GUIA DO USUÁRIO GEP Sistema de Gestão de Evolução de Prontuários Médicos

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1 IBILCE UNESP 2014 GUIA DO USUÁRIO GEP Sistema de Gestão de Evolução de Prontuários Médicos Coordenação: Prof. Dr. Carlos Roberto Valêncio

2 Resumo de Alterações Alteração Feita Responsável Data Documento Inicial Diogo 10/06/2011 Funcionalidades da Recepcionista Diogo 20/06/2011 adicionadas Atualização geral do documento Rafael 24/10/2013 Algumas anotações adicionadas e Diogo 01/11/2013 formatação do documento corrigida. Adição de mais funcionalidades. Rafael 11/02/2014 2

3 Conteúdo CONTEÚDO... 3 UTILIZANDO O SISTEMA GEP... 4 OBJETIVO DESTE GUIA... 4 SUPORTE AO USUÁRIO... 4 EDIÇÃO DE DADOS CADASTRAIS DO USUÁRIO... 6 BUSCA DE PACIENTES... 7 BUSCA RÁPIDA DE PACIENTES... 9 ÍCONES INDICADORES DE ALTA E LICENÇA DOENÇA ATUAL E EVOLUÇÃO CARACTERÍSTICAS ESPECIAIS DO PACIENTE MENSAGENS ENVIO DE MENSAGENS VISUALIZAÇÃO MENSAGENS GERAÇÃO DE RELATÓRIOS ENTRADA DE PACIENTES PREENCHER DADOS DE INTERNAÇÃO PREENCHER DADOS CADASTRAIS DEFINIR LEITO ENVIAR GUIA DE ENCAMINHAMENTO RELATÓRIOS GERENCIAIS PREENCHER FORMULÁRIO DE RELATÓRIO SOCIAL DEFINIR LEITO PRESCRIÇÃO DE ENFERMAGEM ADMISSÃO DE ENFERMAGEM ADICIONAR OBSERVAÇÕES E ANOTAÇÕES DE ENFERMAGEM RETORNO DE LICENÇA MÉDICA EFETUAR ANOTAÇÕES DE ENFERMAGEM E SINAIS VITAIS RELATÓRIOS GERENCIAIS PRESCRIÇÃO DE ENFERMAGEM EFETUAR AVALIAÇÃO DE EDUCAÇÃO FÍSICA AUTORIZAR ALTA ATRIBUIR LICENÇA MÉDICA EFETUAR ANAMNESE PSIQUIÁTRICA PREENCHER FICHA DE ATENDIMENTO PSICOLÓGICO EFETUAR AVALIAÇÃO DA TERAPIA OCUPACIONAL

4 Utilizando o sistema GEP O sistema GEP é um sistema online que suporta e controla as atividades executadas no Hospital Bezerra de Menezes, mantendo o controle de todos os pacientes e evolução dos mesmos. Objetivo Deste Guia Este guia descreve as funcionalidades do sistema GEP para os usuários do sistema. Suporte ao Usuário Caso o usuário necessite de suporte referente ao acesso do sistema e suas funcionalidades, deverá enviar um para 4

5 GUIA DO USUÁRIO Funcionalidades Gerais 5

6 Edição de dados cadastrais do usuário Acesso Área do sistema onde o usuário pode alterar seus dados cadastrais. 1) Para acessar a tela de dados cadastrais do usuário, basta clicar no ícone azul do menu lateral esquerdo. A figura abaixo mostra o ícone a ser clicado. Ao clicar no ícone a seguinte tela aparecerá. Nela é possível editar o nome do usuário, senha e número do conselho. AVISO Não é permitido alteração de CPF. Para alteração dos dados é necessário a inserção e confirmação da senha do usuário. Para salvar as alterações realizadas, basta clicar no ícone. 6

7 Busca de Pacientes Acesso Auxilia no processo de busca por um paciente que esteja internado no hospital. 1) Para acessar a lista de pacientes, basta clicar no ícone verde do menu lateral esquerdo. A figura abaixo mostra o ícone a ser clicado: Ao clicar no ícone a seguinte tela aparecerá. Nela é possível visualizar os pacientes internados no hospital, assim como aplicar filtros de busca para encontrar um paciente específico ou um grupo de pacientes. Para aplicação de filtros, clique em. A seguinte janela aparecerá: 7

8 Nela é possível o preenchimento de um ou mais de um campo para pesquisa. Após preencher os campos desejados, clicar em Filtrar. Em seguida, o sistema irá buscar os pacientes que contém as informações inseridas na tela de busca. INFORMAÇÃO No campo Convênio, médico e médico residente, é necessário digitar somente em parte do nome, e logo em seguida CLICAR no nome desejado que irá aparecer logo abaixo do campo preenchido. Para remover o filtro selecionado, basta clicar em. INFORMAÇÕES Após o primeiro acesso é possível alterar o acesso entre os dados dos pacientes. Uma lista será exibida no menu direito, EXCETO para recepcionistas. Para alternar o acesso entre os dados dos pacientes, selecione o paciente desejado. 8

9 Busca rápida de Pacientes Acesso Processo de busca agilizado. 1) Selecione um paciente. 2) Fica localizada na parte direita da tela. O sistema compreende uma funcionalidade que possibilita os usuários a buscar pacientes de qualquer parte do sistema. Nela é possível buscar pacientes pelo nome e filtra-los por posto/ala. AVISO Funcionalidade não disponível para usuário do nível recepcionista. 9

10 Ícones indicadores de alta e licença Ícones que mostram se o paciente esta de alta ou não. Ao acessar o prontuário do paciente, temos uma barra superior na qual se encontram alguns dados do mesmo. Quando o paciente estiver de alta ou de licença médica, ícones serão exibidos nessa barra como na figura a seguir: Os ícones não são clicáveis, servem somente para informar sobre o estado do paciente. Na barra de busca rápida, também é possível saber se o paciente tem ou não licença médica ou alta, observando se há alguma figura ao lado do nome. Caso o símbolo ao lado do nome seja este Porém, quando o símbolo for este Como na figura abaixo:, o usuário está de alta., o usuário está de licença médica. 10

11 Doença atual e Evolução Permite adicionar observações referente a evolução do paciente, assim como visualizar observações anteriores relacionadas ao paciente Acesso 1) Clique em Doença Atual e Evolução, na tela inicial do prontuário do paciente. A figura abaixo mostra o ícone a ser clicado: Preencha o campo referente à observação e clicar em. A pagina observação será salva com o nome de quem preencheu, data e hora. E mostrada ao lado do campo de preenchimento. Assim a página irá ficar similar a seguinte: 11

12 Características Especiais do paciente Reúne informações relevantes a respeito do paciente. Acesso 1) Selecione um Paciente. 2) Clique na bandeira com uma numeração no canto direito superior, na barra de informações do paciente, na pagina inicio. Ao clicar no ícone, a janela aparecerá: Para selecionar atribuir alguma característica ao paciente, clicar na caixa de seleção, ao lado do texto. Nessa janela o usuário pode selecionar diversas características do paciente. As características Dependente Químico, quando preenchidas mudam a cor da bandeira, que passa a ser vermelha. 12

13 Além disso, é possível definir as restrições de visita do mesmo. IMPORTANTE As restrições de visita serão impressas no cartão de visita do paciente ao ser gerado. 13

14 Mensagens Permite comunicação entre todos os usuários do sistema. Acesso 1) Clique em Mensagem no menu lateral esquerdo. A figura abaixo mostra o ícone a ser clicado: ENVIO DE MENSAGENS. o sistema permite o envio de mensagens para todo um grupo de usuários que desempenham uma mesma função no hospital ou para usuários específicas. Para enviar mensagem para um grupo de usuário, selecione-o no item Tipo de usuário. Para enviar mensagem para usuários específicos, preencha o campo Enviar para. IMPORTANTE Você pode adicionar quantas pessoas desejar. ATENÇÃO Para inserir um receptor para a mensagem, é necessário digitar parte do nome e CLICAR em uma das sugestões que aparecem abaixo do campo enviar para. 14

15 Para remover, clique no "x" mostrado após o nome. Preencha o assunto e a mensagem desejada e quando terminar clique no botão ENVIAR Ao receber uma mensagem, um alerta é exibido no canto da tela no momento do recebimento. VISUALIZAÇÃO MENSAGENS Quando houver mensagens não lidas, o ícone de mensagem do menu lateral vai ficar com numero em destaque (como na figura abaixo). O numero representa a quantidade de mensagens não lidas. 15

16 Para visualizar as mensagens recebidas, clique sobre o botão Recebidas. As mensagens que não ainda foram lidas são exibidas em negrito, como mostrado na figura abaixo: Clique sobre a mensagem desejada para visualizá-la. 16

17 Geração de relatórios Acesso 1) Selecione um paciente. 2) Vá para a pagina inicial. Funcionalidade que permite a geração de relatórios, com dados de formulários preenchidos por usuários. Para gerar um relatório, basta clicar em qualquer uma das opções de relatório ou formulário que serão exibidas. Assim como na figura a seguir: Os relatórios são recorrentes aos dados do paciente preenchidos principalmente pela recepcionista, já os formulários são gerados a partir dos formulários preenchidos por diversos funcionários do hospital como: médicos, assistentes social, enfermeiros etc. O usuário poderá selecionar a internação da qual queira gerar um formulário. Segue abaixo a imagem do filtro: 17

18 Após clicar em um dos itens para gerar o relatório desejado e a seguinte janela será aberta: Selecione a opção e clique em OK. 18

19 GUIA DO USUÁRIO Recepcionista 19

20 Entrada de Pacientes Permite dar entrada de um novo paciente no sistema Acesso 1) Clique sobre o botão Entrada de Paciente no menu lateral, para acessar essa funcionalidade de qualquer parte do sistema. Ao acessar o sistema, será exibida uma tela onde a recepcionista pode cadastrar um novo paciente. Basta Preencher o campo CPF, Prontuário, Nome, e depois clicar em. Caso seja necessário cadastrar um paciente que já foi internado anteriormente, basta digitar o CPF que o sistema busca automaticamente pacientes anteriormente atendidos. 20

21 Preencher Dados de Internação Permite definir informações do prontuário e dados do responsável Acesso 1) Selecione um paciente. 2) Na tela inicial clique no seguinte botão: Será exibido um formulário com as informações referente ao paciente. Preencha os dados desejados e clique no botão. Um médico responsável deve ser obrigatoriamente vinculado a um paciente. Para definir um médico responsável, comece a digitar o nome do médico desejado e uma lista com os nomes correspondentes será exibida, para selecionar clique no nome desejado. 21

22 Após salvar, clique na segunda aba, e preencha o segundo formulário a seguir. O segundo formulário é divido em duas partes, dados do responsável, e dados do curador, não é possível salvar um curador sem antes preencher um responsável. Depois de preencher clique em novamente. 22

23 Preencher Dados Cadastrais Acesso Preencher os dados do paciente 1) Selecione um paciente. 2) Após selecionar um paciente, clique no botão abaixo, que se encontra no centro da tela. Depois de clicar no botão, o formulário a seguir é exibido. O formulário possui inicialmente quatro campos de preenchimento. Depois de preenchidos os quatro campos, deve-se clicar em, e logo depois na aba, para preencher a segunda parte do formulário. 23

24 Novamente após preencher se clica em, e se clica na ultima aba que abre a ultima parte do formulário, os campos do endereço não são obrigatórios. Após finalizar após preencher os campos do endereço, clique em seu cadastro estará completo. e o 24

25 Definir leito Acesso Funcionalidade que permite escolher o leito de um novo paciente cadastrado, ou alterar o leito de um paciente já cadastrado. 1) Selecione um paciente. 2) Clique no botão Definir Leito na página inicio. Selecione a ala: Depois de selecionar a ala basta clicar, em um dos números, com a cor verde na ponta. Eles simbolizam os quartos disponíveis. Após clicá-los, será aberta uma janela para a seleção do leito, como a seguinte: 25

26 Enviar Guia de Encaminhamento Anexar a guia de encaminhamento do paciente no sistema. Acesso 1) Selecione um paciente 2) Na tela inicial clique no botão: Para adicionar um arquivo, será exibido um campo que permite localizar o arquivo em seu computador. Clique primeiramente no botão clique no botão. busque pelo mesmo e Para acessar um arquivo anexado, clique sobre o botão IMPORTANTE Apenas um arquivo é enviado por vez. Sempre que um novo arquivo for enviado, este irá substituir o arquivo antigo. 26

27 Relatórios Gerenciais Consulta relatórios da área gerencial do sistema. Acesso 1) Na aba lateral clique na imagem a seguir: Para emitir um relatório basta selecionar um tipo de relatório, preencher os campos e clicar em Gerar Relatório. 27

28 GUIA DO USUÁRIO Assistente Social 28

29 Preencher Formulário de Relatório Social Acesso Permite adicionar observações referentes apenas o departamento de serviço social. 1) Selecione um paciente. 2) Na página inicial do paciente, clique no botão Relatório Social. Preencha o formulário e clique em salvar. no canto superior direito da tela para 29

30 GUIA DO USUÁRIO Chefe de Enfermagem e Supervisor de Enfermagem 30

31 Definir leito Acesso Funcionalidade que permite escolher o leito de um novo paciente cadastrado, ou alterar o leito de um paciente já cadastrado. 1) Selecione um paciente. 2) Clique no botão Definir Leito na página inicial. Uma lista com a estrutura do hospital será exibida. Navegue na estrutura, escolhendo a Ala ou Posto que o paciente será alocado e depois selecione o quarto. Após selecionar o quarto, será exibida uma janela para a seleção do leito, Como a seguinte: IMPORTANTE O sistema identifica caso um quarto ou ala/posto esteja disponível ou não. Isso é feito através da marcação verde ou vermelha dependendo da disponibilidade de vaga. 31

32 32

33 Prescrição de enfermagem Acesso 1) Selecione um paciente 2) Acesse através do botão Prescrição de Enfermagem na pagina Inicio. Após clicar no ícone, o usuário pode cadastrar prescrições médicas para a semana na tela a seguir. Em vermelho estão as prescrições da semana atual para um determinado paciente, em cinza estão as prescrições da próxima semana. Para realizar uma prescrição basta clicar, em uma das abas e um menu será aberto como na imagem a abaixo: 33

34 Para concluir a prescrição, basta digitar um NANDA e seleciona-lo como na imagem: Depois de selecionar os NANDAS, digita-se uma prescrição e o sistema vai exibir sugestões, quando for encontrada uma sugestão, basta clicar nela, e depois apertar a tecla ENTER, como na imagem a seguir. 34

35 Depois de selecionada a prescrição, é necessário escolher os períodos dos dias da semana, em que se aplica a medicação. Para isso basta clicar na prescrição adicionada, e logo depois clicar no para o período da manhã; para o período da tarde; e para o período da noite. Quando for selecionado determinado período, a letra fica da cor verde escuro. Depois de selecionar os períodos clica-se em. Para finalizar a prescrição, basta clicar em pronto!, e está 35

36 Admissão de Enfermagem Acesso 1) Selecione um paciente. 2) Clique sobre o botão referente à Admissão de Enfermagem na pagina início. Preencha o formulário com as informações necessárias e quando concluir, clique no botão, localizado no canto superior direito do formulário. 36

37 Adicionar observações e anotações de enfermagem. Acesso 1) Selecione um paciente 2) Acesse através do botão Anotações de Enfermagem e Sinais Vitais na pagina Inicio. Preencha o campo de Observações e quando concluir, clique no botão. 37

38 Retorno de Licença médica Acesso Funcionalidade que registra o retorno de pacientes que estavam com licença médica. 1) Selecione um paciente que esteja de licença médica (pacientes que na barra lateral DIREITA estão como o exemplo a seguir): Clique no botão Licença Médica na pagina inicio. Preencha o campo com a data de retorno, e quando finalizar clique no botão. 38

39 GUIA DO USUÁRIO Técnico e Auxiliar de Enfermagem 39

40 Efetuar Anotações de Enfermagem e Sinais Vitais Acesso Adicionar observações e anotações de enfermagem. 1) Selecione um paciente 2) Acesse através do botão Anotações de Enfermagem e Sinais Vitais na pagina Inicio. Preencha o campo de Observações e quando concluir, clique no botão. 40

41 Relatórios Gerenciais Consulta Relatórios da área gerencial do sistema. Acesso 1) Na aba lateral clique na imagem a seguir: Para emitir um relatório basta selecionar um tipo de relatório no campo selecione o relatório, preencher os campos de filtro quando necessário e clicar em. 41

42 Prescrição de enfermagem Acesso 1) Selecione um paciente 2) Acesse através do botão Prescrição de Enfermagem na pagina Inicio. Após clicar no ícone, o sistema ira redirecionar o usuário para a pagina abaixo, nela é possível conferir a medicação receitada pelos chefes e supervisores de enfermagem, períodos do dia em que é necessário aplica-las, e confirmar que elas foram aplicadas clicando no botão. IMPORTANTE Os períodos do dia que a medicação deve ser aplicada estarão coloridos de azul escuro. 42

43 GUIA DO USUÁRIO Instrutor de Educação Física 43

44 Efetuar Avaliação de Educação Física Preencher formulário referente ao estado físico do paciente. Acesso 1) Selecione um paciente. 2) Clique sobre o botão Avaliação de Educação Física na pagina Inicio. Preencha o formulário, quando terminar clique no botão. 44

45 GUIA DO USUÁRIO Médico e Médico Residente 45

46 Autorizar Alta Acesso 1) Selecionar Paciente. 2) Clique no botão referente à Alta na página inicio. Preencha o formulário e quando finalizar clique no botão. A data prevista para a saída e para o retorno do paciente, não são determinados pelo médico. 46

47 Atribuir Licença Médica Acesso 1) Selecione um paciente. 2) Clique sobre o botão Licença Médica na pagina Inicio. Preencha o formulário, quando terminar clique no botão. ATENÇÃO! O Médico Residente não tem acesso a essa funcionalidade. 47

48 Efetuar Anamnese Psiquiátrica Acesso 1) Selecione um paciente. 2) Clique sobre o botão Anamnese Psiquiátrica na pagina Inicio. Preencha o formulário, quando terminar clique no botão. 48

49 GUIA DO USUÁRIO Psicólogo 49

50 Preencher Ficha de Atendimento Psicológico Acesso 1) Clique no botão Ficha de Atendimento Psicológico no menu lateral. Preencha o formulário e quando finalizar clique no botão. 50

51 GUIA DO USUÁRIO Terapeuta Ocupacional 51

52 Efetuar Avaliação da Terapia Ocupacional Acesso 1) Selecione um paciente. 2) Clique no botão Avaliação da Terapia Ocupacional na pagina inicio. Preencha o formulário e quando finalizar clique no botão. 52

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