DISSEMINAÇÃO DA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: UMA ANÁLISE EM ORGANIZAÇÕES DO SETOR DE MÁQUINAS E IMPLEMENTOS AGRÍCOLAS

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1 6º CONGRESSO BRASILEIRO DE ENGENHARIA DE FABRICAÇÃO 6 th BRAZILIAN CONFERENCE ON MANUFACTURING ENGINEERING 11 a 15 de abril de 2011 Caxias do Sul RS - Brasil April 11 th to 15 th, 2011 Caxias do Sul RS Brazil DISSEMINAÇÃO DA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: UMA ANÁLISE EM ORGANIZAÇÕES DO SETOR DE MÁQUINAS E IMPLEMENTOS AGRÍCOLAS COF Resumo: Diversos segmentos de empresas têm adotado a metodologia de gerenciamento de projetos, porém, para que o processo de implantação e disseminação do conceito de gerenciamento de projetos sejam bem sucedidos, é necessário uma mudança cultural da empresa. Apesar do crescimento apresentado nos últimos anos, as empresas de máquinas e implementos agrícolas no Brasil ainda não apresentam um alto índice de competitividade. Um dos fatores que contribui para este resultado é a não utilização de metodologias de gerenciamento de projetos e a não implantação da cultura de gerenciamento de projetos entre os envolvidos nos projetos das empresas. O presente artigo tem como objetivo analisar a disseminação da cultura de gerenciamento de projetos em quatro empresas do setor de máquinas e implementos agrícolas localizadas no interior do estado de São Paulo. Para isso, realizou-se uma pesquisa de levantamento de dados por meio da aplicação de um questionário, para analisar qual o nível de disseminação da cultura de gerenciamento de projetos nas empresas estudadas. Palavras-chave: Gerenciamento de projetos, máquinas e implementos agrícolas, mudança de cultura organizacional 1. INTRODUÇÃO Com o expressivo crescimento do agronegócio brasileiro, a indústria de máquinas e implementos agrícolas se deparou com uma grande oportunidade de desenvolver novas e modernas máquinas e implementos agrícolas para dar todo o suporte produtivo que o agricultor necessita. Para tanto é de fundamental importância que as empresas deste setor acompanhem essa evolução não só com a implantação de novas tecnologias, mas também com todo o processo de desenvolvimento do produto, iniciando com o projeto. O gerenciamento de projetos tem sido muito utilizado em empresas de diversos segmentos para benefícios para a organização, como o aumento da produtividade, aumento dos lucros pela redução do desperdício de tempo e de energia em soluções erradas, aumento da competitividade dentro da indústria com a apresentação de resultados mais rápidos e maior probabilidade de sucesso nos projetos desenvolvidos. Para obter os resultados esperados com a implantação da metodologia de gerenciamento de projetos, a mudança na cultura da organização é fundamental. Dessa forma a alta administração e os gerentes de projetos têm a missão de disseminar os conceitos, as vantagens e as rotinas do gerenciamento de projetos com o objetivo de implantar esta nova cultura na empresa. A busca das empresas pela adoção de novas tecnologias e metodologias de gestão advém de constantes mudanças sociais, da maior exigência por parte dos consumidores pela qualidade dos produtos comercializados, elevando número de concorrentes no setor e do surgimento de produtos substitutos, que oferecem aos consumidores uma maior quantidade de opções no varejo. Com frequentes mudanças as quais são submetidas, as empresas necessitam adequar sua cultura constantemente. Tais alterações impactam direta e indiretamente o gerenciamento de projetos nas empresas. Se as empresas souberem fazer uso de maneira efetiva do gerenciamento de projetos, estas terão uma melhor eficiência competitiva frente às intensas alterações e o dinamismo do mercado. Desta forma, o artigo objetiva apresentar e discutir a implantação e a disseminação da cultura de gerenciamento de projetos em empresas do setor de máquinas e implementos agrícolas. Trata-se de uma pesquisa exploratória de natureza qualitativa e realizada por meio de questionários aplicados em quatro empresas do mesmo segmento. Esta pesquisa justifica-se pela baixa existência de pesquisas realizadas no setor e pelo fato do agronegócio brasileiro encontrar-se em expressivo crescimento contando com uma boa oportunidade de desenvolvimento do setor de máquinas e implementos agrícolas para dar suporte a esse crescimento. Associação Brasileira de Engenharia e Ciências Mecânicas 2011

2 2. CONCEITUAÇÃO TEÓRICA 2.1. Gerenciamento de Projetos De acordo com o PMBOK (2008), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Deste modo, cada projeto resulta em um produto, serviço ou resultado exclusivo. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender seus requisitos. O gerenciamento de projetos engloba um conjunto de técnicas e ferramentas que contribui para um controle mais eficiente dos projetos com objetivo de alcançar os resultados esperados. Para Kerzner (2004), gerenciamento de projetos pode ser definido como o planejamento, a programação e o controle de uma série de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito, para benefícios dos participantes do projeto. Crawford (2007) observa que as organizações necessitam ter visão e mover-se para a melhoria da capacidade em gerenciamento de projetos com esforços direcionados. A figura 1 apresenta as vantagens e benefícios da utilização de gerenciamento de projetos. GERENCIAMENTO DE PROJETOS Benefícios Evitar surpresas Desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas; Antecipar problemas; Adaptar o trabalho aos clientes; Disponibilizar o orçamento antes da execução; Agilizar decisões; Aumentar o controle através do detalhamento das etapas e atividades; Facilitar e orientar revisões, possibilitando maior capacidade de adaptação; Otimizar alocação de recursos; Documentar e facilitar estimativas para futuros projetos. Empresa Figura 1. Benefícios do gerenciamento de projetos para as empresas adaptado de Vargas (2005) 2.2. Fatores ambientais das organizações que afetam o gerenciamento de projetos. Segundo o PMBOK (2008), os fatores ambientais da empresa referem-se tanto aos fatores ambientais internos quanto externos que cercam ou influenciam o sucesso de um projeto. Os fatores ambientais podem tanto aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projetos como ter uma influência positiva ou negativa no resultado esperado pela empresa como observado na figura 2.

3 Empresa Cultura interna; Processos organizacionais; Canais de comunicação Estabelecidos; Condições de mercado; Recursos humanos; Infra-estrutura; Clima político; Administração pessoal; Normas e regulamentos internos e Sistemas da informação. Influência positiva / negativa Projeto Figura 2. Fatores ambientais que influenciam de forma positiva e negativa os projetos adaptado de PMBOK (2008). Para Carvalho e Rabechini Jr. (2005) o gerenciamento de projetos só agrega valor se tratado em âmbito organizacional, por se tratar de um processo de mudanças culturais profundas, envolvendo a construção de vários níveis de competências, criação de metodologia própria de gerenciamento, com um projeto de estrutura organizacional que suporte a área de gestão de projetos e a carreira do gerente de projetos. Nesse contexto, o gerenciamento de projetos exige das organizações não só a implantação de sistemas de gerenciamento de projetos, mas sim a mudança cultural dos stakeholders ou seja os envolvidos no projeto, com o intuito de adotar terminologias e práticas para alcançar os resultados previstos nos projetos. Para estabelecer a cultura de gerenciamento de projetos nas organizações, torna-se necessário a disseminação, não só dos conceitos e terminologias, mas também a apresentação das vantagens da adoção das práticas de gerenciamento de projetos, o envolvimento e treinamento dos stakeholders para melhoria contínua dos projetos realizados nas organizações. Para Prado e Archibald (2007), a plataforma de gerenciamento de projetos adotada em uma organização deve respeitar suas particularidades, como a cultura e, ao mesmo, tempo ser compatível com o tipo de projeto, para que os projetos tenham sucesso Implantação do gerenciamento de projetos como inovação organizacional Para Prado (2003), a cultura de uma empresa é o conjunto de atitudes comportamentais frente às necessidades dos negócios. Ela se modifica, com certa lentidão e se adapta, frente a estas mesmas necessidades de negócios a qual está inserido. A partir que as empresas sentem a necessidade de implantação de metodologias de gerenciamento e projetos a cultura da organização deve ser alterada e direcionada para essa nova estratégia na empresa. Pode-se tratar a implantação da metodologia de gerenciamento de projetos como uma inovação organizacional, o que exige mudanças gradativas, porém intensas para a dissipação do conceito por todos os envolvidos nos projetos. Uma inovação para ser eficaz, precisa ser simples e pontual. Deve concentrar-se em um único ponto, caso contrário, causará confusão ( Drucker, 2002). O processo de implantação de uma inovação por uma organização, como a gestão de projetos, é muito complexo, pois envolve a integração de um grande número de pessoas com diferentes papéis, exigindo uma mútua adaptação da organização à inovação implantada. De acordo com Drucker (2002), na implantação de uma inovação na empresa pensa-se que há sete fontes de oportunidades para inovar sendo elas: Os próprios sucessos e fracassos inesperados de uma organização, e também de seus concorrentes; Incongruências, principalmente no processo, seja de produção ou de distribuição, ou incongruência no comportamento do cliente; Necessidades do processo; Mudanças na empresa, e nas estruturas de mercado; Mudanças demográficas; Mudanças no significado e na percepção; Novos conhecimentos adquiridos pela organização.

4 3. METODOLOGIA DE PESQUISA O método de pesquisa adotado para o presente estudo foi a pesquisa tipo survey. Segundo Pinsonneault e Kraemer (1993), a pesquisa survey pode ser definida como a obtenção de dados ou informações sobre características, ações ou opiniões de um determinado grupo de pessoas, indicado como representante de uma população alvo, por meio de um instrumento, normalmente um questionário. Assim para se ter conhecimento sobre dissipação da cultura de gerenciamento de projetos neste segmento, realizouse um levantamento de dados através da aplicação de um questionário fechado e previamente elaborado. Para a elaboração do questionário levantou-se seis habilidades básicas sendo elas: Capacidade em identificar os projetos na empresa; Domínio no conceito e treinamento de gerenciamento de projetos pela empresa; Garantir que a aprendizagem seja eficiente a ponto de ser aplicada pelos funcionários em todas as áreas; Geração de envolvimento do novo conceito adotado por todos os setores da empresa; Envolvimento dos gerentes no gerenciamento de projetos; Adoção de ferramentas e metodologias pelos funcionários. A partir da identificação dessas habilidades básicas, elaborou-se as questões que foram aplicadas nas empresas como pode ser visto na tabela 1. Os questionários foram aplicados em gerentes de projetos ou responsáveis pelos processos dentro das empresas, que possuíam maior competência para responder de forma mais coerente possível. Para analisar as respostas, ponderou-se as alternativas em três opções sendo elas: não (0,0 pontos) parcialmente (0,5 pontos) e sim (1,0 pontos), desta forma pode-se analisar e comparar as empresas de acordo com suas respostas Levantamento de dados Para a realização da pesquisa foram selecionadas quatro empresas do setor de máquinas e implementos agrícolas localizadas no interior do estado de São Paulo. Esta escolha justifica-se pela importância que estas empresas ocupam no mercado, atendendo principalmente pequenos e médios produtores agrícolas. As empresas também foram escolhidas pela maioria tratar-se de empresas familiares em crescimento no mercado e muitas vezes não possuírem conhecimentos administrativos ou de gestão. Observa-se que empresas deste segmento estão passando por intensas mudanças e adaptações em seus processos de produção e administração, as quais estão adotando metodologias e processos para tornar as empresas mais eficientes e produtivas. Observa-se também a atuação destas empresas no constante lançamento de novos produtos no mercado, o que demonstra que estão constantemente envolvidas em projetos de desenvolvimento de novos produtos. A tabela 2 apresenta a caracterização das empresas estudadas: Tabela 1: Questionário de perguntas e resposta obtidas Disseminação da cultura de gerenciamento de projetos nas empresas Habilidades básicas Normas comportamentais Empresas A B C D Capacidade em identificar os projetos na empresa Domínio no conceito e treinamento de gerenciamento de projetos pela empresa Garantir que a aprendizagem seja eficiente a ponto de ser aplicada pelos funcionários em Na empresa, a maioria das pessoas sabe distinguir projetos de atividades que não são projetos? Não Sim Sim Sim Na empresa, a maioria das pessoas que trabalham com projetos dominam os principais conceitos de administração de projetos? Não Parcialmente Não Parcialmente A empresa, de forma geral, sabe usar as técnicas da administração de projetos? Não Parcialmente Parcialmente Parcialmente Muitas pessoas sabem preparar e executar um plano de projeto na Empresa? Não Parcialmente Não Não A empresa possui competências de aprendizagem por meio de experiência própria em gerenciamento de projetos Parcialmente Sim Sim Parcialmente

5 todas as áreas Geração de envolvimento do novo conceito adotado por todos os setores da empresa Envolvimento dos gerentes no gerenciamento de projetos A empresa articula a aprendizagem de gerenciamento de projetos em grupo e individual Não Sim Não Parcialmente A administração demonstra compromisso em disseminar novas ferramentas e metodologias a qual seja aplicável a empresa Parcialmente Sim Parcialmente Sim Gerentes mostram compromisso e liderança quanto aos projetos, sempre envolvendo os funcionários através de práticas e rotinas da nova metodologia adotada Parcialmente Sim Parcialmente Sim Os funcionários passam a Adoção de adotar com rapidez os ferramentas e valores que o gerenciamento metodologias pelos de projeto proporciona para a funcionários empresa Não Sim Parcialmente Parcialmente Valores Obtidos 1,5 7,5 4 5,5 Tabela 2. Caracterização das amostras estudadas Empresas Porte/número de Capital Exportação funcionários A Pequeno / % nacional Sim B Médio / % nacional Sim C Médio / % nacional Sim D Médio / % nacional Sim 4. ANÁLISE DOS RESULTADOS DA PESQUISA A partir das respostas dadas pelas empresas, pode-se analisar e comparar quais possuem maior capacidade de disseminação de cultura em gerenciamento de projetos da administração para seus funcionários. Em uma organização que trabalha com o desenvolvimento de projetos, é fundamental que os indivíduos envolvidos no projeto saibam diferenciar a rotina de trabalho de um projeto, nas empresas envolvidas apenas uma descreve que a maioria dos funcionários não sabe distinguir. Tratando-se de domínio do conceito de gerenciamento de projetos e treinamento nenhuma empresa apresenta-se consolidada e segura, apresentando parcialmente na maioria das respostas apresentadas. Porém a maioria das empresas garante que o aprendizado pelos funcionários é eficiente em gerenciamento de projetos sendo capazes de serem aplicados em todas as áreas da empresa. Quanto ao envolvimento do conceito de gerenciamento de projetos pelos gerentes e diversos setores da empresa, as empresas B e D relatam que sim, e as empresas A e C parcialmente. Em relação à adoção de ferramentas e metodologias de gerenciamento de projetos pelos funcionários apenas a empresa B responde que sim. Dentro da pesquisa realizada, pode-se analisar através do gráfico 3 que a empresa B foi a que obteve melhores resultados em relação às outras estudadas alcançando ao índice de 7,5, seguidas pela empresa D e C. Todas as empresas são de origem familiar, e muitas delas ainda possuem sistemas de gestão de projetos geridos de forma intuitiva, sem adoção de ferramentas e metodologias administrativas.

6 Índice de disseminação de cultura em gerenciamento de projetos 6 º C O N G R E S S O B R A S I L E I R O D E E N G E N H A R I A D E F A B R I C A Ç Ã O 1 1 a 1 5 d e A b r i l d e C a x i a s d o S u l - RS ,5 5,5 4 1,5 A B C D Empresas Figura 3. Comparativo de índices de disseminação de cultura em gerenciamento de projetos em empresas do setor de máquinas e implementos agrícolas. 5. CONCLUSÃO O agronegócio no Brasil está em intenso crescimento, as empresas de máquinas e implementos agrícolas oferecem suporte para que este crescimento seja cada vez mais expressivo e alcance os resultados planejados pelos agricultores. As empresas estudadas estão passando por um processo de conhecimento e adoção de ferramentas e metodologias de gerenciamento de projetos. Apesar de serem empresas de origem familiar e não terem a cultura de desenvolverem projetos utilizando ferramentas e metodologias que as auxiliem, estas estão tomando conhecimento e passando a investir em profissionais mais capacitados para gerirem seus projetos. Tanto o desenvolvimento de novas tecnologias quanto a implantação de sistemas de gestão para o desenvolvimento de novos produtos são essenciais para as empresas deste segmento, oferecendo suporte para alcançar e se estabelecer em novos mercados. A atual pesquisa teve como objetivo apresentar e analisar a disseminação de cultura em gerenciamento de projetos em empresas do segmento de máquinas e implementos agrícolas. Das quatro empresas estudadas, a empresa B apresentou melhores resultados, seguido pelas empresas C e D. O gerenciamento de projetos nas empresas do setor acarreta uma série de vantagens e competências entre elas como o aumento de novos produtos no mercado, redução no tempo de desenvolvimento de novos produtos, maior qualidade dos projetos e dos produtos, redução no custo de projetos, cumprimento de cronogramas do projeto favorecendo o lançamento de produtos em períodos planejados do ano entre outros, o que faz com que as empresas estejam mais competitivas no setor que atuam e mais consolidadas no mercado. 6. REFERÊNCIAS Carvalho, M. M.; Rabechini Jr.,R., 2005, Construindo competências para gerenciar projetos: teoria & casos, Editora Atlas, São Paulo,Brasil. Crawford, J. Kent., 2007, Project management maturity model, EUA: Auerbach Publications. Drucker, Peter., 2002, O melhor de Peter Drucker: obra completa, Nobel, São Paulo, Brasil. Kerzner, Harold, 2004, Advanced Project Management: Best Practices on implementation 2/edition, John Wiley & Sons, Inc. Pinsonneault, A. e Kraemer, K. L., 1993 Survey Research in Management Information Systems: An Assessement, Journal of Management Information Systems, Autumn, 43 p. Prado, D., 2003, Gerenciamento de projetos nas organizações. (2. ed.), Desenvolvimento Gerencial., Belo Horizonte,Brasil. Prado, D., & Archibald, R. (Org.)., 2006, Pesquisa sobre maturidade em gerenciamento de projetos: relatório anual, Disponível em: < Acesso em: 09 de agosto de Project Management Institute, 2008, Um guia do conhecimentos em gerenciamento de projetos, PMBOOK guide, Pennsylvânia, Project Management Institute, 4 edição. Vargas, R. V. 2005, Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos, (6. ed.), Brasport, Rio de Janeiro, Brasil. 7. DIREITOS AUTORAIS

7 Os autores são os únicos responsáveis pelo conteúdo do material impresso incluído no seu trabalho. Dissemination of project management culture: an analysis of sector organizations and agricultural machinery COF Abstract. Several segments of companies have been adopted the methodology of project management, however, for a successful implementation and spreading of the concepts, it s necessary a cultural changing inside the company. The agricultural machinery and implements companies in Brazil have been increasing in recent years but its competitiveness index doesn t have a high value. One of the factors contributing to this result is the absence of project management methodologies and non-implementation of project management culture among the staff involved in the projects between the companies analyzed. This article aims to analyze the cultural spreading and management projects in four agricultural machinery and implements companies, located in Sao Paulo. For this, we did a data research through the application of a questionnaire to evaluate the spreading level of the project management culture in the companies studied, as well as analyzing what importance the companies in this segment are giving the subject. Keywords: Project management, agricultural machinery and implements, organizational culture change

8 Associação Brasileira de Engenharia e Ciências Mecânicas º CONGRESSO BRASILEIRO DE ENGENHARIA DE FABRICAÇÃO 6 th BRAZILIAN CONFERENCE ON MANUFACTURING ENGINEERING 11 a 15 de abril de 2011 Caxias do Sul RS - Brasil April 11 th to 15 th, 2011 Caxias do Sul RS Brazil