Guia do Serviço EcoFactura (Receptor) da Generix Group Portugal

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1 Guia do Serviço EcoFactura (Receptor) da Generix Group Portugal

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3 Este manual visa ser uma ajuda na utilização do Serviço On-Demand Ecofactura. São descritas as várias funcionalidades com base em vários printscreens retirados da aplicação. Os printscreens tentam proporcionar uma rápida adaptação ao utilizador a esta nova ferramenta de trabalho. Tentou-se ao longo destas páginas não utilizar uma linguagem muito técnica para melhor facilitar a interpretação por parte do utilizador. Em algum ponto em que lhe pareça menos claro, deverá entrar em contacto com o nosso Serviço de Apoio a Projetos e Clientes, através do portal ou em alternativa para o helpdesk.pt@generixgroup.com,caso não possua ainda conta.

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5 Índice Aceder ao Serviço Ecofactura... 1 Menus... 2 Documentos... 2 Visualizar documento em PDF... 3 Estado do Documento... 3 Informação do documento... 4 Opções de Pesquisa... 4 Exportar para XLS... 6 Expandir Vista... 7 Administração... 8 Utilizador Generix Group Portugal Influe Portugal SA i

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7 Aceder ao Serviço Ecofactura Para aceder ao serviço einvoice deverá iniciar uma sessão no seu browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc) e no campo endereço escrever: De seguida pressionar a tecla ENTER. Esta ação fará surgir uma janela semelhante à apresentada na Figura 1. Figura 1 - Janela inicial do Serviço einvoice. Deverá introduzir o username e a password enviados por . Após introduzido o Nome de utilizador: e a Palavra chave: deverá selecionar o botão apresentado na Figura 1. Se os dados introduzidos estiverem corretos obterá uma janela semelhante à apresentada na Figura 2, que se trata da Janela inicial do repositório. A mesma encontra-se dividida em três grupos, Figura 2. Figura 2 Janela inicial dividida em três grupos. Generix Group Portugal Influe Portugal SA 1

8 1. Menus O grupo 1 apresentado na Figura 2, incluí vários menus: Documentos; Administração; Utilizador; Cada menu será descrito nos pontos seguintes, com todas as suas funcionalidades. 2. Opções de Pesquisa Aqui no grupo 2, são apresentados vários campos de filtragem para a listagem de documentos a surgir no grupo Listagem de Documentos O grupo 3 é onde é apresentado a listagem de documentos com bases nos critérios de filtragem definidos no grupo 2. Por defeito na listagem inicial os valores de opção de filtragem não estão ativos e são apresentados todos os documentos ordenados do mais recente para o mais antigo. Menus Documentos Quando selecionado o menu Documentos, terá o seguinte aspeto, Figura 3, idêntico ao apresentado na página inicial. Figura 3 - Menu Documentos. Aqui poderá logo à partida visualizar alguns dados dos documentos processados pelo Ecofactura. A tabela apresentada possui as seguintes colunas: Info; Estado (cor vermelha insucesso e cor azul sucesso); Data Integração; Tipo; Numero; Data Documento; Emissor; Recetor; Sentido; Total Documento; Número de processamentos; 2 Generix Group Portugal Influe Portugal SA

9 As colunas poderão ser configuráveis, basta selecionar o botão e indicar as colunas pretendidas, assinalado a azul na Figura 3. É possível para cada documento, visualizar ainda mais algumas opções que estão ocultas por defeito. Para as revelar deve selecionar um documento e carregar no botão assinalado da Figura 4. Figura 4 - Documento selecionado. Essa ação fará surgir as opções apresentadas na Figura 5 que serão descritas nos pontos seguintes. Figura 5 - Opções documento selecionado. Visualizar documento em PDF Nesta opção é possível efetuar uma visualização do documento selecionado, para tal deve selecionar o botão apresentado na Figura 5. Essa ação fará uma visualização do PDF armazenado onde obterá um ficheiro PDF semelhante ao apresentado na Figura 6. Estado do Documento Figura 6 - Documento em PDF. É possível na coluna estado, ver o estado em que o documento se encontra, registado o estado final do documento.. Aqui ficará Generix Group Portugal Influe Portugal SA 3

10 Informação do documento Na coluna Info, se selecionar o botão processamento da mensagem., fará surgir a seguinte janela, Figura 7, com todos os detalhes do Figura 7 - Visualizar detalhes do documento. Terá possibilidade de ver as diferentes fases do processo em forma de tabela cronológica. Opções de Pesquisa Para filtrar a listagem de documentos apresentada existem vários campos, Figura 8. Figura 8 - Opções de Pesquisa. Os campos são: Nº documento: Número de documento que pretende consultar; Tipo: Indicar o tipo de documento que pretende (Fatura, Nota de Crédito ou Débito); Sub Tipo: indicar o subtipo do(s) documento(s) se aplicável; Emissor: escolher o emissor do(s) documento(s); Receptor: escolher o destinatário do(s) documento(s); Estados: indicar o estado que pretende visualizar; Data do Documento (desde): indicar a data inicial do(s) documento(s); Data Integração (desde): indicar a data inicial de desmaterialização do(s) documento(s); Nº Encomenda: indicar o número de encomenda a que se refere o documento se aplicável; Data do Documento (fim): indicar a data final do(s) documento(s); Data Integração (fim): indicar a data final de desmaterialização do(s) documento(s); Existe ainda a possibilidade de adicionar mais campos de filtragem, para tal deve selecionar o botão que fará surgir novas opções, Figura 9. Figura 9 - Opções avançadas de pesquisa. 4 Generix Group Portugal Influe Portugal SA

11 É possível adicionar filtragem dos seguintes campos, Figura 10. Figura 10 - Campos possíveis adicionar para filtragem avançada. Com os campos da Figura 10, é possível aplicar as seguintes condições, Figura 11. Figura 11 - Opção da condição de filtragem do elemento. Se houver a necessidade de adicionar mais campos de filtragem deve selecionar o botão ação fará adicionar outro elemento de filtragem, Figura 12.. Esta Figura 12 - Adição de mais um elemento na filtragem avançada. Para eliminar um elemento de filtragem deve selecionar. Após definidos todos os campos de filtragem, para visualizar os documentos aplicando essa filtragem deve selecionar o botão e surgirá a listagem de documentos respetiva. Generix Group Portugal Influe Portugal SA 5

12 Exportar para XLS Se pretender exportar uma listagem em Excel da listagem de documentos, deverá selecionar o botão. Essa ação fará surgir a janela de exportação, Figura 13, onde questiona se pretende visualizar ou guardar o Excel exportado. Figura 13 Exportação do documento no formato XLS. O documento que irá obter será semelhante ao apresentado na Figura 14. Figura 14 - Documento com a exportação em formato XLS. A listagem apresentada na Figura 14 apenas apresenta os documentos que respeitam a filtragem realizada e não os documentos selecionado com. 6 Generix Group Portugal Influe Portugal SA

13 Expandir Vista Existe a possibilidade de aumentar o número de campos visíveis na listagem dos documentos, para o fazer deve selecionar, que fará surgir uma listagem semelhante à apresentada na Figura 15. Figura 15 Figura 15 - Listagem das colunas a adicionar ou remover. Aqui poderá indicar as colunas que pretende visualizar, bastando selecionar o campo na listagem, Figura 15 ou remover as colunas, bastando retirar a seleção do campo. Generix Group Portugal Influe Portugal SA 7

14 Administração Ao selecionar o menu Administração, acederá à Gestão de Utilizadores, Figura 16. Figura 16 - Gestão de Utilizadores Surgirá a listagem de utilizadores autorizados a aceder à conta EcoFactura, Figura 17. Figura 17 - Listagem de utilizadores. Para adicionar um utilizador adicional ao pré-configurado, deverá selecionar o botão surgir a janela para introduzir os dados do novo utilizador e definir as permissões, Figura 18., que fará Figura 18 - Dados de Identificação do utilizador a adicionar. No menu Identificação deverão ser indicados os seguintes campos: Endereço do utilizador a adicionar e com o qual irá receber as facturas; Nome Completo: Nome ou identificação do utilizador; Password e Confirme a Password: Introduzir a password nos dois campos; Número Telefone: Contacto telefónico do utilizador; Lingua: Escolher uma das línguas disponíveis ; Activo: Indicar se o utilizador fica activo ou não. 8 Generix Group Portugal Influe Portugal SA

15 Após preenchidos todos os dados obrigatórios no menu Identificação (campos assinalados com asterisco) passase ao menu Permissões, Figura 19. Figura 19 - Permissões do utilizador a adicionar. No menu Permissões é possível selecionar os seguintes campos: Receptor EcoFactura: indicar se o utilizar recebe ou não os s com as facturas; Visualizar apenas documentos de Ecofactura: Para restringir o utilizador apenas a consultar documentos Ecofactura e não outras facturas EDI; Reenviar Documentos: Possibilitar ao utilizador a possibilidade de emitir as facturas por novamente; Anular Documentos: não aplicável no âmbito de receptor de Ecofatura; Gerir utilizadores: indicar se o utilizador criado poderá ou não adicionar mais utilizadores à conta Ecofactura; Associar sub entidades: No âmbito de parceiros com o mesmo NIF e vários sub-departamentos, indicar os sub-departamentos que o utilizador poderá ver. Exemplo: existe um Parceiro A com três subdepartamentos (1,2 e 3), e três utilizadores distintos (X, Y e Z) para consultarem as facturas de cada subdepartamento do parceiro A respectivamente. Foram dadas as seguintes permissões. Utilizador X -> Parceiro A_dep_1, utilizador Y -> Parceiro A_dep_2 e utilizador Z -> Parceiro A_dep_3 Associar entidades: Deverá introduzir as letras que identificam a entidades que este utilizador irá poder visualizar. Assim que houver uma entidade cuja letra indicada exista, Figura 20, aparecerá no campo. Basta selecionar e a entidade fica adicionada. Figura 20 - Escolher entidades. Generix Group Portugal Influe Portugal SA 9

16 Para concluir o processo de criação de um novo utilizador deverá selecionar o botão ou. Utilizador O menu utilizador, terá acesso aos dados pessoais associados à conta criada, Figura 21. Figura 21 - Menu Utilizador. É possível consultar e editar os dados do utilizador apresentados na Figura 22. Figura 22 - Editar dados do utilizador. Quando pretender guardar todas as alterações realizadas, deve selecionar o botão. 10 Generix Group Portugal Influe Portugal SA