MANUAL DA PLATAFORMA CARTÃO PORTUÁRIO

Transcrição

1 MANUAL DA PLATAFORMA CARTÃO PORTUÁRIO CLIENTES Conteúdo Registo... 2 Aceder à Plataforma... 5 Acesso às Instalações Portuárias... 6 Solicitar Acesso... 6 Listar Pedidos de Acesso... 9 Cartões de Acesso às Instalações Portuárias Novo Cartão Pessoa Novo Cartão Viatura Lista de Cartões Listar Pedidos Cartão Gestão de Pessoal Adicionar Funcionário Ver Funcionário(s) Gestão de Frota Adicionar Viatura Ver Viatura(s) Perfil Editar Perfil Consultar Estado de Pedidos Pedido de Acesso Público Versão:

2 Registo 1. No navegador de internet, ir ao endereço e clicar no ícone Área de Cliente para seguir para a plataforma de cartões. Figura 1 - Entrar na Área de Cliente da plataforma 2. Na plataforma, e se ainda não se registou, deverá clicar no botão Registar para efetuar o registo da sua empresa na plataforma: Figura 2 - Ecrã de autenticação Página 2 de 28

3 3. No formulário de registo, deve assegurar-se que todos os dados estão corretos, sob pena do seu registo não ser aceite. O requerente será a pessoa para quem serão enviados os s de notificações da plataforma, sendo o número de contato telefónico importante caso haja necessidade de esclarecer dúvidas sobre algum cartão da sua empresa. Figura 3 - Ecrã de registo de entidade Atenção: Se a plataforma alertar, através de mensagem de erro, de que o NIF já existe ou o endereço de do requerente, deverá contatar os serviços de segurança portuária do porto em causa. 4. Ao preencher todos os dados corretamente, ficará disponível o botão de confirmação do registo, devendo o utilizador aguardar uma notificação de aprovação por parte da Autoridade Portuária antes de efetuar qualquer outro passo adicional. Exemplo: Página 3 de 28

4 Figura 4 - Exemplo de registo de entidade preenchido 5. Receberá um alerta para confirmação o registo, o qual deverá aceder: Figura 5 - Confirmação de criação de conta empresarial 6. Após receber o de aprovação (que poderá demorar até 48 horas), poderá ir novamente à plataforma, conforme Figura 1 - Entrar na Área de Cliente da plataforma, onde deverá colocar as suas credenciais e clicar em AUTENTICAR. Página 4 de 28

5 Aceder à Plataforma 1. Para aceder à plataforma deverá proceder conforme Figura 1 - Entrar na Área de Cliente da plataforma e colocar as suas credenciais (enviadas por correio eletrónico pela plataforma), pressionando o botão AUTENTICAR. 2. Ao aceder à área da sua entidade, aparecerá um quadro resumo da sua interação na plataforma e um menu lateral, o qual tem 5 submenus: Acesso, Cartão, Gestão de Pessoal, Gestão de Frota e Perfil, conforme imagem seguinte: Figura 6 - Ecrã inicial da sessão autenticada do cliente Página 5 de 28

6 Acesso às Instalações Portuárias O submenu Acesso permite efetuar as seguintes 2 operações: Solicitar Acesso e Listar Pedidos de Acesso. Solicitar Acesso Esta operação consiste em efetuar um pedido de acesso ao porto, preenchendo a informação de segurança obrigatória no âmbito do ISPS, bem com o tipo de regime/acesso e os respetivos campos adicionais que surjam conforme o regime. Atenção: Todos os pedidos de acesso efetuados numa sessão credenciada, na conta da sua empresa, serão automaticamente faturados à sua empresa. Se pretender que a pessoa pague o seu ingresso nas instalações portuárias, deverá fazer o pedido de acesso fora da sessão credenciada, conforme se explica mais adiante e como demonstra a Figura 43 - Entrar na "Pedido de Acesso" da plataforma. As imagens seguintes exemplificam um pedido de acesso devidamente preenchido, em 4 fases: tipo de acesso pretendido, tipo de regime de acesso, resumo do pedido e confirmação do pedido. Adicionalmente, o utilizador recebe uma mensagem de correio eletrónico com um identificador do pedido para poder consultar o estado do mesmo na área não credenciada da plataforma. Figura 7 - Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Tipo de Acesso" Página 6 de 28

7 Figura 8 - Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Tipo de Regime" Nota: Se for um pedido de acesso para uma pessoa que já tem cartão, e que esteja registado na sua empresa, não necessitará de preencher os dados dessa pessoa. Para isso, apenas seleciona a opção Com cartão e escolhe o nome da pessoa em causa. Figura 9 - Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Resumo do Pedido" Página 7 de 28

8 Figura 10 - Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Confirmação de Pedido" Figura 11 - Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Sucesso" Quando o pedido é realizado com sucesso, a plataforma envia um para o utilizador a informar do seu sucesso, bem como com um código identificador do pedido para que o utilizador possa conhecer o estado do pedido através da ferramenta de consulta de pedidos pública, conforme demonstra a Figura 13- Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Consulta de estado de pedido". Figura 12 - Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Receção de de pedido" Página 8 de 28

9 Figura 13- Exemplo de pedido de acesso preenchido - parte "Consulta de estado de pedido" Listar Pedidos de Acesso Esta funcionalidade lista todos os pedidos de acessos efetuados e pendentes, sendo possível filtrar a lista desses pedidos por data inicial e final do acesso solicitado, bem como pelo estado do pedido: Todos, Em Autorização, Por Pagar, Aceite e Pago, Revogado. As imagens seguintes demonstram como aparece nesta lista o pedido de acesso feito na etapa anterior. Figura 14 - Ecrã "Listar Pedidos de Acesso" com um pedido efetuado Ao clicar em cima da barra do pedido, o mesmo abrir-se-á e irá permitir visualizar todos os dados do pedido efetuado. Página 9 de 28

10 Figura 15 - Ecrã "Listar Pedidos de Acesso" ccom os detalhes de um pedido Quando os serviços de Segurança Portuária do porto em causa autorizarem o pedido, irá receber uma mensagem de correio eletrónico a dar conta dessa autorização, conforme figura seguinte: Figura recebido após autorização de pedido de acesso Após a autorização do pedido, o pedido de acesso aparece no ecrã Listar Pedidos de Acesso com um visto verde a informar que o pedido está autorizado, como se pode verificar na figura seguinte: Página 10 de 28

11 Figura 17 - Ecrã "Listar Pedidos de Acesso" com pedido autorizado Página 11 de 28

12 Cartões de Acesso às Instalações Portuárias O submenu Cartão permite efetuar as seguintes 4 operações, abaixo descritas e demonstradas: Novo Cartão Pessoa : Serve para solicitar um novo cartão para uma determinada pessoa, desde que a mesma já conste da lista de funcionários da sua empresa na plataforma, mais concretamente no submenu Gestão de Pessoal. Novo Cartão Viatura : Serve para solicitar um novo cartão para uma determinada viatura, desde que a mesma já conste da lista de viaturas da sua empresa na plataforma, mais concretamente no submenu Gestão de Frota. Lista de Cartões : Mostra uma listagem de todos os cartões da sua empresa, sendo possível fazer um filtro por cartões do tipo Pessoa e do tipo Viatura, bem como permitindo pesquisar pelo nome ou matrícula da viatura. Nesta secção, e no que diz respeito a cada cartão, é possível revalidar o cartão (caso esteja expirado) e/ou reemitir uma nova via do mesmo. Listar Pedidos Cartão : Mostra uma listagem de todos os pedidos de cartões da sua empresa, sendo possível fazer um filtro por cartões no estado de Aceite e Pago, Por Pagar, Em Autorização e Revogado, bem como indicar entre que datas de elaboração do pedido pretende pesquisar cartões. Nesta secção, ao clicar em cada cartão, pode ver o resumo do pedido de cartão, bem como o documento de cobrança associado (se já existir) e o estado do mesmo do ponto de vista da autorização. Novo Cartão Pessoa Só após ter funcionários ou viaturas registadas na plataforma, é que é possível pedir cartões. No exemplo abaixo, exemplifica-se o pedido de um cartão de pessoa. Figura 18 - Ecrã "Pedido de Cartão - Pessoa" Página 12 de 28

13 Todos os campos devem ser corretamente preenchidos para efeitos de validação desta Autoridade Portuária ao abrigo do Código ISPS. Figura 19 - Ecrã "Pedido de Cartão - Pessoa" preenchido Nota: As pessoas que já tiverem cartão (físico ou solicitado) não aparecerão na caixa de dropdown do formulário, assinalada na imagem. Quando terminar de preencher o formulário, irá surgir um pedido de confirmação e a seguir uma notificação de sucesso, caso esteja tudo correto com os dados do formulário: Figura 20 - Ecrã "Pedido de Cartão - Pessoa" - Confirmação de pedido Figura 21 - Ecrã "Pedido de Cartão - Pessoa" - Sucesso Página 13 de 28

14 Novo Cartão Viatura Só após ter viaturas registadas na plataforma, é que é possível pedir cartões para as mesmas. No exemplo abaixo, exemplifica-se o pedido de um cartão de viatura. Figura 22 - Ecrã "Pedido de Cartão - Viatura" com exemplo Nota: As viaturas que já tiverem cartão (físico ou solicitado) não aparecerão na caixa de dropdown do formulário, assinalada na imagem. Quando terminar de preencher o formulário, irá surgir um pedido de confirmação e a seguir uma notificação de sucesso, caso esteja tudo correto com os dados do formulário: Figura 23 - Ecrã "Pedido de Cartão - Viatura" com confirmação de pedido Página 14 de 28

15 Figura 24 - Ecrã "Pedido de Cartão - Viatura" com mensagem de sucesso Lista de Cartões A opção Lista de Cartões permite ver todos os cartões da sua empresa e o respetivo estado, bem como solicitar revalidações anuais ou apenas uma nova emissão (por exemplo, em caso de avaria do cartão atual). Figura 25 - Ecrã "Lista de Cartões" Página 15 de 28

16 Listar Pedidos Cartão Nesta opção, poder-se-á ver os pedidos que foram efetuados e o respetivo estado. Se clicar sobre cada pedido, irá obter a informação que introduziu previamente. Figura 26 - Ecrã "Listar Pedidos Cartão" Figura 27 - Ecrã "Listar Pedidos Cartão" - Resumo do Pedido de Cartão de Pessoa Página 16 de 28

17 Figura 28 - Ecrã "Listar Pedidos Cartão" - Resumo do Pedido de Cartão de Viatura Página 17 de 28

18 Gestão de Pessoal O submenu Gestão de Pessoal é dedicado à gestão dos funcionários ou das pessoas pelas quais a sua empresa se responsabiliza pela entrada nas instalações portuárias, sendo possível efetuar 2 operações: Adicionar Funcionário : Utiliza-se para adicionar um colaborador à plataforma, desde que este necessite de um cartão de acesso, preenchendo-se os dados do mesmo, tais como: Nome Completo, Nacionalidade, Tipo de Documento de Identificação e Número de Documento. Ver Funcionário(s) : Serve para listar todos os colaboradores que estão registados na plataforma, tenham ou não cartões de acesso. Adicionar Funcionário Antes de pedir um cartão para um funcionário, tem de adicionar os dados do mesmo à plataforma, conforme imagem abaixo: Figura 29 - Ecrã "Adicionar Funcionário" preenchido com um exemplo Figura 30 - Ecrã "Adicionar Funcionário" - Confirmação Página 18 de 28

19 Figura 31 - Ecrã "Adicionar Funcionário" - Sucesso Ver Funcionário(s) Nesta opção, pode-se verificar se o funcionário está efetivamente criado na plataforma: Figura 32 - Ecrã "Ver Funcionário(s)" Página 19 de 28

20 Gestão de Frota O submenu Gestão de Frota é dedicado à gestão de viaturas pelas quais a sua empresa se responsabiliza pela entrada nas instalações portuárias, sendo possível efetuar 2 operações: Adicionar Viatura : Utiliza-se para adicionar uma viatura à plataforma, desde que esta necessite de um cartão de acesso, preenchendo-se os dados da mesma, tais como: Tara da viatura, Tipo de Matrícula e Matrícula. Ver Viatura(s) : Serve para listar todas as viaturas que estão registadas na plataforma, tenham ou não cartões de acesso. Adicionar Viatura Antes de pedir um cartão para uma viatura, tem de adicionar os dados da mesma na plataforma, conforme imagem abaixo: Figura 33 - Ecrã "Adicionar Viatura" com exemplo de viatura Figura 34 - Ecrã "Adicionar Viatura" com confirmação de registo Página 20 de 28

21 Figura 35 - Ecrã "Adicionar Viatura" com mensagem de sucesso Ver Viatura(s) Nesta opção, pode-se verificar se a viatura está efetivamente criada na plataforma: Figura 36 - Ecrã "Ver Viatura(s)" Página 21 de 28

22 Perfil O submenu Perfil é dedicado à gestão dos dados da sua conta do utilizador, sendo possível efetuar a alteração da palavra-passe na opção Editar Perfil. Editar Perfil As imagens seguintes demonstram como poderá alterar a sua palavra-passe: Figura 37 - Editar Perfil - Alterar Palavra-Passe Figura 38 - Editar Perfil - Alterar Palavra-Passe sem dados Página 22 de 28

23 Figura 39 - Editar Perfil - Alterar Palavra-Passe com erros Figura 40 - Editar Perfil - Alterar Palavra-Passe sem erros Página 23 de 28

24 Consultar Estado de Pedidos No navegador de internet, ir ao endereço e clicar no ícone Consultar Pedido para seguir para a ferramenta que fornece o estado dos pedidos efetuados na plataforma. Figura 41 - Entrar na "Consultar Pedido" da plataforma Figura 42 - Ecrã "Consultar Pedido" com exemplo de pedido Página 24 de 28

25 Pedido de Acesso Público No navegador de internet, ir ao endereço e clicar no ícone Pedido de Acesso para seguir efetuar pedidos de acesso ao porto temporários, por exemplo, durante um dia, dois dias ou uma semana, sendo que estes pedidos serão cobrados na portaria, à entrada do porto. Esta ferramenta foi disponibilizada para acessos pontuais ao porto sem necessidade de registo de uma entidade na plataforma do Cartão Portuário. Figura 43 - Entrar na "Pedido de Acesso" da plataforma Esta funcionalidade consiste em efetuar um pedido de acesso ao porto, preenchendo a informação de segurança obrigatória no âmbito do ISPS, bem com o tipo de regime/acesso e os respetivos campos adicionais que surjam conforme o regime. Atenção: Todos os pedidos de acesso efetuados nesta ferramenta pública (ou seja, fora da sessão credenciada) serão cobrados à entrada das instalações portuárias. As imagens seguintes exemplificam um pedido de acesso devidamente preenchido, em 4 fases: tipo de acesso pretendido, tipo de regime de acesso, resumo do pedido e confirmação do pedido. Adicionalmente, o utilizador recebe uma mensagem de correio eletrónico com um identificador do pedido para poder consultar o estado do mesmo na área não credenciada da plataforma, anteriormente explicada. Página 25 de 28

26 Figura 44 - Exemplo de pedido de acesso público - "Tipo de Acesso" Figura 45 - Exemplo de pedido de acesso público - "Regime" Página 26 de 28

27 Figura 46 - Exemplo de pedido de acesso público - "Resumo do Pedido" Figura 47 - Exemplo de pedido de acesso público - "Confirmação de pedido" Página 27 de 28

28 Figura 48 - Exemplo de pedido de acesso público - "Mensagem de Sucesso" Ao concluir o processo, a plataforma enviará uma mensagem de correio eletrónico para o endereço de do Requerente, conforme imagem abaixo: Figura 49 - Exemplo de pedido de acesso público - " recebido de pedido efetuado" Quando os serviços de Segurança Portuária do porto em causa autorizarem o pedido, irá receber uma mensagem de correio eletrónico a dar conta dessa autorização, conforme exemplo seguinte, podendo já deslocar ao porto. Figura 50 - Exemplo de pedido de acesso público - " recebido com autorização" Página 28 de 28