GESPOS WINDOWS. Manual do Utilizador GESTÃO DE CORES E TAMANHOS

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1 GESPOS WINDOWS Manual do Utilizador GESTÃO DE CORES E TAMANHOS 1

2 A Gestão de cores e tamanhos do Gespos Windows é seguramente a gestão mais eficaz para qualquer tipo de loja que comercialize produtos no sector do vestuário e calçado. No entanto o Gespos Windows foi mais longe e para além da gestão de cores e tamanhos para o comércio a retalho, devido à sua grande flexibilidade e personalização, é também possível colocar este aplicativo em distribuidores (grossistas) para esta área de produtos. Iremos verificar que para além da gestão das cores e tamanhos, e da personalização de movimentação e documentos, é também possível imprimir etiquetas com códigos de barras específicos para este tipo de mercado. 1- Configuração Inicial Para que se active o módulo de gestão de cores e tamanhos, o utilizador tem apenas que seleccionar a opção de cores e tamanhos que se encontra nas Configurações, no item Parâmetros. Como é indicado na Fig.1, o utilizador deverá activar a opção específica de cores e tamanhos, no menu: Diversos\Configurações\Parâmetros. Em seguida deverá pressionar na opção Fechar e Gravar. Importante: Depois de activar e gravar a função específica de cores e tamanhos, o utilizador deverá sair da aplicação e voltar a entrar para que todas as configurações fiquem devidamente activadas. Fig Como Criar Cores O utilizador do Gespos Windows tem a possibilidade de criar até 999 cores no aplicativo, de forma a poder efectuar as mais diversas combinações nos artigos. Para tal, deverá criar as várias cores necessárias para os seus artigos, no menu de TABELAS, sub menu CORES. Sugestão: Crie inicialmente todas as cores que poderá utilizar em todos os seus artigos. 2

3 Fig. 2 Fig. 3 No Sub menu Cores, conforme indicado na Fig.2, o utilizador tem duas hipóteses de criar a cor, podendo optar por pressionar no ícone NOVO e em seguida em ENTER ou pressionar de imediato em ENTER, quando o cursor se encontra no campo do número da ficha, passando o cursor para o campo do descritivo da cor. Após inserir o descritivo da cor, ao efectuar ENTER para o campo seguinte, o aplicativo irá abrir uma janela onde o utilizador poderá seleccionar a cor pretendida para o descritivo anteriormente indicado (Fig. 3). Para visualizar as cores já preenchidas, o utilizador poderá pressionar no ícone de pesquisa ou indicar zero no nº da cor e em seguida pressionar em Enter. Serão apresentadas todas as cores criadas até então. Sugestão: a selecção da cor na respectiva paleta não é obrigatória, no entanto, caso a indique, será apresentada a cor aquando da associação das cores aos artigos assim como na movimentação (vendas, compras, movimentos de stock) por grelha. Desta forma, o utilizador identificará a cor com maior rapidez. 3 - Como Criar Tamanhos O utilizador do Gespos Windows tem a possibilidade de criar até 99 tamanhos no aplicativo, de forma a poder efectuar as mais diversas combinações nos artigos. Para tal, deverá criar os vários tamanhos necessários para os seus artigos, no menu de TABELAS, sub menu TAMANHOS. Sugestão: Crie inicialmente todos os tamanhos que poderá utilizar em todos os seus artigos. Fig. 4 Fig. 5 No Sub menu Tamanhos, conforme indicado na Fig.4, o utilizador tem duas hipóteses de criar o tamanho, podendo optar por pressionar no ícone NOVO e em seguida em ENTER ou pressionar de imediato em ENTER, quando o cursor se encontra no campo do número da ficha, passando o cursor para o campo do descritivo do tamanho. Para gravar o tamanho criado, pode pressionar no ícone da janela do lado esquerdo GRAVAR ou, após inserir o descritivo do tamanho, efectuar ENTER, sendo então visualizada uma caixa para gravar. (Fig. 5). Para visualizar os tamanhos já criados, o utilizador poderá pressionar no ícone de pesquisa ou indicar zero no nº do tamanho e em seguida pressionar em Enter. Serão apresentados todos os tamanhos criados até então. 3

4 4 - Como associar cores e tamanhos nos artigos Após ter criado as cores e tamanhos é altura agora de associa-los aos respectivos artigos. Após ter seleccionado o artigo onde irá associar as cores e tamanhos, deverá seleccionar no tabulador que se encontra do lado esquerdo, na vertical, da ficha do artigo com o nome COT/TAM.( Fig.6). Será então apresentada a ficha de associação das cores e tamanhos (Fig.7). Fig. 6 Fig. 7 De forma a podermos elucidar de forma mais precisa, esta associação das cores e tamanhos, iremos criar alguns sub itens a exemplificar na imagem seguinte: 4

5 Fig. 12 A Indicação de Padrão para cores e tamanhos entretanto criados num determinado artigo e que servirá de base para a associação das mesmas cores e tamanhos para outros artigos ( ver item nº 4.4) B - Indicação do código de barras de 7 dígitos, para posterior indicação automática da cor e tamanho (ver item 4.3) C - Seleccionar Tamanhos D Seleccionar Cores E Indicação da forma de indicar tipo de preços : Com Iva ou Sem Iva (ver item 4.5) F Indicação de preços diferentes para tamanhos diferentes Como associar tamanhos nos artigos Conforme indicado na Fig. 8, o utilizador deverá pressionar no Ícone de selecção de tamanhos (C), onde serão apresentados os diversos que foram criados nas tabelas de tamanhos. Depois de seleccionados estes passarão para o ecrã conforme indicado na Fig. 9 5

6 Fig. 8 Fig Como associar Cores Conforme indicado na Fig. 10, o utilizador deverá pressionar no Ícone de selecção de cores (C), onde serão apresentadas as diversas cores que foram criadas nas tabelas de cores. Depois de seleccionadas estas passarão para o ecrã conforme indicado na Fig. 11. Fig. 10 Fig Como associar código de barras nos artigos Se o utilizador pretender criar código de barras nos artigos com cores tamanhos, deverá indicar 7 dígitos numéricos no campo B da Fig. 12. Desta forma o artigo terá sempre 7 dígitos, mas aquando da criação do código de barras, ou aquando da movimentação, o Gespos Windows reconhecerá o artigo e as respectivas cores e tamanhos pelo próprio código de barras, uma vez que o Gespos Windows criará/reconhecerá os restantes 5 dígitos, sendo os 3 primeiros referentes aos códigos das cores (3 dígitos referentes a 999 cores) e os restantes 2 dígitos, referentes aos 99 tamanhos possíveis. Desta forma o utilizador ao registar, por exemplo, um artigo com o código , será imediatamente reconhecido que é o artigo (camisola Homem XX ) da cor 001(por exemplo verde) e do tamanho 01 (por exemplo XL). O Gespos Windows interpretará sempre 12 dígitos para artigos com cores e tamanhos. 6

7 4.4 - Como seleccionar um padrão de cores e tamanhos para artigos identicos O Gespos Windows tem a possibilidade de gravar determinado padrão de cores e tamanhos e posteriormente utilizar esse mesmo padrão pode ser utilizado para outros artigos, sem necessidade de se indicar novamente as cores e tamanhos. Exemplo: se criar para o artigo CASACO as cores Amarelo, Verde e Azul, e os tamanhos S, M, L, XL, pressiona no campo A da Fig. 12 e cria um descritivo padrão, por exemplo, com o nome Padrão-casaco e grava a ficha do artigo. Nos próximos artigos que criar, idênticos ao CASACO, poderá utilizar as mesmas cores e tamanhos do artigo anterior, necessitando apenas que, após a criação da ficha geral do artigo, pressionar no campo A da Fig.12 e seleccionar o descritivo padrão. De imediato o Gespos Windows irá colocar as mesmas cores e tamanhos do artigo anterior ( do padrão padracasaco ). 4.5 Como indicar preços diferentes para cada tamanho Conforme indicado na Fig. 13, após a selecção dos diversos tamanhos, o utilizador poderá criar diversos preços de custo e de venda ( 1,2, e 3) para diversos tamanhos. Para tal tem apenas que seleccionar o campo dos preços conforme indicado na Fig.13 e aí mesmo indicar os respectivos preços. Em relação aos preços de custo, aquando da criação do artigo não é necessário a indicação do preço de custo, uma vez que efectuando a compra ( ou entrada de artigo por movimentos), este será actualizado automaticamente baseado no último Preço de Custo. 4.6 Como eliminar cores ou tamanhos já seleccionados num artigo Para eliminar as cores ou tamanhos já seleccionados na ficha do artigo, seleccione com o rato a cor/tamanho pretendido e de seguida pressione no Ícone de eliminação indicado na Fig. 14. NOTA: não poderá eliminar cores e tamanhos de determinado artigo que tenham já sido movimentados. Fig. 13 Fig MOVIMENTOS DE ARTIGOS COM CORES E TAMANHOS Existem duas formas de movimentação possíveis para artigos com cores e tamanhos : Por Grelha ou por campo cor e tamanho na linha de movimentação. 5.1 Movimento de artigos cor/tamanho com GRELHA 7

8 Caso o utilizador deseje movimentar artigos com cores e tamanhos em sistema de GRELHA, deverá activar os campos dos documentos com a configuração necessária. Para tal, os CAMPOS por DOCUMENTOS (em Configurações \Configuração de documentos \ Campos de Documentos) deverão estar configurados de forma a que seja solicitada grelha, escolhendo para tal a configuração PADRÃO que se encontra demonstrado na fig. 15, sob o item A (Depois de seleccionada a opção Padrão, deverá pressionar no botão carregar ). Pode ainda alterar a disposição desses mesmos campos, assim como eliminar algum que seja desnecessário e desta forma personalizar a configuração de campos para o ecrã de movimentos. NOTA: conforme indicado na Fig. 15, no item B, pode ter diferentes personalizações por tipo de documento, quer em vendas, compras ou documentos directos de Stock. Usualmente, para lojas, os utilizadores preferem que nas compras os artigos entrem em forma de GRELHA, ao contrário das vendas, em que este é efectuado com o campo cor e tamanho disponíveis na própria linha de movimentos. (Configuração COR/TAMANHO) Conforme indicado na Fig. 16, assim que o utilizador, por exemplo, numa compra cuja configuração de documento tenha sido seleccionado como configuração PADRÃO, tenha indicado o artigo a comprar, aparecerá de imediato uma grelha em que o utilizador indicará a quantidade por cada cor e tamanho, assim como os preços de custo. Nota: Para finalizar a indicação das diversas quantidades na Grelha, o utilizador pode pressionar com o rato no botão OK, ou então premir simplesmente em PAGEDOWN. Fig. 15 Fig. 16 Quer nas compras, quer nas vendas, após indicação das quantidades de cores e tamanhos, o Gespos desdobrará essa mesma grelha em várias linhas de movimentos, sendo que cada uma das linhas conterá então a quantidade respectiva de cada cor e tamanho introduzidas na grelha. (Fig. 17) Para alterar ou anular uma das linhas, o processo é o mesmo que para a utilização genérica do aplicativo, ou seja, pode pressionar com o rato directamente na linha que deseja alterar, ou no campo LINHA, indicando directamente o nº da linha a alterar. Terá então de imediato um menu onde indicará se pretende alterar ou anular a respectiva linha 5.2 Movimento de artigos cor/tam. com campos em linha (referência ou cód. de barras) Para o utilizadores que não deseje utilizar o sistema de GRELHA, deverá activar os campos dos documentos com a configuração necessária. Para tal, os CAMPOS por DOCUMENTOS (em Configurações \Configuração de documentos \ Campos de Documentos) deverão estar configurados de forma a que não seja solicitada a Grelha, mas sim que visualize na própria linha de movimentos, os campos COR e TAMANHO., escolhendo para tal a configuração COR/TAM. que se encontra demonstrado na fig. 17, (Depois de seleccionada a opção COR/TAM. ), deverá pressionar no botão carregar ). 8

9 Pode ainda alterar a disposição desses mesmos campos, assim como eliminar algum que seja desnecessário e desta forma personalizar a configuração de campos para o ecrã de movimentos. NOTA: conforme indicado na fig 15, no item B, pode ter diferentes personalizações por tipo de documento, quer em vendas, compras ou documentos directos de Stock. Usualmente, para lojas, os utilizadores preferem que nas compras os artigos entrem em forma de GRELHA, ao contrário das vendas, em que este é efectuado com o campo cor e tamanho disponíveis na própria linha de movimentos. (Configuração COR/TAMANHO). No entanto, no caso de distribuidores / grossistas, estes preferem a utilização do sistema de GRELHA, quer nas compras, quer nas vendas. Não utilizando o sistema de Grelha, o utilizador, quando estiver na linha de movimentos, após indicar o artigo, terá o cursor posicionado nos campos COR e TAM. Poderá então escolher qual a cor e tamanho a movimentar (Fig. 18), indicando de seguida, qual a quantidade para a cor e tamanho que seleccionou na respectiva linha de movimentos. O processo é o mesmo quer esteja a movimentar no Back Office, ou no POS para vendas, assim como para compras e movimentos de documentos de Stock. Caso esteja a utilizar Código de barras, uma vez que ao imprimir a etiqueta, esta é impressa já com os 7 dígitos e os restantes 5 que identificam a cor a tamanho, ao ser lido, imediatamente o cursor ficará posicionado na quantidade ( se estiver configurado para tal). Pode efectuar um teste, indicando no campo Código de barras, o código de barras do artigo manualmente com 12 dígitos, por exemplo, (com o código do artigo com 7 dígitos, por exemplo ). Ao registar estes dígitos, imediatamente o aplicativo identificará a cor e o tamanho, neste caso a cor nº 1 e o tamanho nº 1. Fig. 17 Fig Consultar Stock por cor e tamanho Existem duas formas de consultar stock de determinado artigo com cores e tamanhos 6.1 Inventário por cor e tamanho (Relatórios de Stock Inventários) Nos Relatórios de Stock (Inventários de existência global ou por armazém), poderá visualizar o Stock dos artigos com cores e tamanhos e respectiva quantidade. Quando emite um relatório dos acima mencionados, os campos cores e tamanhos não estão disponíveis de imediato. Para tal deverá pressionar com o botão do lado direito do rato em cima da listagem entretanto enviada para o ecrã e escolher a opção MOSTRAR CAMPOS (FIG19). (pode, entretanto criar uma nova listagem, 9

10 optimizada optando por não alterar a original, ) É então visualizado um ecrã em que o utilizador pode personalizar a sua listagem, acrescentando ou retirando campos (des)necessários (FIG.20). Seleccione os dois campos referentes à COR e TAMANHO. Estes campos são então acrescentados na listagem (relatório), mantendo-se do lado direito da listagem. Pode arrastar ambos os campos e coloca-los à frente do descritivo do produto, conforme indicado na FIG.21 e FIG22. Fig. 19 Fig. 20 Fig. 21 Fig Visualização de quantidades por cor e tamanho na ficha do artigo Na ficha do artigo, poderá visualizar as quantidades por cor e tamanho respectivos. Para tal, quando está na ficha do artigo, pressione no tabulador do lado direito da ficha com o nome STOCK, conforme indicado na FIG23. Será então apresentado um ecrã que contém a quantidade do artigo nos diversos armazéns. Para visualizar as quantidades por cor e tamanho, pressione no campo EXISTENCIA POR, conforme assinalado na FIG23, e seleccione a opção Cor e Tamanho. Será então apresentado um ecrã com as quantidades das respectivas cores e tamanhos ( FIG.24). Poderá ainda visualizar a quantidade do artigo (por cor e tamanho ou referencia) existente nos vários armazéns (ou lojas), conforme seleccionado na FIG.24, no campo ARMAZÉM. 10

11 Fig. 23 Fig