6ª Jornada de Gestão em Tecnologias da. Armazenamento e Distribuição de Materiais e Medicamentos em Ambientes Hospitalares

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1 6ª Jornada de Gestão em Tecnologias da Informação em Saúde Armazenamento e Distribuição de Materiais e Medicamentos em Ambientes Hospitalares

2 Pauta Apresentação da Associação Projeto de Automação na Farmácia Hospital Santa Catarina Projeto de Gestão de Consignados Considerações Finais

3 ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA CATARINA OBRA SOCIAL Creche Sagrada Família / SP Creche Santa Catarina / SP Centro de Convivência Madre Regina / CE Lar Madre Regina / SP Várias outras Obras Auxiliadas no País OBRA EDUCACIONAL Colégio e Creche Santa Catarina / RJ Colégio Santa Catarina / GO Escola Santa Catarina / ES Colégio Santa Catarina / SP Colégio Santa Catarina / MG OBRA PASTORAL Casa do Pequeno Trabalhador / SP Convento Madre Regina PSF 14 Unidades de Atendimento / SP OBRA ADMINISTRATIVA Residencial Santa Catarina / SP

4 ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA CATARINA OBRA HOSPITALAR Hospital Santa Catarina / SP Casa de Saúde São José / RJ Hospital Santa Teresa / RJ Hospital São José / RJ Hospital N. Sra da Conceição / RJ Hospital São Luiz / MT Hospital Madre Regina Protmann / ES ORG. SOCIAL SAÚDE Hospital Geral de Itapevi / SP Hospital Geral de Pedreira / SP Ambulatório Jardim dos Prados / SP Centro de Referência do Idoso / SP

5

6 Início do Processo de Rastreabilidade Conferência no ato da entrega do pedido x NF x produtos. Inclusão da Nota Fiscal no Sistema: * Produto * Lote * Validade

7 Fracionamento / Unitarização * Emissão da etiqueta com código de barra * Etiquetagem

8 RASTREABILIDADE: ETIQUETA CODE 128 Descrição Descrição Complementar Validade Lote Resp. Técnico Hospital CRF Lote Interno Sequência

9 Consultar dados do produto Escanear o código de barras

10 SUELI A. B. SOUZA

11 O PROJETO PALM: O Projeto PALM nasceu da necessidade de reestruturação da Farmácia com o intuito de aprimorar seu atendimento e controlar de forma eficaz seu nível de estoque proporcionando aos usuários segurança e agilidade.

12 PROBLEMAS ANTES AO PROJETO: Não atendimento das solicitações nos horários; Excesso de solicitações na urgência; Excesso de devoluções (retrabalho); Troca de materiais entre pacientes; Falhas no processo de cobrança; Acúmulo de trabalho em um período na Farmácia; Não confiabilidade nos níveis de estoques na Farmácia; Consumo excessivo de papel e tonner. PREMISSA BÁSICA: PRESCRIÇÃO PARA 24 HORAS

13 OBJETIVO: Dispensar materiais / medicamentos a cada 2 horas; Atender as solicitações de materiais e medicamentos nos horários e quantidades corretos; Evitar acúmulo de produtos nas unidades; Atender as mudanças de prescrição de forma imediata; Melhorar o fluxo de trabalho na Farmácia; Eliminar gastos com a impressão das requisições.

14 VANTAGENS: Controlar a movimentação de materiais e medicamentos da Farmácia de forma eficaz; Evitar perdas; Reduzir devoluções; Reduzir solicitações de urgência; Retirar estoques nas Unidades; Eliminar empréstimos de produtos de outros pacientes; Otimizar o tempo de trabalho na Farmácia.

15 NECESSIDADES: Investimento em tecnologia (Palm s); Rigoroso treinamento da equipe de enfermagem, do profissional encarregado da digitação da prescrição e dos funcionários da Farmácia; Acompanhamento da implantação e da etapa inicial do processo para que não haja retrocessos; Controlar as solicitações feitas como urgente ou se necessário, para que não haja desvio de finalidade.

16 FLUXO DE DADOS: Unidade Farmácia Digitar Dados Palm Prescrição

17 FLUXO DE DADOS

18 FLUXO DE DADOS

19 FLUXO DE DADOS

20 FLUXO DE DADOS

21 FLUXO DE DADOS

22 FLUXO DE DADOS

23 FATOR DECISIVO O SUCESSO DO SERVIÇO: Contribuição dos colaboradores: Enfermagem. Auxiliares de contas. Informática. Equipe da farmácia. Atuação de forma positiva em todas as etapas do projeto, o que o tornou uma conquista de todos, mas principalmente uma conquista para a Instituição.

24 GARANTIA DO SUCESSO Conscientização da Equipe; Planejamento das ações; Desenvolvimento de projetos (participação da equipe valorizando as idéias de cada um); Adaptação as mudanças; Divulgação do novo trabalho (marketing); Execução do novo projeto; Acompanhamento do desenvolvimento do trabalho; Ouvir a equipe.

25 AGENDA CIRÚRGICA + MATERIAIS CONSIGNADOS AGENDAMENTO REVISÃO DE AGENDAS COM MATERIAIS ESPECIAIS AUTORIZAÇÕES CENTRAL DE MATERIAIS ENTRADA DE MATERIAIS CONSIGNADOS ASSOCIA MATERIAL A FOLHA CIRÚRGICA RGICA CONFIRMA ITENS UTILIZADOS

26 Solicitar: Informação sobre materiais especiais; Nome do fornecedor (só serão aceitos fornecedores homologados); Descritivo dos materiais.

27 As agendas com materiais consignados e ainda não revisadas são disponibilizadas para a enfermeira; A enfermeira deverá revisar, corrigir, aditar e liberar para próxima etapa.

28 O sistema libera automaticamente as agendas revisadas pela enfermeira para o setor de Autorizações; Encaminha para cotação pelo fornecedor; Envia cotação ao convênio para liberação; O Setor de Autorizações deverá informar no sistema a autorização ou não dos materiais.

29 O sistema libera automaticamente as agendas revisadas pela enfermeira para a Central de Materiais; CM faz as anotações complementares e envia automaticamente ao fornecedor solicitando o material caso não tenha em estoque.

30 ENTRADA DE NOTAS FISCAIS - CONSIGNADOS ENTRADA DE NOTAS FISCAIS DE CONSIGNADOS TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS CONSIGNADOS PARA OS SUB- ESTOQUES UTILIZAÇÃO DO PRODUTO NO PACIENTE ENTRADA DA NOTA FISCAL DE VENDA BACK

31 Permite somente a entrada de produtos homologados pelo Setor de Suprimentos; Permite somente a entrada de Notas de fornecedores homologados; Gera estoque de consignados no Estocador; Utiliza o código de barras do produto para entrada da NF.

32 O sistema movimenta os estoques transferindo o saldo do setor solicitado para o centro solicitante; O Estocador tem a visão do estoque total, ou seja, onde e quanto possui de cada produto.

33 Ler o código de barras do paciente; Ler o código de barras do produto; O sistema automaticamente baixa o estoque de consignados; Realiza a cobrança na conta do paciente; Gera solicitação de faturamento via para o fornecedor, informando: data, procedimento, paciente, profissional, produto (código do fornecedor) e quantidade; Fica aguardando entrada real do estoque para gerar movimentação de saída contábil.

34 Informar no sistema: Nome do paciente a que se refere a NF; Nome do fornecedor (serão aceitos somente fornecedores homologados); Número da NF; Somente serão aceitos produtos que estiverem na conta do paciente; Digitar o preço constante da NF (só serão aceitos preços que estiverem de acordo com o contratado); O sistema gerará automaticamente a entrada contábil de estoque e o Contas a Pagar.

35 Ao receber a informação de entrada no estoque real de consignados o sistema realizará a baixa real do estoque contábil.

36 Todos os setores terão a informação on-line de materiais autorizados ou não pelo convênio. No ato da internação se houver pendência o paciente/responsável será informado pelo Setor de Internação.

37 Obrigado! Antônio Edson Ferrari Coordenador de Informática Hospital Santa Catarina Walmir Batista de Moraes Diretor de Logística Associação Congregação de Santa Catarina

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