Guião das novas funcionalidades do iportaldoc v6.1

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1 Guião das novas funcionalidades do iportaldoc v6.1 Novembro Novembro

2 Sumário 1 Ações Sinalizador de importância das ações Reaver ação de um processo finalizado Layout Colunas redimensionáveis nas listagens Listagem de ações três novas colunas Perfis Novo perfil de Administração Técnica s Gestão da Blacklist Ações de resposta a s Remover s associados Outras funcionalidades Listagem por pasta Ofício Circular Campo auxiliar Sub-Centro de Custo Ativar/ Desativar registos Tarefa Verificar a classificação do documento

3 1 Ações 1.1 Sinalizador de importância das ações Agora pode sinalizar a ação seguinte de acordo com a sua prioridade (alta ou baixa). Para tal, na janela de ação, deve clicar no ícone! e selecionar a prioridade da ação seguinte. Pode também alterar a sinalização dessa mesma ação através da janela +info. Nota: Todos os utilizadores podem sinalizar uma ação. Contudo, apenas o utilizador que fez a sinalização pode alterar ou remover a mesma, desde que tenha, pelo menos, perfil de Coordenador. 3

4 Notificação por A prioridade da ação aparecerá também na notificação por , que o utilizador recebe. Janela de ações pendentes Caso ative a coluna referente à prioridade das ações (nas Configurações do Utilizador), poderá também ver a sinalização da ação na janela de ações pendentes. Prioridade Baixa Prioridade Alta 4

5 1.2 Reaver ação de um processo finalizado Agora é possível reaver uma ação quando um workflow já se encontra no estado final, isto é, quando um processo já se encontra terminado. Para tal, deve: 1 - Clicar no documento (para abrir a janela do +info); 2 - Selecionar o separador Ações; 3 - Verá que não existem mais ações pendentes e que, mesmo assim, pode reaver a sua ação anterior, clicando no respetivo botão. Nota: Apenas o utilizador que terminou o workflow pode reaver a última ação. 5

6 2 Layout 2.1 Colunas redimensionáveis nas listagens Agora é possível redimensionar manualmente o tamanho das colunas das listagens de documentos e de ações. Para tal, só precisa de colocar o cursor sob o pontilhado branco que aparece entre as colunas (no cabeçalho da listagem), clicar continuamente, arrastar e largar onde quiser. Nota: Este redimensionamento de tamanho é válido para todas as pastas (caso não existam pastas personalizadas). 6

7 2.2 Listagem de ações três novas colunas Foram acrescentadas três novas colunas à lista de ações, respeitantes à Sinalização de ações, ao Agendamento e aos Marcadores dos documentos. Estas colunas podem ou não estar visíveis, mediante as preferências de cada utilizador. Para configurar este aspeto, deve ir às Configurações do Utilizador e, no separador Campos na lista de ações, selecionar quais as colunas que pretende visualizar. Caso estas colunas estejam configuradas para aparecerem visíveis, verifica-se que: Aparecem do lado direito da lista de ações, não podendo ser redimensionadas; É possível ordenar e filtrar as ações por cada uma delas; Tanto a coluna de agendamento como a de marcadores permitem, respetivamente, agendar uma ação e marcar um documento diretamente, bastando para isso clicar no respetivo ícone. 7

8 3 Perfis 3.1 Novo perfil de Administração Técnica Pode agora criar um perfil que permite o acesso a algumas das opções disponíveis na Interface de Configuração, sem que para isso tenha de ser um Super User da aplicação. 1 Digite um nome para o seu perfil; 2 Selecione a opção Interface Configuração; 3 Escolha as opções às quais pretende dar acesso a este perfil. Notas: Este perfil é cumulativo ao perfil normal do utilizador (exceto perfil de Super User) na aplicação, ou seja, um utilizador terá um perfil de acesso aos documentos e poderá ter, em simultâneo, um perfil de administração técnica, que lhe dará acesso a determinadas opções da Interface de Configuração. As opções Dados dos documentos, Dados dos workflows, Ações a realizar e o menu (pop-list) no canto superior direito, presentes na Interface de Configuração, estão apenas disponíveis para iportaldoc Master e utilizadores com perfil de Super User, não sendo as permissões sobre as mesmas configuráveis. 8

9 4 s 4.1 Gestão da Blacklist Agora todos os utilizadores têm a possibilidade de gerir a sua própria blacklist, podendo remover s ou domínios que adicionaram anteriormente à mesma. Para tal, cada utilizador deve: 1 Ir a Config. Utilizador; 2 Selecionar o separador Mail Archiving; 3 Clicar em Gestão dos s na blacklist; 9

10 4 Clicar no X para remover o endereço de da blacklist. 4.2 Ações de resposta a s Numa ação de resposta a um , pode agora configurar o resultado com que a ação é realizada quando essa resposta é efetuada. Para tal, deve aceder ao módulo DBDOCMAILS, através da Interface Configuração. Uma vez selecionado o botão s enviados, deve editar um filtro (ou criar um novo); Neste filtro poderá encontrar a opção Executar ação quando o for respondido, a qual, uma vez selecionada, dará acesso à configuração Ação a executar, onde poderá escolher o workflow, o estado, a ação e o resultado da resposta ao . 10

11 4.3 Remover s associados Caso tenha associado um a um documento por engano, pode agora removê-lo. Abra a janela do +info e siga os passos: Selecione o associado que pretende eliminar, clicando no assunto do mesmo; Nota: Caso pretenda apagar mais do que um associado de cada vez, pode selecionar vários s (mantendo a tecla Ctrl pressionada enquanto clica nos s que pretende apagar). 2 Clique no botão Remover mail associado. Atenção: Esta nova funcionalidade está ao alcance do iportaldoc Master ou de qualquer utilizador com perfil de Super User ou Coordenador. 11

12 5 Outras funcionalidades 5.1 Listagem por pasta Agora, após visualizar os resultados da sua pesquisa, pode filtrá-los por pasta. 1 - Digite na caixa a sua expressão de pesquisa; 2 - Ser-lhe-ão devolvidos todos os documentos que contenham a palavra formação. 3 Caso pretenda que os resultados apresentados se restrinjam à pasta em que se encontra no momento, deve alterar a opção de Listagem por pasta para Sim. 12

13 5.2 Ofício Circular Esta funcionalidade é semelhante ao Mail Merge, mas em vez de gerar um documento por entidade/contacto e enviar todos os documentos, gera um único documento composto por várias páginas, em que cada página corresponde ao documento por entidade/contacto que é enviado. Para ativar esta funcionalidade: 1 - Ir a Definições» Tipos Doc.; 2 - Criar um documento do tipo template (ou selecionar um já existente); Selecionar a checkbox da opção Ofício Circular. Nota: Esta opção só aparece depois de selecionar um template na opção Template de geração automática. Este deve ser um template PDF com pré-inseridos de entidades ou contactos. 13

14 4 - Vá à Gestão de Permissões e associe o seu tipo de documento à pasta onde quer inserir o Ofício Circular; 5 Com essa mesma pasta selecionada, clique em Novo» Documento e poderá ver a Seleção para Ofício Circular no formulário de introdução; 6 À semelhança do Mail Merge, ao selecionar a checkbox aparecer-lhe-á uma janela, na qual deve selecionar as entidades/contactos. 14

15 Selecione o tipo de entidade e clique no botão Selecionar; Selecione as entidades e, novamente, clique no botão Selecionar; Defina se pretende selecionar os seus contactos ou não (neste caso, não foram selecionados contactos); 15

16 7 De seguida, edite o seu documento; 8 Preencha o template e, quando terminar, insira-o (clicando no botão Inserir que se encontra no fundo da página); 16

17 Verá então o seu documento final. E quando o abrir verá também uma página para cada entidade. 17

18 5.3 Campo auxiliar Sub-Centro de Custo Ativar/ Desativar registos Assim como nos campos auxiliares Assunto e Centro de Custo, agora é também possível ativar e desativar registos no campo Sub-Centro de Custo. 1 - Ir a Definições» Campos aux.» Sub-Centro de Custo; 2 - Clicar em Inserir Sub-Centro de Custo (caso já tenha sub-centros de custo inseridos, pode clicar num deles); 3 - Verá então a opção para ativar/ desativar o seu Sub-Centro de Custo. Notas: Se um Centro de Custo não estiver ativo, os seus respetivos Sub-Centros de custo também não estarão ativos. Ao criar um Sub-Centro de Custo só é possível ligá-lo a um Centro de Custo que esteja ativo. 18

19 5.3.2 Tarefa Verificar a classificação do documento O campo auxiliar Sub-Centro de Custo foi também adicionado à tarefa Verificar a classificação do documento. 19