Lista Série de linhas da folha de cálculo que contém dados relacionados, como por exemplo, uma base de dados.

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Linda Vieira Madeira
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1 Listas de dados Lista Série de linhas da folha de cálculo que contém dados relacionados, como por exemplo, uma base de dados. Base de Dados Conjunto de dados relacionados, organizados de uma forma lógica e consistente. Uma vez que o Excel também permite o armazenamento organizado de dados, torna-se possível implementar bases de dados simples com ele. Contudo, existem limitações: o Armazenamento todos os dados são carregados em memória. Bases de dados com grandes dimensões... o Controlo da integridade dos dados não existe!... Permite a criação de pequenas bases de dados Uma base de dados, no Excel, consiste essencialmente numa zona de trabalho (lista de dados) com o seguinte formato: o Colunas ou campos células que contêm sempre o mesmo tipo de dados o Linhas ou registos uma ocorrência de todos os campos. Colunas Registos Código Designação Preço P1 papel 100 P2 caneta 50 P3 lápis 30 Operações sobre uma BD em Excel: o Inserção de registos o Alteração de registos o Eliminação de registos o Consulta/pesquisa (rudimentar) de dados Filtragem com, ou sem, critérios de pesquisa. o Análises estatísticas Manipular Listas de Dados 1/6

2 Criar BD: o Formato de tabela ou lista (nomes de campos, registos) o Deixar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista que constituirá a base de dados e outra qualquer informação o A lista é seleccionada automaticamente, desde que o cursor esteja posicionado em qualquer célula da BD. É esse espaço seleccionado que o Excel assume como sendo a BD, sobre a qual se pretendem efectuar operações. Considerações: o Conteúdo dos campos valores; fórmulas; vazio (<> espaço) o Utilizar um campo (coluna) para cada tipo de dados que se pretenda representar o Utilizar sempre o mesmo formato de dados para cada coluna o Não introduzir espaços em branco no início das células o Se houver outra informação abaixo da lista: Ao inserir novas linhas, poderemos receber a mensagem a dizer que a BD não pode crescer Se ficarem sem separação, será posteriormente incorporada na BD... Formas de Trabalho com a BD: o Edição normal o Formulário: Modo de edição ou pesquisa (um registo de cada vez). o Opções do menu Dados o Funções de Base de Dados: Bdobter extrai um único registo que verifica os critérios especificados. Gestão da BD com formulários: o Caixa de diálogo. o Permite visualizar e/ou alterar o registo corrente. Manipular Listas de Dados 2/6

3 Filtragem de Registos o Modo mais fácil de trabalhar com um conjunto de dados o Ao filtrar a lista são visualizados apenas os registos que verificam as condições (critérios) de filtragem o A informação à direita e/ou esquerda da lista pode ficar escondida quando se filtram dados o Opções do menu Dados: Filtro automático Filtro avançado Mostrar tudo Filtro automático (setas à direita do nome dos campos) simples o Lista todos os valores (itens) dessa coluna o Seleccionar um dos valores da coluna aparecem os registos que contêm esse valor nessa coluna. o Podem-se utilizar-se vários campos e especificar assim múltiplas condições de filtragem (uma por campo) Conjunção o Este tipo de filtragem está também limitado a ocorrências dos valores dos campos que já existem. Manipular Listas de Dados 3/6

4 Filtro automático (setas à direita do nome dos campos) personalizar o Permite pesquisas com meta caracteres (* e/ou?) o Permite pesquisas com operadores de comparação (=, <>, >, >=, <, <=) o Permite pesquisas com dois critérios para cada campo com E ou OU o Este tipo de filtro tem limitações se pretendermos especificar: Condições com mais do que 2 critérios para um só campo Critérios calculados (dependentes do resultado de uma fórmula) Condições do tipo: (horas > x E salários < y) OU (...) Portanto: o Conjunção de condições entre vários campos pode-se utilizar filtro avançado ou várias filtragens automáticas o Disjunção de condições entre vários campos tem que se utilizar um filtro avançado. Manipular Listas de Dados 4/6

5 Filtro avançado o Critérios com mais do que duas condições para um só campo o Critérios calculados (dependentes do resultado de uma fórmula) A fórmula terá que produzir um valor lógico A fórmula terá que referir pelo menos uma célula da lista Referência Relativa à(s) primeira(s) célula(s) com valores OU Nome da coluna Introduzir nome para cada critério calculado o Para utilizar este tipo de filtro: Cria-se a priori um intervalo com os critérios de filtragem Mesma linha E Linhas diferentes OU Funções BD o BDobter - extrai um único registo que verifica os critérios especificados. Extracção o Copiar para outro local Manipular Listas de Dados 5/6

6 Ordenar registos da lista o Ordenar por linhas ou colunas o Podemos especificar um máximo de 3 critérios de ordenação o Quando se pretende ordenar mais do que uma coluna, as linhas dados iguais na primeira coluna são ordenadas de acordo com a segunda coluna especificada. As linhas com dados iguais na segunda coluna são ordenadas de acordo com a terceira coluna especificada. Por exemplo: Considerem-se as colunas Apelido e Idade. Na ordenação destas duas colunas (1.º Apelido e em 2º Idade), caso existam dois apelidos iguais, o Excel ordena-os de acordo com a idade. Sub totais o Cálculo de subtotais para um intervalo de dados. o Insere linhas com os valores dos subtotais calculados o Ordenar, em primeiro lugar, os dados, antes de utilizar os sub totais! Manipular Listas de Dados 6/6

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