FTAD - FORMAÇÃO TÉCNICA EM ADMINISTRAÇÃO

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1 Módulo: Gestão de Materiais Curso: FTAD - FORMAÇÃO TÉCNICA EM ADMINISTRAÇÃO MÓDULO DE GESTÃO DE MATERIAIS

2 Módulo de Gestão de Materiais Sumário Sumário... 2 Competências a serem desenvolvidas... 3 Introdução... 4 Gestão de estoques... 5 Conceito... 5 Objetivos... 6 Atividades da gestão de estoques... 6 Atividades de apoio... 6 Atividades executivas... 7 Classificação de materiais... 7 Quanto à demanda:... 7 Quanto à aplicação:... 7 Quanto à criticidade:... 7 Quanto à decisão de fabricação... 8 Se própria ou terceirizada... 8 Quanto ao mercado fornecedor:... 8 Quanto à condição:... 8 Cadastramento de materiais... 8 Regras para cadastramento... 9 Agrupamento Codificação Sistema de codificação alfabética Sistema de codificação numérica Sistema de codificação alfa-numérico Armazenagem materiais Armazenagem Princípios a serem observados na armazenagem Fatores importantes na hora de se armazenar um material Custos associados aos estoques Custos relacionados com o fato de ter estoques Compras O que comprar? De quem comprar? Quando comprar? Quanto comprar? Que preço pagar? A dinâmica da compra Modalidades de compra Comércio eletrônico (E-comerce) Just in time Bibliografia Página 2

3 FTAD Formação Técnica em Administração Competências a serem desenvolvidas Esta apostila não tem qualquer pretensão de substituir o acervo bibliográfico já publicado sobre este tema, porém compila e sintetiza tais conhecimentos no sentido de ajudar você a construir as seguintes competências: Introdução em Cadastramento e Controle de Materiais Conhecer o processo de cadastramento de materiais Entender uma sistemática de controle e rastreabilidade de materiais Gestão de Estoques Conhecer o processo e variáveis da armazenagem de materiais Conhecer os tipos e impactos de cada um para os diversos tipos de empresas Gestão de Compras Conhecer o processo de Compras empresariais Conhecer os processos de fornecimento, incluindo Just intime Para um aproveitamento completo, ela deverá ser complementada pelas anotações de aula e pesquisas. Página 3

4 Módulo de Gestão de Materiais Introdução O aumento da concorrência nos últimos anos vem alterando os conceitos de maneira radical no comportamento dos mercados fazendo com que muitas barreiras sejam quebradas e muitas tidas como universais revistas. A concorrência aliada ao avanço da tecnologia fez com que os produtos e serviços se tornassem muito parecidos fazendo com os esforços das empresas para se destacarem no mercado fossem cada vez maiores. Antes as empresas produziam produtos e serviços e estabeleciam os preços baseados no custo de produção e o lucro que desejavam sendo a soma dos dois o preço final do produto. Equação de antes Preço = Custo + Lucro Atualmente, com o acirramento da concorrência, essa equação mudou, pois o mercado é quem diz quanto está disposto a pagar por um produto ou serviço devendo, pois as empresas diminuírem os seus custos para que seus lucros sejam maximizados. Em outras palavras, se uma companhia deseja aumentar seu lucro não pode simplesmente aumentar seu preço, pois assim estaria fora do mercado. Ela deverá rever seus custos diminuindo-os para que sobre mais dinheiro ao final. Porém, essa diminuição tem que levar em consideração a satisfação das necessidades do mercado, caso contrário, ela também estará se distanciando do mercado dessa forma. Equação atual Lucro = Preço - Custo A partir dessa realidade as organizações começaram então a olhar para dentro de si identificando as suas ineficiências e cortando custos desnecessários como forma de aumentar sua rentabilidade. Como um dos resultados desse movimento, fatalmente as organizações se debruçaram nos estoque. Elas viram que perdiam muito dinheiro empatando em estoques desnecessários bem como em compras mal elaboradas além de muitos outros custos relacionados à má gestão. Estima-se que no Brasil os custos relacionados a estoques representem cerca de 10% a15% do faturamento das empresas. Ballou (1993) mostra uma pesquisa que diz que 1% de economia em materiais representa cerca de 17% de aumento na rentabilidade das empresas dos EUA. Partindo desses pré-supostos pode-se concluir uma maneira de aumentar os lucros de uma empresa é, sem dúvida, ter uma boa gestão de estoques e compras de modo a satisfazer as necessidades dos clientes sem comprometer a rentabilidade da organização. Página 4

5 FTAD Formação Técnica em Administração Gestão de estoques Nesse capítulo será mostrado o conceito de gestão de estoques, seu objetivos, atividades situando-o na operação logística. Conceito É a Função que Planeja, Executa e Controla o fluxo de materiais nas condições mais eficientes e econômicas, partindo das especificações dos artigos a comprar, até a entrega ao cliente. (Trigueiro 2007) Como se vê, as atividades de gestão de estoques passam através de toda a atividade logística da empresa e se relaciona com quase todos os setores da empresa como veremos a seguir que mostra exemplos de como a gestão de estoques cuida do fluxo de informações e materiais dentro das organizações. Página 5

6 Módulo de Gestão de Materiais Objetivos O gestor de estoques vive em um eterno dilema, pois ele tem em mente que as atividades de compras e manutenção de estoques geram muitos custos para a empresa devendo ele ter o mínimo de estoques possível. Por outro lado ter estoques na empresa é um mal necessário, pois o gestor tem que garantir o abastecimento de todos os setores da empresa, sobretudo o produtivo, de modo que o abastecimento ao cliente, que é o mais importante, não seja comprometido. Dessa situação conflitante surge o objetivo, ou os objetivos principais da gestão de estoques que são: Segurança do abastecimento da empresa; Redução dos estoques compatível com a segurança desejada. Atividades da gestão de estoques Para conseguir cumprir os seus objetivos, a gestão de estoques desenvolve atividades bem definidas que alguns autores classificam em dois grupos: De apoio; Executivas Atividades de apoio São aquelas correlacionadas com as funções de: Planejamento e programação de estoques Que tem como principais objetivos: Determinar os Materiais a serem considerados como itens de Estoque; Dimensionar os Níveis de Estoque; Programar os Ressuprimentos. Cadastramento de materiais que tem como principais objetivos: Cadastro; Padronização e unificação; Definição de grupos e subgrupos Codificação. Registro e controle que tem como principais objetivos: Estabelecer tipos de controle para a movimentação de materiais; Manter controles eficientes e atualizados para esses materiais; Efetuar programação de compras; Analisar permanentemente o comportamento dos estoques em relação aos consumos e previsões estabelecidos; Propor ações corretivas para possíveis desvios encontrados; Página 6

7 FTAD Formação Técnica em Administração Atividades executivas Estão ligadas ao objetivo fim da gestão de materiais e se identificam mais com a operação propriamente dita e se relacionam às funções de: Compras; Guarda conservação e movimentação de materiais; Expedição; Recebimento e inspeção Classificação de materiais O gestor, para efeito de organização dos estoques da empresa bem como para obter informações que o auxiliem na tomada de decisões, necessita agrupar os matérias de acordo com características comuns. Muitas são essas formas de classificação. Trigueiro de maneira sucinta nos oferece as principais: Quanto à demanda: Materiais de Estoque São aqueles que existem consumo repetitivo e parâmetros para ressuprimento automático; Materiais não de Estoque São materiais de demanda eventual para os quais não são definidos parâmetros para ressuprimento automático. Quanto à aplicação: Materiais produtivos aqueles que participam diretamente no processo produtivo como matérias-primas e produtos semielaborados; Materiais auxiliares são utilizados indiretamente no processo produtivo (materiais de manutenção, lubrificantes, etc...) Materiais de consumo São aqueles de consumo geral da empresa não necessariamente usado no processo Quanto à criticidade: São aqueles cuja necessidade de tê-los advém do risco que a empresa corre em uma eventual falta e podem ser classificados da seguinte forma: Por problema de obtenção (único fornecedor, escassez no mercado, difícil obtenção); Por razões econômicas (alto valor, alto custo de obtenção e alto custo de transporte; Por problemas de previsão; Por razões de segurança (equipamentos vitais para produção). Quanto à perecibilidade: Página 7

8 Módulo de Gestão de Materiais Materiais com a possibilidade de perecer (estragar) muito rapidamente. Quanto à decisão de fabricação. Se própria ou terceirizada Materiais que são ou podem ser fabricados ou recondicionados na própria empresa ou apenas por empresas especializadas. Quanto ao mercado fornecedor: Se os produtos são nacionais ou importados, ou seja, de acordo com a origem do fornecedor. Quanto à movimentação: Ativos: materiais com movimentação em um determinado período de tempo; Inativos: materiais sem movimentação em um determinado período de tempo. Quanto à condição: Material novo (sem nenhuma utilização prévia); Material reparado (item recuperado após processo de reparação); Material inservível (sem condições de uso ou reparação ou cuja reparação tornou-se inviável economicamente); Material obsoleto (que apesar de em condições de uso sua utilização não se aplica mais aos processos técnicos e ou econômicos da empresa); Material de sucata (resíduo com valor econômico); Material imprestável (resíduo sem valor econômico). Cadastramento de materiais Para que haja um perfeito controle dos materiais existentes na empresa, faz-se necessário que eles possam ser perfeitamente identificáveis e de maneira fácil e rápida. O cadastramento de materiais nada mais é do que a inserção dos dados desses materiais em algum sistema de controle. Esse processo deve obedecer alguns padrões de modo que não haja nenhuma dúvida no momento em que precisem ser identificados. Um mau cadastramento pode gerar, além de outros problemas, dificuldade de distinguir um produto do outro, demora nos processos de movimentação de estoques, erros nas entregas e, como consequência, insatisfação dos clientes. No cadastramento também podem ser inseridos dados que ajudem na operação e na tomada de decisões como o lote de compras, formação-palete, maquina em que é fabricada etc... O processo de cadastramento consiste em: Inserir os dados gerais referentes à natureza e características do produto; Página 8

9 FTAD Formação Técnica em Administração A partir dessas características, situá-lo em um grupo ou subgrupo de modo a que ele seja classificado de acordo com critérios pré-estabelecidos; Atribuição de um código que o diferencie dos demais produtos Regras para cadastramento O cadastramento dos materiais deve seguir alguns padrões para que se obtenham todas as vantagens inerentes a esse processo. As principais recomendações a seguir são: O nome do material deve ser sempre escrito na língua portuguesa. Se para a perfeita identificação do material for necessário o uso de outra língua, essa informação pode ser posta como: outras informações; A denominação deverá sempre ser no singular; O cadastramento deverá ser feito priorizando a natureza do material e não a sua forma ou apresentação. Ex.: Bobina de cobre (errado); Cobre bobina (correto); Página 9

10 Módulo de Gestão de Materiais Sempre utilizar o mesmo nome para materiais de mesma natureza; E aconselhável sempre que possível suprimir artigos, preposições, contrações e numerais por extenso; As abreviaturas têm que estar sempre padronizadas nas convenções usadas pelo Brasil. (ex. kg, cm, etc...); (ver apêndices ao final da apostila) A apresentação das informações deverá seguir a seguinte ordem: Denominação principal (caracterização clara e sucinta do produto); Referência básica (auxilia na identificação do material); Forma e/ou apresentação (barra, pó etc..); Embalagem: (tipo de acondicionamento) Dimensões (tamanho do material); Peso; Volume (se necessário); Outras especificações quando necessárias (cor, paletização, máquina em que é produzido, lote de compras etc...) A partir dessas informações pode-se elaborar a descrição do material como no exemplo abaixo sugerido por Trigueiro (2001): Denominação principal: conector Referência básica: fêmea latão Forma e/ou apresentação: Dimensões: diâmetro (DIA) ¾ polegadas (POL) Outras especificações: NPT SPTF ou equivalente zincado Denominação do material: Conector fêmea latão DIA 3/4 POL NPT SPTF ou equivalente zincado Agrupamento Cadastrar materiais designando sua natureza e características de modo a diferenciá-los dos demais é de suma importância em um sistema de gestão de estoques. Porém, para que tanto o gestor quantos os demais componentes de uma operação logística ou até mesmo para setores como produção, comercial e finanças, esta atividade por si só é insuficiente para um bom gerenciamento e controle. Existem materiais que são semelhantes sob determinado critério embora seja diferentes algumas vezes na sua natureza. Para se analisar com mais rapidez e eficiência o comportamento de um determinado estoque faz-se muitas vezes necessário que esses produtos sejam reunidos em grupos e subgrupos onde desta maneira o gestor ou analista possa vislumbrar o comportamento do grupo e não de um material em particular. Para que se possa analisar, por exemplo, o comportamento do consumo e do montante gasto em materiais de limpeza em um determinado período, o gestor não precisaria analisar o comportamento de um material de cada vez se eles anteriormente já estivessem reunidos em um grupo. Dessa forma são criados na atividade de cadastramento, agrupamento de materiais semelhantes de acordo um determinado critério que auxiliam nas atividades de análise e armazenamento. Página 10

11 FTAD Formação Técnica em Administração dentre outras. Abaixo veremos um exemplo de ficha de cadastro do produto de uma empresa de embalagens descartáveis: Cadastro de Produto Código: Descrição: Badeja BP2 poliestireno Cor: Branca Referencia básica: Bandeja BP2 Marca: Braspack Dimensões: 219mm/100mm Fardos / Pallet: 42 Peso unitário: 2,7g Apresentação: Fardo C/ 400unidadades Peso fardo: 1,08kg Grupo: 01 - Poliestireno Volume: 0,08m3 Sub-Grupo: Bandejas básicas Codificação No processo de cadastramento de produtos, a codificação consiste em atribuir a cada material uma espécie de número de identidade que os distinga de todos os demais. Sendo assim num sistema de cadastramento organizado, cada material terá um e apenas um código e um código identificará um e apenas um produto agilizando assim os processos logísticos. Não são raros os casos de muitos códigos para um mesmo produto encontrados em empresas resultantes de mau cadastramento. Existem muitos sistemas de codificação, mas podemos distinguir alguns mais usados a sabe: Sistema de codificação alfabética É o sistema em que são usadas combinações de letras para designar materiais. Não é muito utilizado por ser de difícil memorização e também por não se adequar totalmente a um aumento no número de itens Ex: Código Produto CCpet/A refrigerante coca-cola pet 2l CCpet/B refrigerante coca-cola pet 3l Nota: essas codificações são fictícias não representando necessariamente a codificação utilizada pelo fabricante. Sistema de codificação numérica Nesse sistema são usados apenas números para distinguir os materiais. Sua utilização é muito mais ampla que o sistema numérico pela possibilidade de englobar muitos produtos ao mesmo tempo e por ser mais fácil de memorizar. Página 11

12 Módulo de Gestão de Materiais Ex: Código Produto 4214 Margarina qualy 500g 4319 Óleo de soja soya 900 ml Nota: essas codificações são fictícias não representando necessariamente a codificação utilizada pelo fabricante. Sistema de codificação alfa-numérico Utiliza-se de letras e números, normalmente com as letras antecedendo os números pra designar um grupo de materiais ou um material específico. Ex: Código Produto CC280 refrigerante coca-cola 280 Sistema de codificação decimal simplificada sendo o mais utilizado ele tem como principal vantagem os fato de já aglutinar os produto em grupos, em subgrupos e finalmente a descrição do material. O código de classe serve para reunir em grandes grupos os materiais a partir de um determinado critério. Por exemplo: se uma empresa de alimentos possui uma grande linha de produtos derivados de carne e outras derivadas de leite, esta chave poderia ser usada para separar essas matérias utilizando-se por do código 01 para designar as carnes e o código 02 para os laticínios. Cod.: 01.XXX.XXX-X 02.XXX.XXX-X No primeiro agrupamento do código de identificação encontram-se os subgrupos que servem para diferenciar matérias dentro de uma mesma chave. Usando o mesmo exemplo dado, a indústria em questão poderia ter dentro dos derivados de carnes uma linha de produtos feitos de carne de boi e outras de carne de porco. Então dentro da chave destinada às carnes (01) poderia haver dois subgrupos: bovinos (002) e suínos (004). Nos produtos derivados de leite, suponhamos que a empresa produzisse queijo diverso e leites em embalagens longa-vida de marcas diversas. Também poderia então criar dois subgrupos: queijos (002) e leites (004) ficando o nosso exemplo da seguinte maneira: Página 12

13 FTAD Formação Técnica em Administração Cod.: XXX-X (Carnes/Bovinos) XXX-X (Carnes/Suínos) Cod.: XXX-X (Laticínios/Queijos) XXX-X (Laticínios/Leites) No segundo agrupamento do código de identificação finalmente os produtos são identificados individualmente de modo com que cada um tenha um código que os diferencie dos demais. Ainda usando o exemplo acima, digamos que dentro do grupo carnes e do subgrupo bovinos a empresa produza picanha maturada. Desta forma se poderia atribuir um código específico para esse produto (002) que os diferenciasse dos demais. Suponhamos também que no grupo laticínios e subgrupo queijos, a empresa produzisse queijo de manteiga, sendo assim teria também que atribuir um código que os distinguisse dos outros produtos (004). Dessa forma teríamos os seguintes códigos: Cod.: X (Carnes/Bovinos/Picanha maturada) Cod.: X (Laticínios/Queijos/Queijo de Manteiga) dos como forma de impedir que códigos errados sejam digitados. Através de um cálculo (algoritmo) entre os números componentes do código dos produtos, o sistema gera um número resultante que acompanhará o respectivo código. Se um dos dígitos do código for inserido erradamente, na hora em o sistema fizer o cálculo verá que o resultado não bate com o dígito verificador. Supondo para nossos exemplos em questão que os dígitos gerados para os produtos fossem 7 e 9 respectivamente os códigos seriam os seguintes. Cod.: Picanha maturada Cod.: Queijo de manteiga Armazenagem materiais. Além dos controles e registros documentais existentes, a gestão de estoques também cuida da armazenagem de materiais dentro da empresa. Esse capítulo trará de forma sucinta algumas das estratégias de armazenagem existentes para dar ao leito uma visão clara de como se operacionaliza essas atividades. Armazenagem É a atividade que permite manter bens e materiais, secos ou refrigerados, em instalações e com registros adequados viabilizando a sua perfeita conservação. O objetivo da armazenagem é proteger os materiais da maneira mais econômica e racional possível. A Armazenagem é uma conveniência econômica, além de uma necessidade imperiosa no Sistema Logístico de uma empresa no cenário atual. Podemos destacar alguns pontos que mostram a importância da armazenagem: Para reduzir custos de transporte e de produção Sabe-se que o transporte e a produção em quantidades maiores contribuem para a redução de custos. Página 13

14 Módulo de Gestão de Materiais Sendo assim a atividade de armazenagem auxilia no momento em que viabiliza que volumes maiores sejam transportados e produzidos; Para coordenar (equalizar) as ofertas e demandas; Os estoques servem como amortecedores entre a oferta e a demanda suavizando picos tornando mais linear o abastecimento. Ajudar no processo de produção A armazenagem garante o abastecimento dos insumos para a produção prevenindo assim paradas por falta de matériasprimas; Ajudar no processo de marketing A armazenagem também auxilia as ações de marketing no sentido de garantir o abastecimento aos clientes finais e pontos de vendas. Veremos abaixo alguns argumentos contra a armazenagem: O material armazenado custa Estoques representam recursos parados afetando negativamente o capital de giro das empresas. A armazenagem requer instalações físicas, equipamentos, estruturas administrativas e de sistemas de controle administrativos e operacionais e isso tem um custo alto para a maioria das organizações. O material envelhece, deteriora com o tempo e pode perder sua validade, (produtos farmacêuticos, alimentícios), caso não haja uma rotatividade bem planejada. Princípios a serem observados na armazenagem Veremos agora alguns tópicos relevantes na atividade de armazenagem: O controle de estoques é facilitado pela arrumação no almoxarifado; A boa armazenagem facilita à identificação física dos materiais aumentando a produtividade; A armazenagem desordenada aumenta os custos de mão-de-obra; Página 14

15 FTAD Formação Técnica em Administração O ajustamento dos estoques deve ser realizado mediante a avaliação das necessidades baseando-se nos controles existentes; As perdas devem ser evitadas; Os materiais em desuso, inativos ou obsoletos devem ser descartados; O controle rígido dos estoques é fundamental para se ter informações fidedignas, nas quais se possam basear os relatórios gerenciais e contábeis / financeiros. Fatores importantes na hora de se armazenar um material Algumas precauções devem ser tomadas ao se decidir armazenar mercadorias de modo a facilitar e tornar as atividades mais produtivas: Popularidade ou rotatividade: Trata-se da frequência de saída de um determinado material. Materiais de alta rotatividade devem ser armazenados o mais perto possível do local de expedição. Similaridade ou semelhança: A arrumação por grupos de materiais com características semelhantes ajuda na localização dos artigos Tamanho - O pessoal de armazenagem deve estar apto a lidar com os diversos tipos de materiais classificando-os tomando como base os espaços ocupados em lotes grandes, médios e pequenos e ainda aqueles destinados a armazenamento a retalho. Peculiaridades - Dentro desse fator, a armazenagem é influenciada pelos seguintes fatores: Periculosidade: materiais perigosos que em contato com as pessoas que trabalham ou circulam no almoxarifado podem causar acidentes. Estes materiais devem ser mantidos em locais reservados e de pouca movimentação; Segurança: materiais de precisão e/ou de alto valor; Perecibilidade: materiais cujo tempo de armazenagem é limitado por estarem sujeitos à deterioração. Página 15

16 Módulo de Gestão de Materiais Custos associados aos estoques Como se pode claramente perceber, em qualquer empresa, manter estoques traz custos. Para que se mantenha estoques, faz-se necessário uma série de investimentos e custos que as empresas são obrigadas a despender. Porém não manter estoques tem de fato uma série de custos associados para as empresas devendo então o gestor de logística atingir um ponto de equilíbrio para que os benefícios provenientes da manutenção de estoques sejam o máximo possível. Quando os estoques da empresa são insuficientes ocorrem os seguintes custos nas empresas: Perdas em descontos; Despesas com paralisações nas linhas de produção; Despesas com o aumento de emissão de autorizações de fornecimento; Perdas com os lucros de produtos não vendidos; Perdas associadas à insatisfação dos clientes; Quando os estoques são elevados acontecem os seguintes custos: Perdas por obsolescência; Despesas por maior volume transportado ou movimentado; Perdas por ocupação de espaço desnecessário; Despesas desnecessárias com pessoal; Despesas desnecessárias com seguros. Custos relacionados com o fato de ter estoques Independente de ter estoques excessivos, insuficientes ou controlados, as empresas têm custos pelo simples fato de possuírem estoques. Abaixo veremos os mais importantes exemplos: Custo de aquisição (pedido); Custo de manutenção de estoque; (oportunidade, sistemas de armazenagem e movimentação, espaço, controles, pessoal, segurança, sistemas de informações; seguros e impostos; Página 16

17 FTAD Formação Técnica em Administração PCP-Programação e controle da produção (Administração, mão-de-obra, material de escritório, encargos, sistemas de informação, comunicação); Embalagens: descartáveis (materiais componentes, mão-de-obra, encargos, manutenção, equipamentos. Retornáveis (capital investido, depreciação, manutenção e administração. Compras Pelo setor de compras passa a maioria do capital de giro de uma empresa. Sendo assim a atividade de aquisição tem tanta importância quanto à produção e a comercialização. Diz-se que uma boa venda começa com uma boa compra. Mas a aquisição não se restringe apenas a comprar. Suas atividades vão desde a seleção de fornecedores, negociação, autorização de fornecimentos, acompanhamento dos pedidos, avaliação de fornecedores e seu objetivo principal é garantir o abastecimento da empresa a condições satisfatórias. É claro que uma boa compra começa com um preço justo, mas preço não é tudo na aquisição de mercadorias e serviços. A qualidade, prazo de pagamento e de entrega, garantia e assistência técnica, pós venda e credibilidade dos fornecedores são também fatores determinantes numa boa compra. Trigueiro afirma que tudo que for comprado deve possuir as seguintes características: Qualidade dentro das especificações; Entrega no prazo determinado; Preço justo; Ser vendável; Ter boa rotatividade; Possibilite uma margem de lucro satisfatória; Não gere reclamações dos clientes / consumidores As operações de compras quando bem feitas normalmente responde plenamente as seguintes perguntas: Para quem/ou por que comprar? Compramos produtos ou serviços para atender uma determinada necessidade. Quer seja uma necessidade interna da empresa, que necessita de materiais e serviços para seu perfeito funcionamento, quer seja para o atendimento direto das necessidades de seus clientes, na forma de matérias-primas e insumos para produção ou mesmo de produtos acabados para revenda. Página 17

18 Módulo de Gestão de Materiais O que comprar? Existem compra para simples reposição de estoques e compra de novos produtos (sazonais ou de modas) De quem comprar? A escolha de fornecedores confiáveis é de suma importância para o processo de aquisição. A empresa deve certificar-se que os fornecedores possuem capacidade técnica e financeira e como tal são aptos a fornecer os produtos que se propões na quantidade certa, no momento desejado e pelo preço acordado. Faz-se necessário então manter um cadastro atualizado dos fornecedores com os dados mais importantes com informações tais como CNPJ, inscrição estadual, razão social, endereço, telefone, e produtos fornecidos ao final dessa apostila será oferecido um exemplo de ficha de cadastro de fornecedor. Catálogos técnicos e informações sobre produtos devem estar sempre acessíveis para consultas mais eficazes. Quando comprar? Dependendo da empresa e do produto (sazonais e de modas) existem momentos exatos de ser realizarem as compras. Em indústrias de maneira geral, as compras são realizadas durante todo o ano, mas para produtos específicos relacionados a sazonalidades e estações do ano (sorvetes e fogos de artifício, por exemplo) a decisão de quando compra ganha extrema importância. Quanto comprar? O comprador deve ter em mente que, apesar de ter que garantir que não faltem materiais para a operação da empresa, a quantidade comprada não deve ser excessiva sob pena de comprometer o capital de giro da empresa e causar uma série de problemas em decorrência de estoques altos como já visto no capítulo anterior. Por outro lado, a quantidade não pode ser pequena demais, pois pode ocasionar falta de produtos e outra série de problemas em decorrência de estoques insuficientes também descritos no capítulo anterior. Sendo assim, o comprador deve através de métodos racionais, determinar a quantidade a ser comprada, de modo a balancear o estoque com a demanda dos produtos. Que preço pagar? Página 18

19 FTAD Formação Técnica em Administração Deve-se entender a lógica dos preços para cada produto. Existem produtos cujos preços variam pouco. Para esses deve-se comprar estritamente o necessário. Para produtos cujos preços variam muito se deve optar para compra quando os preços estiverem em baixa fazendo um pouco maior desde que os custos de manutenção desse estoque não sejam maiores do que o ganho obtido com a variação de preços. A dinâmica da compra Toda compra deve partir de uma necessidade da empresa. Seja para atender requisição interna da empresa, seja para atender uma requisição dos clientes externos. Sendo assim algum setor da empresa deve explicitar essa necessidade ao setor de compras para se possa dar prosseguimento ao processo. Isso se dá através de um documento chamado Requisição de material. Esse documento pode ser emitido por qualquer departamento da empresa onde surja a necessidade. Deve ser formalizada através de um formulário padrão. É importante que se evite comunicações verbais evitando mal entendidos. Normalmente quem recebe essa requisição é o setor de almoxarifado. Caso o almoxarifado não possua este material emite outro documento chamado Solicitação de Compra para o setor de compras. Caso seja um material cujos fornecedores não sejam conhecidos começa então uma procura através dos canais competentes (Catálogos, internet, indicações etc...). Caso já existam fornecedores para o referido material, o setor de compras os envia uma cotação de materiais para que seja preenchido e reenviado. Essa cotação deve possuir informações básicas tais como o produto, a quantidade e os fornecedores devem preencher com as informações requisitadas (preço, condições, prazo de entrega, validade da proposta (vide exemplo no final da apostila). Muito embora a empresa já possa ter optado por um fornecedor em especial, é prudente que se contate mais de um fornecedor para que a empresa tenha referência de comparação das propostas. Uma vez escolhida à melhor proposta, a empresa emite uma autorização de fornecimento que segue para o fornecedor com cópia para o almoxarifado e o setor de contas a pagar para que se tenha conhecimento. O almoxarifado deve se preparar para esperar e receber as mercadorias na data combinada e o setor de contas a pagar deve se preparar incluindo esse fornecimento no fluxo de caixa da empresa. No momento da entrega, a empresa fornecedora emite a nota fiscal e a duplicata (esta última normalmente segue junto à nota fiscal ou via correio) e envia a mercadoria para a empresa solicitante. No ato da entrega, o almoxarifado irá proceder com o recebimento e, caso tudo ocorra bem, enviará a nota fiscal para que seja apontada na Página 19

20 Módulo de Gestão de Materiais contabilidade e o material irá ser armazenado ou seguirá direto para o setor solicitante. Após esse processo, um relatório de recebimento acusando que a mercadoria chegou será enviado para os setores envolvidos (Compras, almoxarifado e contas a pagar. como essa Página 20

21 FTAD Formação Técnica em Administração Modalidades de compra Todas as compras podem ser classificadas da seguinte maneira: Compras de emergência Realiza-se normalmente às pressas para atender uma necessidade surgida. Normalmente tem origem na falta de planejamento da empresa no que se refere às suas compras. Deve ser evitada, pois acarreta aumento de custos uma vez que diminui o poder de barganha da empresa. A qualidade dos produtos também pode ficar comprometida em virtude do pouco tempo que a empresa tem para escolher melhor. Especulativa Acontece antes de haver a necessidade do material. Normalmente para conseguir preços melhores, mas pode causar prejuízos para empresa em virtude de comprometer o capital de giro da empresa e aumentar os custos de armazenagem. Contratada Ocorre com o estabelecimento de um contrato entre fornecedores e clientes onde cada um se responsabiliza que por um determinado período os preços e a quantidades compradas sejam mantidas. O contrato pode conter outros termos como exclusividades de produtos e modelos e parcerias no desenvolvimento de novos materiais. Antecipada Realiza-se no sentido de atender às reais necessidades da empresa em determinado período de acordo com o planejamento. É vantajosa, mas exige uma rigorosa previsão de vendas e acompanhamento contínuo para produtos de alta rotatividade. Comércio eletrônico (E-comerce) Atividades caracterizadas pelas transações entre empresas (B2B), de empresas com seus consumidores (B2C) e de empresas com o governo (B2G). Normalmente desenvolvida em sites específicos disponibilizados pelas próprias empresas fornecedoras ou por sites especializados em comércio eletrônico. (E-Bay, Mercado livre). Vantagens: Coloca em pé de igualdade grandes e pequenas empresas no que se refere à exposição dos seus produtos no mercado; Propicia aos compradores o contato com vários fornecedores ao mesmo tempo poupando tempo e recursos; Transações rápidas e cada vez mais seguras; Preços; Página 21

22 Módulo de Gestão de Materiais Desvantagens: Conveniência; Custos operacionais. A falta de conhecimento mais profundo do fornecedor pode propiciar fraudes e prejuízos nas compras; Boa parte dos consumidores gosta de ter contato físico com os produtos a serem comprados; Algumas empresas necessitam de consideráveis investimentos em estruturas logísticas para atender vários pequenos pedidos em um curto espaço de tempo; Apesar de aumentar consideravelmente, o comércio eletrônico ainda sofre uma grande desconfiança por parte dos compradores. O comércio eletrônico já é amplamente usado por toda a sorte de empresas desde floriculturas a grandes redes de varejo tanto na venda como na compra de produtos. Os governos estaduais e federais também têm usado a modalidade de leilão reverso pela internet para reduzir custos e aumentar a concorrência. O leilão reverso consiste em uma empresa anunciar a necessidade de compra de uma quantidade de um determinado material. Fornecedores previamente cadastrados durante um prazo específico podem enviar seus preços a partir de um preço de referência e cada um, vê quando alguém envia uma nova oferta baixando o preço. Vence aquele que ao final do prazo ofertar o menor preço. Just in time Modelo de abastecimento em que o suprimento é feito apenas quando existe a necessidade. É largamente utilizado por montadoras de veículos e foi desenvolvido para evitar desperdícios. Neste modelo a necessidade de material e o tempo de ressuprimentos têm que ser conhecidas com a máxima certeza. Outro fator importante é o fato de que os fornecedores têm que primar pela confiabilidade do abastecimento e qualidade dos produtos, uma vez que os estoques, no ponto de consumo são quase zero e os produtos não recebem inspeção. Para tanto são feitos contratos de fornecimento estabelecendo com clareza as especificações dos produtos e, sobretudo as penalidades decorrentes do não cumprimento das cláusulas que normalmente são duras. As vantagens desse modelo são: Página 22

23 FTAD Formação Técnica em Administração Reduz custos referentes à disponibilização de espaços para estoques; Reduz o investimento em estoque e a sua perda por perecibilidade e obsolescência; Melhora o controle de inventário; Diminui os custos com controle e gestão de estoques. Bibliografia MOURA, Reinaldo A. Sistemas e técnicas de movimentação e armazenagem de materiais: São Paulo: IMAM, TRIGUEIRO, Fernando Guilhobel Rosas. Administração de Materiais: um enfoque prático Visão logística: Recife: Focus, Agradecimentos ao professor Fernando Trigueiro pela cessão de material para a produção deste conteúdo. Apostila Elaborada pelo Professor Cesar Feitoza Página 23