se referir à uma família específica. O campo Família é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisadas as famílias pré-cadastradas no Sistema (ADM/ Cadastro/ Famílias). Grande grupo de origem dos itens das requisições de materiais a serem importadas nas solicitações. Informado quando os itens a serem importados na solicitação de compras se referir à uma estrutura-grande Grupo específico. O campo Grande Grupo é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Grandes Grupos pré-cadastrados no Sistema (ADM/ Cadastro/ Estrutura). - Estoque Mínimo; - Necessidade e Excessos; - Vendas no Período. - PO: Por já cotados (Tomada de Preço) - PC: Por já comprados (NF) - PF: Por Fornecedor X Itens - SA: Sem Agrupamento - GG: Por grande grupo - GR: Por grupo - SG: Por sub grupo Página 7 de 7