Criando uma mala direta com o Microsoft Word e Excel

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1 Criando uma mala direta com o Microsoft Word e Excel É possível usar o recurso "Mala direta" no Microsoft Word para criar e imprimir etiquetas para envio em massa usando os dados de uma planilha do Microsoft Excel. Neste tutorial, explicamos como construir corretamente sua planilha de dados (Excel) e como utilizar esse recurso do Word utilizando o "Assistente de mala direta" que torna a tarefa muito mais simples do que se imagina. Abaixo um resumo do recurso "mala direta" e na sequência as etapas do processo. Ao usar o recurso mala direta do Word, o Word mescla um "documento principal" com uma "lista de destinatários" para gerar um conjunto de "documentos de saída". - O documento principal contém o texto básico que é o mesmo em todos os documentos de saída. Ele pode conter um papel timbrado, texto e instruções nos "campos de mesclagem" para inserir texto (tais como nomes e endereços de destinatários) que variam de um documento de saída para outro. - A lista de destinatários é um banco de dados, por exemplo, um arquivo de banco de dados do Microsoft Access ou uma pasta de trabalho do Excel, que contém os dados a serem mesclados nos documentos de saída. Normalmente, este banco de dados é uma lista de nomes, endereços e números de telefone. - Os documentos de saída são o resultado da mala direta. O texto em um documento de saída pode ser o mesmo em todos os documentos de saída, mas é possível aplicar formatação em diferentes documentos. Etapa 1: Configurar o arquivo de dados do Excel Antes de continuar com o Assistente de mala direta, crie seu arquivo de dados do Excel e organize-o usando os campos que deseja usar para sua etiqueta verificando se a sua planilha Página 1

2 do Excel está bem estruturada para esse propósito. Observe os seguintes requisitos para a tabela de dados: - A primeira linha deve conter nomes de campo para cada coluna. Por exemplo, nome, endereço, bairro, cep, cidade, estado. - Cada nome de campo deve ser exclusivo. - Cada linha deve fornecer informações sobre um item específico. Em uma lista de endereçamento, por exemplo, cada linha pode incluir informações sobre um destinatário específico. - A tabela não deve ter linhas em branco. Após a criação do seu arquivo de dados do Excel, salve-o e feche-o. Etapa 2: Configurar o documento principal Inicie o Microsoft Office Word 2003 ou uma versão anterior do Word, aponte para Cartas e correspondências (ou, apenas, Correspondência, dependendo da versão) no menu Ferramenta. Selecionar um dentre os tipos de documentos apresentados, conforme a sua necessidade. Página 2

3 O documento ativo torna-se o documento principal (o documento que contém o texto e os gráficos iguais para cada versão do documento mesclado. por exemplo, o remetente ou a saudação em uma carta modelo). Clique em Próximo: Iniciar o documento. Obs: Se você estiver familiarizado com o recurso mala direta ou preferir trabalhar sem o assistente, será possível usar a barra de ferramentas Mala direta. Conectar-se a um tipo de lista diferente, como um banco de dados ou uma lista de endereços do Office Em Selecione os destinatários, clique em Usar uma lista existente. Clique em Procurar. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, localize e clique na fonte de dados desejada. Página 3

4 Por padrão, o Microsoft Word abre a pasta Minhas fontes de dados. Clique em Abrir. Dependendo do tipo da fonte de dados selecionada, talvez outras caixas de diálogo apareçam solicitando informações específicas. Neste tutorial, a fonte de dados é uma planilha do Microsoft Excel e tem informações distribuídas em várias guias, será necessário selecionar a guia contendo a informação desejada e clicar em OK. Inserindo os campos de mesclagem Insira campos de mesclagem onde deseja mesclar nomes, endereços e outros dados como código de barras postal. Se desejar, você pode alterar o formato dos dados mesclados. Para copiar o formato e o layout da primeira etiqueta para todas as outras da página, clique em Atualizar todas as etiquetas. Página 4

5 Após concluir o documento principal e inserir todos os campos de mesclagem, clique em Salvar como no menu Arquivo. Nomeie o documento e clique em Salvar. Concluir a mesclagem Na caixa de diálogo Mesclar para novo documento, siga um destes procedimentos e clique em OK. Para mesclar todos os documentos, clique em Todos. Para mesclar somente o documento exibido na janela de documento, clique em Registro atual. Para mesclar um intervalo de documento, clique em De e digite o número dos registros nas caixas De e Até. O Microsoft Word abre um novo documento único que contém todas as etiquetas individuais. Você pode salvar o documento para usar posteriormente, como qualquer documento comum. Fonte: Página 5