MONTEPIO24 EMPRESAS CONVERSÃO DE FICHEIROS PARA PAGAMENTOS E COBRANÇAS. Manual de Apoio Utilizador Net24

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1 MONTEPIO24 EMPRESAS CONVERSÃO DE FICHEIROS PARA PAGAMENTOS E COBRANÇAS 1 Manual de Apoio Utilizador Net24

2 Índice 1.INTRODUÇÃO 3 2.ATIVAÇÃO E MANUTENÇÃO 3 3.IMPORTAÇÃO DE FICHEIROS PARA CONVERSÃO 4 4.CRIAÇÃO DE FICHEIROS PARA CONVERSÃO 8 5.CONSULTA DE FICHEIROS CONVERTIDOS 9 6. GESTÃO DE BENEFICIÁRIOS FREQUENTES 11 2

3 1. INTRODUÇÃO Com a entrada em vigor do regulamento SEPA, passa a ser obrigatória a utilização de ficheiros no formato SEPA XML para processar pagamentos e cobranças por lote. Na eventualidade de não utilizar os ficheiros SEPA XML, o Montepio disponibilizalhe um serviço de conversão para converter os ficheiros que utiliza atualmente em ficheiros regulamentares. Tem assim, ao seu dispor, um excelente instrumento de apoio à gestão de tesouraria da sua empresa e sempre com toda a comodidade do serviço Net24 Empresas, através do qual poderá converter os seus ficheiros. Que formatos podem ser convertidos? Formato PS2/PS3 Pagamentos e Cobranças EXCEL XLS Criação ONLINE Observações O formato disponível para realização de pagamentos e cobranças, quer para beneficiários com contas Montepio, quer noutras instituições bancárias OIC. A possibilidade de importação de um ficheiro XLS previamente criado por si, com a estrutura em conformidade com os campos solicitados, podendo ser replicado em futuras operações. Uma opção sobretudo orientada quando pretende efetuar um número mais reduzido de operações, permitindo o preenchimento online de todos os campos necessários. 3 Quais as principais vantagens deste serviço? Continua a utilizar os mesmos formatos de ficheiros; Os ficheiros convertidos são disponibilizados no serviço Net24 empresas e permitem download e envio para processamento de forma fácil e eficaz; Aceda à informação detalhada de todas as operações para gestão contabilística. 2. ATIVAÇÃO E MANUTENÇÃO Caso já tenha estabelecido um Protocolo com o Montepio, poderá ativar o serviço de conversão através das opções disponíveis no menu Net24 Empresas Gestão de Ficheiros > Converter > Ativação/Manut. Serviço. Img. 01 Opções disponíveis área Gestão de Ficheiros.

4 O serviço só pode ser ativo se existir pelo menos um protocolo/contrato de processamento de transferências ou débitos diretos, para uma das suas contas. Ativação é imediata e pode utilizar o serviço assim que for ativo. A ativação permite a seleção de uma das suas contas para a associação e cobrança do serviço, sendo possível alterar a conta associada sempre que for pretendido. O cancelamento do serviço pode ser realizado através desta funcionalidade. 4 Img. 02 Ativação e Manutenção 3. IMPORTAÇÃO DE FICHEIROS PARA CONVERSÃO A importação de ficheiros para conversão só está disponível para quem já tem ativo o serviço de conversão. Para proceder à importação de ficheiros para serem convertidos em formato XML, deve para o efeito selecionar as opções disponíveis no menu Net24 Empresas Gestão de Ficheiros > Converter > Importar : Img. 03 Importar ficheiro para conversão.

5 Img. 04 Selecionar a conta a associar 5 Img. 05 Indicar os dados do ficheiro a importar e o ficheiro. Assim, poderá importar ficheiros PS2/PS3 de pagamentos e cobranças que tenham sido criados através de: Software existente na Empresa. Dado tratar-se de um formato standard, muitas empresas de software já desenvolveram aplicações que permitem o tratamento deste tipo de ficheiros de pagamentos:

6 Img. 06 Apresentação de dados num ficheiro PS2/PS3 6 Img. 07 Regras de construção do Ficheiro Normalizado PS2/3 Ficheiros no formato Excel; Se optar por construir o ficheiro no formato Excel, o Net24 disponibiliza-lhe também um template de ficheiro, que poderá ser utilizado como base, dado já se encontrar corretamente formatado. Na formatação deste template, todos os campos deverão ter a opção texto, de forma a permitir a sua total adequação e tratamento da informação ao longo do processamento. Img. 08 Template de ficheiro EXCEL Na indicação dos dados do ficheiro, pode indicar um ou um número de telemóvel para ser alertado sempre que o ficheiro alterar o seu estado.

7 Img. 09 Ficheiro a converter. A importação de ficheiros de pagamentos ou cobranças é idêntica apenas com uma única diferença relativamente aos dados indicados na conversão de ficheiros de cobranças. Nos ficheiros de cobranças tem que indicar o tipo de registos que constam no ficheiro, sendo que cada ficheiro só pode conter registos de um único tipo. Tipos de processamento possíveis: - FIRST: Trata-se da primeira, de uma série de cobranças; - ONE-OFF: Trata-se de uma cobrança única; - RECUR: Tratam-se de cobranças subsequentes à primeira cobrança efetuada com sucesso; - FINAL: Trata-se da última de uma série de cobranças. 7 Img. 10 Dados necessários num ficheiro de cobranças a ser convertido.

8 Selecionando o botão Continuar e confirmando os dados do ficheiro importado, terá no ecrã final o ficheiro convertido no formato XML, que poderá confirmar, guardar e enviar para processamento quando pretender, ou enviar diretamente para processar através do botão apresentado: Img. 12 Obtenção do ficheiro convertido. 4. CRIAÇÃO DE FICHEIRO ONLINE PARA CONVERSÃO 8 Tem ainda a possibilidade de proceder à criação do seu ficheiro online, opção sobretudo aplicável quando se trata de uma instrução de pagamentos e transferências com poucos destinatários a creditar, podendo recorrer para maior facilidade no preenchimento à informação constante nos beneficiários frequentes. Img. 13 Seleção do tipo de conversão pretendida.

9 Img. 14 Preenchimento online dos registos do ficheiro. 9 Img. 15 Obtenção do ficheiro criado. Pode guardar o ficheiro acabado de criar ou enviar para ser convertido. 5. CONSULTA DE FICHEIROS CONVERTIDOS Para que possa sempre verificar toda a informação dos ficheiros no âmbito da conversão para pagamentos e cobranças, remetido pela sua empresa, tem a possibilidade de consultar os mesmos na opção Consultar na opção Net24 Empresas:

10 Img. 16 Opção Consulta de Ficheiros Na consulta de ficheiros convertidos poderá consultar os ficheiros que remeteu para conversão. 10 Img. 17 Tabela global de informação do estado dos Ficheiros remetidos para conversão. Deste modo, pode verificar, no âmbito da informação disponibilizada: A identificação do ficheiro; O estado; A data de importação e a data de processamento; O montante global do ficheiro remetido; O Tipo de Processamento / Serviço remetido; O tipo de ficheiro/conversão; O detalhe dos movimentos. Pode consultar cada ficheiro selecionando o identificador respetivo:

11 Img. 18 Consulta de ficheiro enviado para converter. Neste detalhe pode: Guardar o ficheiro que remeteu para conversão; Guardar o ficheiro convertido; Enviar o ficheiro para processar; Consultar os movimentos do ficheiro. 6. GESTÃO DE BENEFICIÁRIOS FREQUENTES A funcionalidade Beneficiários Frequentes, permite-lhe guardar informação para utilização futura, relativa a contas que utilize frequentemente para transferências ou pagamentos. 11 Poderá aceder a esta funcionalidade através do menu GESTÃO MULTICANAL > BENEFICIÁRIOS FREQUENTES : Img. 19 Acesso à área de Gestão de Beneficiários Frequentes

12 Esta opção, permite-lhe a criação de grupos de Beneficiários por tipologia. Por defeito, encontram-se criados 5 grupos: Cobranças; Colaboradores; Fornecedores; Internacional; Outros. Caso pretenda, poderá adicionar outros grupos de acordo com os seus objetivos e atividade da empresa, bem como apagar ou alterar a designação de grupos previamente criados: 12 Img. 20 Inserção de Beneficiário Frequente Img. 21 Inserção e manutenção de grupos de beneficiários A opção de Inserção de Beneficiários, permite a atualização de diversos tipos de contas: Contas da Empresa; Nº Conta Montepio (formato reduzido de contas Montepio para associação); Nº Conta NIB Montepio (contas Montepio com o formato NIB); Nº Conta NIB OIC (contas em Outras Instituições de Crédito em formato NIB);

13 Contas Internacionais. Utilizando esta opção, pode adicionar individualmente cada Beneficiário. No entanto, caso pretenda carregar um nº elevado de contas de Beneficiários, pode utilizar a opção de IMPORTAÇÃO existente na opção MANUTENÇÃO DE BENEFICIÁRIOS a qual permite a importação de um ficheiro em formato texto ou Excel, de acordo com o template disponibilizado nesta opção. 13 Img. 22 Manutenção de beneficiários frequentes Img. 23 Edição de dados de beneficiários frequentes

14 Img. 24 Edição de dados de beneficiários frequentes A seleção da caixa Associar a Ficheiros PS2/3, permite caracterizar o Beneficiário a inserir como passível de ser utilizado na criação online de ficheiros. 14

15 Obrigado. 15 O presente Manual de Apoio ao Utilizador não dispensa a consulta detalhada de todas as condições previstas no Protocolo Serviço de Pagamentos e Transferências. Para qualquer questão ou esclarecimento adicional ou mesmo acompanhamento online na realização das suas operações, contacte o Serviço Phone24 Empresas, (fora do território nacional ), com atendimento personalizado todos os dias, entre as 08h00 e 00h00. Para encontrar o Balcão Montepio mais próximo da sua empresa, consulte o nosso site em montepio.pt.