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1 Símbolos: Este símbolo destaca uma informação adicional. Este símbolo chama sua atenção para uma nota ou aviso muito importante. Este símbolo indica um atalho para um procedimento recém aprendido. Guia de Símbolos do Usuário Este ícone indica o File que você deve utilizar para demonstrar um conceito/procedimento. Este ícone indica uma dica adicional que não faz parte de um procedimento. Este ícone indica uma sugestão de como proceder se a classe está indo rápido ou devagar. Este ícone indica sugestões de perguntas que você pode fazer. Este ícone indica uma sugestão para uma transição. Este ícone indica um item que tem grande potencial para erros e problemas. Este ícone indica um vírus ou inconsistência no programa. Este ícone indica que você pode usar um slide para ilustrar um tópico. Sort Sort Descending Página 1

2 No Excel, uma lista de planilha pode servir como um banco de Data. Uma lista constitui-se basicamente de diversas colunas rotuladas, que possuem tipos de Data parecidos (por exemplo, resultados de vendas). A linhas, em uma lista do Excel servem como registros, enquanto que as colunas servem como campos. Quando você tem uma lista de Data no Excel, poderá classificá-la, filtrá-la para exibir apenas Data específicos e calcular subtotais de determinados valores da lista. A tabela seguinte descreve as partes de um banco de Data: Parte Registro Campo Nome do campo Descrição é uma linha do banco de Data. Ela contém todas as informações de um conjunto de Data. é uma coluna do banco de Data. Ela contém uma categoria de informação, como nomes ou telefones. Você deve criar um campo separado para cada categoria de informação na qual poderá pesquisar. é um nome dado a um campo do banco de Data. Um nome de campo precisa estar na linha de cima da primeira linha de registros e pode conter até 255 caracteres. Não é preciso fazer nada para designar uma lista como um banco de Data. O Excel automaticamente trata qualquer lista como sendo um banco de Data, permitindo que execute os comando do menu Data. Entretanto, você deve seguir essas regras simples ao criar sua lista de Data: Incluir apenas uma lista por planilha. Incluir uma coluna em branco e uma linha em branco entre as listas e qualquer outro dado da planilha. Incluir rótulos de coluna no alto da lista e formatar os rótulos para diferenciá-los dos outros Data da tabela. Não inclua nenhuma linha ou coluna em branco na lista de Data. Página 2

3 Bancos de Data são feitos de registros e campos. As linhas, em uma lista do Excel servem como registros, enquanto que as colunas servem como campos. Qualquer lista do Excel pode servir como um banco de Data, desde que você siga algumas poucas regras ao criar sua lista. Para classificar os seus Data usando diversas colunas, siga os passos abaixo: Selecione uma célula no intervalo que deseja classificar. Se não desejar classificar todos os campos, selecione o intervalo que contém os campos que deseja classificar. Clique no menu Data e clique em Sort. O Excel exibe a caixa de diálogo Sort: Se tiver utilizado o comando Sort anteriormente, o Excel exibe a última coluna que selecionou na lista Sort by. De outra forma, o Excel exibe a coluna da extrema esquerda. Selecione a primeira coluna através da qual deseja classificar, na lista Sort by. Página 3

4 Clique em Ascending ou Descending, dependendo de como deseja que o Excel classifique a coluna. Especifique campos adicionais através dos quais deseja classificar, nas listas Then by e Then by. Embaixo de My list has, clique em No header row, se a primeira linha da sua lista não contiver cabeçalhos de linha. Clique em OK. O Excel classifica os Data da lista de acordo com as suas especificações. A tabela seguinte descreve as opções disponíveis na caixa de diálogo Sort Options: Opção Ordem de classificação da primeira chave Diferenciar maiúsculas de minúsculas De cima para baixo Da esquerda para a direita Descrição permite selecionar uma ordem de classificação personalizada, como por dias ou meses. classifica por maiúsculas de forma que a versão da palavra em minúsculas preceda a de letras maiúsculas. classifica linhas de acordo com os valores da coluna especificada. classifica colunas de acordo com os valores da linha especificada. Página 4

5 O Excel permite criar automaticamente os subtotais dos valores de listas, sem necessidade de criar uma fórmula. Usando o comando Subtotals do menu Data, você pode calcular, com rapidez e facilidade, subtotais baseados nos valores de uma coluna em particular. O Excel também adiciona um total geral no final da lista. Para criar subtotais, siga os passos abaixo: Classifique os Data de acordo com a forma como deseja calcular os subtotais. Por exemplo, se você tem uma lista das vendas em todos os seus locais e deseja calcular um subtotal para cada país, classifique a lista por país. Clique no menu Data e clique em Subtotals. O Excel exibe a caixa de diálogo Subtotal: Clique no campo que deseja que o Excel use para agrupar os registros de cada subtotal na listagem At each change in. Clique na função que deseja usar para criar os subtotais na listagem Use function. O Excel padroniza a função Sum para valores numéricos e a função Count para texto. Página 5

6 A tabela seguinte descreve as funções disponíveis na lista Usar a função: Função Sum Count Average Max Min Product Count Nums StdDev StdDevp Var Varp Descrição adiciona os valores ao subtotal. exibe o número de rótulos preenchidos no subtotal. coloca a média dos valores no subtotal. exibe o maior valor no subtotal. exibe o menor valor no subtotal. exibe o resultado da multiplicação dos valores no subtotal. exibe o número de células que contêm valores no subtotal. exibe o desvio padrão de uma população baseado em Data obtidos de uma amostra da população, onde a amostra é o grupo do subtotal. exibe o desvio padrão de uma população, onde o grupo do subtotal é a população. exibe a variância de uma população baseado em Data obtidos de uma amostra da população, onde a amostra é o grupo do subtotal. exibe a variância de uma população, onde o grupo do subtotal é a população. Página 6

7 Na lista Add subtotal to, selecione a coluna pela qual deseja que o Excel calcule um subtotal. A tabela seguinte descreve as opções adicionais exibidas pelo Excel: Opção Replace current subtotals Page break between groups Summary below data Remove All Descrição sobrescreve qualquer subtotal existente com novos subtotais. Desmarque esta opção se deseja que o Excel insira os novos subtotais embaixo dos existentes. insere uma quebra de página antes de cada grupo de Data subtotalizados. exibe as linhas de resumo e a linha de Total Geral abaixo do grupo de Data selecionado. Desmarque esta caixa de verificação se desejar exibir as linhas de subtotal e o total geral acima dos Data. exclui todos os subtotais que já aplicou às informações selecionadas. Selecione ou desmarque as opções, conforme necessário. Clique em OK. Página 7

8 Já que as listas podem incluir muitas informações, haverá casos em que você poderá querer Delete ou remover dados não essenciais durante sua avaliação atual da lista. Estabelecendo um critério, você determina quais dados são importantes. Filtrar é um processo de tela projetado para Delete itens não essenciais para o resultado desejado. Ao filtrar uma lista, você esconde temporariamente todas as linhas que não coincidem com o critério estabelecido. O Excel oferece mecanismos de filtragem predefinidos, que lhe permitem estabelecer critérios simples como o formulário de Data ou critérios complexos, usando filtros mais avançados. Também é possível criar um filtro personalizado para seus dados. Usando AutoFiltro O recurso AutoFiltro do Excel permite ver um subgrupo de dados de uma lista, exibindo apenas as linhas que coincidem com o critério estabelecido. Quando você utiliza o AutoFiltro, o Excel exibe setas drop-down ao lado de cada coluna da lista. Você pode, então, selecionar critérios na lista. Por exemplo, você pode exibir uma categoria específica como Australia ou Mexico na coluna rotulada País. O AutoFiltro funciona melhor quando sua lista inclui rótulos de colunas, embora não sejam necessários. Para filtrar uma lista, usando o AutoFiltro, siga os passos abaixo: Clique em qualquer célula da lista. Clique no menu Data, aponte Filter e clique em AutoFilter. Clique na seta da coluna que deseja filtrar. Clique no item da coluna pelo qual deseja filtrar a lista. O Excel exibe apenas as linhas que contêm o item selecionado e oculta as outras linhas. Página 8

9 Todos nós já vimos tabelas onde um valor depende de outro. Por exemplo, geralmente, uma taxa de juros depende do prazo do empréstimo. Similarmente, uma taxa de imposto depende da receita e as comissões dependem das vendas. O Excel possui duas funções que permitem procurar valores comparáveis em uma tabela. VLOOKUP pesquisa a primeira coluna em uma tabela de pesquisa vertical pelos valores que especificar e, encontrando a linha correta, move-se pela linha por quantas colunas determinar, para retornar o valor associado. HLOOKUP pesquisa a primeira linha em uma tabela de pesquisa horizontal pelo valor especificado e, encontrando a coluna correta, move-se para baixo, na coluna, por quantas linhas determinar, para retornar o valor associado. O exemplo abaixo exibe a sintaxe das funções PROCV e PROCH. A tabela abaixo descreve cada um dos argumentos: Argumento Valor procurado Matriz tabela Número índice da coluna Descrição é o valor que a função procura na primeira coluna ou na linha do início da tabela. é o intervalo específico de células na planilha que abrange a tabela que contém os valores. A tabela precisa ser classificada em ordem crescente. é a coluna da matriz da tabela que contém os valores desejados para a função retornar. A função procura a linha que contém o valor procurado na primeira coluna. Depois, procura através da linha, o número da coluna que você especificou como número índice da coluna. A função retorna o valor encontrado na coluna especificada. Página 9

10 Argumento Número índice da linha Procurar intervalo Descrição é a linha da matriz da tabela que contém o valor desejado para a função retornar. A função procura a coluna que contém o valor procurado na primeira linha. Depois, procura através da coluna, o número da linha que você especificou como número índice da linha. A função retorna o valor encontrado na linha especificada. um argumento opcional que lhe permite especificar se deseja que o Excel encontre um valor exato ou aproximado. Se quiser um valor exato, inclua FALSO nos argumentos. Se não colocar nenhum valor de procura em um intervalo, o Excel, como padrão, procura um valor aproximado. Se a função PROCV não conseguir localizar o valor procurado na primeira coluna e você tiver especificado o valor de procura do intervalo como VERDADEIRO (ou não especificar um argumento), ela usará o maior valor que for menor que o valor procurado. Se o valor procurado for menor que o valor mais baixo da primeira coluna da matriz, a PROCV retorna com uma mensagem de erro. Se você especificar o valor de procura do intervalo como FALSO e o Excel não conseguir localizar o valor exato de procura na tabela, ele retornará uma mensagem de erro. A seguir, alguns exemplo das funções PROCV e PROCH: =PROCV(F8,F7:J11,2) =PROCH( Intervalos,E6:F11,4) Para adicionar a função PROCV a uma planilha, siga os passos abaixo: Certifique-se que a primeira coluna da tabela de pesquisa esteja classificada em ordem crescente. Página 10

11 Selecione a célula em que deseja Insert a função PROCV. Por exemplo, se for procurar taxas de juros relacionadas ao prazo de um empréstimo, selecione a célula onde a taxa de juros aparecerá. Clique no botão Paste Function. O Excel exibe a caixa de diálogo Paste Function. Na listagem Categoria da função, clique em Procura e referência. O Excel exibe a listagem de funções de procura e referência disponíveis. Na listagem Nome da função, clique em PROCV. Se os seus dados comparativos estiverem dispostos em linhas ao invés de colunas, selecione PROCH e siga os mesmos passos. Clique em OK. Na caixa Lookup_value, especifique o valor que deseja procurar na primeira coluna da listagem (ou linha). Você pode digitar o valor como uma constante ou especificar uma célula da planilha onde o valor procurado está inserido. No exemplo de taxa de juros, você selecionaria a célula onde o prazo do empréstimo aparece. O Excel exibe o valor especificado à direita da caixa. Na caixa table_array, especifique o intervalo que contém a tabela de procura. O Excel exibe os valores associados à matriz de tabela, ao lado da caixa. A primeira coluna da matriz da tabela precisa estar em ordem crescente. Página 11

12 Na caixa col_index_num (ou Núm _ índice _ linha), digite o número da coluna (ou linha) que contenha os valores que desejados para a função retornar. Por exemplo, se o valor procurado de 180 está na primeira coluna e o valor coincidente de 9.00% está na segunda coluna, você digita 2 na caixa col_index_num para especificar que o valor que deseja localizar está na segunda coluna. O Excel exibe o número índice da coluna (ou linha) ao lado da caixa. O Lookup_value, table_array e col_index_num são argumentos requeridos. Neste ponto, você pode completar os argumentos para a função HLOOKUP. Se quiser especificar um valor de procurar intervalo para que você tenha apenas coincidências exatas, digite FALSO na caixa Lookup_value. Se não quiser especificar o valor de procurar intervalo como FALSE, deixe o argumento em branco. Clique em OK. O Excel exibe o valor que coincide com o valor procurado especificado. Você pode alterar o valor coincidente, mudando o valor procurado. Página 12