ACCESS ) Introdução. 2) Abrindo um banco de dados. 3) A Janela do Access-2007

Transcrição

1 ACCESS ) Introdução O Access é um gerenciador de banco de dados relacionais. O Access começa perguntando se o usuário deseja começar um banco de dados novo ou se deseja abrir um já existente. A extensão utilizada pelo Access-2007 é.accmdb. O Access não manipula objetos (tabelas, consultas, formulários,...) em separado, ele utiliza um único arquivo para armazenar todos os objetos. Os objetos, neste caso, ficam mais integrados. Obs.: - Arquivo: informação guardada em meio físico. - Registro: é formado por um conjunto de campos. É a informação individualizada dentro de um arquivo. - Tabelas: são coleções de registros. - s: são informações que especificam os dados de um registro. É a menor informação que pode ser armazenada. 2) Abrindo um banco de dados Ao carregarmos o Microsoft Access, veremos uma janela que possibilita a criação de um novo banco de dados ou a abertura de um banco de dados usado recentemente. No caso de abertura de um banco de dados em uma determinada unidade de disco, basta ir ao Botão do Office. 3) A Janela do Access-2007 Na janela de trabalho encontraremos: Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 2- Botão Office (antigo menu arquivo) 3- Faixa de Opções (grupos de comandos organizados por recurso e funcionalidade) 4- Painel de Navegação (lista os objetos que o banco de dados possui) 5- Guia de objetos do Access

2 2 No botão Modo de Exibição podemos escolher qual será o modo de trabalho e visualização dos objetos do Access. No Modo Design criaremos manualmente os nossos objetos (tabelas, consultas,...) 4) Partes de um Banco de Dados - Tabela: Contém as tabelas do banco de dados atual. Uma tabela é uma coleção de dados sobre um tópico específico. Por exemplo, a tabela Produtos contém somente informações sobre produtos, e a tabela Fornecedores contém somente informações sobre empresas que fornecem produtos. Utilizando uma tabela separada para cada tipo, eliminam-se dados duplicados, tornando o armazenamento de dados mais eficiente e diminuindo os erros de entrada de dados. Tabelas organizam dados em colunas (campos) e linhas (registros). Tabela Registro Barra de Navegação dos Registros - Consultas: Contém as consultas do banco de dados atual. As consultas servem para exibir, alterar e analisar dados de diferentes maneiras, podendo agrupar informações de diversas tabelas. Quando você executa uma consulta, o Microsoft Access recupera os registros específicos e, então, exibe os dados combinados em uma folha de dados na ordem desejada. O Access cruza dados de várias tabelas para selecionar informações segundo critérios determinados pelo usuário. Grade QBE

3 3 - Formulários: Lista todos os formulários do banco de dados atual. Os formulários servem para uma variedade de propósitos. Poderemos criar um formulário para a entrada de dados de uma determinada tabela; criar uma caixa de diálogo personalizada para aceitar a entrada do usuário e, em seguida, executar uma ação baseada nesta entrada, ou criar um formulário menu de controle para abrir outros formulários ou relatórios. - Relatórios: Exibe todos os relatórios do banco de dados atual. O relatório é uma maneira eficiente de apresentar seus dados numa forma impressa. A maioria das informações em um relatório vem de uma tabela ou consulta que é a fonte de dados do relatório. As outras informações do relatório estão armazenadas na estrutura do relatório. Além de imprimir as informações conforme estrutura pré-definida, poderemos criar etiquetas e gráficos. - Macros: Exibe as macros criadas para o banco de dados atual. Uma macro é um conjunto de uma ou mais ações onde cada uma faz alguma coisa, por exemplo, abrir um formulário ou imprimir um relatório. Geralmente as macros são incorporadas a um relatório ou um formulário do tipo caixa de diálogo ou menu. - Módulos: Lista os módulos disponíveis em um banco de dados. Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos do Visual Basic que estão armazenados juntos como uma unidade. Os módulos deixam você automatizar tarefas de banco de dados usando o poder e a flexibilidade da linguagem de programação Visual Basic. 4) Criando uma tabela Vimos que a exibição das informações pode ser de várias maneiras, formulários de entrada de dados, consultas ou relatórios, mas elas estão todas armazenadas em tabelas. Uma tabela de banco de dados é uma coleção de dados sobre o mesmo assunto organizado em linhas e colunas. A criação de uma tabela é um dos processos mais importante do banco de dados. Os formulários de entrada de dados, consultas, e relatórios dependem de uma determinada tabela. No momento que estivermos criando uma tabela nova, definiremos quais os campos que farão parte dela e quais os tipos de dados que podem ser armazenados em cada campo, isto é, se um campo for definido como numérico, não será permitido a entrada de texto. Recurso como este, diminui erros de entrada de dados.

4 4 4.1) Criando banco de dados a. No Botão Office selecione a opção Novo. Na janela que será aberta podemos escolher a opção Banco de Dados em Branco ou um dos Modelos (locais ou online). b. Após selecionar o tipo, o Microsoft Access criará o banco de dados com o nome que você digitou e exibirá uma janela com uma Guia Tabela, a frente. Para que venhamos a projetar a nossa tabela devemos escolher a opção Design no botão Modo de Exibição (o modo folha de dados não será usado em MD por não expor todos os recursos necessários à matéria). O Modo Design exibe uma tabela onde será dada a entrada dos campos com seus respectivos tipos de dados e descrição. Abaixo da tabela, encontraremos as propriedades do campo atual, estas propriedades poderão ser ativadas e alteradas. Modo Design Obs.: A coluna Descrição é opcional e serve para alimentar a Barra de Status quando o campo estiver em evidência.

5 4.2) 5 O pode conter até 64 caracteres e conter espaços em branco. Tipo de Dados Tipo de Dado Definição Tamanho Texto (Padrão) Memorando Número Data/Hora Unidade Monetária Numeração Automática Sim/Não Objeto OLE Hyperlink Assistente de Pesquisa... Texto ou combinações de texto e números bem como números que não exijam cálculos, como números de telefone. Texto ou combinações longas de texto e números. Dados numéricos usados em cálculos matemáticos. Valores de data e hora para os anos até Valores monetários e dados numéricos usados em cálculos matemáticos envolvendo dados com uma ou mais casas decimais. Precisão de 15 dígitos no lado esquerdo do separador decimal. Um número seqüencial exclusivo (incrementado em 1) ou número aleatório atribuído pelo Microsoft Access sempre que um novo registro é adicionado a uma tabela. Valores Sim e Não e campos que contém somente um dentre dois valores. Um objeto ( como uma planilha do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, gráficos, sons ou outros dados binários) vinculados ou incorporados em uma tabela do Microsoft Access. Tem capacidade de até 1GB. que irá armazenar um texto colorido e sublinhado ou um gráfico no qual você clica para saltar para um arquivo, um local em um arquivo, uma página HTML da Internet. Cria um campo que permite a você escolher um valor de uma outra tabela ou de uma lista de valores usando uma caixa de combinação. A escolha dessa opção na lista Tipo de Dados inicia o Assistente de Pesquisa para definir o tipo de dado. Até 255 caracteres ou o comprimento definido pela propriedade Tamanho do, o que for menor. Até caracteres. Aproximadamente 18 páginas. O campo do tipo Assistente de Pesquisa: este tipo de dado abre o quadro Assistente de Pesquisa, siga as instruções do Assistente.

6 6 Como vimos, este tipo de dado cria um campo que permite a você escolher um valor de uma outra tabela ou em dados que você próprio pode digitar. Este recurso provoca o relacionamento entre as duas tabelas. 4.3) A Guia Geral A Guia Geral possui os seguintes critérios: - Tamanho do campo: o campo texto pode possuir até 255 caracteres (letras e números). Os demais campos possuem tamanhos definidos internamente. - Formato: permite ao usuário personalizar a entrada de dados no campo. Ex.: [Cor] exibe o carateres formatados na cor entre colchetes. - Máscara de entrada: Como o campo será exibido. Caractere Uso 0 Dígito. Insira apenas um dígito nessa posição. 9 Dígito. Um dígito nessa posição é opcional. # Insira um dígito, um espaço ou um sinal de adição(+) ou subtração(-) nesta posição. Ao ignorar essa posição, o Access inserirá um espaço em branco. L Letra. Obrigatório inserir uma única letra nesta posição.? Letra. É opcional nesta posição. A Letra ou número. Obrigatório inserir uma única letra ou número nesta posição. a Letra ou número. Opcional inserir uma única letra ou número nesta posição. & Obrigatório inserir um único caractere ou espaço em branco nesta posição. C Letra ou número. Opcional inserir uma única letra ou número nesta posição.., : ; - / Espaços reservados para decimais e milhares, separadores de datas e hora. > Todos os caracteres a partir do sinal ficarão em maiúsculo. < Todos os caracteres a partir do sinal ficarão em minúsculo.! A máscara de entrada será preenchida da esquerda para a direita. Senha O Access irá exibir * ao ser digitada uma senha. \ Exibe o próximo caractere como um caractere literal. Exibe como um caractere literal o que estiver entre aspas. Obs.: podemos fazer uso do assistente. Seções da máscara de entrada:!\(99 )!9900\-0000;0;_ 1ª seção:!\(99 )!9900\-0000 => define a sequência de caracteres da máscara. 2ª seção: 0 => escolha 0(zero) se for armazenar a máscara e os dados digitados e 1(um) se for armazenar somente os dados. 3ª seção: _ => caracter que irá aparecer para representar a máscara. - Legenda: nome opcional para um campo, que será utilizado nos formulários, consultas e relatórios. Se ficar em branco, será utilizado o próprio nome do campo. - Valor padrão: um valor que já aparece digitado para agilizar a entrada de dados.

7 - Regra de validação: evita a entrada de dados incorretos em um campo, ou seja, que não satisfaça a regra. Ex.: >500,00 Valores maiores que 500,00; <= 1000,00 Valores menores ou iguais a 1000,00; <Date() Valores menores que a data de atual; Entre 100 E 200 Valores válidos entre 100 e 200 inclusive; Em ( AC ; AL ; AM ;...; RJ ;...; SP ;... TO ) Só aceita um dos valores indicados. - Texto de validação: texto que será exibido quando a regra de validação for quebrada. - Requerido: torna obrigatório ou não uma única entrada Nula no campo. - Permitir comprimento zero: aceita ou rejeita a entrada vazia de uma seqüência. - Indexado: acelera procuras em campos freqüentemente usados em consultas. - Compactação Unicode: - Modo IME: É possível definir propriedades para controlar o comportamento do Editor de método de entrada (IME: um programa que insere texto asiático oriental (chinês tradicional, chinês simplificado, japonês ou coreano) em programas por meio da conversão de pressionamentos de tecla em caracteres do leste asiático complexos. O IME é tratado como um tipo alternativo de layout de teclado.) para um campo em uma tabela ou para um controle em um formulário. A propriedade IMEMode se aplica a todas os idiomas asiáticos orientais e as propriedades IMEHold e IMESentenceMode se aplicam apenas ao idioma japonês. - Modo IME: Adicionar uma palavra (frase) a um dicionário IME (editor de método de entrada). Observação: O recurso descrito neste tópico de Ajuda está disponível somente se tiver sido instalado um Editor IME para japonês, chinês simplificado ou chinês tradicional. - Marcas Inteligentes: A Microsoft fornece um conjunto de marcas inteligentes prontas para uso com o Microsoft Office Access. Use a marca inteligente Nome quando precisar adicionar ou alterar as informações de contato armazenadas no Microsoft Outlook. Obs.1: Quando o campo for do tipo número, a sua Propriedade Tamanho do poderá ser: Byte Inteiros de 0 até 255 Inteiro Inteiros de até Inteiro longo Inteiros de até Simples Valores com 7 casas decimais Duplo Valores com 15 casas decimais Código de replicação Conjunto de 16 bytes. Obs.2: O formato do campo número, na Propriedade Formato, existe Número Geral, Moeda, Fixo, Padrão, Porcentagem e Científico. Podemos ainda definir, se necessário, o número de casas decimais. 5.2) Chave Primária A chave primária é formada por um ou mais campos que identificam cada registro de uma tabela. Da mesma forma que uma placa de carro identifica um veículo, a chave primária identifica um único registro. A maioria das tabelas possui chave primária formada por um único campo. O Microsoft Access não permitirá valores duplicados no campo. 5.3) Salvando a Tabela Ao concluir a entrada dos campos e definição das propriedades, feche a Tabela1 e o Access irá pedir um nome para a tabela. 7

8 Exercício -1 - Crie as tabelas abaixo: 8 a-) Médico *CRM Texto Nome_m Texto 20 Rua Texto 30 Bairro Texto 12 Cidade Texto 12 Estado Texto 12 Cep Texto Telefone Texto 12 (00) b-) Especialidade *Cod_e Texto 8 LLL00000 Nome_e Texto 15 Descricao Texto 10 Exercício -2 - Crie as tabelas abaixo: a-) Cliente *CPF Texto Nome Texto 20 Rua Texto 30 Bairro Texto 12 Cidade Texto 12 Estado Texto 12 Cep Texto Telefone Texto 12 (00) b-) Carro *Placa Texto 8 LLL 0000 Nomec Texto 15 Cor Texto 10 Fabricante Texto 10 ValorAluguel Moeda c-) Aluga *CPF Texto 9 #####-## *Placa Texto 8 LLL 0000 DataEnt D/H DataSaída D/H