UFCD 786 Instalação e configuração de sistemas de bases de dados

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1 Pág 2 UFCD 786 Instalação e configuração de sistemas de bases de dados Formadora Elsa Almeida Índice 1 Introdução Formulários Criar Formulários Inserção de Novos Registos e Manipulação de Dados Localizar um registo para editar Substituição Automática de Valores Ordenação de Registos Filtros Vantagens dos Filtros Criar e aplicar um Filtro Filtrar por Secção Filtrar por Formulário Relatórios Criar um relatório Criar um relatório com recurso ao assistente... 18

2 Pág 3 1 Introdução Neste módulo irá ser discutido a funcionalidade de formulários e relatórios do Microsoft Access Uma forma de poupar dinheiro quando se faz uma base de dados para gerir algum sistema é usar os formulários do Microsoft Access para permitir várias visões da base de dados aos vários utilizadores que possam ter acesso ao sistema. Embora essa funcionalidade seja útil é bastante limitada quando comparada com a programação de uma aplicação que trabalhe com a base de dados. Assim, aprender a tirar o máximo das funcionalidades dos formulários torna-se bastante importante. Para colmatar as limitações dos formulários, existe outra funcionalidade do Access chamada de Relatórios, que permite fazer a impressão de dados, que é algo que os formulários não são capazes de executar. Este manual está dividido em três capítulos: o primeiro para a introdução; o segundo para abordar os Formulários, onde será explicado o modo de funcionamento dos relatórios; finalmente o terceiro capítulo irá abordar os vários assistentes de elaboração de relatórios.

3 Pág 4 2 Formulários O Modo Folha de Dados que é utilizado nas tabelas e consultas é apenas uma das formas utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas. Não será porém, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que não existe um controlo real sobre as operações realizadas pelo utilizador. O ideal seria utilizar uma analogia de um formulário em papel, dado que deste modo transportávamos para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as pessoas já se habituaram. Um formulário permite a visualização de um ou mais registos, podendo ser imposta uma limitação em relação a essa visualização. Isto não traz nada de novo em relação ao Modo Folha de Dados. Mas, um formulário permite ao seu desenhador determinar a forma como os dados vão aparecer no ecrã, utilizar gráficos, imagens, etc., bem como controlar a forma como os dados são introduzidos e visualizados - utilizar listas de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens de erro para valores incorrectos, valores predefinidos, resultados de cálculos aritméticos, etc. 2.1 Criar Formulários O método mais fácil e rápido de criar um formulário é utilizar o Assistente. O Assistente Automático produz um formulário pré-formatado sem colocar quaisquer perguntas ao utilizador, para a sua construção. Todos os outros assistentes colocam questões e constroem o formulário baseado nas respostas dadas pelo utilizador. Quando utiliza um formulário para introduzir ou visualizar dados, o formulário deve estar ligado à tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados dependem apenas de uma tabela, o formulário deve ser baseado apenas nessa tabela. Por outro lado, se os dados que pretende colocar no formulário derivam de várias tabelas, então deve construir uma consulta e basear a construção do formulário nessa consulta.

4 Pág 5 Criar um formulário com o Assistente Na janela da base de dados, dê um clique no botão Formulário Escolha o botão Novo Seleccione o nome da tabela ou consulta para o qual vai construir o formulário e dê um clique no botão OK. O passo seguinte consiste em seleccionar os campos da tabela ou consulta que se pretendem colocar no formulário.

5 Pág 6 Na lista Campos disponíveis surgem os campos da tabela ou consulta e na lista irão surgir os campos seleccionados e que vão aparecer no formulário Na caixa seguinte é solicitado ao utilizador o formato (esquema) do formulário.

6 Pág 7 Seleccione o estilo (aparência) para o formulário

7 Pág 8 Por último, surgirá a caixa final do assistente que solicita um título para o formulário.

8 Pág Inserção de Novos Registos e Manipulação de Dados Na introdução e manipulação de dados, o formulário utiliza praticamente as mesmas regras da Folha de dados. Sendo assim, para introduzir um novo registo basta dar um clique no botão. Para eliminar um registo, basta dar um clique no selector de registos, que se encontra do lado esquerdo do formulário, e carregar na tecla Delete. Neste caso, por se tratar da eliminação de um registo o Access pede uma confirmação. 2.3 Localizar um registo para editar A edição de registos num formulário acontece sempre que se trocam valores nos componentes ligados aos campos da base de dados. Para localizar um registo é possível

9 Pág 10 usar as setas de navegação ou pesquisar por todos os campos do formulário, um conjunto de texto com recurso à caixa Procurar. 2.4 Substituição Automática de Valores Como é do conhecimento através de outras aplicações da Microsoft, o Access também dispõe do comando Substituir, que permite substituir de uma forma rápida, a ocorrência de uma determinada palavra por outra palavra. Na caixa de diálogo em baixo, o utilizador terá, em primeiro lugar, de introduzir na caixa Localizar o valor que pretende procurar/substituir, e na caixa Substituir por o valor que irá substituir o existente. A opção Procurar em refere-se ao local onde o Access irá efectuar a procura. As opções disponíveis são o Formulário ou o Campo que estava seleccionado. Deve-se sempre escolher o campo seleccionado para minimizar as hipóteses de erro, ou valores trocados incorrectamente.

10 Pág Ordenação de Registos Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, também nos formulários o utilizador poderá recorrer aos botões de ordenação de registos. Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenação e dar um clique no botão. Este procedimento é aplicável a tabelas e formulários. 3 Filtros Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer ao comando Localizar. Porém, este comando apenas vai apresentando as diversas ocorrências de uma determinada palavra/texto que existem ao longo da tabela em vários registos e por isso levaria algum tempo até serem encontradas todas as ocorrências. Para resolver este problema existem os Filtros. Um filtro não é mais do que um conjunto de condições/critérios aplicados a registos de modo a apresentar apenas um subconjunto dos registos existentes na tabela. Quer isto dizer que após a aplicação do filtro, o Access apresenta apenas os registos que satisfazem as condições impostas, como se apenas existissem esses registos na tabela. Os filtros são aplicáveis em tabelas e formulários.

11 Pág Vantagens dos Filtros Um filtro é como uma simples consulta, com a diferença de que apenas aplicável a uma tabela ou a um formulário abertos. Um filtro é a melhor opção quando, temporariamente pretendemos visualizar um subconjunto de registos. 3.2 Criar e aplicar um Filtro Existem 2 tipos de filtros: Filtrar por Selecção - Filtragem de registos através do próprio formulário (apenas um critério de selecção de registos os dados do campo onde estiver posicionado). Filtrar por Formulário - Filtragem de registos através de um novo formulário com base no actual (possibilita mais de um critério - idêntico aos critérios aplicados numa consulta) Filtrar por Secção 1. Posicione-se no campo do registo onde se encontra o critério (dado(s) para a aplicação do filtro) para que se efectue a selecção (filtragem) de registos.

12 Pág Depois de escolher o campo a filtrar ( Morada neste caso), vá ao botão de Selecção e escolha a opção que se aplique, consoante o caso. Para remover o filtro criado, basta carregar no botão Activar/Desactivar Filtro.

13 Pág Filtrar por Formulário Nesta opção irá aparecer um novo formulário, onde o utilizador deverá inserir os critérios de selecção em cada campo. Depois de escolher os filtros apropriados para cada campo deve carregar no botão aplicar filtro, tal como no Filtrar por Secção.

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15 Pág 16 4 Relatórios Uma das funcionalidades de um SGBD ou programa de gestão empresarial, é a impressão de relatórios. O principal objectivo dos relatórios é a aglomeração de vários dados num formato que seja amigável com as impressoras. Muitas das vezes os gestores das empresas nada percebem de informática, logo, o facto dos dados estarem em papel ajuda a que a gestão da empresa seja mais fiável. 4.1 Criar um relatório Para criar um relatório devemos aceder ao separador Criar, e seleccionar a opção que seja mais apropriada. A opção mais simples de usar é o botão Relatório que gera um relatório novo, consoante o objecto que esteja escolhido. Pode-se criar um relatório a partir de tabelas, consultas e formulários. O mais apropriado será criar um relatório a partir de uma consulta, pois na maior parte das vezes é necessário que os relatórios tenham vários dados cruzados. Vejamos a sequência de criar um relatório:

16 Pág 17 Primeiro escolhemos o objecto sobre o qual iremos criar o relatório. Basta escolher o objecto no menu em cima, não é necessário abrir. Depois acedemos ao separador Criar, e carregamos no botão Relatório.

17 Pág 18 Com estes passos somos capazes de criar um relatório sem esforço. Na imagem em baixo está o aspecto geral do relatório. 4.2 Criar um relatório com recurso ao assistente Também é possível criar um relatório com recurso a um assistente, tal como uma consulta ou um formulário. Para tal escolhemos a opção Assistente de Relatórios no separador Criar.

18 Pág 19 O assistente possibilita seleccionar todas as tabelas e consultas, tal como um assistente de consultas. Depois de escolhidos os campos que queremos relacionar num relatório carregamos em Seguinte e é-nos apresentado outro conjunto de opções.

19 Pág 20 Como a tabela dominante é a tabela de Grupos, esta aparece escolhida por defeito. No entanto é possível organizar o relatório para que os dados sejam agrupados pela outra tabela. Na janela seguinte é-nos apresentado uma opção de criar mais níveis de agrupamento. Estes são facultativos e só devem ser usados quando queremos mais um nível de organização dos dados. Na próxima janela escolhemos a ordenação dos campos apresentados no relatório.

20 Pág 21 Podem ser escolhidos até um máximo de 4 campos para ordenar.

21 Pág 22 Na janela em cima escolhe-se o esquema do documento e a orientação da página. Ao trocarmos o esquema a figura do lado esquerdo troca também a disposição dos rectângulos dando um pequeno preview ao utilizador. Depois escolhemos o estilo em que o relatório irá ser feito. Os estilos já estão pré-definidos e existem muitos, no entanto é sempre possível dar outras configurações depois do relatório estar criado. Tal como na janela anterior, ao escolhermos um novo estilo, a figura da esquerda vai-se adaptando à opção escolhida. Resta concluir a operação e fechar o assistente.

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23 Pág 24 É apresentado no final de operação, a pré visualização do relatório gerado, que a partir desse momento está pronto a ser impresso.