ADMINISTRANDO ÁREA DE LENTES DE CONTATO IX CONGRESSO INTERNACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO EM OFTALMOLOGIA RIO DE JANEIRO 03/04/2014

Transcrição

1 ADMINISTRANDO ÁREA DE LENTES DE CONTATO IX CONGRESSO INTERNACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO EM OFTALMOLOGIA RIO DE JANEIRO 03/04/2014

2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS Na oftalmologia:

3

4 SETOR DE LENTES DE CONTATO Unidade específica da clínica Deve ter seu planejamento e seus controles Deve contribuir com o lucro da clínica Deve ser fonte de atração de pacientes

5 UNIDADE ESPECÍFICA Objetivos definidos Estratégia de funcionamento Controles estabelecidos Atendimento padronizado e de qualidade

6 OBJETIVOS Ser fonte de retenção de pacientes por sua qualidade no atentimento Ser ágil e eficiente na adaptação e entrega das lentes e na solução de problemas Ser fonte de receita para clínica Ser fonte de referência da clínica

7 ESTRATÉGIA DE FUNCIONAMENTO Foco deste workshop: COMO ADMINISTRAR O SETOR DE LENTES DE CONTATO

8 QUEM NÃO MEDE, NÃO CONHECE; QUEM NÃO CONHECE NÃO CONTROLA; QUEM NÃO CONTROLA, CHUTA; QUEM CHUTA NÃO FAZ GESTÃO!

9 CONTROLE DE ESTOQUE DE LENTES OBJETIVOS: Controlar o movimento físico das lentes Controlar o movimento financeiro das lentes Estabelecer estoques mínimos Calcular lucratividade Otimizar o investimento em estoques Evitar perdas e roubos

10 CONTROLAR... TER SOB DOMÍNIO Dicionário Aurélio Quantas lentes temos em estoque? Quantas vendemos? Quais tipos foram mais vendidos? Quais fornecedores foram os mais utilizados? Quanto recebemos pelas lentes adaptadas? Quanto pagamos pelas lentes compradas? Quanto temos em dinheiro investidos no estoque? Temos certeza de que nenhuma lente despareceu?

11 COMO COMEÇAR A CONTROLAR? ENTRADAS quantidades e valores Compra Recebimento Estocagem SAÍDAS quantidades e valores Adaptação Troca com laboratório Reposição PAGAMENTOS RECEBIMENTOS

12 ORGANOGRAMA DA ADMINISTRAÇÃO SÓCIOS GERENTE FINANCEIRO ADMINISTRAÇÃO CONTAS A REC E A PG LENTES R.H. T.I. ZELADORIA

13 FLUXO LENTES - ENTRADAS REQUISIÇÃO COMPRA RECEBIMENTO CONFERÊNCIA NF E LENTES NF - CONTAS A PAGAR ESTOQUE

14 FLUXO LENTES - SAÍDAS REQUISIÇÃO ESTOQUE ADAPTAÇÃO CONFERÊNCIA LENTES E COBRANÇA FOLLOW UP FINANCEIRO

15 DADOS NECESSÁRIOS... DADOS IMPORTANTES NO SETOR DE LENTES Tipo de lente comprado e vendido Quantidade Fabricante Preço de compra Preço de adaptação Nome do cliente Forma de pagamento Repetição de adaptação Médico que indicou a adaptação Médico que realizou a adaptação

16 PESSOAS E LENTES... ENTRADA: Comprar Receber Conferir Estocar Enviar documentação para pagamento Pagar

17 PESSOAS E LENTES... ADAPTAÇÃO: Retirar do estoque Conferir Entregar Cobrar No pedido Sinal + na entrega Na entrega

18 PONTOS DE CONTATO COM CLIENTE CONSULTA ADAPTAÇÃO ENTREGA Atendimento Porque a lente continua parada aguardando retirada? Ligaram para o paciente avisando que a lente chegou? RECEBIMENTO (R$)

19 PESSOAS ATENDIMENTO ACUIDADE NAS INFORMAÇÕES EXECUÇÃO DOS PROCESSOS DADOS CONFIÁVEIS INFORMAÇÕES ÚTEIS

20 PESSOAS & PROCESSOS ANÁLISE DE RESULTADOS DADOS

21 RESUMINDO... Controles tem que ser feitos conforme os processos identificados finanças Pontos de contato com o cliente no processo de adaptação das lentes qualidade de atendimento Responsabilidades de cada um Cachorro que tem muitos donos morre de fome

22 DOS DADOS ÀS INFORMAÇÕES Dado = descrição de uma realidade/perecível Informação = resposta a uma pergunta / reunião de dados que reporta a um objetivo Conhecimento = aplicação da informação em uma ação de SUCESSO (Eliyahu Goldrat autor de A Meta )

23 23 DOS DADOS ÀS INFORMAÇÕES Dados: Litros colocados Kms rodados Informações: Consumo por km rodado Custo de uma determinada viagem Autonomia do tanque Viagem: Distância a ser percorrida Custo de combustíveis Tempo de cada parte da viagem Tempo total de viagem Tempo de viagem entre os abastecimentos Localização dos hotéis para hospedagem

24 O CONTROLE... BÁSICO: (=) SALDO INICIAL (+) ENTRADAS (-) SAÍDAS (=) SALDO (QUANTIDADE E VALOR)

25 FERRAMENTA NA MÃO SISTEMA DE GESTÃO

26 CUSTOS Aquisição ou licença de uso ou aluguel de software CUSTO DE IMPLANTAÇÃO!!!!!!!! Equipamentos e acessórios Computador Leitor de código de barras Impressora Pessoas

27 FERRAMENTA QUAIS INFORMAÇÕES SÃO NECESSÁRIAS? COMO OBTÊ-LAS? ELAS TEM QUALIDADE? EM QUANTO TEMPO ELAS TEM QUE CHEGAR? QUEM SÃO OS RESPONSÁVEIS?

28

29

30 PLANO DE CONTAS PARTICULAR * Cartão de crédito * Cartão de débito * Cheque a vista * Cheque pré-datado * Depósito bancário * Dinheiro * Reembolso * Taxa de sala CONVENIOS * Abet * Allianz *Amil *Bradesco *Cabesp *CET *CESP RECEITAS

31 EXEMPLOS DE LENTES LENTECH COOPER VISION Lente Lente Biofinity Cooper Flex Avaira Pró Clear Proclear Encore Tóric Descartável Cooperflex Hydrasoft Tóric uso prolongado Biofinity Toric DEL LENTES - CIBA Biomedcs Toric Lente Cooperflex Focus Frequency Aspheric Focus Tóric BLW Fócus Dailies Lente O2 Soflens Multifocal 66 Night and Day Soflens Toric JOHNSON & JOHNSON Purevision Lente JOHNSONS Acuvue Lente Acuvue 2 One day Moist Acuvue Tóric One day Toric ( ASTGMATISMO) Acuvue Bifocal Oasys One Day Oasys Toric

32

33

34

35

36 AGENDA E FINANCEIRO DATA HOR. PACIENTES ATENDIMENTO CONS. TRAT. EXAMES LENTE TOTAL PART TOTAL CONV 02/08/07 10:00 ABC SUL AMERICA 36,08 42,93 0,00 79,01 02/08/07 10:30 BCD SUL AMERICA 42,18 35,00 0,00 77,18 02/08/07 11:00 EDF PARTICULAR 0,00 0,00 0,00 02/08/07 11:30 ERG CETESB 36,00 0,00 36,00 02/08/07 12:00 THJ BRADESCO 42,10 35,00 0,00 77,10 02/08/07 12:30 YUI SUL AMERICA 42,18 0,00 42,18 02/08/07 13:00 OPL SUL AMERICA 42,18 0,00 42,18 02/08/07 13:30 ÇMN SUL AMERICA 42,18 0,00 42,18 02/08/07 14:00 VFR BRADESCO 42,10 0,00 42,10 02/08/07 14:30 BGT SUL AMERICA 42,18 47,70 0,00 89,88 02/08/07 15:00 NHY BRADESCO 42,10 150,00 0,00 192,10 02/08/07 15:30 MJU SUL AMERICA 36,06 42,93 0,00 78,99 02/08/07 16:00 KIM OMINT/ D 140,00 0,00 140,00 03/08/07 14:00 EDC PARTICULAR 580,00 580,00 0,00 03/08/07 14:30 RFV BRADESCO 42,10 0,00 42,10 06/08/07 10:00 TGB SUL AMERICA 42,18 89,04 0,00 131,22 06/08/07 10:30 YHN PORTO SEGURO 44,00 40,00 0,00 84,00 06/08/07 11:00 UIO RETORNO 0,00 0,00 06/08/07 11:30 ASD SUL AMERICA 42,18 0,00 42,18 06/08/07 12:00 QWE SKILL 42,10 92,50 0,00 134,60 06/08/07 12:30 VFR NOTRE DAME 21,60 67,50 0,00 89,10 06/08/07 13:00 XSW SUL AMERICA 42,18 0,00 42,18 06/08/07 13:30 ZSE RETORNO 0,00 0,00 06/08/07 14:00 XDR RETORNO 0,00 0,00 06/08/07 14:30 CFT CETESB 36,00 20,00 0,00 56,00 06/08/07 15:00 VGY SUL AMERICA 42,18 0,00 42,18 06/08/07 15:30 BHU PARTICULAR 350,00 350,00 0,00 06/08/07 16:00 NES SUL AMERICA 42,18 47,70 0,00 89,88 06/08/07 16:30 QSE SUL AMERICA 36,08 42,93 0,00 79,01 06/08/07 17:00 RGY SUL AMERICA 42,18 47,70 45,00 0,00 134,88 06/08/07 17:30 UJO SUL AMERICA 36,08 0,00 36,08

37

38 O CONTROLE... INVENTÁRIO PERIÓDICO CONTAGEM MANUAL As lentes estão dentro da validade? Os saldos físicos correspondem aos controles financeiros?

39 MAIS ESPECÍFICO POR TIPO DE LENTE POR FORNECEDOR POR CLIENTE LOCAL TRANCADO COM UM RESPONSÁVEL ESPECÍFICO

40 DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA Pacientes: Nome, idade e sexo Endereço Grau de instrução Origem da indicação Convênio ou particular Médico responsável

41 DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA Administração : Grau da lente Fabricante Tipo Custo de aquisição das lentes

42 DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA Administração : Repetição ou 1ª. utilização Convênio ou particular Valor cobrado por adaptação Condições de pagamento Validade da lente

43 INFORMAÇÕES SOBRE LENTES Quantidades adaptadas / valores Por tipos Por fabricantes Por perfil de pacientes Verificação de estoque mínimo de lentes para o dia a dia Lentes mais/menos adaptadas Lentes que porventura tenham perdido a validade no estoque Médicos que mais adaptaram em seus clientes

44 INFORMAÇÕES GERADAS

45 EVOLUÇÃO MENSAL DE ADAPTAÇÕES VALORES EM REAIS R$

46 VALOR R$ VALOR MÉDIO DE ADAPTAÇÃO POR PACIENTE POR MÉDICO Dr. A Dra. C Dra. N Dr. Y Dr. S MÉDICOS

47 VALOR POR MÉDICO E NÚMERO DE ADAPTAÇÕES POR MES R$ R$ R$ R$ R$

48 VALOR MÉDIO DE ATENDIMENTO POR MES POR MÉDICO R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 500,00 R$ 145,45 R$ 133,33

49 PARTICIPAÇÃO DOS MÉDICOS POR QUANTIDADE

50 PARTICIPAÇÃO DOS MÉDICOS POR VALOR

51 COMPARAÇÕES TOTAL FATURAMENTO CLÍNICA TOTAL ADAPTAÇÃO

52 COMPARAÇÕES TOTAL FATURAMENTO CLÍNICA TOTAL ADAPTAÇÃO

53 ADAPTAÇÃO MES/LENTE ACUVUE COOPERFLEX FOCUS jan fev mar abr mai

54 EVOLUÇÃO ADAPTAÇÕES / LENTE

55 RECEITAS X DESPESAS , , , , , ,00 RECEITAS DESPESAS LUCRO/PREJUIZO 0, , , ,00 JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL

56 RESUMINDO... SISTEMATIZAR INFORMAÇÕES ESTRUTURAR PROCESSOS DESENVOLVER PESSOAS

57 CONCLUSÕES Elaborar um organograma definindo RESPONSÁVEIS por áreas chave Definir objetivos de cada área Fornecer infra-estrutura necessária

58 CONCLUSÕES Administrar pressupõe dedicação: Olhar crítico enxergar os problemas Usar ferramentas disponíveis pensar em soluções É PRECISO FAZER DA ADMINISTRAÇÃO UMA FONTE DE SOLUÇÕES

59 MUITO OBRIGADA!!!!!!!!! tel: Skype: neteher