MPE-Manual ADM_Inventário de Estoque * Versão 2.11

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1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS INVENTÁRIO DE ESTOQUE Página 1 de 8

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO INVENTÁRIO (ADM/INVENTÁRIO) GERA CONTAGEM (ADM/INVENTÁRIO/GERA CONTAGEM) MANUTENÇÃO DA CONTAGEM (ADM/INVENTÁRIO/MANUTENÇÃO DA CONTAGEM) AJUSTE DE SALDO (ADM/INVENTÁRIO/AJUSTE DE SALDO)... 6 Página 2 de 8

3 INTRODUÇÃO O processo de Inventário é composto por estágios. Esses estágios baseiam-se em parametrizar o processo de inventário, O primeiro estágio é indicar os itens e o depósito que será realizado o inventário, registrando no sistema o processo de inventário (Gera Contagem); O segundo estágio é emitir o relatório de contagem para que os usuários preencham com os valores das contagens; O terceiro estágio é realizar a contagem dos itens e preencher no formulário de contagem; O quarto estágio é o registro das contagens no sistema; O quinto estágio são os ajustes de saldos referentes aos saldos apresentados no sistema e o indicado no processo de contagem. Primeiro Estágio Gera Contagem Segundo Estágio Listagem de Itens Para contagem Terceiro Estágio Contagem dos Itens Quarto Estágio Manutenção da Contagem Lançamento Contagens Seleção de Itens Lançamento Inventário Emissão da listagem de itens para contagem É realizada as contagens dos itens e informadas no relatório de listagem Inventário Diário de Estoque Item Desc 1Cont 2Cont 3Cont 1 Disc Caneta Caderno Tesoura 1 2 Congela Saldo Atual Quinto Estágio Ajuste de Saldo Inventário Diário de Estoque Item Desc. 1Cont 2Cont 3Cont 1 Disc Caneta Caderno Tesoura 1 2 Saldo Sistema É comparada a quantidade dos itens inventariados com a quantidade dos itens apresentados no sistema Item Desc. 1Cont 1 Disc Contagens 5 2 Caneta 6 3 Caderno 9 4 Tesoura 1 Sistema sugere entrada e saída do sistema para ajuste da quantidade apresentada no sistema referente a quantidade contada Qtde Sistema > QtdeContada Registro Lançamento de Saída Descongela Saldo Qtde Sistema < QtdeContada Registro Lançamento de Entrada no sistema Página 3 de 8

4 1.0 INVENTÁRIO (ADM/INVENTÁRIO) 1.1 GERA CONTAGEM (ADM/INVENTÁRIO/GERA CONTAGEM) Formulário, onde é registrado o primeiro estágio de inventário no sistema. O primeiro estagio do processo de inventário trata da geração de inventário dos itens no sistema nas formas: individual( de um item apenas), por grande grupo, grupo ou subgrupo. Caso seja realizada a forma individual o usuário deve informar os itens que serão inventariados. O sistema permite que os itens que estarão sendo inventariados sejam bloqueados no sistema, deixando-os inoperante em movimentações (pedido de venda, compra, notas de saída, requisições), evitando assim que ocorram alterações nos saldos durante o processo. Campo Depósito Inventário Data Inventário Data Início Obs. Seleção Bloqueia Seleção Somente Itens com Movimentação Item Atribuição Depósito a ser realizado o inventário. O campo Depósito é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Depósitos pré-cadastrados no Sistema Everest (ADM) localizado em (ADM/ Cadastro/ Depósitos). Numero do inventário. Data de lançamento do inventário. Data do início da realização do inventário. Observações complementares a respeito do inventario. Forma de seleção dos itens que serão inventariados. A seleção pode ser realizada por grande grupo, grupo, sub-grupo, família, fabricante, localizador, fornecedor ou categoria. Bloqueia a movimentação dos itens selecionados, durante o processo. Seleciona os itens apenas que tiveram movimentação. Itens do inventário. O campo Item é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser Página 4 de 8

5 pesquisados os Itens pré-cadastrados no Sistema Everest (ADM) localizado em (ADM/ Cadastro/ Itens). Processo de inventário de itens 1 - Indicar o depósito que será realizado o inventário; 2- Indicar a seleção dos itens que serão inventariados; Clicar no botão Executar. O sistema irá apresentar na grade do formulário os itens selecionados. 3- Confirmar seleção dos itens a partir do botão Confirmar ; 4- Gravar operação a partir do botão Gravar. 5- Executar o segundo estágio do processo de inventário: emitir a listagem dos itens (ADM/Relatórios/Contagem). 6- Executar o terceiro estágio do processo de inventário: realizar a contagem dos itens e preencher no formulário de contagem. 1.2 MANUTENÇÃO DA CONTAGEM (ADM/INVENTÁRIO/MANUTENÇÃO DA CONTAGEM) Formulário onde serão Lançadas as Contagens dos Itens no Depósito, executando assim o quarto estágio do processo. Existe a possibilidade de se fazer até três contagens para cada inventário, porém não é obrigatório. O cliente pode fazer apenas uma contagem e proceder os ajustes com base na mesma. Campo Depósito Inventário Contagem Atribuição Depósito a ser realizado o inventário. O campo Depósito é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Depósitos pré-cadastrados no Sistema Everest (ADM) localizado em (ADM/ Cadastro/ Depósitos). Numero do inventário a ser registrada as contagens. - Primeira: selecionada essa opção, será preenchido os parâmetros referentes à primeira contagem. - Segunda: selecionada essa opção, será preenchido os parâmetros referentes à segunda contagem. - Terceira: selecionada essa opção, será preenchido os parâmetros referentes à terceira contagem. Página 5 de 8

6 Item Itens do inventário. O campo Item é um campo de pesquisa. Utilizando a tecla <F4> poderão ser pesquisados os Itens pré-cadastrados no Sistema Everest (ADM) localizado em (ADM/ Cadastro/ Itens). Qtde Contada Quantidade contada dos itens selecionados. Processo Manutenção da Contagem 1 - Indicar o depósito e o número do depósito que será registrada as contagens; 2- Indicar a contagem que será registrada; * O sistema apresentará os itens na grade, que foram selecionados no primeiro estágio do inventário. Clicar no botão Executar. O sistema irá apresentar na grade do formulário os itens selecionados. 3- Indicar a quantidade dos itens, um a um, confirmando o lançamento a partir do botão Confirmar ; 4- Concluído o lançamento da primeira contagem, efetivar a operação a partir do botão Gravar. Para registrar a segunda contagem: selecionar o campo segunda contagem, lançar as quantidades e efetivar a operação a partir do botão Gravar. 1.3 AJUSTE DE SALDO (ADM/INVENTÁRIO/AJUSTE DE SALDO) Depois de lançadas as Contagens a partir do formulário Manutenção da Contagem pode ser realizado ajuste de saldo, caso haja diferença entre o saldo físico e o saldo apresentado pelo sistema. Ao processar o ajuste de inventário o sistema verifica quanto tem no sistema e quanto foi lançado (na contagem escolhida para fazer o acerto) e lança um movimento de entrada ou saída com a diferença entre a quantidade do sistema e a quantidade contada. Esse processo executa o quinto estágio do processo de inventário. Para tanto é necessário informar qual a Contagem escolhida para realizar o ajuste (1ª, 2ª ou 3ª) e o tipo de Movimento para acertos de saída e de entradas. Página 6 de 8

7 Processo Manutenção da Contagem 1 Indicar o número do inventário gerado e a forma de ajuste a ser realizado. Processar o Ajuste de Saldo a partir do botão Executar. Individual: realiza o ajuste dos itens um a um, sendo necessário informar os itens. Geral: realiza o ajuste dos itens do inventário. * Selecionada a forma de ajuste geral, o sistema irá listar, na grade do formulário, os itens do inventário, junto a sugestão do sistema, quanto a movimentação necessária para ajustar o saldo dos mesmos. Exemplo: Item A Saldo Sistema: 15. Quantidade estoque físico: 1ºContagem 5, 2º Contagem 6, 3º Contagem 5, sendo apresentado, pelo sistema, ajuste necessário: saída (S) Analisar os ajustes sugeridos pelo sistema e estando de acordo, clicar no botão Gravar. Caso for necessária alguma alteração na quantidade sugerida pelo sistema, selecionar o item na grade e indicar nos campos Entrada e Saída a quantidade da movimentação. * Após analisadas e lançadas as quantidades a serem movimentadas, o sistema irá apresentar o formulário Dados do Ajuste. 3- A partir do formulário Dados do Ajuste, indicar o tipo de movimentação de estoque que será utilizada para registrar as entradas e saídas. Para essas movimentações de estoque é necessário atribuir um número identificador da movimentação de entrada e um número identificar da movimentação de saída do estoque. Exemplo: - Tipo de Movimentação no estoque para os itens que necessitam de ajustes de entrada: E- Ajuste de saldo- Inventário. Página 7 de 8

8 - Tipo de Movimentação no estoque para os itens que necessitam de ajustes de saída: S- Ajuste de saldo- Inventário. Obs.: ao finalizar o Inventário os itens que ficaram bloqueados para movimentação, serão desbloqueados automaticamente. Para conferência dos resultados do Inventário do Estoque, poderão ser consultadas as movimentações a partir do formulário Razão de Itens (ADM/ Relatórios/ Razão de Itens, ADM/ Relatórios/ Saldos). Página 8 de 8