1. APLICAÇÃO Entrada na aplicação Recuperação de dados Atualização de dados Alteração de password...

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1 ÍNDICE 1. APLICAÇÃO Entrada na aplicação... 3 Recuperação de dados Atualização de dados Alteração de password... 6 Saída da aplicação FUNCIONALIDADES Painel Notificações... 7 Candidatos... 8 Oportunidades Oportunidades Candidatos Pesquisa de Candidatos Adicionar Candidato Detalhes do Candidato Estado Entrevista Associar Oportunidade Relatório Questionário Listas

2 Envio de Relatórios Relatório de candidatos Relatório de oportunidades Relatório recrutamento/seleção Configurações Gestão de utilizadores Biblioteca de templates Biblioteca de questionários Biblioteca de listas Newsletter Opções de conta Regras do negócio

3 1. APLICAÇÃO Entrada na aplicação O Login na aplicação é efetuado após realização do registo solicitado. Cada utilizador com acesso à aplicação terá um login e palavra-chave únicos e intransmissíveis. Figura 1 Login O utilizador deve realizar o login na sua área reservada. Figura 2 Login empresas Quando faz login realizado com utilizador do tipo Empresa, após a inserção das credenciais de acesso, o utilizador será redirecionado para a página principal da aplicação Painel, ou para a página de visualização de perfil, caso seja o 1º login após registo. 3

4 Recuperação de dados Para realizar a recuperação de dados, no menu de login Empresas, basta seguir os passos a seguir descritos. 1. Aceder ao link Esqueceu-se da Password? Figura 3 Link de recuperação de password 2. Indicar referente ao username registado e selecionar botão Enviar. Figura 4 Inserção de 3. Após envio de , o sistema deverá mostra mensagem de sucesso. Figura 5 Mensagem de sucesso no envio de 4

5 4. enviado com nova password de acesso ao portal. Figura 6 enviado Atualização de dados Para atualizar os dados relativos à empresa o utilizador deve aceder ao menu Gestão de conta. Figura 7 Menu empresa É aberto um formulário com os dados da conta de utilizador, sendo o mesmo passível de alterações, bastando para isso selecionar o botão Editar que se encontra no final do formulário. Figura 8 - Alteração de dados de conta 5

6 Para finalizar a ação é necessário selecionar o botão Guardar. Alteração de password O utilizador pode aceder à página de alteração de password através do menu: É apresentada uma página para inserção dos novos dados pretendidos. Figura 9 - Alteração de password Inserir a informação desejada e terminar a ação clicando no botão Guardar. Saída da aplicação A saída da aplicação é efetuada através do menu apresentado na figura abaixo. O utilizador deve clicar em Log Out, para que a sessão seja desconectada. Figura 10 Sair da aplicação 6

7 2. FUNCIONALIDADES Duas das principais áreas deste portal são exclusivas a utilizadores registados (área de candidato e área de empresa). Apresentaremos de seguida todas as funcionalidades existentes na área de Empresas. 2.1 Painel O Painel é uma página exclusiva do perfil Empresas, encontrando-se dividida nos seguintes submenus Notificações, Candidatos e Oportunidades. Figura 11 Submenu incluídos no menu Painel Notificações Por defeito sempre que o utilizador faz login na área de Empresas, esta é a página apresentada. Aqui é possível visualizar entrevistas marcadas para o dia ou mês e verificar notificações relativas a entrevistas para o dia corrente ou oportunidades a expirar nesse dia. Figura 12 Submenu notificações 7

8 Candidatos Após seleção deste submenu, o utilizador é redirecionado para página com apresentação dos últimos candidatos registados no portal (visualização de 10 registos mais recentes) e gráfico referente a fontes mais frequentes indicadas pelos candidatos, aquando do seu registo. Oportunidades Figura 13 Submenu candidatos Ao selecionar esta opção, o utilizador tem acesso ao resumo de oportunidades a expirar, apresentando no máximo 10 registos das oportunidades que expiram em 5 dias, bem como acesso ao resumo das últimas oportunidades com alocação e visualização gráfica das oportunidades mais visitadas. 8

9 Figura 14 Submenu oportunidades 9

10 2.2 Oportunidades Ao selecionar a opção de menu Oportunidades, o utilizador é redirecionado para a página Gerir Oportunidades. Figura 15 - Gerir oportunidades Para adicionar uma nova oportunidade, clicar em Adicionar ou, em alternativa, selecionar através do menu de acesso rápido a opção Adicionar Oportunidade e preencher o formulário disponibilizado com a descrição da mesma. 10

11 Figura 16 - Formulário de criação de oportunidade As oportunidades podem ser geridas através de filtros de pesquisa. Figura 17 - Gestão de oportunidades Existe ainda a possibilidade de edição da informação previamente inserida, clicando em. Figura 18- Editar oportunidade 11

12 Preencher os campos que pretende alterar e para terminar a ação deverá clicar no botão Guardar. Para adicionar um questionário à oportunidade, clicar no botão. Figura 19 Adicionar questionário Preencher com a informação pretendida e terminar clicando em Guardar. Para visualizar as entrevistas existentes, deverá clicar no botão. Figura 20 Entrevistas Para inserir nova entrevista, o utilizador deve clicar no botão Adicionar. 12

13 Figura 21- Criar entrevista Preencher o formulário com a informação da entrevista e para finalizar clicar no botão Guardar. Sempre que o utilizador pretenda visualizar entrevistas e estados dos candidatos de uma oportunidade, apenas tem de selecionar o número apresentado na coluna candidatos da página Gerir Oportunidades. Figura 22- Entrevistas e estados 13

14 Ao clicar no nome de um candidato o utilizador é redirecionado para a página de detalhes do candidato onde poderá visualizar a sua informação e histórico. Sempre que se selecionar a pontuação presente na coluna Questionário, são apresentadas as perguntas do questionário e respetivas respostas dadas pelo candidato em questão. Figura 23- Relatório de entrevistas O utilizador tem a possibilidade de exportar o PDF da entrevista, para isso apenas precisa de clicar no botão PDF, quando esta opção se encontra disponível. Para associar uma entrevista clicar no ícone. Figura 24- Associar entrevista 14

15 O botão oportunidade. possibilita que o utilizador altere o estado do candidato relativamente à Para efetuar esta alteração, selecionar o tipo de estado pretendido, através da dropdown Estado e clicar no botão Guardar. Para visualização dos relatórios de entrevistas clicar no botão. Figura 25- Relatório de entrevistas Para adicionar um relatório clicar no botão Adicionar. Figura 26- Adicionar relatório 15

16 Preencher os campos do formulário com os dados do relatório, terminando com o clique no Guardar. Para visualizar detalhadamente um relatório, o utilizador deve clicar no botão. Existe também a possibilidade de editar o relatório, sendo para isso necessário clicar no botão. Para realizar as alterações, preencher a informação pretendida e terminar clicando no botão Guardar. Para eliminar um relatório, clicar no botão. Ao clicar no botão é apresentada uma mensagem de confirmação. Para confirmar a ação, inserir a password e clicar no botão Desativar. O utilizador tem ainda possibilidade de exportar para PDF o relatório, para isso, deve clicar no botão. Figura 27 - Exportação de relatório 2.3 Candidatos Área que permite realizar pesquisas para visualização detalhada e gestão dos candidatos assim como possibilidade de adição de novos candidatos. Esta opção de menu apenas está disponível 16

17 para empresas e utilizadores empresa com conta Premium, apesar de ser possibilitado o acesso à funcionalidade de adição a todos os tipos de utilizadores. Pesquisa de candidatos Figura 28 Menu candidatos Permite realizar uma pesquisa por campos específicos ou palavras-chave. Para realizar uma pesquisa: Figura 29 - Filtros para pesquisa de candidatos 17

18 Preencher os campos com a informação que se pretende filtrar e clicar no botão Procurar. Para visualizar os detalhes de um candidato, o utilizador apenas precisa de clicar no nome do mesmo. Adicionar candidato A opção de adicionar candidatos, encontra-se disponível na área Empresas, através do menu Candidatos, submenu Adicionar Candidatos - esta opção de menu apenas é disponibilizada a utilizadores com pacote Premium. Figura 30 Menu candidatos adicionar candidato Para adicionar ou registar um novo candidato, o utilizador do tipo Empresa, que não possua uma conta Premium deve aceder ao menu. Para realizar o registo do candidato, preencher o formulário com os dados do candidato terminando a ação com o clique no botão Guardar. Figura 31 - Adicionar candidato 18

19 Detalhes do candidato Permite visualizar o histórico de todas as informações relativas a um determinado candidato, assim como gerir a maior parte das ações do mesmo. A página pode ser acedida através da seleção do nome do candidato, aquando da pesquisa de candidatos ou, em alternativa, através da seleção do link existente na coluna Candidatos Tabela Gerir Oportunidades e seleção do nome do candidato na tabela Entrevistas & Estados. Estado Figura 32- Detalhes do candidato A opção estado, permite alterar o estado do candidato relativamente a uma oportunidade. Figura 33- Alterar estado 19

20 Para alterar o estado de uma oportunidade, selecionar a partir dos dados disponíveis nas dropdowns Oportunidade e Estado a informação pretendida, finalizando com um clique no botão Guardar. Entrevista O botão Entrevista permite gerir as entrevistas do candidato. Figura 34- Associar entrevista Para realizar a gestão das entrevistas, é necessário selecionar, primeiramente, uma oportunidade. Para associar uma entrevista, clicar em. Após esta ação, tanto o recrutador como o candidato serão notificados através de , sendo que esse agendamento passa a estar disponível para consulta nas respetivas Agendas. Figura 35- Cancelar entrevista 20

21 Para cancelar uma entrevista o utilizador deverá clicar no botão envio de de cancelamento para recrutador e candidato.. Esta ação despoleta o Quando não existir qualquer entrevista disponível, o utilizador pode criar uma nova clicando no botão Criar Entrevista. Associar oportunidade Possibilita a associação de um candidato a uma nova oportunidade. Para associar o candidato a uma oportunidade: Figura 36- Associar oportunidade Selecionar a oportunidade pretendida e terminar com um clique no botão Guardar. Relatório Apresenta os relatórios de entrevistas de um candidato. Esta funcionalidade permite adicionar novos relatórios, visualizar relatórios já existentes, editá-los, eliminá-los ou ainda exportá-los para formato PDF. 21

22 Figura 37- Relatório de entrevistas Para visualizar com maior detalhe o relatório, clicar no ícone. O ícone permite editar o relatório, enquanto que o botão permite eliminar o relatório. Existe ainda a opção para exportar a informação para formato PDF, para isso o utilizador deverá clicar no botão. Para adicionar um novo relatório clicar no botão Adicionar. Figura 38- Adicionar relatório O utilizador deve preencher o formulário com a informação que deseja terminando com um clique no botão Guardar. 22

23 Questionário Permite a visualização dos questionários realizados pelo candidato, bem como a pontuação e classificação obtidas em cada um. Figura 39- Questionários Para visualizar as perguntas e respostas de cada questionário clicar no nome do questionário. Listas Apresenta as listas às quais o candidato está associado, sendo possível eliminar essa associação ou criar uma nova. Figura 40- Associação de listas 23

24 Para criar uma nova associação a uma lista, clicar no botão Adicionar. Figura 41- Criar nova associação Uma vez apresentadas as listas disponíveis, clicar no botão pretendida. correspondente à lista Para eliminar uma associação de candidato a uma lista clicar no botão. Envio de Apresenta os templates disponíveis para envio de s. Figura 42- Envio de Para visualizar o template clicar no nome do mesmo. 24

25 Figura 43- Visualização de template Para enviar um para o candidato, o utilizador deve clicar no ícone template pretendido. correspondente ao 2.4 Relatórios No menu Relatórios, o utilizador tem a possibilidade de consultar e gerir relatórios de candidatos, de oportunidades e de recrutamento/seleção. Esta opção de menu é visível apenas para Empresas e users de Empresas com Pacote Premium. Figura 44- Menu Relatórios Relatório de candidatos O relatório de candidatos permite listar os candidatos mais recentemente registados no sistema por localização e origem. Figura 45 - Relatório de candidatos 25

26 Para filtrar uma determinada informação é necessário inserir essa informação nos campos existentes para o efeito (Filtrar por Data, Localização e/ou Origem) e clicar no botão Aplicar. Para limpar os campos clicar no botão Limpar filtros. O utilizador tem ainda a possibilidade de exportar os dados (tabela e gráfico) para PDF clicando em PDF. Figura 46 PDF com relatório Existe ainda a possibilidade de visualizar graficamente os dados apresentados nos relatórios dos candidatos. Para isso o utilizador deverá clicar no botão Estatísticas. 26

27 Figura 47 Estatísticas dos candidatos Relatório de oportunidades O relatório de oportunidades permite listar as oportunidades mais recentemente registadas no portal pelos utilizadores pertencentes a uma mesma empresa. Figura 48 - Relatório de oportunidades 27

28 Através do clique no botão PDF é realizada a exportação de um PDF com os gráficos e tabelas relativas às oportunidades. Figura 49 PDF com relatório Existe ainda a possibilidade de visualizar graficamente os dados apresentados nos relatórios das oportunidades. Para isso o utilizador deverá clicar no botão Estatísticas. 28

29 Figura 50 Estatísticas das oportunidades Relatório recrutamento/ seleção O relatório recrutamento/seleção permite visualizar a associação Recrutador Vs Número de Entrevistas e Número de Oportunidades registadas. Figura 51 - Relatório recrutamento/seleção Existe a possibilidade de filtrar dados através do número de entrevistas e do número de oportunidades. Para isso, o utilizador insere os valores que pretende e clica no botão Aplicar. O botão Limpar filtros permite limpar os filtros de pesquisa. 29

30 Para exportação de gráficos e da tabela clicar no botão PDF. Figura 52 Estatísticas de recrutamento / seleção O botão Estatisticas permite apresentar visualmente as estatísticas Recrutador por Oportunidade e Recrutador por Entrevistas. 30

31 Figura 53 Estatísticas recrutamento / seleção 2.5 Configurações No menu de Configurações a empresa tem acesso a funcionalidades de gestão de utilizadores, Biblioteca de Templates, Biblioteca de Questionários, Biblioteca de Listas e adição de Newsletters. Figura 54 Menu configuração Gestão de utilizadores Serve para a criação e edição de utilizadores. Esta funcionalidade está dependente do perfil de utilizador autenticado no sistema. Assim, caso se trate de um utilizador do tipo Admin ou Coordenador o acesso ao menu é livre. Os utilizadores do tipo Recrutador não têm acesso ao menu Configurações. 31

32 Figura 55 Gestão de utilizadores Para adicionar novos utilizadores clicar em Adicionar Figura 56 - Novo utilizador Preencher o formulário de novo utilizador, de acordo com a informação pretendida e terminar a ação clicando no botão Guardar. Relativamente aos ícones apresentados na lista, o ícone permite editar o utilizador. Para editar, preencher o formulário com as alterações, terminando com um clique no botão Guardar. 32

33 O ícone permite desativar um utilizador. Para completar esta ação, o utilizador tem que inserir a password clicar no botão Desativar, apresentado. Para além da possibilidade de acesso à página de gestão de utilizadores através do menu configurações, é ainda possível o acesso desta página através de: Biblioteca de templates O utilizador pode adicionar todos os templates que possa vir a utilizar no decorrer da utilização do portal, podendo a qualquer momento adaptar os mesmos. Figura 57 -Biblioteca de templates Para adicionar um novo template o utilizador deve clicar em Adicionar e preencher o formulário, terminando a ação com um clique no botão Guardar. 33

34 Figura 58 Adicionar template Para editar os dados previamente inseridos, o utilizador pode aceder à opção à sua atualização. e proceder Para eliminar um template clicar em, correspondente ao template que pretende eliminar. Biblioteca de questionários Permite adicionar questionários e perguntas a realizar para cada oportunidade disponível. Figura 59 - Biblioteca de questionários 34

35 Para adicionar um novo questionário clicar em Adicionar Questionário e preencher o formulário apresentado. Terminar esta ação clicando no botão Guardar. Figura 60 - Formulário questionário Existem três opções passíveis de serem escolhidas para interagir com os questionários introduzidos, são elas Editar, Associar Questão e Ver Questionário. Quando se pretende editar a informação de um questionário, é necessário clicar no botão correspondente ao questionário pretendido. Preencher o formulário apresentado e guardar. Para associar uma pergunta clicar em que apresenta as perguntas disponíveis, escolher a pergunta pretendida e clicar em Associar questão. 35

36 Figura 61 - Associar pergunta Para visualizar o questionário clicar em. Figura 62- Visualização de questionário Ao visualizar o questionário existe a possibilidade de desassociar uma pergunta. Para isso basta clicar no botão. 36

37 Existe ainda o botão Questão, que permite visualizar as perguntas já existentes, editá-las e/ou inserir novas. Figura 63 - Questões Para inserir uma nova questão clicar no botão Adicionar que irá apresentar um formulário. Figura 64 - Inserir questão O utilizador deve preencher o formulário e, para finalizar clicar no botão Adicionar. 37

38 Para editar uma pergunta selecionar o ícone pretendidas e terminar a ação clicando no botão Editar.. Preencher o formulário com as alterações Biblioteca de listas A página relativa à biblioteca de listas, permite visualizar as listas disponíveis assim como a possibilidade de criação de novas, editar listas já existentes e eliminá-las. Figura 65 - Biblioteca de listas Para adicionar uma nova lista, clicar em Adicionar listas e, preencher o formulário. Figura 66 - Adicionar lista 38

39 Depois do formulário preenchido, esta ação deve ser finalizada com um clique no botão Guardar. Quando se pretende editar uma lista, clicar em alterações pretendidas e guardar., preencher os campos consoante as Para eliminar clicar no ícone existam ainda candidatos a ela associados.. De notar, que uma lista apenas pode ser eliminada, caso não Newsletter A página newsletter, permite adicionar uma nova newsletter. Figura 67 - Adicionar newsletter O utilizador deve preencher os campos do formulário apresentado e terminar a ação, com um clique no botão Guardar. 39

40 2.6 Opções de conta Regras do negócio 1. Aquando do 1º registo, a empresa ficará associada automaticamente ao pacote Basic, ou seja, terá acesso a um conjunto de funcionalidades que se explicitam nos pontos abaixo: Acesso a um utilizador registado com possibilidade de edição do mesmo (utilizador criado aquando do registo da empresa); Criação / Edição de uma oportunidade por mês; Visualização dos perfis de candidatos alocados às suas oportunidades. 2. Se selecionar opção Standard: Possibilidade de registo de 5 utilizadores; Criação / edição de até 5 oportunidades mensais; Visualização dos perfis de candidatos alocados às suas oportunidades; Alteração do status do candidato nas oportunidades durante o processo de recrutamento; Agenda - Marcação de entrevistas. 3. Se seleção de opção de conta Premium: Possibilidade de registo até 15 utilizadores; Criação ilimitada de oportunidades; Visualização dos candidatos alocados às oportunidades; Alteração do status do candidato nas oportunidades durante o processo de recrutamento; Alocação de candidatos a listas pré-definidas; Pesquisa de candidatos; Agenda Marcação de entrevistas; 40

41 Relatórios de entrevistas Possibilidade de elaboração de relatórios de entrevistas individuais; Relatórios Acesso a aba de relatórios d o portal. 4. Se seleção de pack oportunidades patrocinadas: Na criação de cada oportunidade as empresas poderão requerer que a sua oportunidade seja patrocinada, fazendo com que esta passe para um primeiro plano ficando com maior visibilidade a quem visita o portal. O custo desta será mais baixo quanto mais completo for o pacote que a empresa possuir. 5. Se seleção de acesso à base de dados geral de candidatos: Funcionalidade que permite às empresas ter um maior leque de candidatos a seu dispor, este acesso estará delimitado por um período de temporal. Funcionalidade apenas disponível para empresas com pacote Premium. 41