10 Hiperlinks e Mala Direta

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1 1 Word Hiperlinks e Mala Direta Hiperlinks Criar um Hiperlink Criar um Hiperlink Para Outro Documento Criar Ligação Dentro do Documento Remover Hiperlinks Mala Direta Definir o Tipo de Mala Direta Base de Dados Externa Criar uma Base de Dados Criar a Mala Direta

2 Word Hiperlinks e Mala Direta O Word 2013 dispõe de recursos que possibilitam ao usuário navegar facilmente por elementos do texto ou automatizar tarefas repetitivas. Os hiperlinks fazem a ligação entre conteúdos do texto ou, ainda, a conteúdos externos. Com o recurso de mala direta, é possível criar documentos padrão e mesclar informações específicas para criar postagens personalizadas Hiperlinks Os hiperlinks são recursos responsáveis por interligar elementos do texto, tanto interna quanto externamente. Com o Word 2013 é possível adicionar hiperlinks aos tópicos de um sumário para que, quando clicado sobre o assunto, o documento seja deslocado para o ponto específico. Há ainda a possibilidade de criar ligações do texto para conteúdos disponíveis na Internet com o intuito de comprovar ou complementar informações. O hiperlink se destaca no texto pelo sublinhado da palavra e a cor azul do texto. Para utilizá-lo, basta pressionar a tecla <Ctrl> e clicar sobre o texto ou o elemento que contém o hiperlink. Hiperlink Criar um Hiperlink Os hiperlinks podem ser criados a partir de um texto específico ou de uma imagem do documento. O Word 2013 possibilita que os links interliguem elementos do texto aos seguintes destinos: Página da Web ou arquivos: Faz a ligação de um texto ou de uma imagem do documento a um endereço da Internet ou a um documento armazenado no computador. Colocar neste documento: Faz a ligação de um texto ou imagem a um ponto específico do documento atual. Criar novo documento: Permite criar um hiperlink para um arquivo que ainda não foi criado. Endereço de Cria um hiperlink que abrirá seu programa de correio eletrônico padrão para envio de a um endereço de correio eletrônico disponível.

3 3 Word Criar um Hiperlink Para Outro Documento A criação de hiperlinks para outros documentos torna possível o acesso a informações existentes em outros documentos do Word Esse recurso permite ainda que grandes quantidades de informações possam ser divididas em vários arquivos em vez de um único grande documento. Para criar um hiperlink que acesse outro documento do Word 2013, execute os procedimentos a seguir: 1. Selecione o texto ou o objeto que receberá o hiperlink; 2. No grupo de comandos links da guia INSERIR, clique na opção Hiperlink; 3. A caixa de diálogo Inserir hiperlink será exibida; 4. Na seção Vincular a, dique na opção Página da Web ou arquivo; 5. Clique no botão Dica de tela e defina o texto que será exibido quando o cursor do mouse for posicionado sobre o hiperlink: 6. Para localizar o arquivo que será aberto quando clicar no hiperlink, faça o seguinte: 6.1. Clique no botão Procurar arquivo ( ) e, na caixa de diálogo Vincular ao arquivo, localize o documento, selecione-o e clique no botão Abrir: 6.2. Caso o arquivo procurado esteja na mesma pasta do documento atual, clique na opção Pasta atual para visualizá-lo ou dique na opção Arquivos recentes para visualizar os últimos arquivos abertos pelo Word 2013; 7. O campo Endereço exibirá o caminho do arquivo selecionado; 8. Para finalizar, clique no botão OK. Há ainda a possibilidade de criar um hiperlink que ligue um documento do Word 2013 a uma página da Web. Veja como proceder: 1. Selecione o texto ou o objeto que receberá o hiperlink: 2. No grupo de comandos Links da guia INSERIR, dique na opção Hiperlink, 3. A caixa de diálogo Inserir hiperlink será exibida;

4 Word Na seção Vincular a, clique na opção Página da Web ou arquivo; 5. Clique no botão Dica de tela e defina o texto que será exibido quando o cursor do mouse for posicionado sobre o hiperlink; 6. Digite no campo Endereço o endereço completo da página da Web que deseja abrir: 6.1. Se desejar, clique na opção Páginas navegadas para que seja exibida urna lista com as últimas páginas da Web acessadas. Em seguida, clique sobre um dos resultados para que o campo Endereço seja preenchido automaticamente; 7. Para finalizar, clique no botão OK Criar Ligações Dentro do Documento Em documentos extensos, é possível criar ligações que facilitem a localização de imagens, textos ou capítulos. O Word 2013 é capaz de localizar pontos específicos do documento através de um recurso chamado indicador. Os indicadores possuem a função de indicar ao hiperlink para onde ele deve deslocar o documento. Por exemplo, caso seu documento esteja dividido em capítulos, é possível aplicar indicadores a cada um deles e, em seguida, adicionar hiperlinks aos elementos do sumário de modo que, ao clicar sobre o assunto, o documento seja deslocado para o capitulo desejado. Acompanhe corno criar indicadores no documento: 1. Selecione o texto que deseja transformar em indicador; 2. No grupo de comandos Links da guia INSERIR dique na opção Inserir um Indicador; 3. A caixa de diálogo Indicador será exibida; 4. Adicione um nome para o indicador no campo Nome do indicador e, em seguida, dique no botão Adicionar; 5. Repita os procedimentos acima para todos os elementos do texto que deseja transformar em indicador. Após criar os indicadores, o próximo passo é a criação das ligações dentro do documento. Acompanhe: 1. Selecione o texto ou o objeto que receberá o hiperlink, 2. No grupo de comandos Links da guia INSERIR dique na opção Hiperlink, 3. A caixa de diálogo Inserir hiperlink será exibida;

5 5 Word Na seção Vincular a, clique na opção Colocar neste documento; 5. Na seção Selecione um local neste documento, selecione o local para onde o hiperlink deverá apontar. Observe que os indicadores criados constarão nas opções disponíveis; 6. Clique no botão OK Remover Hiperlinks O Word 2013 permite que um hiperlink seja removido do documento sem a necessidade de excluir o texto que o armazena. Para remover um hiperlink através da caixa de diálogo, faça o seguinte: 1. Selecione no documento o texto que possui o hiperlink que deseja remover; 2. No grupo de comandos Links da guia INSERIR, clique na opção Hiperlink, 3. No canto inferior direito da caixa de diálogo Editar hiperlink, clique no botão Remover link. Se desejar, utilize o menu de contexto do Word 2013: 1. Clique com o botão direito do mouse sobre o texto que possui o hiperlink que será removido; 2. No menu exibido, clique em Remover Hiperlink,

6 Word Mala Direta O recurso de mala direta possibilita automatizar a criação de conteúdos personalizados, como cartas, certificados, convites, etiquetas, informativos diversos, envelopes, entre outros. Esse recurso se baseia em um documento padrão, que se diferencia dos demais somente por dados específicos, como nome, endereço, valores. etc. Essas informações específicas são inseridas em campos de mesclagem, em pontos específicos do documento, que posteriormente serão substituídos por informações de um banco de dados. Após a mesclagem dos dados, o Word 2013 automaticamente criará um documento para cada registro do banco de dados utilizado. A guia CORRESPONDÊNCIAS da Faixa de Opções disponibiliza grupos de comandos que tornam a criação dos documentos de mala direta uma tarefa interativa e descomplicada Definir o Tipo de Mala Direta O Word 2013 possibilita que o recurso de mala direta seja utilizado em diversos tipos de documentos. A definição do tipo de documento é elemento essencial no processo de criação, pois, com base nessa escolha, o programa disponibilizará os recursos necessários. Acompanhe a seguir a descrição dos tipos de documento de mala direta que o Word 2013 disponibiliza: Cartas: Permite criar documentos personalizados como cartas, certificados, ações de marketing ou outros documentos de distribuição em massa que possuan1 conteúdo comum, diferenciando-se uns dos outros apenas por dados específicos, como nome, endereço, valores, etc. Mensagens de Possibilita a criação de mensagens eletrônicas que possuirão conteúdo comum, diferenciando- se apenas por dados específicos, como nome, endereço de , valores, etc. Envelopes: Permite automatizar a criação de envelopes utilizando in formações de uma lista de endereços especifica. Etiquetas: Automatiza a criação de etiquetas utilizando informações de uma lista de endereços específica. Diretório: Permite criar um diretório de nomes, endereços e demais informações que podem exibir esses registros em um único documento, por exemplo, um catálogo.

7 7 Word Base de Dados Externa A base de dados é responsável por adicionar ao documento de mala direta as informações dos campos de mesclagem, responsáveis pela diferenciação dos documentos. De modo geral, uma base de dados é um conjunto de informações organizadas em inúmeras linhas, chamadas registros, as quais são divididas em campos que armazenam informações especificas. É possível citar como exemplo de base de dados uma lista telefônica, em que cada linha é um registro, formada por campos que possuem informações pessoais, como nome, número do telefone, etc. O Word 2013 permite utilizar em seus documentos de mala direta bases ele dados oriundas de fontes como: listas de contatos do Microsoft Outlook, planilhas do Microsoft Excel, bancos de dados do Microsoft Access, arquivos HTML, além de diferentes tipos de catálogos de endereço eletrônico Criar uma Base de Dados Durante o processo de criação da mala direta, o Word 2013 disponibiliza um modo simplificado de criação da base de dados. Esse recurso é indicado para criação de listas simples, que não serão utilizadas com frequência. Acompanhe a seguir como criar uma lista de endereços no Word 2013: 1. Na Faixa de Opções, selecione a guia CORRESPONDÊNCIA; 2. No grupo de comandos Iniciar Mala Direta, dique na opção Selecionar Destinatários e, no menu exibido, dique em Digitar uma Nova Lista; 3. Será exibida a caixa de diálogo Nova lista de endereços;

8 Word Para definir os campos que sua lista de endereços possuirá, clique no botão Personalizar Colunas; 5. Na caixa de diálogo Personalizar lista de endereço, faça o seguinte: 5.1. Em Nomes de campos, selecione os campos que não serão utilizados na lista e remova-os clicando no botão Excluir; 5.2. Para inserir campos adicionais, dique no botão Adicionar. Na caixa de caixa de diálogo Adicionar campo, digite o nome do campo e dique no botão OK; 5.3. Caso seja necessário modificar o nome de algum campo, selecione-o e clique no botão Renomear. Na caixa de diálogo Renomear campo, altere o nome do campo na opção Para e clique no botão OK; 5.4. Para modificar a ordem de exibição de um campo, selecione-o e, em seguida, clique nos botões Mover para cima ou Mover para baixo; 6. Clique no botão OK para retornar à caixa de diálogo Nova lista de endereços, que agora exibirá somente os campos específicos; 7. Automaticamente o cursor do texto se posicionará no primeiro campo da primeira linha de registro. Preencha- -o e pressione a tecla <Tab> para avançar ao próximo campo; 8. Para adicionar mais linhas de registro à lista ele endereços, clique no botão Nova Entrada; 9. Caso seja necessário remover algum registro da lista de endereços, dique sobre a linha para selecioná-la e clique no botão Excluir Entrada;

9 9 Word Ao finalizar a digitação cios dados, clique no botão OK para salvar a lista de endereços; 11. Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, determine em que pasta as informações serão gravadas e, no campo Nome do arquivo, digite um nome para a lista, 12. Clique no botão Salvar Criar a Mala Direta A criação de uma mala direta consiste basicamente em redigir um documento padrão e adicionar os campos de mesclagem em pontos específicos do texto. Posteriormente os campos de mesclagem serão substituídos pelas informações de uma base de dados. Veja a seguir os elementos principais da criação de uma mala direta: Documento Padrão: É o conteúdo da mensagem que será enviado a um determinado grupo de pessoas. Pode ser um convite, cartão comemorativo ou qualquer conteúdo de interesse coletivo. Campos de Mesclagem: São elementos inseridos em pontos específicos do documento de mala direta, responsáveis por exibir no texto os dados de uma lista de endereços. A guia CORRESPONDÊNCIAS da Faixa de Opções possui todos os recursos necessários para a criação de um documento de mala direta. O Word 2013 disponibiliza ainda o Assistente de Mala Direta Passo a Passo. Trata-se de um recurso que auxilia o usuário na criação da mala direta guiando-o através de passos explicativos. Acompanhe a seguir como criar um documento de mala direta utilizando o Assistente de Mala Direta Passo a Passo: 1. No grupo de comandos Iniciar Mala Direta da guia CORRESPONDÊNCIAS, dique na opção Iniciar Mala Direta e, no menu exibido, dique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo;

10 Word O painel Mala Direta será exibido no lado direito da janela do Word 2013 e disponibilizará seis etapas para a criação do documento de mala direta; 3. Na primeira etapa deve ser selecionado o tipo de documento que será criado. Na seção Selecione o tipo de documento, marque a opção Cartas; 4. Em seguida, clique em Próxima: Documento inicial, na parte inferior do painel; 5. Nesta etapa é definido o documento que será utilizado para criar a mala direta. Na seção Selecione o documento inicial, marque a opção Usar o documento atual; 6. Na parte inferior do painel, dique em Próxima: Selecionar os destinatários; 7. Nesta etapa deve ser definida a base de dados que possui as informações de contato dos destinatários das cartas. Na seção Selecione os destinatários, marque a opção Usar uma lista existente: 8. Na seção Use uma lista existente, clique na opção Procurar;

11 11 Word Será exibida a caixa de diálogo Selecionar fonte de dados; 10. Localize o arquivo que possui a base de dados com as informações dos destinatários das cartas, selecione-o e clique no botão Abrir; 11. A caixa de diálogo Destinatários de mala direta será exibida listando todos os registros da base de dados selecionada;

12 Word Selecione os registros que serão utilizados e clique no botão OK; 13. Na parte inferior do painel, clique em Próxima: Escreva a carta; 14. Nesta etapa, digite o documento que receberá os campos de mesclagem da mala direta; Espaço reservado aos campos de mesclagem da mala direta. 15. Em seguida, posicione o cursor do texto onde os campos de mesclagem serão inseridos e, no painel Mala direta, clique na opção Mais itens;

13 13 Word Na caixa de diálogo Inserir campo de mesclagem, selecione o campo correspondente e clique no botão Inserir; 17. Adicione todos os campos de mesclagem no documento e clique no botão Fechar; Campos de mesclagem adicionados ao documento.

14 Word Na parte inferior do painel clique em Próxima: Visualize as cartas; 19. Observe que os campos de mesclagem do documento passam a exibir as informações da lista de endereços selecionada; 20. Nesta etapa, o painel Mala Direta disponibiliza botões de navegação que permitem navegar entre os registros da lista de endereços; 21. Na parte inferior do painel, clique em Próxima: Conclua a mesclagem. 22. Na última etapa, o painel Mala Direta disponibiliza dois modos de mesclagem do documento: Imprimir e Editar cartas individualmente;

15 15 Word Clique na opção Imprimir para que seja impressa uma carta para cada registro da lista de endereços; Na caixa de diálogo Mesclagem para impressora, defina na seção Imprimir registros quais os registros que serão impressos e, em seguida, clique no botão OK para iniciar o processo; 24. Clique na opção Editar cartas individualmente para que o Word 2013 crie um novo documento contendo urna página para cada registro do banco de dados; Na caixa de diálogo Mesclagem para novo documento, defina na seção Mesclar registros quais os registros que serão mesclados para o novo documento e, em seguida, clique no botão OK para iniciar o processo.