NFePACK GUIA DO USUÁRIO WEB MONITOR

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1 NFePACK GUIA DO USUÁRIO WEB MONITOR

2 Conteúdo 1 Apresentação Login Tela principal Gerenciamento do envio de NFe Status NFe Filtros e Ordenação Eventos DANFE Reimpressão de DANFE PDF e XML Atualizar NFe Gerenciamento do recebimento de NFe Tempos de processo: Consultar SEFAZ Exportar NF-e Consultar NFe Controle Contingência NFe em contingência... 19

3 1 Apresentação O objetivo deste guia é servir de referência para a utilização do Web monitor. O Web monitor é a ferramenta de gerenciamento que será utilizada pelo usuário do Everest em seu dia-a-dia para o acompanhamento das situação das notas fiscais eletrônicas enviadas à Secretaria da Fazenda estadual. 2 Login O sistema possui controle de acesso. Para acessar as demais telas do sistema o usuário deverá efetuar a autenticação (Figura 1 - Tela de login). Figura 1 - Tela de login A opção lembrar senha pode ser selecionada para que a senha seja preenchida automaticamente ao informar o nome do usuário. Sugerimos que esta opção não seja utilizada, pois pode comprometer a segurança do sistema. Uma vez confirmados o usuário e senha, o sistema apresentará a tela inicial (Figura 2 - Tela inicial do sistema) com o nome de usuário na parte superior direita da tela. Figura 2 - Tela inicial do sistema Selecionando-se a opção sair o sistema volta para a tela de login.

4 3 Tela principal Após a autenticação do usuário, é apresentada a tela principal, contendo as opções de menu do sistema. Permite o gerenciamento de todas as notas fiscais emitidas pelo NFePACK. Esta tela além de exibir a situação das NFes, também pode controlar situações de cancelamento, inutilização e críticas de integração. Permite o gerenciamento de todas as notas fiscais recebidas pelo NFePACK (notas de recebimento). Permite entrar ou sair da contingência para cada estabelecimento gerador (esta opção será utilizada apenas para configurações com entrada em contingência com intervenção do usuário). Também permite a definição da forma de contingência a ser adotada, bem como o controle de lotes para contingência no modo DPEC. Demonstra graficamente os tempos de processamento dos lotes de notas fiscais para as UF s configuradas no sistema. Oferece as opções de configurações do NFePACK. Geralmente liberada para o administrador do sistema. Tela de manutenção dos usuários do sistema. Permite cadastrar, alterar, excluir, definir senhas e perfil de acesso por usuário Tela de manutenção dos grupos de usuário do sistema. Permite cadastrar, alterar, excluir, definir senhas e perfil de acesso por grupo, bem como associar usuários ao grupo

5 Link para o site do Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, onde é oferecido o serviço de consulta do status dos serviços NF-e disponíveis na SEFAZ em cada Unidade Federativa (UF). Permitir realizar a exportação de várias notas fiscais eletrônicas de uma vez. Elas serão compactadas em um arquivo de formato.zip. Lista todas as notas emitidas em contingência. Permitir consultar os dados de uma determinada nota registrada no sistema. 4 Gerenciamento do envio de NFe Nesta tela, pode-se verificar a situação de todas notas fiscais emitidas que foram tratadas pelo NFePACK. A tela apresenta automaticamente todas as filiais e as notas da data atual. No topo da tela, pode-se filtrar por filial, de forma a filtrar rapidamente a situação das notas de determinada unidade da empresa. Figura 3 - Tela de controle de emissão de NFe

6 4.1 Status NFe Desde a recepção da NFe do ERP até ser Autorizada pela secretaria da fazenda estadual (SEFAZ), a NFe pode passar por diversas situações. O final do ciclo de uma NFe deverá representar um dos seguintes Status: Autorizada Denegada Cancelada Inutilizada Qualquer status, que não seja um dos acima citados, indica que a nota está em uma situação transitória, para chegar posteriormente ao status Autorizada, Denegada, Cancelada ou Inutilizada. Segue abaixo uma breve descrição de cada uma das situações possíveis: Recebida ERP: indica que esta NF foi recebida do ERP (este é o estágio inicial da NFe no NFePack). Validada: após ser recebida do ERP, são feitas algumas verificações preliminares na NFe (totais de acordo com o somatório dos itens, consistência dos dados de cada grupo de informações, etc). Caso não seja identificada nenhuma divergência, a NFe passa para o status Validada. Crítica validação: caso ocorra algum erro na validação, a NFe passará para o status Crítica validação. Ao listar os eventos da NFe, pode-se verificar as divergências da NFe em crítica. As notas em crítica devem ser corrigidas no ERP para serem posteriormente reprocessadas pelo NFePACK. Esta situação ainda não caracteriza envio à SEFAZ. Nesta situação também pode ser gerada por numa crítica de validação do XML-Schema. Enviada SEFAZ: indica que a NFe já foi enviada agrupada em um lote e enviada à SEFAZ. Somente as NFes com status validada, podem passar para o status Enviada SEFAZ. Correção Crítica: as notas que apresentaram críticas na validação, devem ser corrigidas no ERP, para serem posteriormente reprocessadas pelo NFePACK. Autorizada: nota foi autorizada pela SEFAZ. Denegada: nota foi denegada pela SEFAZ. NFes com este status não podem ser corrigidas, canceladas ou inutilizadas. Rejeitada: indica que há alguma crítica nos dados da NFe, já considerando-se o retorno da SEFAZ. A NFe deverá seguir o mesmo processo de NFes com o status crítica validação. Cancelada: nota foi cancelada na SEFAZ (apenas notas autorizadas podem ser canceladas).

7 Pendente de retorno: indica que a NFe foi enviada ao SEFAZ e devido à entrada em contingência ainda não sabe-se o retorno da SEFAZ com relação ao recebimento da NFe. Notas com este status devem ser regeradas no ERP, para garantir sua emissão no processo de contingência. A inutilizar: indica que após a solução de uma situação que acarretou uma entrada em contingência o NFePACK não localizou a referência à nota junto à SEFAZ. Nesta situação o ERP deverá solicitar a inutilização da NFe. A cancelar: indica que após a solução de uma situação que acarretou uma entrada em contingência o NFePACK localizou a referência à nota junto à SEFAZ e esta nota constava como autorizada. Como a solução imediata para este caso é a criação de uma nova nota pelo ERP; para evitar que a mesma nota seja gerada 2 vezes, o NFePACK marca a nota como A cancelar, de modo a identificar ao ERP que uma solicitação de cancelamento deve ser gerada. Enviada DPEC: indica que a NFe já foi enviada agrupada em um lote e enviada ao Sistema de Contingência eletrônica da SEFAZ. Somente as NFes com status validada, podem passar para o status Enviada DPEC. Registrada DPEC: indica que a NFe foi recebida com sucesso pelo Sistema de Contingência eletrônica da SEFAZ. Não encontrada: quando a NFe foi enviada ao SEFAZ e por algum motivo o SEFAZ não a registrou em seu sistema, o NfePack consulta esta nota e caso não a encontre, a mesma fica como Não Encontrada. 4.2 Filtros e Ordenação Para ordenar determinada informação, clique sobre o respectivo campo no cabeçalho da tabela. Clicando a primeira vez, as Notas Fiscais serão listadas em ordem crescente pelo campo desejado. Clicando a segunda vez, serão listadas em ordem decrescente. Observe que a seta ao lado do nome do campo no cabeçalho da tabela indica a ordem crescente (seta apontando para baixo) ou ordem decrescente (seta apontando para cima). Figura 4 - Ordenação de colunas do grid

8 Na parte inferior da tela podem ser vistos alguns botões. O botão Atualizar atualiza a lista de NFes. O botão Filtrar apresenta várias opções de filtro. Clique nas guias Geral, Emissão, Destino ou Transporte para visualizar todas as opções de filtro oferecidas. Figura 5 - Filtro para emissão de NFe Para remover o filtro, clique no botão Remover Filtro localizado na parte inferior da tela. 4.3 Eventos Clique sobre uma NFe para seleciona-la. Ao selecionar, o botões Eventos, Emitir DANFE, Visualizar DANFE e Concelar são habilitados. Ao clicar sobre o botão Eventos são listados todos os eventos registrados para a NFe. Cada mudança de status gera um evento na NFe. Além dos eventos, são listados os Lotes da NFe. Esta informação indica em que lote a NFe foi enviada a SEFAZ. Figura 6 - Eventos da NFe

9 Para os eventos de Crítica validação, também são informados as Críticas da NFe, além da opção de consultar os Detalhes da crítica (link detalhes no canto da tela). Ao clicar sobre a opção Detalhes, são apresentados os detalhes das críticas com as respectivas sugestões de solução. Figura 7 - Detalhamento de críticas

10 4.4 DANFE Há dois botões na parte inferior da tela para o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O botão Emitir imprime o Danfe na impressora configurada no sistema e o botão Visualizar apresenta o DANFE na tela (conforme Figura 8 - Visualização do DANFe em HTML) Figura 8 - Visualização do DANFe em HTML 4.5 Reimpressão de DANFE Ao clicar na opção reimprimir é apresentada uma tela para que seja informado um determinado intervalo de notas fiscais para que as mesmas sejam impressas em conjunto. Figura 9 - Reimpressão do DANFe

11 4.6 PDF e XML Ao clicar no botão DANFE o sistema irá emitir o arquivo PDF do DANFE. Para que este arquivo seja aberto no formato PDF é necessário ter um leitor de arquivos em formato PDF instalado no computador. Clicando no botão XML o sistema irá disponibilizar o XML (com protocolo de autorização caso a NFe já esteja autorizada). Sempre será solicitada a confirmação do download, tanto do XML quanto do PDF, conforme Figura 10 - Confirmação de download. Figura 10 - Confirmação de download 4.7 Atualizar NFe Ao clicar no botão Atualizar NFe o sistema irá consultar na SEFAZ o Status Atual da Nota e irá atualizar conforme retorno da SEFAZ. É permitido atualizar o status das notas somente com as notas com os seguintes status: Autorizada Cancelada Rejeitada Enviada SEFAZ Denegada

12 5 Gerenciamento do recebimento de NFe Este módulo permite o controle e acompanhamento do recebimento de NFes. O módulo de recebimento, recebe automaticamente as NFes dos fornecedores via ou disponibilização do XML da NFe no diretório de integração de recebimento. Uma vez recebida a NFe, a mesma é validada junto ao SEFAZ; neste processo é validada a assinatura digital da NFe e a situação da NFe na SEFAZ. Caso a nota esteja autorizada, a mesma será marcada com o status Validada no portal WEB do NFePACK. Este tela possui os mesmos controles da tela de envio de NFe, exceto as opções de emissão de DANFe, cancelamento e inutilização. Figura 11 - NFe recebida eletronicamente e validada pelo NFePACK 6 Tempos de processo: Representa graficamente a variação dos tempos de autorização de NFe. Pode-se definir intervalos maiores que a data do sistema. Apenas as UFs com CNPJ configurados no sistema possuirão valores. Figura 12 - Tela de tempos de processos

13 7 Consultar SEFAZ Guia do usuário Esta opção acessa a página de disponibilidade de serviços do projeto nacional de nota fiscal eletrônica. Serve de apoio para verificar a viabilidade ou não de operação em modo de contingência. 8 Exportar NF-e Permitir realizar a exportação de várias notas fiscais eletrônicas de uma vez, emitidas ou recebidas. Os campos devem ser preenchidos para selecionar as notas que serão exportadas. Elas serão compactadas em um arquivo de formato zip. Figura 136 Exportação de NF-e Emissor: CNPJ do emissor das notas. Destinatário: CNPJ do destinatário das notas.

14 Data Emissão - De: Define a data inicial de emissão da faixa de notas a ser exportada. Até: Define a data final de emissão da faixa de notas a ser exportada. Num doc. inicial: Defini o numero inicial da nota fiscal da faixa de notas a ser exportada. Num doc. final: Defini o numero final da nota fiscal da faixa de notas a ser exportada. Série doc. Final: Defini a série das notas fiscais a serem exportadas. 9 Consultar NFe Permiti consultar os dados de determinada nota registrada no sistema, utilizando a chave de acesso da nota como critério. Figura 42 NF-e em contingência Para consultar basta digitar a chave de acesso da nota no campo Chave de Acesso e selecionar o tipo da nota. Ao clicar em OK uma nova janela abrirá mostrando os dados da mesma. Caso a chave de acesso não exista no sistema a mensagem Chave de acesso não encontrada.

15 10 Controle Contingência Guia do usuário Esta tela permite a operação do sistema em modo de contingência. Existem várias formas de contingência possíveis e o detalhamento do processo está definido no manual de contingência disponibilizado no portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica, ou no arquivo Manual de Contingencia. A figura abaixo, descreve de maneira resumida os processos envolvidos em cada operação de emissão de NFe, bem como as situações de contingência, que podem ser acionadas por problemas técnicos no cliente ou por problemas técnicos no ambiente de autorização da SEFAZ estadual. Figura 14 - Modalidades de emissão de NFe (Fonte: Manual de emissão de NF-e em contingência v 1.01) Normal é o procedimento padrão de emissão da NF-e com transmissão da NF-e para a Secretaria de Fazenda de origem do emissor para obter a autorização de uso, o DANFE será impresso em papel comum após o recebimento da autorização de uso da NF-e; FS - Contingência com uso do Formulário de Segurança é a alternativa mais simples para a situação em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor. Neste caso, o emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas nesta situação para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão. Somente as empresas que possuam estoque de Formulário de Segurança poderão utilizar este impresso fiscal para a emissão do DANFE, pois o Convênio ICMS 110/08 criou o impresso fiscal denominado Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA, não sendo mais possível a aquisição do Formulário de Segurança FS para impressão do DANFE, a partir de 1º de agosto de 2009;

16 FS-DA - Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA é um modelo operacional similar ao modelo operacional da contingência com uso de Formulário de Segurança FS, a única diferença é a substituição do FS pelo FS-DA. O FS-DA foi criado para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do Formulário de Segurança com a criação da figura do estabelecimento distribuidor do FS-DA que poderá adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir para os emissores de NF-e de sua região; SCAN Sistema de Contingência do Ambiente Nacional é a alternativa de emissão da NF-e em contingência com transmissão da NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN), nesta modalidade de contingência o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. Além do uso de série específica reservada para o SCAN (série ), o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional depende de ativação da SEFAZ de origem, o que significa dizer que o SCAN só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NF-e; DPEC Declaração Prévia de Emissão em Contingência é alternativa de emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas. O registro prévio das NF-e permite a impressão do DANFE em papel comum. A validade do DANFE está condicionada à posterior transmissão da NF-e para a SEFAZ de Origem. Conforme o manual de contingência, podemos resumir as formas de emissão da seguinte maneira: Figura 15 - Diagrama resumido das formas de emissão de NFe (Fonte: Manual de emissão de NF-e em contingência v 1.01)

17 O NFePACK atende todas as formas de emissão de NFe. Para entrada em contingência, deve-se acessar a tela de controle de contingência, conforme Figura 16 - Link para tela de controle de contingência. Figura 16 - Link para tela de controle de contingência A tela de controle de contingência permite definir a entrada/saída de contingência, bem como o tipo de contingência a ser utilizado. Cada filial cadastrada no sistema possui um link que controla a entrada e/ou saída de contingência. Figura 17 - Tela de controle de contingência link para entrada manual em contingência Ao entrar em contingência, deve-se definir a modalidade de contingência adotada, conforme Figura 18 - Definição de motivo e modalidade de contingência

18 Figura 18 - Definição de motivo e modalidade de contingência Após entrada em contingência, o sistema identificará o status de contingência e a modalidade de contingência na filial e apontará a existência de filiais operando em contingência no topo do portal WEB, disponibilizando um link que exibe a lista de filiais em contingência. Figura 19 - Identificação de filiais em contingência Para sair do estado de contingência, basta selecionar o link sair de contingência para o CNPJ da filial em questão, conforme Figura 20 - Saída de contingência

19 As NFes que no momento de entrada em contingência estiverem com o Status Enviada SEFAZ serão marcadas como pendentes de retorno e após saída de contingência poderão ser convertidas para o status A Cancelar ou A inutilizar. As notas que ficarem marcadas durante o processo de contingência com o status Pendente de retorno deverão ser disponibilizadas com uma nova numeração, pois aos saírem de contingência deverão invariavelmente ser canceladas ou inutilizadas. 11 NFe em contingência Lista todas as NFes emitidas ou canceladas em algum modo de contingência, fornecendo as informações requisitadas pela lei através do Livro de Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência RUDFTO. Sendo elas o motivo da entrada em contingência, a data, hora com minutos e segundos do seu início e seu término, a numeração e série da primeira e da última NF-e geradas neste período, identificar a modalidade de contingência utilizada. Figura 41 Consultar NF-e