CEFAPA Aplicação Informática

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1 CEFAPA Aplicação Informática Guia do Utilizador versão do documento: 1.1

2 Índice Entrar no sistema... 2 Perfil do Utilizador... 3 Lista de Formadores... 4 Pesquisa de Formadores... 4 Criar Nova Ficha do Formador... 5 Imprimir a Lista de Formadores... 5 A Ficha do Formador... 6 Lista de Formandos... 8 Pesquisa de Formandos... 8 Criar Nova Ficha do Formando... 9 Imprimir a Lista de Formandos... 9 A Ficha do Formando Imprimir a Lista de Ações de Formação do Formando Lista de Ações de Formação Pesquisa de Ações de Formação Criar Nova Ficha da Ação de Formação Imprimir a Lista de Ações de Formação A Ficha da Ação de Formação Separador das Inscrições Separador da Seleção Separador dos Sumários Separador da Assiduidade Separador do Teste de Avaliação Separador da Classificação Final Separador dos Certificados Criação dos Ofícios da Ação de Formação Como Selecionar Valores de Tabelas Auxiliares... 31

3 Entrar no sistema Para entrar no sistema, o utilizador (formador) escolhe a opção Entrar e introduz as suas credenciais de acesso. CEFAPA AI Página 2

4 Perfil do Utilizador Permite ver a informação do utilizador ativo, dados do último acesso e a opção para alterar a chave de acesso. Para alterar a chave de acesso, deve-se: 1. Inserir a chave actual 2. Inserir a nova chave 3. Repetir a nova chave CEFAPA AI Página 3

5 Lista de Formadores Esta página mostra a Lista de Formadores ordenada pelo número do formador. No entanto é possível ordenar a lista por Nome, Contribuinte e . Para tal basta dar um clique com o rato no respetivo cabeçalho da grelha. Pesquisa de Formadores CEFAPA AI Página 4

6 A pesquisa de formadores pode ser feita por: Número Deve ser indicado o valor exato; Nome Pode ser introduzido um valor parcial, por exemplo, só o primeiro nome (em maiúsculas ou minúsculas); Contribuinte Pode ser introduzido um valor parcial, por exemplo, os primeiros 3 dígitos; Serviço - Pode ser introduzido um valor parcial, por exemplo, só as primeiras letras (em maiúsculas ou minúsculas). Para aparecerem todos os resultados da lista, após uma pesquisa efetuada, basta retirar todos os valores dos campos de pesquisa e apertar no botão Pesquisar. Criar Nova Ficha do Formador Para criar um novo registo na lista de Formadores, basta usar a opção Novo Registo. Surge a janela com o formulário da informação da ficha do Formador a ser criado. A aplicação calcula o próximo número para o formador, no entanto este pode ser alterado. Para efetuar a seleção do Serviço, por favor consulte a secção deste manual Como Selecionar Valores de Tabelas Auxiliares. NOTA O campo Formadores permite introduzir mais que um formador, caso a ficha pertença a uma entidade formadora. Assim cada nome (existindo mais que um) deve estar separado por um ponto-e-vírgula ( ; ). Imprimir a Lista de Formadores Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível filtrar a lista por nome, bem como indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. CEFAPA AI Página 5

7 A aplicação gera um ficheiro em formato PDF que pode ser impresso e/ou guardado. Ao dar um clique no número de um formador, abre-se a ficha de informação desse formador. A Ficha do Formador Nesta janela o utilizador pode verificar a informação da identificação do formador selecionado, bem como a lista de ações de formação em que este participou. Menu de opções: Criar Novo criar um novo formador; Alterar Alterar a informação do formador selecionado; Remover Remover do sistema o formador selecionado; Ativar/Desativar Ativa ou desativa o formador para que este possa (ou não) estar disponível para ser associado a uma ação de formação; Voltar Volta à janela da lista de formadores. CEFAPA AI Página 6

8 NOTA Se um formador já estiver associado a pelo menos uma ação de formação, então este não pode ser removido do sistema. Se este for o caso, a aplicação emite um aviso. Na lista das Ações de Formação do formador, ao dar um clique com o rato na imagem surge a informação da respetiva ação de formação. CEFAPA AI Página 7

9 Lista de Formandos Esta página mostra a Lista de Formandos ordenada pelo nome do formando. No entanto é possível ordenar a lista por Contribuinte e Serviço. Para tal basta dar um clique com o rato no respetivo cabeçalho da grelha. Os formandos que se encontram desativados são marcados na grelha com o símbolo. Pesquisa de Formandos CEFAPA AI Página 8

10 A pesquisa de formandos pode ser feita por: Nome Pode ser introduzido um valor parcial, por exemplo, só o primeiro nome (em maiúsculas ou minúsculas); Contribuinte Pode ser introduzido um valor parcial, por exemplo, os primeiros 3 dígitos; Serviço - Pode ser introduzido um valor parcial, por exemplo, só as primeiras letras (em maiúsculas ou minúsculas). Para aparecerem todos os resultados da lista, após uma pesquisa efetuada, basta retirar todos os valores dos campos de pesquisa e apertar no botão Pesquisar. Criar Nova Ficha do Formando Para criar um novo registo na lista de Formandos, basta usar a opção Criar Novo. Surge a janela com o formulário da informação da ficha do Formando a ser criado. Ao inserir um valor no campo Código Postal, este vai ser guardado numa tabela de códigos postais, caso não exista. Assim ao escrever neste campo aparecem, em lista, os códigos já criados, para facilitar o preenchimento. Para efetuar a seleção do Grupo Profissional, da Habilitação Académica e do Organismo, por favor consulte a secção deste manual Como Selecionar Valores de Tabelas Auxiliares. Imprimir a Lista de Formandos Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível filtrar a lista por nome e/ou por serviço, bem como indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. CEFAPA AI Página 9

11 A aplicação gera um ficheiro em formato PDF que pode ser impresso e/ou guardado. Ao dar um clique no nome de um formando, abre-se a ficha de informação desse formando. NOTA Ao passar com o ponteiro do rato por cima do nome (abreviado) de um formando, aparece o nome completo deste. CEFAPA AI Página 10

12 A Ficha do Formando Nesta janela o utilizador pode verificar a informação da identificação do formando selecionado, bem como a lista de ações de formação para as quais se inscreveu, foi selecionado, suplente e excluído. Menu de opções: Criar Novo criar um novo formando; Alterar Alterar a informação do formando; Remover Remover do sistema o formando; Ativar/Desativar Ativa ou desativa o formando para que este possa (ou não) estar disponível para ser inscrito numa ação de formação; Voltar Volta à janela da lista de formandos. NOTA Se um formando já estiver inscrito em pelo menos uma ação de formação, então este não pode ser removido do sistema. Se este for o caso, a aplicação emite um aviso. Para a lista de ações de formação Selecionado, existe uma coluna que indica se este compareceu (CP) ou não (NC). Nas listas das Ações de Formação do formando, ao dar um clique com o rato na imagem surge uma janela com os detalhes da respetiva ação de formação. CEFAPA AI Página 11

13 Ao dar um clique com o rato na Designação de uma ação de formação, então abre-se a janela com a informação da respetiva Ação de Formação. O número de ações de formação que o formando participou (como selecionado, suplente e/ou excluído) pode ser visto em forma de gráfico: CEFAPA AI Página 12

14 SEL - Selecionado; SUP - Suplente; EXC - Excluído. A opção Histórico permite verificar o histórico das seleções do formador por ação de formação. Aparece a seguinte janela: Imprimir a Lista de Ações de Formação do Formando Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível escolher o tipo de lista das ações de formação (selecionado, suplente, excluído), bem como indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. CEFAPA AI Página 13

15 A aplicação gera um ficheiro em formato PDF que pode ser impresso e/ou guardado. CEFAPA AI Página 14

16 Lista de Ações de Formação Esta página mostra a Lista de Ações de Formação ordenada pela designação da ação de formação. No entanto é possível ordenar a lista por Data Início, Ilha, Formador e Estado. Para tal basta dar um clique com o rato no respetivo cabeçalho da grelha. Pesquisa de Ações de Formação CEFAPA AI Página 15

17 A pesquisa de ações de formação pode ser feita por: Ano Pode ser introduzido um valor, ou uma lista de valores, por exemplo, 2012, ou então 2012,2011,2010 (para introduzir mais que um ano a pesquisar, é necessário separar os anos com vírgula); Designação Pode ser introduzido um valor parcial (em maiúsculas ou minúsculas); Ilha Pode ser escolhido um valor da lista; Centro de Custos Pode ser introduzido um valor parcial (em maiúsculas ou minúsculas); Estado Pode ser escolhido um valor da lista; Só com Formadores Filtra a lista de ações de formação para as quais existe um formador associado. Para aparecerem todos os resultados da lista, após uma pesquisa efetuada, basta retirar todos os valores dos campos de pesquisa e apertar no botão Pesquisar. Criar Nova Ficha da Ação de Formação Para criar um novo registo na lista de Ações de Formação, basta usar a opção Novo Registo. Surge a janela com o formulário da informação da ficha da Ação de Formação a ser criado. Ao introduzir a Entidade Formadora, a aplicação vai verificar o(s) formador(es) (campo Formadores na ficha do Formador) e cria a respetiva lista para seleção. Para efetuar a seleção da Entidade Formadora, da Tipologia Horário, da Tipologia Ação e do Programa Tipo, por favor consulte a secção deste manual Como Selecionar Valores de Tabelas Auxiliares. CEFAPA AI Página 16

18 Imprimir a Lista de Ações de Formação Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível filtrar a lista por ano, por designação, por Ilha, por formador e/ou por estado, bem como indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. A aplicação gera um ficheiro em formato PDF que pode ser impresso e/ou guardado. Ao dar um clique na designação de uma ação de formação, abre-se a ficha de informação dessa ação. A Ficha da Ação de Formação Nesta janela o utilizador pode verificar a informação respeitante à ação de formação selecionada, bem como a lista de inscrições, a lista da seleção de formandos, a lista dos CEFAPA AI Página 17

19 sumários, a lista da assiduidade dos formandos, a lista com os resultados do teste de avaliação, a lista com a classificação final dos formandos e a lista dos certificados emitidos. Separador das Inscrições A grelha mostra a lista de formandos inscritos na ação de formação. Para cada formando é possível alterar a informação da inscrição, remover da lista a inscrição, ver os detalhes da inscrição e indicar se um dado formando desistiu da ação de formação. Todos os formandos desistentes são marcados, na grelha, com o símbolo. Ao dar um clique na opção para indicar que o formando desistiu, aparece uma nova janela onde o utilizador pode indicar a data da desistência e o motivo dessa desistência. Para um formando que tenha desistido, ao dar um clique com o rato no símbolo, não só é possível verificar a informação da desistência (data e motivo), bem como é possível cancelar a desistência. CEFAPA AI Página 18

20 NOTA O registo de novas inscrições, a alteração de inscrições já existentes, a eliminação de inscrições e o registo e cancelamento de desistências só é possível enquanto a ação de formação se encontra Aberta. Um clique no nome do formando, leva o utilizador à ficha de informação desse formando. Ao dar um clique com o rato na opção Nova Inscrição abre a janela com o formulário para a criação da inscrição. Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível filtrar a lista para mostrar todas as inscrições ou somente as inscrições com desistências (opção Só Desistências), bem como indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. CEFAPA AI Página 19

21 A aplicação gera um ficheiro em formato PDF que pode ser impresso e/ou guardado. Separador da Seleção Neste separador estão disponíveis três listas: a lista dos formandos Selecionados, a lista dos formandos Suplentes e a lista dos formandos Excluídos. Para o registo da seleção de um formando inscrito, basta escolher a opção Novo Registo. Abre-se a janela com o respetivo formulário para preenchimento e criação do registo da seleção. A grelha onde vai a aparecer o nome do formando é escolhida na opção Estado cujo valor pode ser Selecionado, Suplente ou Excluído. A alteração da informação da seleção, para um formando, é feita através de um clique do rato no símbolo. NOTA Se já existir pelo menos um registo de assiduidade para um determinado formando, a sua seleção não pode ser removida, nem o seu estado alterado. Em qualquer uma das grelhas (Selecionados, Suplentes, Excluídos), o formando aparece com o seu primeiro e último nome. Ao colocar o ponteiro do rato por cima do nome abreviado, é possível ver o nome completo do formando: CEFAPA AI Página 20

22 Também ao colocar o ponteiro do rato em cima da descrição abreviada de uma coluna da grelha, é possível ver a sua descrição completa: NOTA O registo de seleções, a alteração de seleções já existentes e a eliminação de seleções só é possível enquanto a ação de formação se encontra Aberta. Para um formando selecionado mas que entretanto tenha desistido, este permanece na lista de Selecionados, com um símbolo [X] e como Não Compareceu. A opção Histórico abre uma janela com a lista do histórico das seleções para cada formando. Sempre que é alterado o estado da seleção de um formando, essa operação fica registada no Histórico das Seleções. Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível escolher a lista dos formandos Selecionados IMP.46, dos formandos Suplentes IMP.47, dos formandos Excluídos, ou a grelha dos Parâmetros de Avaliação e Seleção IMP.55, bem como indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. CEFAPA AI Página 21

23 Separador dos Sumários Neste separador está disponível a lista de sumários da ação de formação. Para a criação de um sumário, basta escolher a opção Novo Sumário. Abre-se a janela com o respetivo formulário para preenchimento e criação do registo do sumário. O número do sumário é calculado, no entanto pode ser alterado. A alteração da informação do sumário é feita através de um clique do rato no símbolo. NOTA O registo de sumários, a alteração de sumários já existentes e a eliminação de sumários só é possível enquanto a ação de formação se encontra Aberta. Ao dar um clique com o rato no símbolo escolhido. faz abrir uma janela com os detalhes do sumário CEFAPA AI Página 22

24 Ao dar um clique com o rato no símbolo faz emitir o impresso IMP.45. Para o tratamento das faltas, basta dar um clique com o botão esquerdo do rato no símbolo, para o sumário pretendido. Surte uma janela onde o utilizador pode verificar a lista dos formandos que não compareceram à sessão (sumário), bem como inserir formandos, indicando o motivo da ausência, e remove-los da lista. Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. Separador da Assiduidade Neste separador está disponível a lista das ausências e presenças de cada formando na ação de formação. Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. CEFAPA AI Página 23

25 Separador do Teste de Avaliação Neste separador está disponível a lista dos formandos e suas notas referentes ao Teste de Avaliação da ação de formação. Para inserir um formador e a sua classificação no teste de avaliação, basta escolher a opção Nova Classificação do Formando. Abre-se a janela com o respetivo formulário para preenchimento e criação do registo. É dada a lista de formandos selecionados para a ação de formação, e que para os quais ainda não foi atribuída nota de classificação. A alteração da informação de um registo é feita através de um clique do rato no símbolo. NOTA O registo, a alteração e a eliminação da classificação de um formando só é possível enquanto a ação de formação se encontra Aberta. NOTA Se já existir pelo menos um registo da Classificação Final para um determinado formando, o registo do Teste de Avaliação não pode ser removido, nem alterado. Ao dar um clique com o rato no símbolo faz abrir uma janela com os detalhes da classificação do teste final para um determinado formando. CEFAPA AI Página 24

26 Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível escolher o tipo de listagem, Normal ou IMP.53 (detalhada), e indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. Separador da Classificação Final Neste separador está disponível a lista dos formandos e sua Classificação Final para a ação de formação. Para inserir um formador e a sua classificação final, basta escolher a opção Inserir Avaliação Final. CEFAPA AI Página 25

27 Abre-se a janela com o respetivo formulário para preenchimento dos Parâmetros da Avaliação Contínua e criação do registo. É dada a lista de formandos selecionados para a ação de formação, com registo no Teste de Avaliação, e que para os quais ainda não foi atribuída a avaliação final. A aplicação ao criar o registo da informação introduzida, calcula a média da avaliação contínua, vai buscar a classificação do teste do formando escolhido e calcula a classificação final desse formando. Com base na Classificação Final, é atribuído ao formando o valor de Certificado ou Não Certificado. No entanto este valor pode ser alterado manualmente pelo utilizador. A alteração da informação de um registo é feita através de um clique do rato no símbolo. NOTA O registo, a alteração e a eliminação da avaliação final de um formando só é possível enquanto a ação de formação se encontra Aberta. Ao dar um clique com o rato no símbolo faz abrir uma janela com os detalhes da classificação final para um determinado formando. Ao clicar com o rato na opção para imprimir, surge uma janela onde é possível escolher o tipo de listagem, Normal, Detalhada, IMP.48 ou IMP.54, e indicar a ordem em que aparecem as linhas da grelha. CEFAPA AI Página 26

28 Separador dos Certificados Neste separador está disponível a lista dos formandos para os quais foi emitido o certificado da ação de formação. Existem duas formas de criar os certificados: 1. Todos de uma só vez Ao clicar na opção Criar Todos os Certificados, aparece uma janela com um formulário onde o utilizador pode indicar qual o número inicial para a sequência dos certificados. 2. Um de cada vez Ao clicar na opção Criar Novo Certificado, aparece uma janela com um formulário onde o utilizador escolhe o formando e o número do certificado a criar. Em ambos os formulários existem dois campos, Etiqueta Extra e Texto Extra. Estes servem para incluir mais informação no certificado. Por exemplo, para o caso dos certificados de ações de formação relacionados com informática. A alteração da informação de um certificado, informação extra, data de emissão e o tipo do certificado, é feita através de um clique do rato no símbolo. Para a emissão do certificado de um dado formando, basta dar um clique com o botão esquerdo do rato no símbolo. Criação dos Ofícios da Ação de Formação Para criar os ofícios para uma ação de formação, na página da Ação de Formação escolhida, existe um botão Ofícios. CEFAPA AI Página 27

29 Ao clicar nessa opção abre-se a janela dos ofícios com a lista dos ofícios criados. Ao clicar na opção Criar Novo, o utilizador pode criar um novo ofício para a Ação de Formação selecionada: Aparece o formulário para preenchimento O sistema vai à lista dos selecionados e verifica os organismos destes, colocando-os na lista de Organismos. Conforme vai sendo criado o ofício para o organismo, este desaparece da lista de Organismos. CEFAPA AI Página 28

30 NOTA Ao emitir o ofício, o sistema verifica quais os formandos pertencentes ao organismo escolhido para os incluir no documento. O texto a incluir no ofício aparece antes da lista dos formandos participantes. Depois dessa lista aparece o texto inserido no campo Rodapé Texto. Exemplo do conteúdo: Para alterar o conteúdo de um dado ofício, basta dar um clique com o botão esquerdo do rato no número (ID) desse ofício: CEFAPA AI Página 29

31 Para emitir o ofício, basta dar um clique com o botão esquerdo do rato no símbolo para o registo pretendido. CEFAPA AI Página 30

32 Como Selecionar Valores de Tabelas Auxiliares A seleção de valores cuja informação se encontra noutra tabela, é feita da seguinte forma: Por exemplo, para o caso do preenchimento do campo Serviço da ficha do formador. Ao iniciar a escrita do serviço, o objeto apresenta uma lista filtrada com valores: O utilizador pode completar a escrita ou simplesmente selecionar, com um clique do rato, um valor da lista. Para a visualização de todos os valores disponíveis para este campo, basta dar um espaço, com a barra de espaços do teclado, no início do campo de texto: O utilizador pode selecionar, com um clique do rato, um valor da lista. Se for introduzido um valor que não exista na lista de valores, este simplesmente desaparece do campo de texto. No entanto o utilizador pode incluir esse novo valor na lista. Para tal basta dar um clique com o botão esquerdo do rato no símbolo. Abre-se uma subjanela para a criação desse novo valor (neste exemplo para criar um novo serviço). CEFAPA AI Página 31

33 Após a sua criação, o novo valor passa a constar da lista de valores. Depois de escrito, ou selecionado, um valor válido, se o utilizador pretende escreve, ou selecionar, outro, deve primeiro dar um clique com o botão esquerdo do rato no símbolo para limpar o valor anterior. CEFAPA AI Página 32

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