Guia do Utilizador. Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P. Ministério da Educação

Transcrição

1 Guia do Utilizador Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P.

2 Introdução A plataforma ComprasEdu é uma ferramenta que possibilita o levantamento de necessidades dos agrupamentos/escolas não agrupadas para a aquisição de bens e ou serviços, no âmbito das agregações que sejam anualmente disponibilizadas pelo IGeFE, I.P., enquanto unidade ministerial de compras (decorrente da publicação do Decreto-Lei n.º 96/2015, de 29 de maio), efetuando ainda a recolha e sistematização dos documentos contabilísticos necessários à execução do procedimento (declarações de cabimento orçamental e declarações de compromisso). Considerando as regras contabilísticas pelas quais as entidades públicas atualmente se têm de reger, no âmbito das aquisições de bens e ou serviços, deverão as mesmas, de entre outras obrigações, que assegurar o cabimento e o compromisso relativo às respetivas aquisições. Assim, o cabimento prévio corresponde a um encargo provável, a uma intenção de gasto, devendo ser registado o valor estimado com o IVA já incluído, para o período identificado pela agregação ou para o período efetivamente pretendido pelo agrupamento/escola não agrupada. O compromisso está sempre associado a um cabimento prévio, correspondendo ao registo de uma obrigação constituída (vide, neste sentido o disposto no artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de Julho e no artigo 45.º da Lei n.º 48/2004, de 24 de agosto). Todos os valores registados e assumidos têm de estar em conformidade com a contabilidade da entidade. Página 2

3 Recapitulando, os agrupamentos de escolas/escolas não agrupadas, caso assim o pretendam, participam nas agregações disponibilizadas pelo Núcleo de Contratação Pública (NCP) que integra o Departamento de Administração Geral e Contratação Pública (DAGCP) do Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P., devendo, para o efeito, cabimentar as suas necessidades por um valor estimado. Quando o período de agregações termina na plataforma, o NCP submete as quantidades identificadas por todas as entidades participantes ao procedimento de contratação que se demonstre como mais adequado, obtendo no final do mesmo, o valor real (a adjudicar) para a agregação em causa. Na finalização da agregação, a entidade deve novamente aceder à plataforma ComprasEdu e dar continuidade ao processo, procedendo à criação e emissão do respetivo compromisso. Na plataforma ComprasEdu, o cabimento e o compromisso são tratados independentemente. À exceção do cálculo das necessidades, o compromisso nunca deve ser continuado ou terminado sem que o cabimento esteja registado e terminado. Página 3

4 Como aceder? 1. Entrar em ComprasEdu através do link Introduzir o nome do utilizador e a password e pressionar o botão Entrar. Número de Identificação Fiscal Número de Identificação Fiscal Página 4

5 2. O layout gráfico da primeira página de ComprasEdu disponibiliza toda a informação relevante para os agrupamentos/escolas não agrupadas. Permite ver as obrigações temporais, bem como outras divulgações relevantes que facilitam a atuação. a) b) c) i) d) e) j) f) k) g) h) l) Página 5

6 a) Na página inicial, o ícone Início disponibiliza toda a informação que a plataforma fornece. b) O ícone Procedimentos, disponibiliza a informação dos procedimentos disponíveis em plataforma bem como a sua referência, a data de início, a data de fim e a fase em que se encontra. c) Janela Agregações disponibiliza uma listagem de todos os procedimentos em fase de agregação e sobre os quais é permitido ao agrupamento/escola não agrupada pronunciar-se sobre as suas necessidades para o período determinado pelo NCP. d) Indica o número de dias que o agrupamento/escola não agrupada dispõe para demonstrar intenção em participar na agregação disponibilizada. e) Janela Histórico dos Procedimentos disponibiliza informação acerca do estado dos procedimentos que ainda não se encontram na fase de compromisso. f) Janela Visão anual disponibiliza informação em diagrama, onde o agrupamento/escola não agrupada obtém dados sobre os valores estimados em que entrou na agregação, os valores finais resultantes da adjudicação e os valores libertados, permitindo percepcionar a poupança que obtiveram com a referida agregação. g) Janela Dados da Entidade disponibiliza a informação do nome do agrupamento/escola não agrupada e o respectivo número de identificação fiscal NIF. Página 6

7 h) Janela Tutoriais disponibiliza informação, em formato de vídeo, em como proceder para alterar a password. i) Janela Compromissos : disponibiliza a listagem de todos os procedimentos em fase de compromisso e sobre os quais o agrupamento/escola não agrupada se deve pronunciar, através do carregamento do compromisso. j) Janela Avisos e Mensagens disponibiliza informações de alerta sobre as agregações disponíveis. k) Janela Estatísticas disponibiliza a informação, numa visão global (o conjunto de todos os agrupamentos/escolas não agrupadas que participaram na agregação), de todos os valores (estimado, adjudicado e libertado) por cada agregação finalizada. l) Janela Apoio ao utilizador disponibiliza dois ícones: questões técnicas o qual remeterá para uma caixa de mail onde o agrupamento/escola não agrupada poderá solicitar pedidos de suporte técnico acerca da utilização da plataforma; questões processuais o qual remeterá para uma caixa de mail onde o agrupamento/escola não agrupada poderá solicitar pedidos de suporte processual acerca do procedimento. Página 7

8 3. Informação do procedimento selecionado: Após selecionar o procedimento pretendido, poderá visualizar o detalhe do procedimento; os artigos disponíveis na agregação e os cabimentos associados ao procedimento efetuados pelo agrupamento/escola não agrupada na plataforma. Tendo por base as necessidades, o agrupamento/escola não agrupada irá preencher as quantidades que deseja agregar de cada artigo disponível. Página 8

9 4. Após o preenchimento das quantidades pretendidas clica no botão guardar. Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P. Nesta fase, a informação disponibilizada permite-nos visualizar o valor agregado, o valor do cabimento (está a 0,00 ) porque ainda não foi efetuado o cabimento, pelo que o saldo atual apresenta um valor negativo (este valor mantem-se negativo até ser efetuado o cabimento). Página 9

10 5. Após ter guardado as quantidades pretendidas, poderá editar e fazer alterações às mesmas, se assim o entender. Página 10

11 Cabimento 6. Após ter finalizado o carregamento das quantidades, terá que introduzir o cabimento, clicando no ícone novo cabimento. Página 11

12 7. Após clicar no ícone novo cabimento irá obter este quadro, o qual terá que ser preenchido em conformidade com a contabilidade do agrupamento/escola não agrupada. Página 12

13 8. Após o seu preenchimento, clique no ícone Emitir. Número obtido na contabilidade Valor da contabilidade para suportar o/os compromissos. Deve ser utilizado o. em vez da, (ex: ) Restantes dados em conformidade com a contabilidade Nota: O modelo inserido na plataforma corresponde ao modelo aprovado pelo Tribunal de Contas. Página 13

14 9. Após a sua emissão, o cabimento ficou associado ao procedimento, no qual se pode visualizar o número, o valor e a sua classificação económica. Página 14

15 10. Seguidamente far-se-á a emissão do cabimento. a) Pressionar o link Emitir Documento. a) Página 15

16 b) Máscara da folha do documento a imprimir. Página 16

17 Após a impressão, o documento terá que ser validado em conformidade com os dados contabilísticos, antes da entidade competente assinar e carimbar, para posteriormente ser digitalizado e anexado na plataforma (upload). c) Carregar (upload) cabimento: 1.º Digitalizar e guardar no computador o documento/cabimento, anteriormente impresso, validado, devidamente assinado e carimbado; 2.º Pressionar o visto Carregar Documento. Página 17

18 11. Aceitar os termos de responsabilidade pressionando o botão Continuar. Página 18

19 12. Procurar o documento digitalizado, pressionando o botão "Procurar". Página 19

20 13. Selecionar o documento digitalizado (verificado, devidamente assinado e carimbado) e pressionar no botão Abrir. Página 20

21 14. Verificar o documento selecionado e pressionar no botão Carregar. Página 21

22 15. Cabimento finalizado Após upload (carregamento) do documento validado, assinado e carimbado, deverão surgir dois vistos a cor verde considerando-se que o cabimento está finalizado. Após o carregamento e validação do cabimento, poderemos visualizar a alteração, onde o cabimento já apresenta um valor igual ao valor agregado e o saldo atual deixou de ser negativo e passou a zeros. Nota: O agrupamento/escola não agrupada pode emitir mais que um cabimento para cada agregação, permitindo assim ter a possibilidade de assumir a despesa por várias fontes de financiamento, em conformidade com a sua própria contabilidade, sabendo que os valores totais dos cabimentos terão que perfazer o valor total da agregação de necessidades. Página 22

23 A fase da agregação finaliza aqui, aquando da finalização do cabimento. A entidade aguardará novas instruções por parte do NCP a fim de efetuar o compromisso relativo aos bens que agregou. Na janela abaixo, podemos visualizar as agregações disponíveis, o histórico de procedimentos pelos quais agregou, no caso utilizado como exemplo Produtos de Higiene WC e o painel Visão Anual que nos mostra três diagramas: o primeiro valor estimado dá-nos a informação do valor total estimado para 1 procedimento que agregou; o segundo valor final dá-nos a informação do valor final pelo qual irá comprometer, considerando a quantidade dos produtos que agregou, já após a adjudicação efetuada pelo NCP. O terceiro valor libertado, dá-nos a informação do valor que a entidade economizou pela agregação que efetuou. Página 23

24 Na janela Histórico de Procedimentos, clicando no procedimento que deseja visualizar (no exemplo: Produtos de Higiene WC ), Página 24

25 É possível obter informação detalhada acerca do procedimento, no qual participou, podendo visualizar os artigos agregados, a quantidade, o preço unitário estimado c/ IVA, o preço total estimado c/ IVA, o preço final c/ IVA e o preço total final c/ IVA. Página 25

26 Ao clicar na lista total de artigos, poderá visualizar por cada artigo agregado, o preço unitário estimado c/ IVA e o preço unitário final c/ IVA. Esta informação permite percecionar a poupança que se obteve por cada artigo agregado. Página 26

27 Compromisso Na fase do compromisso, o agrupamento/escola não agrupada terá a informação dos compromissos que tem que associar ao procedimento assim como o tempo (expresso em dias) que tem para efetuar o compromisso. Página 27

28 16. Carregamento do Compromisso: Na janela Compromisso pode inserir novo compromisso. 17. Dar início ao compromisso: entrar no procedimento (link) onde pretende efetuar o compromisso, isto é, pressionar em cima do procedimento pretendido. Página 28

29 18. Criar compromisso: Para criar um compromisso pressionar o botão novo na linha do compromisso. Página 29

30 19. a) Atribuir o número de compromisso; b) valor a comprometer (no exemplo o valor é de 938,12 ); c) associar o cabimento (de cor laranja passa a verde). a) b) c) O valor a comprometer tem que estar suportado pelo cabimento. Nota: Só continuar com o registo do compromisso quando o processo de registo do cabimento estiver finalizado. Página 30

31 20. Após seleccionado o cabimento (que deverá apresentar cor verde), pressionar o botão Submeter. Página 31

32 21. Emitir compromisso (semelhante à emissão do cabimento). a) Pressione o link Emitir Documento. Página 32

33 b) Máscara da folha do documento a imprimir. Página 33

34 Validar o documento em conformidade com os dados contabilísticos, antes da entidade competente assinar e carimbar para posteriormente ser digitalizado e anexado na plataforma (upload). c) Carregar (upload) compromisso: 1.º Digitalizar e guardar no computador o documento/compromisso, anteriormente impresso, validado, devidamente assinado e carimbado. 2.º Pressionar o visto Carregar Documento. Página 34

35 d) Procurar o documento digitalizado pressionando o botão Procurar. Página 35

36 e) Selecionar o documento digitalizado (verificado, devidamente assinado e carimbado) e pressionar no botão Abrir Página 36

37 f) Verificar o documento, selecionar e pressionar o botão Carregar Página 37

38 g) Compromisso finalizado Após upload (carregamento) do documento validado, assinado e carimbado, deverão surgir dois vistos a cor verde considerandose que o compromisso está finalizado. Página 38

39 h) Linha de Progresso pressionar a circunferência de cores Progresso. Esta circunferência de início apresenta-se a cor laranja; ao clicar visualiza todas as fases executadas e/ou para executar o carregamento do compromisso. À medida que as fases vão sendo executadas, a cor da circunferência vai alterando-se da cor laranja para a cor verde. Quando a circunferência estiver com a cor verde, na sua totalidade, indica-nos que o compromisso foi concluído com sucesso. Página 39

40 Na janela da Execução da fase pode-se verificar o valor agregado; o valor comprometido e o cumprimento completo. Página 40

41 O procedimento de agregação está concluído. Página 41