Sebrae. A importância da gestão dos estoques

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1 E-books Sebrae Crédito e Finanças A importância da gestão dos estoques Metas quanto ao tempo de entrega ao cliente Definição dos níveis de flutuação dos estoques nas questões de vendas e consumo Definição da rotatividade dos estoques Definição da frequência para abastecimento Definição do volume financeiro a ser mantido a título de estoque global Ferramentas para controle de estoque Inventário de estoques Curva ABC Comparativo de venda x Estoque existente Autor Edmilson Tanaka 1

2 SUMÁRIO Introdução... 2 Metas quanto ao tempo de entrega ao cliente... 4 Definição dos níveis de flutuação dos estoques nas questões de vendas e consumo... 4 Definição da rotatividade dos estoques... 4 Definição da frequência para abastecimento... 5 Definição do volume financeiro a ser mantido a título de estoque global... 5 Ferramentas para controle de estoque... 5 Inventário de estoques... 6 Curva ABC... 6 Comparativo de venda x Estoque existente

3 A gestão dos estoques deve atender a 3 objetivos primordiais: Maximizar as vendas Minimizar o capital investido Gerar lucro Se estoque fosse DIZ UM VELHO DITADO: tão bom, ninguém venderia! Para os olhares de muitos empresários e seus gestores, o estoque na empresa é visto como a sua grande riqueza, desconhecendo o fato de que na verdade pode ser o seu grande problema! EIS ALGUMAS DIFERENTES PERCEPÇÕES: A visão do departamento de compras: Quanto maiores forem os volumes de compras, maiores serão os descontos a serem obtidos! A visão do departamento de produção: Quanto maiores forem os volumes de matérias-primas e insumos em estoques, menores serão os riscos de falta de material, o que garantirá grandes lotes de fabricação! A visão do departamento de vendas: Quanto maiores forem os volumes de produtos em estoques, as entregas serão mais rápidas, isso gera uma boa imagem da empresa pelo cliente, o que facilitará as vendas futuras! A visão do departamento financeiro: Quanto maiores forem os estoques, maior será o custo de armazenagem, maior será a necessidade de capital de giro, maior será o risco de perdas e obsolescências, faltará dinheiro em seu fluxo de caixa e maiores serão os juros pagos! A visão de alguns empresários: Quanto maiores forem os estoques, maiores serão as certezas de poder faturar mais! Ao compararmos as percepções, encontramos aqui uma luta inglória do departamento financeiro, afinal, ele aparece como o único a remar contra a maré! E como fazer para equalizar esta situação? Como fazer para garantir que a paz reine entre os departamentos? COMO PRIMEIRO PASSO, É NECESSÁRIO ANALISARMOS ALGUNS CONCEITOS SO- BRE ESTOQUES: 1. O dinheiro investido em estoques deve estar limitado ao abastecimento da produção e do bom atendimento das vendas; 2. É importantíssimo otimizar os estoques, visando minimizar os níveis de estoques e com isso, também, as necessidades de capital de giro; 3. Quanto menor o investimento na conta estoques, menor a necessidade de capital de giro imobilizado, no entanto, nunca deverá faltar produto para venda e/ou produção. 3

4 TUDO ISSO RESULTA EM DUAS PREOCU- PAÇÕES PRIMORDIAIS: As dinâmicas de produção e vendas não podem ser comprometidas, com isso, os estoques necessitam estar disponíveis; Os estoques disponíveis necessitam ser dimensionados de tal maneira que não comprometam ou elevem a necessidade do capital de giro. E NECESSITA SER GERIDO NAS SEGUINTES CONDIÇÕES: Na maximização das vendas aquilo que o cliente procura com regularidade precisa estar sempre disponível! Na minimização da necessidade do capital de giro aquilo que o cliente procura com regularidade precisa estar sempre disponível, porém, na quantidade e no momento certo da demanda! Na geração do lucro aquilo que o cliente procura com regularidade precisa estar sempre disponível, porém, na quantidade e no momento certo da demanda e com custos ajustados aos preços de vendas a serem praticados! É assim que você trata o seu estoque? Como segundo passo, é necessário estabelecer políticas claras e bem definidas para o abastecimento da empresa: 1. Metas quanto ao tempo de entrega ao cliente; 2. Definição dos níveis de flutuação dos estoques nas questões de vendas e consumo; 3. Definição da rotatividade dos estoques; 4. Definição da frequência para abastecimento; 5. Definição do volume financeiro a ser mantido a titulo de estoque global. Para a definição destas políticas, é importante conhecer aspectos da empresa, de seus clientes e de seus concorrentes que são vitais para o pleno sucesso: METAS QUANTO AO TEMPO DE ENTREGA AO CLIENTE O tempo de entrega ao cliente demanda estudos e negociações específicas, atribuídas caso a caso e incorporados à gestão do estoque global, fatores como: Urgência e frequência de demanda pelo cliente; Forma de atuação das empresas concorrentes; O que necessita fazer operacionalmente para concluir a entrega ao cliente. DEFINIÇÃO DOS NÍVEIS DE FLUTUAÇÃO DOS ESTOQUES NAS QUESTÕES DE VEN- DAS E CONSUMO Considerar as possíveis flutuações nas demandas de vendas e consumo que estejam associados a: Sazonalidades (produto de época, de estação, de safra, de calendário festivo,...) Ciclo de produção do fornecedor (em que momento ou em quanto tempo o fornecedor consegue preparar o produto solicitado). DEFINIÇÃO DA ROTATIVIDADE DOS ESTO- QUES Quanto mais rápido girar o estoque, melhor! Garantir maior rotatividade está associado a: 4

5 A frequência com que o fornecedor é capaz de atender; O lote econômico para compra (não adianta querer girar rápido quando este ato requer que os lotes sejam fracionados, gerando maior custo no próprio produto e maior custo com frete pela repetição de fretes mínimos); Com base na logística interna, na velocidade com que será capaz movimentar e repor os estoques; Com base na disponibilidade de capital de giro (saber quanto dinheiro pode ser disponibilizado para os estoques). DEFINIÇÃO DA FREQUÊNCIA PARA ABAS- TECIMENTO Seguem aos mesmos preceitos da rotatividade dos estoques. DEFINIÇÃO DO VOLUME FINANCEIRO A SER MANTIDO A TÍTULO DE ESTOQUE GLOBAL Eis uma decisão estratégica que se associa primordialmente ao capital de giro a ser disponibilizado para a conta estoques, considerando o dinheiro disponível e as condições de financiamento pelos fornecedores. Outra questão é a divisão do estoque total em diferentes lotes com base nos diferentes grupos de produtos de venda ou produção¹. ¹ Sempre que nos referimos à produção, tratamos simultaneamente a produção de industrialização e da prestação de serviços. É assim que você planeja e administra o seu estoque global? FERRAMENTAS PARA CONTROLE DE ES- TOQUE Controle de estoques por produto A ferramenta de controle dos estoques por produto tem como importante função propiciar um controle da movimentação física e financeira dos estoques. É através deste controle, que, além de garantir o controle da movimentação, pode-se calcular estrategicamente os níveis mínimos e máximos de estoques e tem-se o custo médio unitário que serve como base de cálculo para a formação do preço de venda. Data Doc nº Entrada QUANTIDADE Valor - R$ Custo Médio Saída Saldo Entrada Saída Saldo Unitário Custo Aquisição 1-mar R$ 1.200,00 R$ 1.200,00 R$ 12,00 R$ 12,00 3-mar R$ 588,00 R$ 612,00 R$ 12,00 6-mar R$ 408,00 R$ 204,00 R$ 12,00 2-arb R$ 1.500,00 R$ 1.704,00 R$ 14,56 R$ 15,00 4-abr R$ 48,00 R$ 1.656,00 R$ 14,56 4-abr R$ 540,00 R$ 1.116,00 R$ 14,56 7-abr R$ 675,00 R$ 441,00 R$ 14,56 5

6 INVENTÁRIO DE ESTOQUES Não basta conhecer e controlar os volumes de cada item, em cada grupo e o estoque global, é preciso fazê-lo com regularidade para garantir sua total segurança quanto a: Integridade física dos estoques (no inventário é importante analisar situações como: deterioração, validade, quebras...); Ao conhecimento real do volume em estoque, para com isso, estabelecer estratégias para girar e reduzir os volumes e os itens em estoques. GRUPO CÓDIGO DESCRIÇÃO UNIDADE QUANT. VLR CUSTO UNID. TOTAL CUSTO MATÉRIA-PRIMA MADEIRA SERRADA 15X15X150 m3 58 R$ 250,00 R$ ,00 MATÉRIA-PRIMA MADEIRA SERRADA 10X10X150 m3 125 R$ 185,00 R$ ,00 INSULMOS PREGOS 21 Cx c/ 1000 unid. 3 R$ 750,00 R$ 2.250,00 INSULMOS PREGOS 15 Cx c/1000 unid. 19 R$ 680,00 R$ ,00 INSULMOS GRAMPO Cx c/ unid. 14 R$ 120,00 R$ 1.680,00 EMBALAGENS CAIXA EMBALAGEM 1 Cx. c/ 25 unid. 20 R$ 250,00 R$ 5.000,00 TOTAL DOS ESTOQUES... R$ ,00 A recomendação é que este inventário ocorra com grande frequência. Tê-los verificados mensalmente é uma boa prática. CURVA ABC Mais uma importante análise da gestão dos estoques é conhecer a curva ABC, o que significa conhecer de cada item qual é sua participação financeira no grupo de estoques e na estrutura do capital de giro, sabendo quanto ela efetivamente representa e distinguindo pelos 3 diferentes níveis, a participação de cada item. Como prática usual, conhecer a curva ABC dos estoques e compará-la com a curva ABC das vendas, deverá ser a principal análise e por conta disso, devem ser adotadas práticas para eliminação dos itens e para o controle das compras. GRUPO CÓDIGO DESCRIÇÃO UNIDADE QUANT. VLR CUSTO UNID. TOTAL CUSTO ANÁLISE CURVA ABC MATÉRIA-PRIMA MADEIRA SERRADA 10X10X150 m3 125 R$ 185,00 R$ ,00 R$ ,00 100,0% A MATÉRIA-PRIMA MADEIRA SERRADA 15X15X150 m3 58 R$ 250,00 R$ ,00 R$ ,00 61,0% B INSULMOS PREGOS 15 Cx c/ 1000 unid. 19 R$ 680,00 R$ ,00 R$ ,00 37,0% B INSULMOS PREGOS 21 Cx c/ 1000 unid. 3 R$ 750,00 R$ 2.250,00 R$ 8.930,00 15,0% C EMBALAGENS CAIXA EMBALAGEM 1 Cx. c/ 25 unid. 20 R$ 250,00 R$ 5.000,00 R$ 6.680,00 11,0% C INSULMOS GRAMPO Cx c/ unid. 14 R$ 120,00 R$ 1.680,00 R$ 1.680,00 3,0% C 6

7 Estrategicamente os itens da curva A devem receber especialíssima atenção por representarem a maior proporção de investimentos financeiros, depois, em segundo plano as atenções deverão ser voltadas para os itens da curva B, e tão somente ao final, deverão ser tratados os itens da curva C. Esta curva ABC está definida nos seguintes padrões: Curva A = todos os itens do qual seu montante em estoque representam o intervalo entre 80% e 100%; Curva B = todos os itens do qual seu montante em estoque representam o intervalor entre 20% a 80%; Curva C = todos os itens do qual seu montante em estoque representam o intervalo entre 0% a 20%. COMPARATIVO DE VENDA x ESTOQUE EXISTENTE Comparar as vendas realizadas com os estoques existentes tem a ver com a realização de críticas a duas ações operacionais praticadas: As vendas terão ocorrido de acordo com as demandas, porém, considerando também os estoques existentes? As vendas poderiam ser estimuladas a ponto de ocorrerem em maiores proporções com foco na redução dos estoques existentes e ao estímulo do aumento de vendas? Os estoques existentes são administrados com base nas previsões de vendas por item? ANÁLISE COMPARATIVA: ESTOQUE X VENDA ANÁLISE ESTOQUE ATUAL ANÁLISE DA VENDA DO MÊS GRUPO DESCRIÇÃO QUANT. VLR CUSTO UNIT. TOTAL CUSTO QUANT. VENDIDA VLR VENDA UNID. TOTAL CUSTO MATÉRIA-PRIMA 2 MADEIRA SERRADA 10X10X R$ 185,00 R$ ,00 MATÉRIA-PRIMA 1 MADEIRA SERRADA 15X15X R$ 250,00 R$ ,00 INSULMOS 2 PREGOS R$ 680,00 R$ ,00 INSULMOS 1 PREGOS 21 3 R$ 750,00 R$ 2.250,00 EMBALAGENS CAIXA EMBALAGEM 1 20 R$ 250,00 R$ 5.000,00 INSULMOS 3 GRAMPO 14 R$ 120,00 R$ 1.680,00 15 R$ 277,50 R$ 4.162,50 6 R$ 375,00 R$ 2.250,00 1 R$ 1.020,00 R$ 2.040,00 5 R$ 1.125,00 R$ 5.625,00 10 R$ 375,00 R$ 3.750,00 0 R$ 180,00 R$ - Ao analisarmos o quadro do estoque atual e confrontarmos com as vendas destes mesmos itens, realizados num determinado período, podemos observar situações distintas para cada um dos itens. Tomando como exemplo os dados simulados no quadro acima com considerações na sequência dos itens: O primeiro item representa a curva A com relação ao montante de investimento na conta estoque, no entanto, na relação de venda o volume é bem inferior ao volume em estoque; 7

8 O segundo, terceiro e o quinto item igualmente apresentam um desempenho de venda inferior ao estoque existente; O quarto item apresentou um desempenho de mais vendas do que estoque remanescente, isso representa um desempenho bastante interessante, especialmente porque está ocorrendo um giro com baixo nível em estoque; E no último item não ocorrerá venda mesmo com a existência de estoque. E quais conclusões a serem extraídas destas situações? Temos itens com grande quantidade em estoque, superiores aos padrões de vendas, então, é muito estoque ou pouca venda? Por que manter níveis elevados de estoques se não ocorrerem vendas? Temos também a situação de itens sem demanda durante todo o período, então, por que a existência desse estoque? 8