Sistema de Solicitação de Sala

Transcrição

1 Infraestrutura de salas de aula e auditórios da Escola Fazendária do Estado de São Paulo - FAZESP Manual do Usuário Sistema de Solicitação de Sala Atualizado em 1 de junho de 2017 Versão 1.0

2 Sistema de Solicitação de Salas da FAZESP Apresentação O novo sistema de solicitação de salas traz algumas melhorias em relação ao anterior, que era disponibilizado no ETC da FAZESP. Veja algumas das melhorias implantadas: O novo sistema está disponível na internet, desta forma, qualquer pessoa, funcionário ou não da Secretaria da Fazenda, poderá realizar uma solicitação de empréstimo de sala, abrindo assim a possibilidade de acesso a outros órgãos governamentais; O controle da solicitação também foi melhorado, possibilitando maior controle pelos funcionários do NGR; O solicitante poderá alterar ou cancelar a solicitação realizada diretamente no site, sem a necessidade de entrar em contato com o NGR, se assim desejar; s automáticos são enviados com detalhes para o solicitante e para o NGR; Um sistema de aviso sobre solicitações não atendidas em 48h está ativo para que nenhuma solicitação fique parada sem atendimento; Um histórico de acessos e de alterações de status da solicitação ficará disponível para o usuário e para o NGR. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 2

3 Tela inicial Na imagem abaixo, ilustramos a nova página principal que é mostrada para acessos externos ao ETC da FAZESP. Nela estão disponibilizados os links: Link para criar uma nova solicitação de sala. Link para verificar o status da solicitação, nele é possível alterar ou cancelar uma solicitação previamente realizada. Link para acessar o sistema de agenda da Escola. Link para realizar o login no sistema de agenda da Escola. Link para acessar a página administrativa das solicitações de sala. Estes links estão disponíveis conforme a imagem abaixo: FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 3

4 Criando uma nova solicitação de sala Para criar uma nova solicitação de sala, clique no link abaixo: O usuário será direcionado para a página com todas as informações e regras de utilização das salas para reunião ou evento. Nesta página, serão mostrados novamente os links para Solicitar uma Sala, Verificar o Status da Solicitação e o link da agenda em Verificar disponibilidade de datas e sala. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 4

5 Criando uma nova solicitação de sala Para prosseguir com a solicitação, o usuário deverá clicar em Solicitar uma Sala: O usuário será direcionado para o formulário onde deverá preencher os campos necessários. No menu Tópico de Ajuda o usuário deverá escolher entre Solicitar uma sala, Solicitar Videoconferência ou Solicitar Streaming. Ao escolher Solicitar Sala, os campos de preenchimento obrigatório estarão marcados com * vermelho: FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 5

6 Criando uma nova solicitação de sala Continuação do formulário. Após o usuário finalizar o preenchimento do formulário, deverá clicar em Enviar a solicitação. Caso haja necessidade de zerar o formulário, clicar em Recomeçar Formulário. Ao escolher Solicitar Videoconferência, além dos campos de preenchimento obrigatório apresentados no formulário de solicitação de sala, outros campos específicos da videoconferência serão apresentados. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 6

7 Criando uma nova solicitação de sala - Videoconferência Abaixo, apresentamos os campos extras para solicitação de videoconferência: Após o usuário finalizar o preenchimento do formulário, deverá clicar em Enviar a solicitação. Caso haja necessidade de zerar o formulário, clicar em Recomeçar Formulário. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 7

8 Criando uma nova solicitação de sala - Streaming Abaixo, apresentamos os campos extras para solicitação de streaming: Após o usuário finalizar o preenchimento do formulário, deverá clicar em Enviar a solicitação. Caso haja necessidade de zerar o formulário, clicar em Recomeçar Formulário. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 8

9 Confirmação de envio do formulário Após o preenchimento correto do formulário, uma mensagem será exibida com a confirmação. Um será enviado ao solicitante com as informações da solicitação, além do link para acompanhar o status e realizar a edição da solicitação. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 9

10 Verificando o Status da Solicitação Para verificar o status da solicitação de sala, clique no link abaixo: O usuário será redirecionado para a página abaixo, onde será necessário preencher o campo de com o endereço utilizado no preenchimento da solicitação e o campo ticket com o número da solicitação. Logo após clique em Ver Ticket, e o usuário será direcionado para a página de status da sua solicitação. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 10

11 Verificando o status da solicitação de sala Após clicar em Ver Ticket, a tela abaixo será apresentada. Nela o usuário poderá ver todas as informações preenchidas e acompanhar o andamento da sua solicitação. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 11

12 Verificando o status da solicitação de sala O usuário poderá imprimir ou editar a solicitação clicando nos botões no canto superior direito, conforme imagem abaixo: No espaço Postar uma resposta, o usuário poderá inserir alguma informação após a solicitação ter sido realizada. FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo 12