TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - TI Elaborado e adaptado por: Prof.Mestra Rosimeire Ayres

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1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - TI Elaborado e adaptado por: Prof.Mestra Rosimeire Ayres FAZENDO BI COM EXCEL GERAÇÃO DE SUBTOTAIS E FILTROS GERAÇÃO DE SUBTOTAIS Os subtotais são excelente auxílio quando a quantidade de informações extraídas do data warehouse é muito grande, e com nível de detalhe que não permite uma visão consolidada. Para que o comando de SUBTOTAIS funcione adequadamente, o primeiro passo é classificar a lista com os dados. É preciso então selecionar a opção Dados/Classificar e escolher o(s) campo(s) que será(ao) totalizado(s). Os dados precisam ser selecionados, inclusive a linha que identifica os títulos das colunas. No exemplo está classificando o nome do cliente

2 Clicando OK aparecerá esta tela O procedimento mencionado acima apenas prepara a planilha para a geração de subtotais. Clicar em Dados/ Subtotais

3 Uma caixa de diálogo se abrirá, onde é possível ajustar as seguintes opções: A cada alteração em: indica a coluna da planilha que contém os grupos para os quais serão calculados os subtotais. Precisa ser a mesma coluna usada na classificação da lista. No exemplo é Nome do Cliente Usar Função: é possível selecionar qual função de agrupamento será usada para calcular os subtotais. Nosso exemplo é Soma. Função Descrição Soma A soma dos valores numa lista. Função padrão para dados numéricos Contar Conta o número de itens numa lista. Essa é a função padrão para dados não numéricos Média O valor médio de uma lista. Máx O maior valor numa lista Mín O menor valor numa lista Produto O resultado da multiplicação de todos os valores numa lista Cont.Números O número de registros numa lista que contém dados numéricos Desv.Pad Uma estimativa do desvio padrão de uma população onde a lista é a amostra. Desv.Padp O desvio padrão de uma lista, onde a lista é uma população inteira. Var Uma estimativa da variância de uma população onde a lista é a amostra. Varp A variância de uma população onde a lista é a população inteira.

4 O sinal de menos (-) na linha 10 indica que há subitens anteriores que compõe o total Ao clicar sobre esse sinal, há uma consolidação dos valores e é representada apenas uma linha de totais com um sinal de mais (+). Os números 1,2 e 3 que aparecem no canto superior esquerdo da planilha, representam os níveis de totalização.

5 Clicando-se no número 1, têm-se a totalização global da planilha. O número 2 apresentará os subtotais por cliente, com um total geral ao final da listagem. O número 3 apresentará os dados do maior nível de detalhe, com os valores individuais dos clientes, num sub-total a cada quebra de cliente e um total global no final da listagem. Quando se clicar Dados/ Subtotais/ Remover Todos é acionado, o Excel também remove a estrutura de tópicos e todas as quebras que foram criadas.

6 CRIAÇÃO DE FILTROS Você pode achar necessário utilizar alguns filtros para que sua pesquisa seja suficiente para a análise e decisão. Selecionando a opção Dados/ Filtrar/ Autofiltro, setas suspensas aparecerão em cada coluna do cabeçalho da planilha. Sendo possível estabelecer qualquer critério para restrição de informações. Clicando em uma das setas consigo filtrar por exemplo as 10 primeiras ocorrências

7 Posso escolher os 10 primeiros ou os 10 últimos colocados itens comprados. Ou Posso Escolher Personalizar Valor do Faturamento escolhendo valore de faturamento maior que R$4000,00

8 Os números das linhas pintados em azul, significa que os dados visualizados estão filtrados. As setas que estiverem também em azul são aquelas que fazem a limitação da pesquisa. Bibliografia Filho,Trajano Leme. Business Intelligence no Microsoft Excel. Rio de Janeiro: Axcel Books Moore, Jeffrey H. Tomada de Decisão em Administração com planilhas eletrônicas. 6.ed.Porto Alegre: Bookman, 2005.