Consolidar dados de várias planilhas em uma única planilha

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1 Página 1 de 5 Excel > Filtrando e classificando > Consolidando dados Consolidar dados de várias planilhas em uma única planilha Mostrar tudo Para resumir e informar os dados de planilhas separadas, você pode consolidar os dados de cada planilha separada em uma planilha (ou planilha mestre). As planilhas podem estar na mesma pasta de trabalho que a planilha mestre ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar dados, você pode atualizá-los e agregá-los com mais facilidade, em intervalos regulares ou ad hoc. Por exemplo, se tiver uma planilha de valores de despesa de cada um dos escritórios regionais, você poderá usar uma consolidação de dados para combinar esses valores em uma planilha de despesas corporativas. Essa planilha principal pode conter totais e médias de vendas, e os produtos mais vendidos em toda a empresa. Há duas maneiras principais para consolidar dados: Consolide por posição Use esse método quando os dados de várias áreas de origem forem organizados na mesma ordem e usarem a mesma linha e rótulos de coluna. Por exemplo, quando você tiver uma série de planilhas de despesas que foram criadas com o mesmo modelo. Consolide por categoria Use esse método quando os dados de várias áreas de origem foram organizados de forma diferente, mas os mesmos rótulos de linha e coluna foram usados. Por exemplo, você pode usar esse método quando tiver uma série de planilhas de estoque para cada mês com o mesmo layout, mas cada planilha contiver itens diferentes ou um número diferente de itens. Você pode consolidar dados usando o comando Consolidar (guia Dados, grupo Ferramentas de Dados). Você também pode consolidar dados usando uma fórmula ou um relatório de Tabela Dinâmica. O que você deseja fazer? Consolidar dados por posição Consolidar dados por categoria Outras maneiras de consolidar dados Consolidar dados por posição 1. Em cada planilha que contém os dados que você deseja consolidar, configure os dados seguindo estes procedimentos: Verifique se cada intervalo de dados está no formato de lista: cada coluna tem um rótulo na primeira linha e contém informações semelhantes, e não existem linhas ou colunas em branco dentro da lista. Coloque cada intervalo em uma planilha separada, mas não insira nenhum intervalo na planilha onde você planeja colocar a consolidação.

2 Página 2 de 5 Verifique se cada intervalo tem o mesmo layout. DICA Se você consolidar dados com frequência, isso pode ajudar a basear suas planilhas em um modelo de planilha que usa um layout consistente. 2. Na planilha mestre, clique na célula superior esquerda da área em que você deseja que os dados consolidados sejam exibidos. OBSERVAÇÃO Para evitar substituir dados existentes na planilha de destino pelos dados que você está consolidando, verifique se você deixou células suficientes à esquerda e abaixo dessa célula para os dados consolidados. 3. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Consolidar. 4. Na caixa Função, clique na função de resumo que você deseja que o Microsoft Excel use para consolidar os dados. 5. Se a planilha que contém os dados que você deseja consolidar estiver em outra pasta de trabalho, clique em Procurar para localizar essa pasta de trabalho e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Procurar. O caminho do arquivo é digitado na caixa Referência seguido por um ponto de exclamação. 6. Se a planilha que contém os dados que você deseja consolidar estiver na pasta de trabalho atual, faça o seguinte: 1. Na caixa Referência, clique no botão Recolher Caixa de Diálogo para selecionar os dados na planilha. 2. Clique na planilha que contém os dados que você deseja consolidar, selecione os dados e clique no botão Expandir Caixa de Diálogo. 7. Na caixa de diálogo Consolidar, clique em Adicionar e repita as etapas 6 e 7 para adicionar todos os intervalos desejados. 8. Especifique como deseja atualizar a consolidação, seguindo um destes procedimentos: Para configurar a consolidação de forma a ser atualizada automaticamente quando os dados de origem em outra pasta de trabalho forem alterados, marque a caixa de seleção Criar links para dados de origem. IMPORTANTE Marque essa caixa de seleção apenas se a planilha que contém os dados estiver em outra pasta de trabalho. Depois de marcar essa caixa de seleção, não será mais possível alterar as células e os intervalos que estão inclusos na consolidação. Para configurar a consolidação para que você possa atualizá-la manualmente, alterando as células e os intervalos inclusos, desmarque a caixa de seleção Criar links para dados de origem.

3 Página 3 de 5 Consolidar dados por categoria 1. Em cada planilha que contém os dados que você deseja consolidar, configure os dados seguindo estes procedimentos: Verifique se cada intervalo de dados está no formato de lista: cada coluna tem um rótulo na primeira linha e contém informações semelhantes, e não existem linhas ou colunas em branco dentro da lista. Coloque cada intervalo em uma planilha separada, mas não insira nenhum intervalo na planilha onde você planeja colocar a consolidação. Verifique se cada intervalo tem o mesmo layout. DICA Se você consolidar dados com frequência, isso poderá ajudar a basear suas planilhas em um modelo de planilha que usa um layout consistente. 2. Na planilha mestre, clique na célula superior esquerda da área em que você deseja que os dados consolidados sejam exibidos. OBSERVAÇÃO Para evitar substituir dados existentes na planilha de destino pelos dados que você está consolidando, verifique se você deixou células suficientes à esquerda e abaixo dessa célula para os dados consolidados. 3. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Consolidar. 4. Na caixa Função, clique na função de resumo que você deseja que o Excel utilize para consolidar os dados. 5. Se a planilha for uma outra pasta de trabalho, clique em Procurar para localizar o arquivo e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Procurar. O caminho do arquivo é digitado na caixa Referência seguido por um ponto de exclamação. 6. Se a planilha estiver na pasta de trabalho, faça o seguinte: 1. Clique no botão de referência à direita da caixa Referência, para abrir a caixa de diálogo Consolidar - Referência. 2. Abra a planilha que contém os dados que você deseja consolidar, selecione os dados e clique no botão à direita da caixa. 7. Na caixa de diálogo Consolidar, clique em Adicionar e repita as etapas 6 e 7 para adicionar todos os intervalos desejados.

4 Página 4 de 5 8. Decida como deseja atualizar a consolidação. Siga um destes procedimentos: Para configurar a consolidação para que ela se atualize automaticamente quando os dados de origem forem alterados, marque a caixa de seleção Criar links para dados de origem. IMPORTANTE Você pode marcar apenas essa caixa de seleção se a planilha estiver em outra pasta de trabalho. Depois de marcar essa caixa de seleção, não será mais possível alterar as células e os intervalos que estão inclusos na consolidação. Para configurar a consolidação para que você possa atualizá-la manualmente, alterando as células e os intervalos inclusos, desmarque a caixa de seleção Criar links para dados de origem. 9. Marque as caixas de seleção em Usar rótulos em que indiquem onde o rótulos estão localizados nos intervalos de origem: a Linha superior, a Coluna à esquerda ou ambas. OBSERVAÇÕES Os rótulos que não corresponderem aos rótulos nas outras áreas resultarão em linhas ou colunas separadas na consolidação. Verifique se qualquer categoria que não deve ser consolidada tem rótulos exclusivos e presentes somente em um intervalo de origem. Outras formas de consolidar dados Além de consolidar dados por posição ou categoria, você também pode consolidar dados usando fórmulas ou relatórios de Tabela Dinâmica. USE UMA FÓRMULA PARA CONSOLIDAR DADOS 1. Na planilha principal, copie ou insira os rótulos da coluna ou da linha que você deseja para os dados consolidados. 2. Clique em uma célula que você deseja que contenha os dados consolidados. 3. Digite uma fórmula que inclua uma referência de célula às células de origem em cada planilha ou uma referência de 3-D que contenha dados que deseja consolidar. Com relação às referência de célula, execute um dos procedimentos a seguir: Se os dados a serem consolidados estiverem em células diferente em outras planilhas Digite uma fórmula com as referências da célula a outras planilhas, um para cada planilha separada. Por exemplo, para consolidar dados das planilhas chamadas Vendas (na célula B4), RH (na célula F5) e Marketing (na célula B9), na célula A2 da planilha principal, você deve digitar o seguinte:

5 Página 5 de 5 Dica Para inserir uma referência de célula, como Vendas3!B4, em uma fórmula sem digitar, digite a fórmula até o ponto onde você precisa da referência, clique na guia da planilha e, em seguida, clique na célula. Se os dados a serem consolidados estiverem na mesma célula em outras planilhas Digite uma fórmula com uma referência 3-D que usa uma referência a um intervalo de nomes de planilha. Por exemplo, para consolidar dados nas células A2 de Vendas por meio de Marketing inclusive, na célula A2 da planilha principal, você deve digitar o seguinte: OBSERVAÇÃO Se a pasta de trabalho estiver definida para calcular automaticamente as fórmulas, um consolidação por fórmula sempre é atualizada automaticamente quando os dados em planilhas separadas é alterado. USAR UM RELATÓRIO DE TABELA DINÂMICA PARA CONSOLIDAR DADOS Você pode criar um relatório de Tabela Dinâmica de vários intervalos de consolidação. Esse método é semelhante à consolidação por categoria, mas oferece maior flexibilidade para reorganizar as categorias. Para obter mais informações, consulte Início rápido: criar um relatório de Tabela Dinâmica.