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1 Informática II Gestão Comercial e da Produção EXCEL Listas como Bases de Dados (TÓPICOS ABORDADOS NAS AULAS DE INFORMÁTICA II) Curso de Gestão Comercial e da Produção Ano Lectivo 2002/2003 Por: Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro

2 Índice O QUE É UMA BASE DE DADOS... 3 EVOLUÇÃO DOS SGBDS... 3 ARQUITECTURAS DE EXPLORAÇÃO... 4 BASE DE DADOS NO EXCEL... 4 ESTRUTURA DA BD EM EXCEL... 5 OPERAÇÕES SOBRE A BD EM EXCEL... 5 CRIAR BASE DE DADOS... 5 ALGUMAS CONSIDERAÇÕES... 7 FORMAS DE TRABALHO COM A BD... 7 GESTÃO DE BD COM FORMULÁRIO... 7 FILTRAGEM DE REGISTOS... 9 FILTRO AUTOMÁTICO... 9 Filtro Automático - Personalizar...11 FILTRO AVANÇADO...12 Extracção...14 Critérios Calculados...14 SUBTOTAIS...16

3 CAPÍTULO 1 Listas como Bases de Dados em Excel O que é uma base de dados Uma base de dados consiste num conjunto de dados relacionados, organizados de uma forma lógica e consistente, que pode ser simples ou complexa. EX. sistema de gestão de alunos. Um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) consiste numa base de dados mais o conjunto de programas para aceder e manipular esses dados. O SGBD proporciona uma interface entre dados e programas de aplicação e pedidos feitos ao sistema. Algumas tarefas do SGBD: controlo de concorrência; verificação e manutenção de integridade dos dados; verificação e manutenção de segurança (controlo de acessos); recuperação de dados em caso de falhas; etc. Evolução dos SGBDs Nos anos 60 surgem os sistemas de ficheiros de acesso sequencial, com processamento em batch. Nos anos 70 e 80, com os dispositivos de acesso directo, surgem os sistemas de ficheiros indexados e processamento transaccional. Começam a surgir os primeiros sistemas de gestão de bases de dados, sob a forma do modelo hierárquico e de rede. Nos anos 80, Codd lança as bases do modelo relacional e desenvolve o Sistema R, que com o Sequel, é o percursor do SQL, obrigatório em todos os SGBDRs actuais. O modelo relacional e os SGBDs permitem uma independência entre os dados e os tratamentos dos dados. O próprio SGBD mantém a estrutura dos dados (guardando-a no chamado dicionário de dados), permitindo a sua manipulação em regra, através de uma interface amigável ou por SQL. Podemos alterar a estrutura ou a aplicação de forma independente, traduzindo-se este facto numa enorme versatilidade. Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 3

4 Arquitecturas de Exploração Com os SGBDs e em resultado de evolução no domínio das redes, surge o chamado modelo cliente/servidor. Neste temos um ou mais servidores (que suportam o SGBD centralizado ou distribuído) e vários clientes. Mais recentemente, com o advento da Internet, surgem as intranets e a evolução para uma nova arquitectura centrada na rede, com vantagens de aligeiramento dos clientes, baixo custo de manutenção dos clientes e quase inexistência de formação de utilização (manejar um browser é tudo quanto é necessário). Base de Dados no Excel O Excel, como já devem ter percebido, é fundamentalmente uma folha de cálculo com gráficos. Mas dado que permite o armazenamento organizado de dados, pode implementar-se uma base de dados com ele. Revela obviamente enormes limitações (especialmente do ponto de vista de capacidade de armazenamento), já que todos os dados são carregados em memória (não permitindo assim bases de dados de grandes dimensões). Por outro lado, questões como controlo de concorrência, segurança, recuperação, controlo de integridade e outras, não se colocam, não lhe sendo dados quaisquer suporte. Poderá dizer-se que possui algumas facilidades de SGBD que permitem a criação de pequenas bases de dados. Assim, uma base de dados no Excel, consiste somente numa zona de trabalho que: possui uma determinada estrutura (semelhante a uma parte de uma BD); pode ser tratada de uma forma especial (através de algumas operações típicas da BD); Exemplos: lista de alunos: número, nome, morada, telefone pauta de disciplina: número, nome, classificação inventário de equipamento: código, descrição, custo, secção Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 4

5 Estrutura da BD em Excel Uma lista de dados ou tabela tem o seguinte formato: colunas, também denominados campos (terminologia tradicional), que consistem em células que contêm sempre o mesmo tipo de dados; linhas, também denominados registos em terminologia tradicional, que mais não é do que uma ocorrência de todos os campos de um elemento da lista; cada elemento da lista, mostra os atributos (propriedades) da entidade que pretende representar. Ex. a lista de clientes, permitira conhecer as propriedades relativas a um determinado cliente representado (nome, morada, telefone, saldo, etc.). Exemplo: Código Designação Preço Armazém Existências Q_alerta P1 Aab 100 A P2 Abc 150 A P3 Acd 130 A P4 Bab 200 A P5 Bbc 140 A P6 Abc 170 A P7 Xbc 110 A Operações sobre a BD em Excel inserção de registos alterações em registos remoção de registos consulta/pesquisa de dados, permitindo a especificação ou não de critérios de pesquisa, através de filtragem ou extracção. outras: ordenações e análises estatísticas. Exemplos: localizar itens de inventário com um custo superior a 100. Criar Base de Dados Numa folha, assegurar formato de tabela ou lista com: nomes de campos registos Deixar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista que constituirá a base de dados e outra informação A lista é seleccionada automaticamente desde que o cursor esteja posicionado em qualquer célula da BD Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 5

6 Para efectuar uma operação de BD, o Excel assume como BD a folha activa, ou seja todas as células que não sejam separadas (com colunas ou linhas em branco) à volta da célula activa. Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 6

7 Algumas Considerações O conteúdo dos campos da BD, pode ser: valores fórmulas nulo (<> de espaço) Utilizar um campo (coluna) separado para cada item de dados, que se pretenda manipular individualmente; Utilizar sempre o mesmo formato de dados para toda a coluna; Não introduzir espaços no início das células; Se houver outra informação abaixo da lista: ao inserir novas linhas, poderemos receber mensagem a dizer que a bd não pode crescer; se ficarem sem separação, serão posteriormente incorporados na bd, com as consequências possivelmente nefastas daí decorrentes. Formas de Trabalho com a BD Edição normal Formulário: Modo Edição ou Pesquisa. (Este último modo proporciona uma interface mais amigável (tipo ficha), mostrando um registo de cada vez) Opções menu Dados Funções de base de dados (já abordadas em Informática I), a que acrescentaremos a função Bdobter, que extrai um único registo que corresponde aos critérios especificados da maneira normal. Gestão de BD com Formulário colocar cursor numa qualquer célula da BD menu dados, formulário Mostra caixa de diálogo com: um registo de cada vez para todos os campos mostra indicação do registo corrente e número total de registos Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 7

8 mostra botões de operação novo - para adicionar registo eliminar - para remover registo restaurar - para desfazer alteração corrente localizar anterior localizar seguinte critério - permite especificar critério num ou mais campos com a barra de elevador, são visualizados sempre todos os registos, independentemente da especificação ou não de critérios. Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 8

9 Filtragem de Registos Operação / modo mais rápido e fácil de trabalhar com um conjunto de dados. Ao filtrar a lista são visualizadas apenas as linhas que obedecem à(s) condição(ões) definidas - critérios - e escondendo-se as outras. Obs. Não se esqueça que informação à esquerda e à direita da lista pode ficar escondida quando se filtram os dados. Opções do menu dados relacionadas: filtro automático mostrar tudo filtro avançado Filtro Automático aparecem setas à direita dos nomes dos campos dando um toque numa das setas é aberta uma lista com todos os itens dessa coluna, mais os itens todos e personalizar seleccionado um dos valores da lista, só aparecerão os registos que obedeçam a esse valor nesse campo e as setas mudam de cor podem utilizar-se múltiplos campos e especificar assim múltiplas condições (só uma por cada campo) Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 9

10 Para remover critério: se for um critério, bastará escolher todos na lista do campo desejado; se forem vários critérios (um em cada campo), será mais rápido ir ao menu dados, filtro e seleccionar mostrar todos. Desactivar filtro: novamente, menu dados, filtro e filtro automático. Contudo: Este tipo de filtragem está limitada a determinadas ocorrências de valores dos campos (os que já existem) e só por igual; Não permite encontrar por exemplo os registos dos alunos cujos nomes sejam iniciados por M. Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 10

11 Filtro Automático - Personalizar Permite pesquisas: com metacaracteres (* e?) de funcionalidade idêntica ao windows; com valores numéricos e utilizando operadores de comparação (>, <,...); definir até dois critérios para cada campo com e ou ou. Passos: menu: dados, filtro, filtro automático nos campos escolher a opção personalizar da lista surge uma caixa de diálogo mostrada acima, onde poderemos especificar um ou dois critérios e se se trata de conjunção ou disjunção de critérios. Exemplos: encontrar registos de designação iniciada em A Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 11

12 encontrar registos com existências igual ou maior a 500 e inferior ou igual a 800. Este tipo de filtro tem limitações se pretendermos especificar critérios complexos: condições com mais de dois critérios para um só campo critérios mais sofisticados do tipo (horas >x e salários < y) ou (...), ou seja, critérios de comparação múltiplos critérios calculados Filtro Avançado Para filtrar lista utilizando critérios complexos: critérios com mais de duas condições para um só campo; critérios calculados, ou seja, dependentes de resultado de fórmula Ex. Produtos a reabastecer =Existências Q_Alerta < 0 para utilizar este tipo de filtro, cria-se um intervalo onde iremos definir os critérios (condições a especificar para a filtragem), de forma análoga ao já conhecido esquema utilizado nas funções BD. Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 12

13 Exemplo 1: Mostrar registos de produtos de preço diferente de 100 existente no armazém A1 ou A2. Exemplo 2: Vamos supor que temos uma folha com lista de empregados de uma empresa em que, além de outro campos, está registado o Nome, Salário e Horas Extraordinárias. Problema: Mostrar registos de funcionários que trabalharam 30 ou mais horas extraordinárias e com salário >= A B C 1 Nome Salário Horas 2 >=1000 >=30 Neste caso ao definirmos na caixa de diálogo o critério, especificaríamos para intervalo de critérios $A$1:$C$2 Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 13

14 Extracção Seleccionar célula da BD Dados - Filtro - Filtro Avançado Surge a caixa de diálogo relativa aos filtros avançados, onde deveremos ligar o botão relativo a copiar para outro local e indicar o intervalo para onde irá ser efectuada a cópia dos registos que obedeçam ao critério especificado no intervalo indicado. Critérios Calculados Regras: a fórmula a criar terá de produzir um valor lógico a fórmula terá que referir pelo menos uma célula da lista: referência relativa às primeiras células com valores ou nome da coluna introduzir nome para cada critério calculado Exemplo 1: Mostrar todos os funcionários cujo vencimento calculado em termos de horas seja superior a 500. =salárioh*horas > 500 ou =B7*C7 > 500, em que B7 e C7 são as primeiras células com valores relativos às colunas salárioh e Horas. Depois: dados-filtro-filtro avançado e especificar o intervalo onde está o critério (fórmula + nome dado ao campo calculado). Exemplo 2: Mostrar produtos cujo valor das existências seja superior a Em I3 colocar por exemplo: val_exist_sup_20000 Em I4 colocaremos fórmula = Existências * Preço > Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 14

15 Ordenar Lista cursor na lista dados ordenar surge a caixa de diálogo, onde poderemos especificar um máximo de três critérios de ordenação ou ícone AZ ou ZA, neste caso ordena alfabeticamente pelo campo onde estiver posicionado o cursor opção, dados ordenar, faz surgir a caixa de diálogo apresentada abaixo, onde poderemos especificar um máximo de três critérios de ordenação 1º maiúsculas, se opção activa Ordenar por linhas (normal) Ordenar por colunas Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 15

16 Subtotais Passos: Ordenar em primeiro lugar os registos de modo a que os valores de itens a calcular estejam agrupados, neste caso armazém. Menu Dados Subtotais e surge caixa de diálogo: Neste caso seriam gerados subtotais de existências por armazém, como é mostrado abaixo. No lado esquerdo aparecem símbolos outline que permitem visualizar a organização da base de dados e esconder ou mostrar diversos níveis de detalhe. Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 16

17 Por exemplo, com um toque no botão 2, só são visualizados os subtotais; Com um toque em 1, só os totais; com o 3, são visualizados todos os níveis de detalhe. Com o mais e menos, visualiza-se ou esconde-se os detalhes do grupo respectivo. Informática II Cap. I - Excel como Base de Dados 17

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