Curso Avançado de Excel

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1 Multidisciplinar Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio João Gabriel D. F. Branco

2 CAPÍTULO 4 4. Subtotais, banco de dados, validações 4.1 SubTotais Quando você tem uma planilha que esteja nos padrões de banco de dados, você pode aplicar subtotais nos campos para agrupá-los conforme a necessidade. Em uma extensa lista de dados, você pode usar subtotais para organizar em tópicos automaticamente as informações de uma planilha. Você pode remover subtotais de uma lista sem afetar seus dados originais. Neste exemplo faremos a soma do valor total de itens vendidos de acordo com o TIPO Vendido. A tabela original será desta forma:

3 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Selecione na Barra de Menus, na Aba Dados e depois em Subtotal, irá aparecer a janela a seguir: Você tem disponível na caixa A cada alteração em, os campos da estrutura de sua planilha. Selecione o campo que deverá fazer a quebra de grupo, isto é, qual será a categoria que servirá de referência, no exemplo TIPO. Em Usar função, escolha a função desejada (soma, contagem, média, etc.). Na caixa Adicionar subtotal a, escolha os campos que terão totais de acordo com a função escolhida acima, selecione VALOR TOTAL e clique em OK. Na barra que surge a esquerda da nova configuração da planilha você pode controlar os Sub Totais, ocultando as outras informações clicando no botão de menos - e exibir clicando em mais IEPEC

4 Capítulo 4 Banco de dados, filtros, validações e classificações Controle dos SubTotais Para remover todos os subtotais, na mesma janela anterior clique em Remover todos, e assim, sua planilha retorna ao modo normal. Subtotal é muito utilizado quando você tem muitos registros e deseja fazer um comparativo na forma de gráficos entre determinados campos de sua planilha. Toda vez que você alterar os valores de sua planilha e aplicar o subtotal, os gráficos baseados nestes valores serão automaticamente atualizados.»» Os dados a serem usados como base para o SubTotal devem estar agrupados. Use o Filtro para agrupá-los. 4.2 Banco de dados Uma lista (banco de dados) é uma coleção de informações relacionadas á uma estrutura organizacional que torna fácil encontrar ou extrair dados a partir do seu conteúdo. Se você tiver qualquer planilha construída no Excel, que tenha os títulos das colunas e nenhuma linha em branco entre os dados, você já pode considerar sua planilha como um pequeno banco de dados. O portal do agroconhecimento 63

5 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Você pode utilizar o formulário do Excel, para cadastrar ou excluir itens não mais desejados. Estes itens são definidos através dos títulos das colunas, que definem as categorias de dados que serão inseridos. Para isso, deve-se adicionar o botão Formulário na barra de ferramentas de acesso rápido. Siga os passos:»» Clique na seta ao lado de Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e clique em Mais Comandos.»» Na caixa Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos.»» Na caixa de listagem, selecione o botão Formulário e clique em Adicionar. Em seguida, para criar um formulário você deve primeiro digitar os rótulos dos dados que você quer inserir (conforme figura), em seguida deve clicar no botão Formulário. 64 IEPEC

6 Capítulo 4 Banco de dados, filtros, validações e classificações Você pode preencher os campos, passando com a tecla TAB no teclado ou com o mouse para o próximo campo, ao apertar ENTER no teclado ou clicar no botão NOVO, você irá para o próximo registro. Obtendo uma planilha desta forma: 4.3 Validação A validação é um mecanismo que permite controlar a digitação de dados e definir que valores não serão aceitos numa célula. Vamos utilizar um exemplo de uma empresa de nutrição animal que controla seus pedidos de compra no Excel, remetendo a uma tabela com as seguintes informações: O portal do agroconhecimento 65

7 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Vamos criar uma validação de dados nas células da quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas números inteiros maiores que Isso porque 1000 é o pedido mínimo aceito pela empresa. Para criar a validação de dados selecione o intervalo de células referente a quantidade (A2:A5). Na Barra de Menus na aba Dados escolha Validação de Dados e aparecerá a seguinte janela: Neste caso no campo PERMITIR escolha Número inteiro, no campo DADOS escolha é maior ou igual a e no campo MÍMIMO digite Na guia MENSAGEM DE ENTRADA digite em TÍTULO Quantidade e a MENSAGEM Mínimo 1000, assim ao clicar na célula esta mensagem aparecerá. Na guia ALERTA DE ERRO digite o TÍTULO Quantidade e a MENSAGEM A quantidade mínima é 1000 e clique em OK, se o valor for menor do que 1000 esta mensagem parecerá como 66 IEPEC

8 Capítulo 4 Banco de dados, filtros, validações e classificações mensagem de erro. Para remover uma validação, primeiro selecione as células, em seguida clique na Barra de Menu na aba Dados escolha Validação de Dados, clique no botão LIMPAR TUDO localizado a esquerda da janela. O portal do agroconhecimento 67

9 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio 68 IEPEC

10 O Instituto de Estudos Pecuários é um portal que busca difundir o agroconhecimento, realizando cursos e palestras tanto presenciais quanto online. Mas este não é nosso único foco. Com o objetivo principal de levar conhecimento à comunidade do agronegócio, disponibilizamos conteúdos gratuitos, como notícias, artigos, entrevistas entre outras informações e ferramentas para o setor. Através dos cursos on-line, o IEPEC oferece a oportunidade de atualização constante aos participantes, fazendo com que atualizem e adquiram novos conhecimentos sem ter que gastar com deslocamento ou interromper suas atividades profissionais. w w w. i e p e c. c o m