Curso Avançado de Excel

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1 Multidisciplinar Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio João Gabriel D. F. Branco

2 CAPÍTULO 5 5. Formulários, tabelas dinâmicas, macros, e proteções 5.1 Formulários Para explicar melhor o formulário, ele será mostrado em um exemplo prático: um formulário usado para conversão de moedas, onde usamos somente valores predefinidos de cotação, evitando possíveis erros de digitação. Faça uma planilha conforme a figura abaixo e nomeie as seguintes áreas: Cotação (G4:G8) e Moeda (F4: F8), para facilitar a utilização dos argumentos. A fórmula na célula C7 é a quantidade em Reais dividido pela cotação da moeda, resultando no montante na moeda a ser recebida.

3 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio A função ÍNDICE(), retorna um valor ou a referência para um valor de dentro de uma tabela ou intervalo. Sintaxe: ÍNDICE(ref;núm-linha;núm_coluna;núm_área) Para nosso problema usamos a função na forma básica, ou seja, a referência MOEDA ou COTAÇÃO e a célula núm_área H3. Em C3, digite =ÍNDICE(F4:F8;H3); Em C4, digite =ÍNDICE(G4:G8;H3); A célula de H3 por enquanto não tem conteúdo e servirá de referência para os próximos passos. Como ainda não foi vinculado nada nesta célula as fórmulas apresentam erro. Clique na aba Desenvolvedor depois em Inserir, a seguir clique no ícone Caixa de combinação, que é um campo que você pode selecionar um item através de uma lista de referência, no nosso caso selecionaremos a moeda. Abra uma região, que vai ser o tamanho que a sua caixa de combinação terá. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação, e selecione Formatar controle..., preencha conforme a figura e clique Ok; 70 IEPEC

4 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas, macros, formulários e proteções Neste momento você estará vinculando a célula H3 e ela atribuirá valores de 1 a 5 relativos as células MOEDA (F4:F8). Vamos fazer agora um botão para facilitar a colocação dos valores em R$, para isso clique em Inserir e depois no ícone barra de rolagem e abra uma região na tela, novamente que delimite o tamanho o seu botão. Clique com o botão direito do mouse na barra de rolagem e selecione Formata controle..., digite os valores conforme figura: Agora é só testar seu programa de conversão. Repare que o usuário só pode escolher valores e o tipo de moeda, selecionando os objetos disponíveis. Desta forma, ninguém errará na conversão, tornando-se mais limpa, segura e confiável. O portal do agroconhecimento 71

5 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Perceba que a célula H3, que usamos como uma célula de referência, adquiriu o número da linha em que a moeda e a cotação estão tendo como referência. No nosso exemplo ela apresenta o valor 2 pois os dados estão sendo buscados da segunda linha da tabela Dólar 2,82. Para finalizar todo o formulário proteja a planilha (orientações no final do capítulo) deixando desbloqueadas apenas as células H3 e C5. Assim a planilha fica à prova de erros. 5.2 Atingir Meta É um método para encontrar o valor de entrada que uma fórmula precisa para produzir um determinado resultado. Ao executar atingir metas o excel varia o valor contido em uma célula que você especifica, até que uma fórmula dependente daquela célula produza o resultado desejado. No exemplo abaixo temos fórmulas na célula B3 e B4, sendo que B4, que é o lucro, é gerado a partir de B3, preço final. 72 IEPEC

6 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas, macros, formulários e proteções Se o que queremos é que o Excel me forneça a margem de lucro que eu vou ter se o meu lucro for de 10 reais por exemplo. Você tem que Selecionar a célula que contém a fórmula, no caso a célula B4. Na Barra de Menus, na aba Dados clicar em Testes de Hipóteses e em Atingir Meta. A caixa de diálogo do Atingir Meta é aberta com as seguintes opções : Definir célula - especifica a célula que contém a fórmula para o qual você deseja encontrar uma solução. Para valor - especifica o novo valor que você deseja atingir. Variando célula - especifica a célula que pode sofrer alteração para se atingir o valor especificado. Esta célula deve ter uma ligação direta com a sua fórmula e esta célula não pode ser uma fórmula, e sim, um valor. Preencha conforme a sua necessidade e clique em OK para encontrar uma solução.o status do comando atingir meta aparecerá na tela. Se desejar atualizar o novo valor, clique OK, ou Cancelar para não atualizar. O portal do agroconhecimento 73

7 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Nesse caso a margem de lucro é 20%, o valor que é retornado a célula B2 é 0,2. O valor do preço é atualizado automaticamente para R$60, que seria o valor unitário R$50 com uma margem de 20%. Se você tiver um gráfico envolvendo uma ou mais células que contenham fórmulas, e você alterar os valores das barras/colunas/linhas do gráfico, automaticamente é invocado o Atingir Meta. Utilizando a mesma lógica do exemplo anterior construímos a tabela e com os seus pontos fizemos gráfico a seguir: Para alterar o lucro por peça, clique uma vez na linha do gráfico para que os valores sejam selecionados e solte. Dê mais um clique no ponto a ser alterado a 74 IEPEC

8 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas, macros, formulários e proteções fim de que este seja selecionado unitariamente. Clique e arraste verticalmente o ponto pelo gráfico. Conforme você arrasta o mouse, são exibidos os novos valores na área de referência da linha de edição. Ao atingir o valor desejado, solte o mouse, a janela do Atingir Meta será aberta e os procedimentos são idênticos ao anterior. Desta forma ele mudará a planilha de origem e o gráfico para os valores indicados. 5.3 Tabela Dinâmica É uma tabela de planilha interativa que pode resumir grandes quantidades de dados existentes usando os formatos e os métodos de cálculo escolhidos. Normalmente aplica-se uma tabela dinâmica para resumir os dados de um banco de dados. É dinâmica porque pode ser modificada rapidamente, e facilmente recalculada quando os dados que a originaram são modificados. Vamos aplicar a tabela dinâmica à planilha a seguir: Na Barra de Menus, na aba Inserir, clique em tabela dinâmica para iniciar a tabela. Selecione onde estão os dados de sua tabela que você vai utilizar depois você define o local que irá ser inserida a sua tabela dinâmica, em uma Nova Planilha ou em uma Planilha Existente e clique em Ok. O portal do agroconhecimento 75

9 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Na janela seguinte mostrada abaixo, monte sua tabela, informando quais campos deseja resumir. Para obter este formato de exibição clássico de tabelas dinâmicas você deve clicar em Opções, dentro da divisão Ferramentas de tabela dinâmica, depois clicar na aba Exibição e marcar a opção Layout clássico de tabela dinâmica. A montagem se dá da seguinte forma: clique no nome do campo e arraste para uma das regiões definidas. As regiões são definidas como: LINHA (para que o campo vire rótulo da linha), COLUNA (para que o campo vire rótulo da coluna) e VALORES (para resumir valores no corpo da tabela). 76 IEPEC

10 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas, macros, formulários e proteções Após arrastar o nome do campo para a região que seja mais conveniente, é possível mudar a função que será aplicada aos valores desse campo, o padrão é SOMA. Para isso basta clicar duas vezes sobre o botão que contém o nome do campo e escolher a nova função. Agora veja o resultado final. O Excel resume todos os dados do banco de dados agrupados por VENDEDOR e DEPTO. Em cada um dos itens existe uma seta que pode ser selecionado para filtrar as opções deste item. Para alterar a tabela resultante selecione o que você quer alterar e arraste par outro campo ou largue sob a Barra de Ferramentas se não for utilizar o campo. Abaixo há uma outra forma de montar a tabela dinâmica tendo como base a mesma tabela original. Também é possível utilizar esses dados para criar gráficos comparativos. Toda vez que houver uma alteração nos dados a tabela dinâmica é automaticamente ajustada, e conseqüentemente o gráfico também. Junto da tabela dinâmica criada apareceu uma barra de ferramentas, chamada de Consulta e Tabela dinâmica (se ela não aparecer, torne-a ativa, clicando com o botão direito na Tabela Dinâmica, em seguida em Mostrar Lista de Campos ) e clique no ícone de gráfico e proceda normalmente. O portal do agroconhecimento 77

11 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio 5.4 Automatizando Tarefas Repetitivas (Macros) Algumas das entradas de dados e formatações que você executa no Excel podem ser repetitivas. Por exemplo, você pode definir a maioria de suas planilhas com os mesmos cabeçalhos e seus formatos. Em vez de executar a mesma seqüência de tarefas repetidas vezes, você pode criar uma macro. Executando a macro, automaticamente serão aplicados os cabeçalhos e formatos que você programou. Uma macro consiste em uma seqüência de instruções escritas em uma linguagem chamada Visual Basic, que pode ser acompanhada pelo Excel. Para criar uma macro, você não precisa entender a linguagem usada - você só precisa saber quais comandos do Excel devem ser executados pela macro. Você pode gravar os comandos na seqüência, e eles serão automaticamente traduzidos para a linguagem usada pelo Excel. Gravar uma macro é como gravar uma música, você não precisa entender como a música é gravada na fita - você só precisa saber a música que deseja gravar. Você simplesmente liga o gravador de macros, executa a seqüência de tarefas que deseja gravar e depois desliga o gravador. Enquanto você grava a macro, os comandos são automaticamente traduzidos para a linguagem Visual Basic Gravando Macros Antes de gravar uma macro, você precisa planejar exatamente o que quer que ela faça e em qual ordem. Você quer usar esta macro em qualquer parte de uma planilha, então, antes de iniciar a gravação da macro selecione a célula que desejar. Isto porque, após iniciada a gravação da macro, toda célula selecionada, todo conteúdo digitado e todo comando escolhido serão gravados. 78 IEPEC

12 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas, macros, formulários e proteções Obs.: as macros são automaticamente definidas com referências absolutas. Se você gravar uma macro para introduzir dados ou selecionar uma célula, é melhor alternar para referências relativas. Se a macro for gravada com referências absolutas, os dados aparecerão nas mesmas células, não importando qual célula você selecionar antes de sua execução. Selecione uma célula em sua planilha e na Aba Desenvolvedor clique em Gravar macro. Dê o nome Info_Orçamento à nova macro. Você pode atribuir uma tecla de atalho à execução da macro. Escolha m em Tecla de atalho. Você também pode escolher onde sua macro será gravada, como: em uma nova pasta de trabalho, na pasta atual ou em uma pasta somente para macros. Em descrição digite Define cabeçalhos da Área de Orçamento e clique em OK. Obs.: uma macro só é disponível quando o arquivo onde ela está armazenada está aberto. Se você quiser que suas macros estejam sempre disponíveis, independente dos arquivos estarem abertos, grave-a em Pasta de trabalho pessoal de macros. O portal do agroconhecimento 79

13 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Veja que onde você clicou para gravar a Macro aparece, Parar gravação e logo abaixo uma opção para escolher referências relativas, respectivamente. Todos os comandos que você digitar estarão sendo gravados.»» Escolha referência relativa.»» Selecione qualquer célula e digite Área de Orçamento.»» Pressione TAB e depois a tecla com seta para baixo e digite Número de produtos vendidos.»» Pressione a tecla para baixo e digite Taxas.»» Pressione a tecla para baixo e digite Lucro total.»» Em seguida, pressione Enter. Termine a gravação clicando no botão PARAR MACRO Executando Macros Depois de gravar uma macro, é bom testá-la antes de armazená-la permanentemente. Quando você executa uma macro, ela simplesmente executa as ações que foram gravadas. No caso de algumas macros, você precisa selecionar a célula ou as células que a macro deve afetar antes de executá-la. Como a macro que foi criada não inicia em uma célula específica, já que foi utilizada a opção referência relativa, você pode selecionar qualquer célula de sua planilha. Selecione a célula A5. Para executar uma macro vá na Aba Desenvolvedor e clique em Macros, escolha a macro que você gravou. Dê um clique em Executar. 80 IEPEC

14 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas, macros, formulários e proteções Sua planilha deve ficar como esta: 5.43 Criando Botões de Macro Outra alternativa para executar uma macro é através de um botão criado para tal finalidade. Para criar um botão e atribuí-lo à execução de uma macro, basta seguir os seguintes passos:»» Use a barra de ferramenta, na Aba Desenvolvedor, clique em Inserir e depois em Botão para criar uma forma para o botão, a qual pode ser um quadrado, uma elipse, etc.»» Crie uma forma no tamanho adequado e selecione a forma que criou e clique com o botão direito do mouse. Escolha Atribuir macro. Agora é só selecionar o nome da macro que deseja atribuir ao botão. O portal do agroconhecimento 81

15 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Perceba que com o botão sem seleção, o ponteiro do mouse torna-se uma marca de autotexto quando o colocamos sobre ele. Isso indica que a macro foi atribuída ao botão e está pronta para ser executada quando você o clicar. Agora dê um nome descritivo ao botão para saber o que vai acontecer quando clicá-lo. Selecionando-o e clicando com o botão direito do mouse, escolhendo Adicionar texto e digite o texto para identificar o botão e clique fora dele. Veja que você pode formatar seu botão da forma que achar melhor, alterando cor de fonte, tamanho, cor de preenchimento, etc. Para selecionar o botão sem correr o risco de executar a macro, posicione o ponteiro do mouse sobre o botão, segure a tecla CTRL e clique. 82 IEPEC

16 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas, macros, formulários e proteções Você pode também copiar um botão de macro prendendo CTRL e depois arrastando o botão para uma nova localização. Quando você copia um botão, ele conserva sua conexão com a macro, para que você possa colocar uma cópia em diversas planilhas de uma pasta de trabalho e depois executar a macro de qualquer uma delas. 5.5 Proteção Você pode fazer com que sua planilha fique protegida, assim como sua pasta de trabalho inteira, ou então apenas deixar editáveis algumas células e proteger o restante da planilha. Primeiramente vejamos como se protege uma planilha inteira. Com a Aba Revisão selecionada clique em Proteger planilha. Uma caixa de diálogo perguntando o que você deseja proteger e se você quer usar uma senha aparecerá. O portal do agroconhecimento 83

17 Curso Avançado de Excel para Gestão no Agronegócio Digite a senha, clique em OK, digite a senha novamente, e clique em OK. Pronto sua planilha está toda protegida, e ninguém conseguirá fazer qualquer tipo de alteração nela. Agora vejamos como se deixa algumas células não protegidas. Para isso antes de proteger a planilha você deve ter em mente quais serão as células que não poderão estar travadas ou protegidas. Selecione-as e agora faça o procedimento normal de proteção da planilha. Note que você só poderá editar algumas células (aquelas escolhidas anteriormente) que foram destravadas. 84 IEPEC

18 O Instituto de Estudos Pecuários é um portal que busca difundir o agroconhecimento, realizando cursos e palestras tanto presenciais quanto online. Mas este não é nosso único foco. Com o objetivo principal de levar conhecimento à comunidade do agronegócio, disponibilizamos conteúdos gratuitos, como notícias, artigos, entrevistas entre outras informações e ferramentas para o setor. Através dos cursos on-line, o IEPEC oferece a oportunidade de atualização constante aos participantes, fazendo com que atualizem e adquiram novos conhecimentos sem ter que gastar com deslocamento ou interromper suas atividades profissionais. w w w. i e p e c. c o m