Utilizando Cálculos automáticos

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1 Se você está introduzindo o Excel na sua empresa, ou o usa com frequência, mas costuma preenchê-lo manualmente, temos duas palavras mágicas que ajudam muito: cálculos automáticos. Por mais que seja comum receber, modificar, imprimir e enviar planilhas, muitos ainda desconhecem a quanto de tempo podem economizar preparando previamente uma planilha para realizar cálculos automaticamente, sempre que os valores forem inseridos. Não há nada difícil nisso; o Excel tem disponível uma grande quantidade de funções que podem ser utilizadas sem o menor conhecimento da sintaxe de suas formulas. Utilizando Cálculos automáticos Há muitas maneiras de calcular automaticamente no Excel. As principais são: No menu Fórmula; No menu de contexto que fica disponível quando se usa o botão direito do mouse; Escolhendo a fórmula a ser usada, conforme o necessário. Habilitando Cálculos Automáticos Antes de vermos as formas de efetuar cálculos automáticos, precisamos garantir que a opção que permite a atualização automática dos valores esteja habilitada. No menu principal, aba Fórmulas, em Opções de Cálculo. Por padrão, deve estar ativa a opção Automático. Caso não esteja, por favor, altere. 1

2 Calculando através do Menu Fórmula O menu Fórmula é muito completo, com várias opções, desde as operações básicas até as mais complexas que se pode utilizar no Excel. 2

3 No primeiro item, está o link para inserir funções pesquisando qual a necessária entre todas as opções presentes no sistema. No segundo item, estão as funções mais comumente usadas para cálculos matemáticos: Soma, Média, Contar Números, Máximo e Mínimo. 3

4 Elas fazem respectivamente, os seguintes cálculos sobre o intervalo selecionado: Resultado da soma dos valores; Média aritmética entre os valores; Contagem de quantas células possuem números; Mostram o maior valor dentro do intervalo; Mostram o menor valor dentro do intervalo. Para utilizá-las, selecione previamente o intervalo e, em seguida, escolha a fórmula desejada. 4

5 O resultado será mostrado automaticamente na fórmula seguinte ao intervalo. 5

6 Calculando através do Menu de Contexto O menu de contexto surge quando clicamos com o botão direito do mouse sobre uma ou mais células. Entre as várias opções de que dispomos nele, está a Análise Rápida. 6

7 A Análise Rápida dá acesso às opções mais comumente utilizadas no Excel: Formatação condicional, Gráficos, Totais, Tabelas e Minigráficos. 7

8 Neste momento, vamos lidar com as opções constantes na aba Totais, pois lá estão as fórmulas de uso mais frequente. O funcionamento é semelhante ao menu Fórmula: Ao escolher a opção que se adequa à necessidade do momento, o Excel calcula automaticamente o resultado e o exibe em uma célula após o intervalo selecionado. 8

9 Escolhendo diretamente a fórmula Por fim, pode-se escolher a fórmula específica para o caso e, através desse método, as células às quais será aplicado o cálculo não precisam estar previamente selecionadas. A fórmula desejada pode ser inserida diretamente dentro da célula, desde que se conheça a sua sintaxe. 9

10 Caso não haja segurança suficiente para digitar toda a fórmula, se pode clicar sobre o ícone fx : 10

11 Você irá escolher a função a ser inserida e, ao clicar em OK, uma caixa de diálogo se abrirá para preenchimento do conteúdo da fórmula, designando qual a informação necessária em cada campo. 11

12 Os benefícios de se usar Cálculos Automáticos Imagine ter que refazer toda uma planilha sempre que precisar calcular o DRE da sua empresa? Ou quando fizer uma tabela de vendas ou cálculo de comissões, ter que inicia-la do zero, preenchendo manualmente todos os valores e resultados? Muito trabalhoso e um imenso desperdício de tempo. A melhor forma de trabalhar com Excel é desenvolver ou adquirir modelos prontos, em que você somente altere os valores de entrada e permita que o sistema dê os resultados atualizados. Ainda, desde que suas fórmulas e dados de entrada estejam corretos, você tem a garantia de que os resultados estão válidos, afinal minimizou as possibilidades de erros de preenchimento e cálculo. 12

13 Como você pode ver, criar planilhas que realizem os cálculos automáticos no Excel é essencial para usar o potencial dessa ferramenta e tornar mais profissional e organizado o controle de dados da sua empresa. Se quiser aprender mais sobre diversas funcionalidades dessa ferramenta, conheçã a nossa plataforma de cursos online de Excel. Caso queira administrar melhor o seu negócio, adote as nossas planilhas e siga rumo ao sucesso. 13

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