Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I. Sumário. Introdução

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1 Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Sumário Introdução Formulário Inserindo um registro Excluindo um registro Filtrando e pesquisando registros AutoFiltro Aplicando o AutoFiltro Aplicando o AutoFiltro (cont.) Exibindo os dados em ordem crescente ou decrescente Usando o Personalizar Usando os 10 Primeiros Classificação e Filtro por cor Classificação e Filtro por cor (cont.) Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Introdução Uma lista de dados é um conjunto de informações agrupadas de forma organizada, numa seqüência de linhas e colunas rotuladas. Uma lista pode ser usada como um banco de dados, onde cada linha pode ser considerada um registro e cada coluna, um campo, sendo os rótulos, os nomes dos campos. Inicie uma nova pasta de trabalho e, numa planilha em branco, digite os dados conforme a ilustração: Criando uma lista de dados Grave a pasta com o nome de Filmes

2 Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Formulário Além da forma tradicional de se trabalhar com planilhas, uma Lista de Dados tem um modo especial de manipulação das informações ali contidas. Trata-se do Formulário, uma caixa de diálogo especial que transforma a edição da planilha para um formato de janela, apresentando todos os campos da lista. No Excel 2007 este não é um comando padrão, assim, ele precisa ser adicionado, e quando feito, ele ficará na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, portanto, adicione-o seguindo o procedimento: acesse o Botão Office e clique em Opções do Excel; clique no item Personalizar; na lista Escolhercomandosem selecione a opção Todos os Comandos; localize o comando Formulários e clique no botão Adicionar; clique em OK para confirmar. Adicionando o comando Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Para usar o recurso de formulário para digitação: clique em qualquer célula da lista de dados; clique no botão Formulário adicionado a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Veja:

3 Caixa de diálogo Lista de dados utilize a barra de rolagem vertical para navegar entre os registros; clique em qualquer campo para modificá-lo; clique no botão Novo para inserir um novo registro; clique no botão Excluir para eliminar um registro de sua lista; clique no botão Restaurar, antes de pressionar < Enter> ou rolar para outro registro, para desfazer todas as alterações efetuadas no(s) campo(s) do registro selecionado; clique no botão Critérios para apresentar um formulário de dados em branco para a definição de critério(s) para busca de registros; utilize os botões Localizaranterior e Localizarpróxima para navegar entre os registros que correspondam ao(s) critério(s) definido(s); clique no botão Fechar para fechar o formulário de dados e retornar à planilha. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Inserindo um registro clique no botão Novo para inserir um registro; digite os dados como mostra a imagem:

4 Incluindo novos dados terminando de digitar o último campo, tecle < Enter> ou clique novamente no botão Novo, para inserir mais um registro; utilize a barra de rolagem vertical para navegar entre os registros; clique no botão Fechar. A planilha deve estar conforme a figura. Registro Inserido Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Excluindo um registro selecione qualquer célula da lista que contenha dados; clique no botão Formulário adicionado a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido;

5 usando a barra de rolagem vertical, localize o filme AI - Inteligência Artificial clique no botão Excluir; na janela de diálogo de confirmação que surgirá, clique no botão OK. Janela de diálogo de confirmação clique no botão Fechar. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Filtrando e pesquisando registros Para fazer uma filtragem na lista e localizar apenas aqueles registros que satisfaçam determinada(s) condição(ões): selecione qualquer célula da lista que contenha dados; clique no botão Formulário adicionado a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido; na janela do formulário clique no botão Critérios. Observe que surgirá um formulário com os campos em branco. No seu canto superior direito, a palavra Critérios indica que se está no modo de pesquisa e o botão Formulário permite retornar à navegação normal. clique no campo Preço digite a expressão <20.

6 Aplicando um critério clique nos botões Localizaranterior ou Localizarpróxima para navegar apenas entre os registros que satisfazem essa condição, ou seja, preço menor do que R$ 20,00. Remova o critério atual e em seguida use outros critérios: clique no botão Critérios, no campo Preço e apague a expressão <20; clique no campo Produtora e digite Universal; clique nos botões Localizar anterior ou Localizar próxima para navegar apenas entre os registros que satisfazem essa condição, ou seja, produtora Universal; clique no botão Critérios, no campo Produtora e apague a palavra Universal; clique no campo Nome do filme e digite a* clique nos botões Localizar anterior ou Localizar próxima para navegar apenas entre os registros que satisfazem essa condição, ou seja, nome dos filmes começado por A Experimente outros critérios de filtragem, inclusive a possibilidade de critérios múltiplos: Para voltar ao normal, ou seja, visualizar todos os registros da lista: clique no botão Critérios e em seguida em Limpar. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I AutoFiltro Com o AutoFiltro podemos filtrar as informações de um lista de dados de acordo com os critérios desejados, tendo assim, sempre um subconjunto de dados que atendam os condições estabelecidas. Como visto anteriormente, ao aplicar o formato de tabela na planilha, o AutoFiltro é aplicado

7 automaticamente, mas como a planilha não possui esta formatação, o recurso deve ser usado isoladamente. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Aplicando o AutoFiltro clique em qualquer célula da lista que contenha dados; na guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Filtro. O Excel insere uma seta drop-down junto a cada rótulo das colunas da lista, permitindo assim, a especificação do(s) critério(s) de filtragem. Planilha usando AutoFiltro Por exemplo, para exibir apenas os registros da Produtora Paramount: clique na seta drop-down ao lado do rótulo Produtora; selecione apenas a opção Paramount e clique me OK.

8 Selecionando a opção Paramount para a aplicação do filtro Resultado do AutoFiltro Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Aplicando o AutoFiltro (cont.) O Excel exibe apenas os registros que atendam à opção selecionada. Observe que a seta onde definimos um critério de filtragem exibe um pequeno funil, já os cabeçalhos das linhas exibidas estão na cor azul. Continuando o exemplo, exiba todos os filmes da produtora Paramount de uma determinada Categoria. Então: clique na seta drop-down à direita do rótulo Categoria; selecione Policial. O Excel restringe ainda mais a lista, exibindo assim, apenas os registros que atendam os dois critérios selecionados.

9 AutoFiltro com os dois critérios aplicados Para reexibir todos os registros: clique na seta drop-down ao lado do rótulo Produtora; selecione a opção Limpar Filtro de... ; clique na seta drop-down ao lado do rótulo Categoria; selecione a opção Limpar Filtro de... O Excel volta a exibir todos os registros da lista de dados. Para reexibir todos os registros de uma só vez: aplique novamente em um ou mais critérios de filtragem à sua vontade; na guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Limpar. Pronto. Todos os registros da lista de dados voltaram a ser exibidos de uma só vez. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Exibindo os dados em ordem crescente ou decrescente No Excel 2007, existe também a opção de classificar os dados pelo AutoFiltro, tanto em ordem crescente quanto em ordem decrescente. clique na seta drop-down ao lado do rótulo Diretor; selecione a opção Classificar de A a Z.

10 Colocando o campo Diretor em ordem crescente Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Usando o Personalizar clique na seta drop-down ao lado do rótulo Categoria; aponte para o comando Filtros de Texto e selecione a opção Personalizar Filtro; especifique os critérios, conforme a figura.

11 Especificando critérios clique no botão OK. Com este filtro aplicado serão apresentados: Todos os filmes pertencentes à categoria Aventura e a categoria Policial. Para mostrar todos os filmes começados por A: reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente; clique na seta drop-down ao lado do rótulo Nome do filme; aponte para o comando Filtros de Texto e selecione a opção Começa com; defina o critério: Definindo um novo critério Pode-se, também, especificar um critério de filtragem usando caracteres coringa ( * e? ). O asterisco substitui uma seqüência de caracteres e o ponto de interrogação, substitui cada caráter. Como exemplo, experimente fazer o seguinte: reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente; clique na seta drop-down ao lado do rótulo Produtora; aponte para o comando Filtros de Texto e selecione a opção Personalizar Filtro; especifique o critério de filtragem como ilustrado. Observe o uso do *, indicando que todos os nomes das Produtoras iniciados com a letra P serão mostrados.

12 Utilizando caracteres curinga reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente; clique na seta drop-down ao lado do rótulo Preço; aponte para o comando Filtros de Texto e selecione a opção Personalizar Filtro; coloque os seguintes critérios: Preço maior ou igual a 20 e menor ou igual a 30; analise os dados; reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente; altere os critérios para: Preço menor ou igual a 20 ou maior ou igual a 30; analise os dados; reexiba todos os registros. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Usando os 10 Primeiros Quando se tem um campo numérico, por exemplo, Quantidade, Preço, Salário, pode-se especificar a exibição dos menores ou maiores registros, de acordo com o valor do campo. clique na seta drop-down ao lado do rótulo Preço; aponte para o comando Filtros de Número e selecione a opção 10 Primeiros;

13 Opção de filtro os 10 Primeiros Surgirá uma janela onde podem ser escolhidos os Primeiros (Maiores) ou os Últimos (Menores) registros e a quantidade desejada, além de especificar se será uma quantidade numérica de itens ou uma quantidade percentual. Escolha, então, os cinco primeiros itens (ou seja, os 5 maiores preços). Observe o resultado: AutoFiltro - Os 5 maiores preços Para remover as setas drop-down dos rótulos das colunas e, ao mesmo tempo, reexibir todos os registros da lista de dados: clique em qualquer célula da lista que contenha dados; na guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Filtro novamente. Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Classificação e Filtro por cor A Microsoft atendeu aos pedidos dos usuários do Excel, possibilitando a classificação e o filtro de sua planilha usando as cores aplicadas a ele. Imagine que você tenha aplicado uma formatação condicional qualquer ou mesmo destacado as linhas de sua planilha com cores nas células ou na fonte, por exemplo, aplicou a cor de fonte vermelha para valores em baixa e a cor de fonte azul para valores altos, entre outras. Veja.

14 Exemplo com destaques nas cores de fonte Exemplo com destaques nas cores das células Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I Classificação e Filtro por cor (cont.) clique na seta drop-down ao lado de qualquer rótulo, já que a formatação está aplicada para a linha toda da planilha; aponte para os comandos Classificar por Cor ou Filtrar por Cor; selecione a cor de célula ou fonte desejada.

15 Opções de Filtrar por Cor reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente; realize o procedimento várias vezes para conhecer o novo recurso.