CONTROLES DE UM SERVIÇO DE LENTES DE CONTATO

Transcrição

1 VII Congresso Brasileiro da SOBLEC 11 de Abril de 2015 São Paulo CONTROLES DE UM SERVIÇO DE LENTES DE CONTATO

2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

4 SETOR DE LENTES DE CONTATO Unidade específica da clínica Deve ter seu planejamento e seus controles Deve contribuir com o lucro da clínica Deve ser fonte de atração de pacientes

5 UNIDADE ESPECÍFICA Objetivos definidos Estratégia de funcionamento Controles estabelecidos Atendimento padronizado e de qualidade

6 OBJETIVOS Ser fonte de retenção de pacientes por sua qualidade no atentimento Ser ágil e eficiente na adaptação e entrega das lentes e na solução de problemas Ser fonte de receita para clínica Ser fonte de referência da clínica

7 QUEM NÃO MEDE, NÃO CONHECE; QUEM NÃO CONHECE, NÃO CONTROLA; QUEM NÃO CONTROLA, CHUTA; QUEM CHUTA, NÃO FAZ GESTÃO!

8 CONTROLE DE ESTOQUE DE LENTES OBJETIVOS: Controlar o movimento físico das lentes Controlar o movimento financeiro das lentes Estabelecer estoques mínimos Calcular lucratividade Otimizar o investimento em estoques Evitar perdas e roubos

9 QUAIS DADOS SÃO NECESSÁRIOS? COMO OBTÊ-LOS? ELES TEM QUALIDADE? EM QUANTO TEMPO ELES TEM QUE CHEGAR? QUEM SÃO OS RESPONSÁVEIS?

10 CONTROLAR... TER SOB DOMÍNIO Dicionário Aurélio Quantas lentes temos em estoque? Quantas vendemos? Quais tipos foram mais vendidos? Quais fornecedores foram os mais utilizados? Quanto recebemos pelas lentes adaptadas? Quanto pagamos pelas lentes compradas? Quanto temos em dinheiro investidos no estoque? Temos certeza de que nenhuma lente despareceu?

11 COMO COMEÇAR A CONTROLAR? ENTRADAS quantidades e valores Compra Recebimento Estocagem SAÍDAS quantidades e valores Adaptação Troca com laboratório Reposição PAGAMENTOS RECEBIMENTOS

12 O CONTROLE BÁSICO: (=) SALDO INICIAL (+) ENTRADAS (-) SAÍDAS (=) SALDO (QUANTIDADE E VALOR)

13 FERRAMENTA NA MÃO SISTEMA DE GESTÃO

14 CUSTOS Aquisição ou licença de uso ou aluguel de software (+) Equipamentos e acessórios (+) Computador (+) Leitor de código de barras (+) Impressora + Pessoas + CUSTO DE IMPLANTAÇÃO!

15 O CONTROLE INVENTÁRIO PERIÓDICO CONTAGEM MANUAL As lentes estão dentro da validade? Os saldos físicos correspondem aos controles financeiros?

16 MAIS ESPECÍFICO POR TIPO DE LENTE POR FORNECEDOR POR CLIENTE LOCAL TRANCADO - TER UM RESPONSÁVEL

17 DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA Pacientes: Nome, idade e sexo Endereço Grau de instrução Origem da indicação Convênio ou particular Médico responsável

18 DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA Administração : Grau da lente Fabricante Tipo Custo de aquisição das lentes

19 DADOS NUMA CLÍNICA MÉDICA Administração : Repetição ou 1ª. utilização Convênio ou particular Valor cobrado por adaptação Condições de pagamento Validade da lente

20 INFORMAÇÕES SOBRE LENTES Quantidades adaptadas / valores Por tipos Por fabricantes Por perfil de pacientes Verificação de estoque mínimo de lentes para o dia a dia Lentes mais/menos adaptadas Lentes que porventura tenham perdido a validade no estoque Médicos que mais adaptaram em seus clientes

21 PESSOAS E LENTES ENTRADA: Comprar Receber Conferir Estocar Enviar documentação para pagamento Pagar

22 PESSOAS E LENTES Retirar do estoque Conferir Entregar ADAPTAÇÃO: No pedido Sinal + na entrega Na entrega COBRANÇA:

23 FLUXO DE LENTES - ENTRADA REQUISIÇÃO COMPRA RECEBIMENTO CONFERÊNCIA NF E LENTES NF - CONTAS A PAGAR ESTOQUE

24 FLUXO DE LENTES - SAÍDA REQUISIÇÃO ESTOQUE ADAPTAÇÃO CONFERÊNCIA LENTES E COBRANÇA FOLLOW UP FINANCEIRO

25 PONTOS DE CONTATO COM CLIENTE CONSULTA ADAPTAÇÃO ENTREGA Atendimento Porque a lente continua parada aguardando retirada? Ligaram para o paciente avisando que a lente chegou? RECEBIMENTO (R$)

26 PESSOAS ATENDIMENTO ACUIDADE NAS INFORMAÇÕES EXECUÇÃO DOS PROCESSOS DADOS CONFIÁVEIS INFORMAÇÕES ÚTEIS

27 RESUMINDO Controles tem que ser feitos conforme os processos identificados finanças Pontos de contato com o cliente no processo de adaptação das lentes qualidade de atendimento Responsabilidades de cada um Cachorro que tem muitos donos morre de fome

28 PESSOAS E PROCESSOS ANÁLISE DE RESULTADO S DADO S

29

30

31 PLANO DE CONTAS PARTICULAR * Cartão de crédito * Cartão de débito * Cheque a vista * Cheque pré-datado * Depósito bancário * Dinheiro * Reembolso * Taxa de sala CONVENIOS * Abet * Allianz *Amil *Bradesco *Cabesp *CET *CESP RECEITAS

32 EXEMPLO DE LENTES LENTECH COOPER VISION Lente Lente Biofinity Cooper Flex Avaira Pró Clear Proclear Encore Tóric Descartável Cooperflex Hydrasoft Tóric uso prolongado Biofinity Toric DEL LENTES - CIBA Biomedcs Toric Lente Cooperflex Focus Frequency Aspheric Focus Tóric BLW Fócus Dailies Lente O2 Soflens Multifocal 66 Night and Day Soflens Toric JOHNSON & JOHNSON Purevision Lente JOHNSONS Acuvue Lente Acuvue 2 One day Moist Acuvue Tóric One day Toric ( ASTGMATISMO) Acuvue Bifocal Oasys One Day Oasys Toric

33

34

35

36

37

38 EVOLUÇÃO MENSAL DE ADAPTAÇÕES

39 COMPARAÇÕES TOTAL FATURAMENTO CLÍNICA TOTAL ADAPTAÇÃO

40 ADAPTAÇÃO MES/LENTE ACUVUE COOPERFLEX FOCUS jan fev mar abr mai

41 EVOLUÇÃO ADAPTAÇÕES / LENTE

42 RESUMINDO... SISTEMATIZAR INFORMAÇÕES ESTRUTURAR PROCESSOS DESENVOLVER PESSOAS

43 CONCLUSÕES Elaborar um organograma definindo RESPONSÁVEIS por áreas chave Definir objetivos de cada área Fornecer infra-estrutura necessária

44 CONCLUSÕES Administrar pressupõe dedicação: Olhar crítico enxergar os problemas Usar ferramentas disponíveis pensar em soluções É PRECISO FAZER DA ADMINISTRAÇÃO UMA FONTE DE SOLUÇÕES

45 MUITO OBRIGADA! tel: Skype: neteher