PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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Vergílio Branco
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1 1. Objetivo Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Padronizar e minimizar a ocorrência dos desvios na geração de solicitações de compras 2. Campo de aplicação Este procedimento se aplica a todo funcionário responsável por solicitar compras nas unidades. 3. Executante da tarefa Colaboradores do departamento Administrativo 4. Referências a) Manual de Compras b) POP - de solicitação 5. Definições Centro de Custo: Um Centro de Custo é uma organização lógica que segmenta diferentes setores e atividades dentro de uma empresa. O conjunto dos centros de custo representam a estrutura total de uma empresa, sendo que cada um deles pode ser considerado, em termos, uma divisão independente. Compra: Aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente Passo: Cada uma das partes na execução de uma tarefa. Procedimento Operacional Padrão: É o documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance da meta padrão. Contem: listagem dos equipamentos; peças e materiais utilizado na tarefa, incluindo-se os instrumentos de medida; padrões da qualidade; descrição dos procedimentos da tarefa por atividades críticas; condições de fabricação, de operação e pontos proibidos de cada tarefa; pontos de controle (itens de controle e características da qualidade) e os métodos de controle; relação de anomalias passíveis de ação; roteiro de inspeção periódicas dos equipamentos de produção. O mesmo que SOP - Standard Operation Procedure ou Procedimento Padrão de Operação. Processo: Conjunto de tarefas distintas, interligadas, visando cumprir uma missão. Conjunto de causas que produzem um ou mais efeitos (produto). Define-se um processo agrupando em sequência todas as tarefas dirigidas à obtenção de um resultado, bem ou serviço. Isto equivale a dizer que um processo é constituído de pessoas, equipamentos, materiais ou insumos, métodos ou procedimentos informações do processo ou medidas, condições ambientais, combinados de modo a gerar um produto (bem ou serviço). Uma série de tarefas correlatas pode ser chamada de processo e um grupo de processos correlatos pode ser visto como um sistema. Qualquer organização ou empresa é um processo e dentro dela encontramos diversos processos de manufatura ou serviços. Um processo é controlado através dos seus efeitos. Solicitação de Compras: A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o documento que informa o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores. 6. Símbolos e abreviaturas POP: Procedimento Operacional Padrão 7. Itens de controle Não se aplica. 8. Recursos necessários Para execução deste procedimento operacional padrão, são necessários os seguintes recursos: a) Computador ligado em rede; 1

d) Acesso ao Protheus. 9. Principais passos 1.

2 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/7 Data da Revisão: 01/10/2015 b) Acesso à internet; c) Excel; d) Acesso ao Protheus. 9. Principais passos 1. Acessar o módulo compras 2. Clicar em atualizações/ Solicitação de compras 2

Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/7 Data da Revisão: 01/10/2015 3.

Selecionar Produto Neste campo dever ser informado o produto desejado, o filtro do mesmo pode ser feito pelo cód. ou descrição, cada item.

3 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/7 Data da Revisão: 01/10/ Incluir solicitação Para incluir uma solicitação Clique em Incluir 4. Selecionar Produto Neste campo dever ser informado o produto desejado, o filtro do mesmo pode ser feito pelo cód. ou descrição, cada item. Para selecionar o produto existem duas formas de pesquisa, pelo código (passo 4.1) e pela descrição (passo 4.2) 4.1. Pesquisar pelo código do produto Para pesquisar o produto, selecione o campo produto e clique na tecla F3 de seu teclado. Informe o cód. e clique em pesquisar. 3

Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 4/7 Data da Revisão: 01/10/2015 4.2. Pesquisar pela descrição Selecione a opção Descrição, informe no campo em branco qual o produto e clique em pesquisar.

4 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 4/7 Data da Revisão: 01/10/ Pesquisar pela descrição Selecione a opção Descrição, informe no campo em branco qual o produto e clique em pesquisar. Nota: No caso de novo produto (não cadastrado) o solicitante deve entrar em contato o departamento de Compras e solicitar o cadastro do mesmo. 5. Preencher quantidade: Informe a quantidade desejada, conforme a unidade de medida cadastrada para o produto. 4

5 Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 5/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Nota: Atenção a unidade de medida cadastrada no sistema. 6. Preencher preço unitário Se possível informe no campo preço unitário o valor sugerido para compra do item solicitado. 7. Preencher descrição técnica No campo descrição técnica adicione informações/características do produto caso tais como: a) Desempenho esperado; b) Especificação detalhada; c) Padrão de qualidade; 5

6 Notas: Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 6/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Não indicar marca nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando se tratar da identificação de um equipamento, cuja manutenção ou peças de reposição constituam o objeto da despesa pretendida; Fazer um pedido para cada grupo de material (ex. suprimento de informática, equipamento de informática, material de expediente, material para manutenção elétrica, hidráulica e refrigeração, mobiliário, locação de veículo, limpeza e lubrificação de equipamento sem reposição de peças etc). Quando se tratar de serviço de manutenção de equipamento com reposição de peças, um mesmo processo abrigará as duas despesas serviço de manutenção e aquisição de peças de reposição; A especificação completa (sem determinação de marca ou modelo) do material ou serviço com o padrão de desempenho e de qualidade é fundamental para que você receba exatamente o que necessita, jamais esqueça que pensar é uma atividade psíquica abstrata bem diferente de escrever clara e objetivamente. Invariavelmente, você receberá o que escreveu e não o que imaginou; Pedidos de natureza complexa ou específica devem ser elaborados ou, pelo menos, supervisionados por um profissional competente. No caso de obra ou serviço de engenharia é imprescindível a participação circunstanciada de um engenheiro; equipamento e suprimento de informática, de um analista de sistemas; equipamento e material de laboratório, do coordenador do laboratório; equipamento e material médico hospitalar, do médico coordenador do setor; quem deve saber do que um setor precisa é o servidor (e profissional competente) responsável por suas atividades; Assuntos relacionados a recursos orçamentários deverão ser dirimidos com a fração de administração orçamentária, contábil e financeira de cada unidade. 8. Preencher observação No campo Observação adicione as seguintes informações: a) Justificativa para aquisição: Razão pela qual o gasto é justificável b) Histórico de aprovação: Aprovado por Diretor em DD/MM/AA c) Regra de rateio: % do valor que deve ser alocado em cada Centro de Custo d) Nome do colaborador e o departamento: Em caso de bens de uso individual 6

9. Definir centro de custo Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Identificar qual o centro de custo da área que recebera o bem/serviço.

7 9. Definir centro de custo Número:001 Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/7 Data da Revisão: 01/10/2015 Identificar qual o centro de custo da área que recebera o bem/serviço. Para toda solicitação de compra inserida no sistema o centro de custo deverá ser confirmado se está de acordo com centro de custo do solicitante. Selecione o campo C.Custo e clique na tecla F3 de seu teclado e confirme a descrição. Notas: O campo Centro de Custo C é preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do produto, por tanto cabe muito atenção para definir corretamente o campo. Importante ressaltar que o centro de custa da área solicitante pode ser diferente que recebera o bem/serviço, por exemplo o RH solicita EPI para a Logística 10. Concluir solicitação Após o preenchimento clique em CONFIRMAR para finalizar sua solicitação. * * * * * 7

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