6ª Jornada de Gestão em Tecnologias da. Armazenamento e Distribuição de Materiais e Medicamentos em Ambientes Hospitalares

Transcrição

1 6ª Jornada de Gestão em Tecnologias da Informação em Saúde Armazenamento e Distribuição de Materiais e Medicamentos em Ambientes Hospitalares

2 Pauta Apresentação da Associação Projeto de Automação na Farmácia Hospital Santa Catarina Projeto de Gestão de Consignados Considerações Finais

3 ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA CATARINA OBRA SOCIAL Creche Sagrada Família / SP Creche Santa Catarina / SP Centro de Convivência Madre Regina / CE Lar Madre Regina / SP Várias outras Obras Auxiliadas no País OBRA EDUCACIONAL Colégio e Creche Santa Catarina / RJ Colégio Santa Catarina / GO Escola Santa Catarina / ES Colégio Santa Catarina / SP Colégio Santa Catarina / MG OBRA PASTORAL Casa do Pequeno Trabalhador / SP Convento Madre Regina PSF 14 Unidades de Atendimento / SP OBRA ADMINISTRATIVA Residencial Santa Catarina / SP

4 ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA CATARINA OBRA HOSPITALAR Hospital Santa Catarina / SP Casa de Saúde São José / RJ Hospital Santa Teresa / RJ Hospital São José / RJ Hospital N. Sra da Conceição / RJ Hospital São Luiz / MT Hospital Madre Regina Protmann / ES ORG. SOCIAL SAÚDE Hospital Geral de Itapevi / SP Hospital Geral de Pedreira / SP Ambulatório Jardim dos Prados / SP Centro de Referência do Idoso / SP

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6 Início do Processo de Rastreabilidade Conferência no ato da entrega do pedido x NF x produtos. Inclusão da Nota Fiscal no Sistema: * Produto * Lote * Validade

7 Fracionamento / Unitarização * Emissão da etiqueta com código de barra * Etiquetagem

8 RASTREABILIDADE: ETIQUETA CODE 128 Descrição Descrição Complementar Validade Lote Resp. Técnico Hospital CRF Lote Interno Sequência

9 Consultar dados do produto Escanear o código de barras

10 SUELI A. B. SOUZA

11 O PROJETO PALM: O Projeto PALM nasceu da necessidade de reestruturação da Farmácia com o intuito de aprimorar seu atendimento e controlar de forma eficaz seu nível de estoque proporcionando aos usuários segurança e agilidade.

12 PROBLEMAS ANTES AO PROJETO: Não atendimento das solicitações nos horários; Excesso de solicitações na urgência; Excesso de devoluções (retrabalho); Troca de materiais entre pacientes; Falhas no processo de cobrança; Acúmulo de trabalho em um período na Farmácia; Não confiabilidade nos níveis de estoques na Farmácia; Consumo excessivo de papel e tonner. PREMISSA BÁSICA: PRESCRIÇÃO PARA 24 HORAS

13 OBJETIVO: Dispensar materiais / medicamentos a cada 2 horas; Atender as solicitações de materiais e medicamentos nos horários e quantidades corretos; Evitar acúmulo de produtos nas unidades; Atender as mudanças de prescrição de forma imediata; Melhorar o fluxo de trabalho na Farmácia; Eliminar gastos com a impressão das requisições.

14 VANTAGENS: Controlar a movimentação de materiais e medicamentos da Farmácia de forma eficaz; Evitar perdas; Reduzir devoluções; Reduzir solicitações de urgência; Retirar estoques nas Unidades; Eliminar empréstimos de produtos de outros pacientes; Otimizar o tempo de trabalho na Farmácia.

15 NECESSIDADES: Investimento em tecnologia (Palm s); Rigoroso treinamento da equipe de enfermagem, do profissional encarregado da digitação da prescrição e dos funcionários da Farmácia; Acompanhamento da implantação e da etapa inicial do processo para que não haja retrocessos; Controlar as solicitações feitas como urgente ou se necessário, para que não haja desvio de finalidade.

16 FLUXO DE DADOS: Unidade Farmácia Digitar Dados Palm Prescrição

17 FLUXO DE DADOS

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20 FLUXO DE DADOS

21 FLUXO DE DADOS

22 FLUXO DE DADOS

23 FATOR DECISIVO O SUCESSO DO SERVIÇO: Contribuição dos colaboradores: Enfermagem. Auxiliares de contas. Informática. Equipe da farmácia. Atuação de forma positiva em todas as etapas do projeto, o que o tornou uma conquista de todos, mas principalmente uma conquista para a Instituição.

24 GARANTIA DO SUCESSO Conscientização da Equipe; Planejamento das ações; Desenvolvimento de projetos (participação da equipe valorizando as idéias de cada um); Adaptação as mudanças; Divulgação do novo trabalho (marketing); Execução do novo projeto; Acompanhamento do desenvolvimento do trabalho; Ouvir a equipe.

25 AGENDA CIRÚRGICA + MATERIAIS CONSIGNADOS AGENDAMENTO REVISÃO DE AGENDAS COM MATERIAIS ESPECIAIS AUTORIZAÇÕES CENTRAL DE MATERIAIS ENTRADA DE MATERIAIS CONSIGNADOS ASSOCIA MATERIAL A FOLHA CIRÚRGICA RGICA CONFIRMA ITENS UTILIZADOS

26 Solicitar: Informação sobre materiais especiais; Nome do fornecedor (só serão aceitos fornecedores homologados); Descritivo dos materiais.

27 As agendas com materiais consignados e ainda não revisadas são disponibilizadas para a enfermeira; A enfermeira deverá revisar, corrigir, aditar e liberar para próxima etapa.

28 O sistema libera automaticamente as agendas revisadas pela enfermeira para o setor de Autorizações; Encaminha para cotação pelo fornecedor; Envia cotação ao convênio para liberação; O Setor de Autorizações deverá informar no sistema a autorização ou não dos materiais.

29 O sistema libera automaticamente as agendas revisadas pela enfermeira para a Central de Materiais; CM faz as anotações complementares e envia automaticamente ao fornecedor solicitando o material caso não tenha em estoque.

30 ENTRADA DE NOTAS FISCAIS - CONSIGNADOS ENTRADA DE NOTAS FISCAIS DE CONSIGNADOS TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS CONSIGNADOS PARA OS SUB- ESTOQUES UTILIZAÇÃO DO PRODUTO NO PACIENTE ENTRADA DA NOTA FISCAL DE VENDA BACK

31 Permite somente a entrada de produtos homologados pelo Setor de Suprimentos; Permite somente a entrada de Notas de fornecedores homologados; Gera estoque de consignados no Estocador; Utiliza o código de barras do produto para entrada da NF.

32 O sistema movimenta os estoques transferindo o saldo do setor solicitado para o centro solicitante; O Estocador tem a visão do estoque total, ou seja, onde e quanto possui de cada produto.

33 Ler o código de barras do paciente; Ler o código de barras do produto; O sistema automaticamente baixa o estoque de consignados; Realiza a cobrança na conta do paciente; Gera solicitação de faturamento via para o fornecedor, informando: data, procedimento, paciente, profissional, produto (código do fornecedor) e quantidade; Fica aguardando entrada real do estoque para gerar movimentação de saída contábil.

34 Informar no sistema: Nome do paciente a que se refere a NF; Nome do fornecedor (serão aceitos somente fornecedores homologados); Número da NF; Somente serão aceitos produtos que estiverem na conta do paciente; Digitar o preço constante da NF (só serão aceitos preços que estiverem de acordo com o contratado); O sistema gerará automaticamente a entrada contábil de estoque e o Contas a Pagar.

35 Ao receber a informação de entrada no estoque real de consignados o sistema realizará a baixa real do estoque contábil.

36 Todos os setores terão a informação on-line de materiais autorizados ou não pelo convênio. No ato da internação se houver pendência o paciente/responsável será informado pelo Setor de Internação.

37 Obrigado! Antônio Edson Ferrari Coordenador de Informática Hospital Santa Catarina Walmir Batista de Moraes Diretor de Logística Associação Congregação de Santa Catarina