Companhia de Processamento de Dados do Município de São Paulo. Acessando e manipulando Cubos OLAP Utilizando o MS Excel 2000/XP

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1 Companhia de Processamento de Dados do Município de São Paulo Acessando e manipulando Cubos OLAP Utilizando o MS Excel 2000/XP Setembro/2003

2 Para acessar e manipular os dados existentes nos denominados CUBOS OLAP (online analytical processing) usamos o MS Excel Abaixo mostraremos, passo a passo, como realizar tais operações. 1. Para executar o MS Excel a partir do menu programas dos Windows, clique no atalho que irá executar o software 2. A tela a seguir será apresentada 1

3 3. Escolha no menu a opção Dados em seguida Relatório de tabela e gráfico dinâmicos Na tela que se segue, mude a opção de Onde estão os dados que você deseja analisar para Fonte de dados externos e clique em Avançar> 2

4 5. Nessa caixa de diálogo você irá informar onde o dado externo está armazenado, clique em Obter dados e aguarde alguns momentos até a próxima tela 6. Nesta tela, escolha a guia chamada Cubos OLAP, clique em <Nova fonte de dados> e no botão OK, isso irá criar uma fonte de dados e deve-se criar uma fonte de dados para cada cubo. Nesse passo, a próxima vez que acessar os dados, a fonte de dados já estará criada, podendo assim pular os passos 7, 8 e 9, clicando somente no nome da fonte de dados e em seguida no botão OK indo para o passo 10. 3

5 7. Nesta tela, em 1. digite o nome da fonte de dados (qualquer nome que deseje e lembre você no futuro qual é a fonte de dados), em 2. selecione o provedor OLAP chamado Microsoft OLE DB Provider for Olap Services 8.0, em 3. clique em Conectar... e aguarde alguns momentos 8. Os dados poderão estar em arquivos locais chamados Cube files ou então em servidores de dados OLAP localizado na PRODAM. Se você utilizar dados locais, escolha Cube file e clique no botão com reticências(...) 4

6 9. Localize, escolha o arquivo desejado e clique em Abrir. Há uma orientação para armazenar os cubos OLAP em uma pasta do Windows chamada Cubos OLAP no disco C:\, podendo dentro dessa pasta, criar outras para melhor organizar os dados, mas isso é prerrogativa de cada usuário. 10. Retornando à tela do passo 8, clique em Finish, retornando à tela do passo 7 clique no botão OK, aguarde alguns momentos, retornando à tela do passo 6, clique no botão OK finalizando a criação da fonte de dados. Com isso você irá retornar à tela do passo 5, clique então no botão Avançar>. Se os dados dos cubos OLAP estiverem armazenados nos servidores OLAP da PRODAM os passos 8, 9 e 10 são diferentes e serão apresentados abaixo. 8. Escolha a opção Analysis Server, digite OLAPPRD1 na caixa Server, e clique em Next > 5

7 9. Será apresentada uma lista de bases de dados para análise que você tem permissão para acessar, escolha uma e clique em Finish. 10. Nesse momento você retorna à tela do passo 7 com a diferença que no item 4., você terá uma lista de cubos que você tem permissão para acessar, escolha um e clique no botão OK. Pronto sua fonte de dados está criada podendo ser reutilizada em um futuro acesso. Agora você retornou à tela do passo 5, siga adiante clicando em Avançar>. 6

8 11. Esse é o último passo do assistente de acesso a dados externos e a tela abaixo será apresentada, clique agora no botão Layout A tela a seguir permite a você disponibilizar os dados no formato que desejar, criando seus próprios relatórios e/ou consultas, para isso clique e arraste nos itens de dados para o diagrama na disposição desejada, caso o software negue uma determinada disposição é porque essa não é possível 7

9 13. Nesse exemplo, estamos usando os dados de Processos da base de dados Processos Administrativos (SIMPROC). Arraste os itens de dados Quantidade de Processos (Qt Processos) para DADOS, Assunto para LINHAS, Situação para COLUNAS e Ano Processo para PÁGINA, e se é conhecido com filtro de dados e existe a possibilidade de usar vários filtros, bastando arrastar a dimensão para PÁGINA, clique em OK. 14. Você retornará a tela do passo 11, agora clique em Concluir e você como resultado a tela abaixo. Possibilitando analisar os dados resultantes das consulta. 8

10 15. Se desejar analisar somente um determinado ano, clique na caixa combo, clique no sinal de adição e uma lista de anos irá aparecer, escolha um determinado ano, por exemplo, 2003 e clique em OK e você obterá os mesmos dados, só que de um determinado ano. 16. Algumas dimensões possuem níveis hierárquicos que podem ser acessados clicando no sinal de adição na caixa Tabela Dinâmica e visualizando os níveis inferiores. A dimensão Assunto, por exemplo, é organizada em Assunto e Subassunto, detalhando dessa maneira a informação desejada. 9

11 17. Os dados posicionados nas linhas e colunas também podem ser filtrados, podemos escolher alguns para analisar. Por exemplo, vamos visualizar os assuntos FEIRA LIVRE, FUNCIONÁRIO E IMÓVEL TOMBADO e dentro desse somente DEMOLIÇÃO, para isso desmarque os outros assuntos e clique em OK 18. Podemos alterar esse layout, ou seja, a disposição das informações no relatório, a qualquer momento, basta clicar no botão Assistente da tabela dinâmica, escolha Layout e mude a maneira de mostrar os dados, clicando e arrastando os dados para dentro e para fora do diagrama. 10

12 19. Colocaremos Ano Processo e Administração em PÁGINA Unidade em LINHAS e Permanência em COLUNAS, clique OK. Use o filtro e escolha ano do processo 2003 e Administração PREF-GAB. 20. Podemos também formatar os dados para uma melhor apresentação, definindo casas decimais, ponto separador de milhar, etc. Clique no campo que deseje configurar, clique no botão Configuração de campo OK novamente clique em Número e escolha sua configuração, clique em OK e em 11

13 21. Podemos também mudar a ordem dos dados apresentados nas linhas, para isso clique na dimensão na linha, clique no botão Configuração de campo, clique em Avançado..., na caixa Opções avançadas de campo da tabela dinâmica, em Opções de AutoClassificação escolha Crescente ou Decrescente, no combo Usando campo: escolha o campo que deseja classificar. Podemos também fazer um ranking, por exemplo, quais são as cinco maiores Unidades em volume de processos da Prefeitura, em Opções de AutoApresentação escolha Automático no combo Mostrar: escolha Primeiros 2, usando o campo Qt Processos. clique em OK e em OK novamente 22. Mostrando o resultado abaixo. Para desfazer o ranking, repita a operação e escolha Manual em Opções de AutoApresentação. 12

14 23. Esses mesmos dados que são apresentados em forma de relatório, podem também ser apresentados em forma de gráficos basta clicar no botão Assistente de Gráfico Dessa forma foram apresentadas as principais funcionalidades dos Cubos OLAP e como utilizar o MS Excel para extrair os dados contidos nestes primeiros, destacando a ainda a possibilidade de usar todos os recursos matemáticos dessa ferramenta uma vez que os dados estando em uma planilha, passam a ser dados como outros quaisquer, aumentando em muito as possibilidades de análise desses dados. 13

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