Manual de utilização. WAnálise. (Análises Gestão Administrativa)

Transcrição

1 Manual de utilização WAnálise (Análises Gestão Administrativa) 16 de Maio de 2013

2 Introdução Este manual tem como principal objetivo ajudar o utilizador perceber como utilizar e tirar partido da aplicação de análise do Gestão Administrativa 3. O que é o WAnálise? WAnálise é uma aplicação externa ao Gestão Administrativa 3 (módulo) que tem como principal foco, a análise de dados referentes a faturação / tesouraria nas bases de dados de Gestão Administrativa v3. Com o passar do tempo e com o vasto desenvolvimento e melhoramento do Gestão Administrativa v3, foi aumentando a necessidade de fornecer aos utilizadores uma visão diferente dos seus dados. Por vezes, os utilizadores não conseguem obter as informações necessárias ou estruturadas da forma que pretendem. Tendo em conta esta barreira, foi criado um módulo, com as tecnologias mais recentes que permitem ao utilizador estruturarem os seus próprios dados e adaptarem mapas de dados de forma a atingirem o seu objetivo. Posso utilizar esta aplicação em qualquer sigla? Sim. A aplicação foi criada num sistema semelhante ao atual do Gestão Administrativa. Resumindo, todos os operadores, siglas, acessos e formas de entrar nas aplicações mantêm-se. Em que sentido esta aplicação irá melhorar a experiência no gestão administrativa? O Gestão Administrativa é suportado por uma base dados bastante sólida e aperfeiçoada ao longo dos anos de trabalho e experiência no terreno. Porém, existe ainda algumas dificuldades para os operadores em visualizar os seus dados de uma forma dinâmica e manipular a sua própria informação. O WAnálise dá um passo em frente em relação ás análises de dados, dando uma experiência diferente do que estavam habituados. Como posso obter essa aplicação? Deve contatar a wincode através do correio electrónico: software@wincode.pt para obter mais informações.

3 A aplicação A interface da aplicação é bastante simplista, tendo do seu lado esquerdo o menu de opções e do lado direito a respetiva funcionalidade. A versão 1.0 está em iniciação, podendo haver diversas alterações ao longo da experiência do software no terreno. Como já foi referido anteriormente, esta aplicação serve apenas para listar e analisar informação, não tendo qualquer tipo de quadro para manipular ou alterar dados da base dados. Para que o utilizador tenha uma maior perceção dos seus dados, a aplicação divide a informação em dois grandes grupos: Clientes; Fornecedores;

4 Quadros de análise (funcionalidades) A estrutura do Gestão Administrativa 3 está pensada de uma forma dinâmica e versátil que permite ao utilizador parametrar as suas configurações de forma a adaptar a aplicação ao seu negócio. Para si, independentemente de um documento ser de compra ou de venda, uma conta ser de cliente ou de fornecedor, não deixa de ser um documento ou conta, sendo que ambas contem as mesmas características. Sendo assim versátil, esta aplicação consegue fazer uma análise dos dados de clientes ou fornecedores usando as mesmas tabelas, variando apenas numa filtragem de registos. Existem vários quadros de análise na aplicação, agrupados entre clientes e fornecedores, havendo apenas diferença no tipo de documento criado: Clientes / Fornecedores o Documentos Vendas / Compras; Análise de todos os documentos de venda / compra; Característica: faturas, faturas simplificadas, guias, notas crédito e débito; Propostas V. / Propostas C.; Análise de todos os documentos de venda / compra; Característica: proposta/orçamentos; Encomendas V. / Encomendas C.; Análise de todos os documentos de venda / compra; Característica: encomendas; o Analise tesouraria Recebimentos / Pagamentos; (análise com base nos recibos/aviso lançamento) Pendentes; (análise com base na conta-corrente) o Serviços / Avenças: Mapa com base em serviços e avenças planeadas; As características são definidas no Gestão Administrativa 3, no tipo de documento. Faturação > Tabelas > Tipos Documento (campo característica)

5 Cada um dos quadros é composto por dois tabuladores, o primeiro contém uma grelha com os dados e o segundo contêm um gráfico. De seguida será apresentado uma análise de vendas sendo igual para todas as restantes funcionalidades, divergindo nos campos possíveis para análise e informações apresentadas. Como realizar uma análise (Ex: Análise de Vendas) Após o utilizador selecionar a opção, será aberta uma nova janela na parte direita da aplicação. Esta janela contém na parte superior uma barra de opções seguido de uma tabela pivot para análise. A tabela pivot é constituída por 4 áreas. 1. Área para filtro ou campos não utilizados; 2. Área de Soma; 3. Área Linhas; Barra Funções 4. Área Coluna; Tabulador Grelha / Gráfico

6 A grande vantagem desta aplicação é que o utilizador poderá arrastar os campos inseridos para cada uma das áreas e criar uma tabela completamente dinâmica. A área de filtro são todos os campos possíveis de agrupar, mas que não estão a ser usados no mapa atual. Exemplo 1 : O utilizador pretende comparar os valores faturados durante anos disponíveis. A configuração ficaria: Área Soma: VALOR; Área Linha: Vazio; Área Coluna: ANO; Resultado: Exemplo 2: O utilizador pretende comparar os valores faturados durante anos disponíveis agrupado por meses: Área Soma: VALOR; Área Linha: Vazio; Área Coluna: ANO + MÊS; Resultado:

7 Exemplo 2 (outra solução possível): Área Soma: VALOR; Área Linha: MÊS; Área Coluna: ANO;

8 Exemplo 3: O utilizador pretende comparar os valores faturados durante anos, agrupado por cliente: Área Soma: VALOR; Área Linha: CONTA + NOME; Área Coluna: ANO ; Resultado: Existe a possibilidade de filtragem de dados. O filtro pode ser executado em campos estando na listagem ou nos possíveis de filtro. Para filtrar basta clicar sobre o campo na parte superior direita. Exemplo: Filtrar apenas ano de 2013.

9 Exemplo 4 (com filtro): O utilizador pretende saber qual a quebra de vendas do tipo de produto, por meses em Área Soma: VALOR; Área Linha: ANO (filtrado 2012) + MÊS; Área Coluna: FAMILIA; Se esta imagem estiver presente, significa que existe um filtro neste campo. No caso Resumo (como realizar uma análise) Tendo em conta os exemplos anteriores, já é possível perceber a potencialidade e o dinamismo desta tecnologia. Qualquer dúvida, informação referente a um valor agrupado por qualquer categoria, é possível obter com base em filtros e conjunções de campos. Pode-se dizer que esta aplicação responde a qualquer pergunta referente a valores da empresa, basta o utilizador aplicar a sua imaginação.

10 Funções (Ex. Análise de Vendas) Em cada uma das análises, existe um barra de funções, são elas: Dados a. Carregar (Obtêm dados da base dados); Exportar a. Visualizar (Apresenta uma janela para realizar uma impressão para papel do mapa); b. HTML (Exporta o mapa em formato HTML); c. JPG (Exporta o mapa em formato imagem); d. XLS (Exporta o mapa em EXCEL); Filtro (deve clicar em Carregar após modificar o estado do botão) a. Movimenta Conta Corrente (filtra apenas documentos que movimentam conta-corrente) b. Pendentes (apenas documentos não transformados, útil na análise de encomendas)