Sistema de Faturação Delegações. Manual de utilização CVRVV

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1 Delegações Manual de utilização CVRVV

2 Índice 1. Requisitos do sistema Como iniciar a aplicação Vendas a Dinheiro Preâmbulo Emissão Visualizar Notas de Crédito Preâmbulo Emissão Visualizar Venda de Contratos de Compra e Venda Diversos Apuramento dos Valores Mensais SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 2

3 1. Requisitos do sistema Computador com acesso à Internet; Browser Microsoft Internet Explorer 8.0 ou superior; Adobe Acrobat Reader 6 ou superior (pode efetuar o download gratuito em Impressora. 2. Como iniciar a aplicação? Para iniciar a aplicação, aceda ao inetsiv, disponível no portal dos Vinhos Verdes ( através Microsoft Internet Explorer e aceda ao primeiro link do menu Faturação. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 3

4 Será aberta uma nova janela para solicitar a identificação. A razão pela qual é necessário autenticar se novamente prende se pelo facto poderem existir vários utilizadores na mesma Delegação. Caso pretenda criar novos utilizadores contacte a CVRVV. Neste caso, o acesso será efetuado colocando no campo Utilizador o Código da Delegação e a respetiva password (em minúsculas). SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 4

5 3. Vendas a Dinheiro 3.1. Preâmbulo Antes de emitir a Venda a Dinheiro deve verificar se emitiu todos os documentos vínicos (ex. DA, DCP, DE, etc.) para o cliente. Assegure se, também, se os documentos vínicos não contêm erros de quantidade, de tipo de produto ou qualidade. Exemplos de alguns erros comuns: Erro de tipo de produto:...deveria ser Vinho Verde e está como Vinho Regional Minho... ; Erro de qualidade:...era vinho Tinto e coloquei Branco.... Estas verificações, antes de emitir a Venda a Dinheiro, permitem minimizar erros e consequentemente reduzir a emissão de Notas de Crédito e de novas Vendas a Dinheiro Emissão Para emitir Vendas a Dinheiro, carregue na opção Vendas a Dinheiro. Seguidamente irá ver esta página. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 5

6 Pressione sobre Criar Venda a Dinheiro ou sobre a imagem de documento. Deverá colocar o número de contribuinte do cliente e em seguida pressione em Verificar ou na imagem lupa. Serão apresentadas as informações relativas ao viticultor. Após certificar se que é o cliente para o qual quer emitir a Venda a Dinheiro, pressione no botão Submeter. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 6

7 Nesta fase, o sistema vai verificar quais os documentos vínicos que foram emitidos para o cliente e que ainda não foram faturados. De seguida, cria um Documento Provisório com todos os movimentos referentes a esses documentos. O Documento Provisório para todos os efeitos não existe é virtual, e serve apenas para verificar o total a pagar pelo cliente. Nesta fase pode optar por: REGISTAR o Documento Provisório, transformando o assim numa Venda a Dinheiro; Adicionar novos produtos (NOVA LINHA), como por exemplo os Contratos de Compra e Venda associados aos Documentos de Acompanhamento; DESISTIR da emissão da Venda a Dinheiro para isso basta selecionar uma das seguintes opções: Desligar, Palavra chave ou Vendas a Dinheiro. Se optar por adicionar nova linha terá de escolher qual o produto apropriado. Se não encontrar o produto que deseja, deve contactar o Departamento de Contabilidade da CVRVV, para que o mesmo seja disponibilizado na aplicação. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 7

8 Deve introduzir a quantidade pretendida no respetivo campo. Nas Observações, para o caso dos Contratos de Compra e Venda, introduza a numeração dos contratos. Nos produtos adicionados tem a possibilidade de os excluir antes de Registar. Para excluir basta carregar no símbolo X da respetiva linha. NOTA: Os produtos gerados através dos documentos vínicos não podem ser excluídos. IMPORTANTE: ANTES DE REGISTAR SOLICITE O PAGAMENTO DO TOTAL DO DOCUMENTO, POIS O CLIENTE PODERÁ NÃO TER DINHEIRO SUFICIENTE PARA EFECTUAR A LIQUIDAÇÃO. Lembre se que estamos a trabalhar com fluxos de dinheiro, logo a data do documento deve corresponder à data do recebimento. Ao Registar será confrontado com o seguinte aviso: Até este momento pode desistir da emissão da Venda a Dinheiro ou adicionar novos produtos. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 8

9 Após a confirmação será gerada a respetiva Venda a Dinheiro, e receberá o aviso Venda a Dinheiro registada com sucesso e fica disponível o número da Venda a Dinheiro. É disponibilizado o botão IMPRIMIR que lhe permite abrir ou guardar um documento PDF com a respetiva Venda a Dinheiro. NOTA: A Venda a Dinheiro tem de ser impressa a partir do documento PDF. A impressão da página que consta na figura anterior NÃO SERVE de Venda a Dinheiro Visualizar Pressione sobre Visualizar Vendas a Dinheiro ou sobre a imagem lupa. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 9

10 A página seguinte permite lhe efetuar filtros de pesquisa. Ter em atenção que os filtros são efetuados em conjunto, isto é, quando coloca por exemplo, o NIF do Cliente e o N.º do Documento, e não aparece nenhuma informação após carregar no botão PROCURAR, é porque o documento que inseriu não pertence a esse cliente, ou o cliente não existe ou o documento não existe. Por defeito as datas serão preenchidas automaticamente com o início e final do mês corrente. NOTA: Se carregar no botão PROCURAR, sem indicar nenhum filtro, irá obter todos os documentos, de todos os clientes emitidos pela sua Delegação o que provoca lentidão ao obter a informação pretendida. Lembre se: coloque sempre um filtro (ex. data de hoje no campo DE da Data). Selecione a lupa correspondente ao documento que quer visualizar, e tal como na emissão, vai poder imprimir ou guardar o documento PDF referente à Venda a Dinheiro. IMPORTANTE: Lembre se que a impressão deverá ser sempre efetuada a partir do documento PDF. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 10

11 4. Notas de Crédito 4.1. Preâmbulo As Notas de Crédito devem ser encaradas como algo extraordinário, e serão emitidas sempre que existam anulações parciais ou totais de Vendas a Dinheiro. Visto serem consideradas algo de extraordinário, para emitir uma Nota de Crédito terá de contactar o Departamento de Contabilidade da CVRVV para solicitar autorização. O programa só deixa emitir Notas de Crédito se forem autorizadas previamente pela CVRVV. NOTA: Enquanto não REGISTAR a Venda a Dinheiro não há necessidade da emissão de Nota de Crédito, pelo que reforçamos a ideia de efetuar todas as verificações descritas na emissão de Vendas a Dinheiro. Exemplos em que é necessária a emissão de Nota de Crédito e respetivos passos a seguir: Efetuou se um DA de 500 litros. Após o REGISTO da Venda a Dinheiro verificou se que deveriam ser 50 litros. o Solicitar a anulação do DA ao Departamento de Fluxos Vínicos; o Solicitar, ao Departamento de Contabilidade, a autorização para emitir a Nota de Crédito referente à Venda a Dinheiro; o Emitir a Nota de Crédito; o Emitir novo DA com os litros corretos; o Emitir nova Venda a Dinheiro sobre o novo DA. Na Venda a Dinheiro XPTO, já registada, incluiu se o Contrato de Compra e Venda n.º o Solicitar, ao Departamento de Contabilidade, a autorização para emitir a Nota de Crédito referente ao Contrato de Compra e Venda da Venda a Dinheiro XPTO; o Emitir a Nota de Crédito. QUANDO EMITIR UMA NOTA DE CRÉDITO DEVE SEMPRE: IMPRIMIR AS DUAS VIAS DO DOCUMENTO; SOLICITAR AO CLIENTE QUE ASSINE AS DUAS VIAS; ENTREGAR UMA VIA AO CLIENTE; REMETER A OUTRA VIA, ASSINADA PELO CLIENTE, À CVRVV. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 11

12 4.2. Emissão Conforme referido no ponto anterior, só pode emitir uma Nota de Crédito se esta tiver sido previamente autorizada pelo Departamento de Contabilidade da CVRVV. Após confirmação da autorização, carregue na opção Notas de Crédito. Seguidamente irá ver a página. Pressione sobre Criar Nota de Crédito ou sobre a imagem de documento. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 12

13 Deverá colocar o número de contribuinte do cliente e em seguida pressione em Verificar ou na imagem lupa. Se introduzir um cliente, para qual não tenha sido previamente autorizada a emissão da Nota de Crédito pela CVRVV, vai obter a mensagem Não existe nenhum documento a creditar para o cliente indicado. Se existir autorização, tal como nas Vendas a Dinheiro, é lhe solicitado que confirme o cliente. Após confirmação, pressione no botão SUBMETER para continuar e visualizar o Documento Provisório. O Documento Provisório para todos os efeitos não existe é virtual, e serve apenas para confirmar os dados. Após confirmação pressione no botão REGISTAR para gerar a Nota de Crédito. Será confrontado com o seguinte aviso: Até este momento pode desistir da emissão da Nota de Crédito para solicitar a anulação de mais documentos. Após a confirmação será gerada a respetiva Nota de Crédito, e receberá o aviso Nota de Crédito registada com sucesso e fica disponível o número da Nota de Crédito. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 13

14 É disponibilizado o botão IMPRIMIR que lhe permite abrir ou guardar um documento PDF com a respetiva Nota de Crédito. NOTA: A Nota de Crédito tem de ser impressa a partir do documento PDF. A impressão da página que consta na figura anterior NÃO SERVE de Nota de Crédito. Não se esqueça de: imprimir a Nota de Crédito (2 vias); solicitar ao cliente que assine as 2 vias; entregar uma via ao cliente; remeter a outra via à CVRVV Visualizar Pressione sobre Visualizar Notas de Crédito ou sobre a imagem lupa. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 14

15 A página seguinte permite lhe efetuar filtros de pesquisa. Tenha em atenção que os filtros são efetuados em conjunto, isto é, quando coloca por exemplo, o NIF do Cliente e o N.º do Documento, e não aparece nenhuma informação após carregar no botão PROCURAR, é porque o documento que inseriu não pertence a esse cliente, ou o cliente não existe ou o documento não existe. Tal como nas Vendas a Dinheiro, o filtro das Notas de Crédito será preenchido automaticamente com a data inicial e final do mês corrente. NOTA: Se carregar diretamente no botão PROCURAR, sem indicar nenhum filtro, irá obter todos os documentos, de todos os clientes emitidos pela sua Delegação o que provoca lentidão ao obter a informação pretendida. Lembre se, coloque sempre um filtro (ex. data de hoje no campo DE da Data). A lista apresentada descrimina o total por documento, o total da página em que se encontra, o transporte da página anterior e o total da lista. Selecione a lupa correspondente ao documento que quer visualizar, e tal como na emissão, vai poder imprimir ou guardar o documento PDF referente à Nota de Crédito. IMPORTANTE: Lembre se que a impressão deverá ser sempre efetuada a partir do documento PDF. 5. Venda de Contratos de Compra e Venda Caso necessite de efetuar uma Venda a Dinheiro a um cliente para qual não esteja inscrito na CVRVV, deverá contactar os serviços da CVRVV. Antes de contactar recolha as seguintes informações: SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 15

16 Número de Contribuinte; Nome; Morada; Produto(s) a faturar. 6. Diversos Para qualquer assunto não descrito neste manual por favor contacte o Departamento de Contabilidade da CVRVV. 7. Apuramento dos Valores Mensais Imagine que quer apurar os valores referentes a Janeiro de Para tal deverá alterar as datas do filtro de pesquisa para: De: A: ; e carregar no botão PROCURAR. Irá obter a lista de todas as Vendas a Dinheiro emitidas para o mês de Janeiro, conforme imagem abaixo. O valor a depositar mensalmente será igual ao total das Vendas a Dinheiro menos o total das Notas de Crédito. VALOR A DEPOSITAR = TOTAL VENDAS A DINHEIRO TOTAL NOTAS DE CRÉDITO Para obter o valor das Notas de Crédito deverá ir ao separador das Notas de Crédito e aplicar o mesmo filtro. SITIC FACTDELEG 2 out/2013 Página 16