- Manual do Utilizador - Relatórios de Contratação no SRVI

Transcrição

1 Março de 2016

2 Índice 1 Enquadramento Credenciação no SAC Relatório de Contratação (RC) Preencher e submeter um RC na PECP Criar um RC diretamente no SRVI Consultar um RC no SRVI Informação do RC Solicitar um pedido de reabertura do RC Editar um RC espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 2/20

3 1 Enquadramento É obrigação das entidades adquirentes criar e enviar à Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (espap) os Relatórios de Contratação (RC) relativamente aos contratos celebrados ao abrigo dos Acordos Quadros celebrados pela espap, conforme resulta do artigo 23.º do Regulamento do Sistema Nacional de Compras Públicas (Regulamento n.º 330/2009, de 30 de Julho), e, em especial, das normas aplicáveis dos respetivos Caderno de Encargos de cada Acordo Quadro celebrado. A informação relativa às adjudicações resultantes dos procedimentos iniciados a partir de 1 de janeiro de 2015, e que tenham sido tramitados na Plataforma Eletrónica de Contratação Pública (PECP) do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), é comunicada à espap pela própria PECP, fornecida atualmente pela GATEWIT ( Para tal, foi criado um passo adicional nesta plataforma, na área de habilitação, onde cada entidade adjudicante deve preencher os dados para apuramento das poupanças por parte da espap. Para o apoio no preenchimento dos relatórios de contratação na PECP foi disponibilizado pela GATEWIT, na área dos Manuais de Utilizador ( Manuais 2015.Nov.12 Manual Relatório de Contratação ), o Manual para Relatório de Contratação espap, que está neste momento disponível para consulta. A informação relativa aos procedimentos que não tramitaram na PECP do SNCP deve ser registada diretamente no Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI). O presente documento tem como objetivo apresentar as funcionalidades disponíveis no novo módulo do SRVI para a edição, consulta e reabertura de RC enviados à espap via PECP, assim como para a criação de novos RC no caso de o procedimento aquisitivo não ter ocorrido na PECP do SNCP. O novo módulo de RC no SRVI permite efetuar as seguintes ações: Consultar os RC enviados à espap via PECP, relativos aos procedimentos criados na PECP após ; Consultar os RC criados no SRVI, relativos aos procedimentos anteriores a ; Pedir a reabertura de qualquer RC para editar informação; Consultar as ações realizadas nos RC e gravadas em histórico; 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 3/20

4 Criar novos RC no caso de procedimentos não tramitados na PECP. Nota: Todas as imagens apresentadas ao longo deste documento são meramente exemplificativas e não contêm dados reais espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 4/20

5 2 Credenciação no SAC Apenas poderão criar, consultar ou editar RC os utilizadores credenciados no Sistema de Autenticação e Credenciação (SAC) da espap, para a área de Relatórios de Contratação/ Pedidos de Exceção. Caso os utilizadores da entidade não tenham ainda acesso à aplicação SRVI ou à área de Relatórios de Contratação/ Pedidos de Exceção nesta aplicação, informamos que deverão proceder à credenciação dos utilizadores adequados no SAC. Para tal, e consoante a situação, deverão proceder como a seguir se indica: - Novos utilizadores (se ainda não estiverem credenciados em nenhum organismo): cada novo utilizador deverá solicitar o acesso através de em "Formulário de Pedido de Credenciação" e selecionar as aplicações pretendidas (nomeadamente SRVI-Relatórios de Contratação ), seguindo todos os passos indicados. O formulário devidamente assinado e carimbado (a impressão do formulário será o último passo do processo de pedido de credenciação) poderá ser enviado por para cc@espap.pt ou por correio para a morada indicada no formulário. Após receção e validação do pedido a espap enviará a cada utilizador um com os seus códigos de acesso. - Utilizadores já credenciados mas que pretendam ter acesso a mais aplicações (neste caso, a SRVI-Relatórios de Contratação ): deverão aceder ao SAC ( com o seu código de acesso e na sua área pessoal escolher "pedido de acesso a aplicação". Devem ser seguidos todos os passos indicados. O formulário devidamente assinado e carimbado (a impressão do formulário será o último passo do processo de pedido de credenciação) poderá ser enviado por para cc@espap.pt ou por correio para a morada indicada no formulário. Os códigos de acesso mantêm-se. - Re-credenciação: quando um utilizador já credenciado no sistema SAC - Sistema de Autenticação e Credenciação da espap pretende obter a credenciação por outra entidade deve proceder a uma re-credenciação e não a nova credenciação. Assim, deve aceder ao SAC, com o código de utilizador e a palavra-chave, no endereço ( e efetuar a re-credenciação em "Pedido de recredenciação". O formulário, devidamente assinado e carimbado, (a impressão do formulário será o último passo do processo de pedido de credenciação) poderá ser enviado 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 5/20

6 por para ou por correio para a morada indicada no formulário. Após receção e validação do pedido a espap enviará a cada utilizador um confirmando a re-credenciação pela nova entidade. Os seus códigos de acesso manter-se-ão. Se a entidade pela qual se pretende credenciar não consta ainda da base de dados do SAC, deverá enviar um para cc@espap.pt indicando os seguintes elementos: - NIF da entidade, - Designação, - Data de início de atividade (ou data em que a entidade passou a utilizar este NIF), - Morada, - Nº telefone, e - Endereço de geral. Após a criação da entidade no SAC, deverá ser solicitado o acesso à aplicação SRVI- Relatórios de Contratação/Pedidos de Exceção para os utilizadores credenciados espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 6/20

7 3 Relatório de Contratação (RC) 3.1 Preencher e submeter um RC na PECP Depois de terminado o procedimento de contratação na PECP, encontra-se para preenchimento o Relatório espap na área de habilitação da plataforma. Para aceder a esta área, seguir na PECP o seguinte caminho: Contratação Pública -> Adjudicação -> Decisão -> Documentos de Habilitação No Relatório espap, a informação deve ser preenchida da seguinte forma: Associar os lotes do procedimento (a que corresponde uma adjudicação) aos lotes do Acordo Quadro; Preencher os valores relativos à Previsão do 1.º Ano e Previsão do 2.º Ano neste preenchimento, notar o seguinte: Caso o período contratual seja superior a 2 anos, a soma do valor previsto deve ser superior ao valor da proposta adjudicada; Caso o período contratual seja inferior ou igual a 2 anos, a soma do valor previsto deve ser igual ao valor da proposta adjudicada; Caso não seja indicado período contratual, a soma do valor previsto deve ser igual ao valor da proposta adjudicada. No final do preenchimento, o Relatório espap deve ser submetido de acordo com as instruções da própria plataforma; O estado da submissão, na PECP, pode ser visualizado no Fluxo do Procedimento. Depois de submetido o Relatório espap na PECP, o RC só poderá ser editado no SRVI. Caso a entidade não proceda à submissão do Relatório espap, este será automaticamente remetido à espap no prazo de 20 dias úteis após a data da última adjudicação. 3.2 Criar um RC diretamente no SRVI Caso o procedimento de aquisição ao abrigo dos acordos quadro da espap não tenha sido realizado na PECP do SNCP, então a informação relativa a esses procedimentos deverá ser registada diretamente no SRVI espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 7/20

8 Apenas poderão criar RC diretamente na aplicação SRVI as entidades de adesão voluntária ao SNCP, nos casos em que o procedimento decorreu em plataforma de contratação pública distinta da PECP do SNCP. Para aceder à área de RC no SRVI o utilizador deverá percorrer o seguinte caminho: Menu Principal -> Separador Relatórios de Contratação No écran de pesquisa, para criar um novo Relatório de Contratação, deve ser selecionado o botão Novo Relatório : Para criar um novo relatório, a entidade deverá em primeiro lugar confirmar os dados de contacto que constam do RC e, em caso de necessidade, alterá-los na área Entidade/Contactos : 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 8/20

9 As opções possíveis neste écran são: - Guardar para guardar a informação preenchida; caso não tenha sido preenchida qualquer informação na área Procedimento, então o RC não é gravado; - Voltar para voltar ao écran de pesquisa; o RC não é gravado; - Submeter para submeter o RC; caso não tenha sido preenchida qualquer informação na área Procedimento, então o RC não é submetido. Depois de confirmar os dados de contacto, a informação relativa ao procedimento deve ser registada na área Procedimento : Todos os campos relativos ao procedimento são de preenchimento obrigatório. A data de abertura do procedimento deve ser anterior à data do dia. A data de adjudicação deve ser posterior à data de abertura. Depois de selecionado o acordo quadro ao abrigo do qual foi criado o procedimento, devem ser registados os lotes do procedimento. Caso o procedimento não tenha sido feito por lotes, então o RC deve ser criado com um lote único espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 9/20

10 Para iniciar o processo de registo dos lotes, deverá ser selecionado o link Adicionar : De seguida, devem ser preenchidos os dados relativos a cada lote do procedimento: - Lote do Procedimento: registar a denominação dada ao lote ou sublote do procedimento. Caso o procedimento não tenha lotes, poderá ser dado o nome do procedimento; - Lote do AQ: registar qual o lote do acordo quadro ao abrigo do qual foi criado o procedimento deverá ser associado um lote do acordo quadro para cada lote ou sublote do procedimento; - Mapa de quantidades: reproduzir o mapa de quantidades usado na plataforma eletrónica de contratação pública, caso aplicável; - Fornecedores: indicar quais os fornecedores convidados para o lote do procedimento, quais os que apresentaram proposta, quais os que viram a sua proposta admitida e qual o fornecedor selecionado espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 10/20

11 Para selecionar os fornecedores, deve primeiro escrever o n.º de fornecedores na caixa correspondente e depois clicar em pretendidos:. Na caixa exibida, selecionar os fornecedores Para cada fornecedor selecionado, selecionar o botão Adicionar. Terminado o processo de seleção, o sistema fecha a caixa. No caso de ser necessário registar uma exclusão, o respetivo motivo deve ser registado na caixa correspondente: Por fim, deverão ser preenchidos os campos para apuramento de indicadores específicos da espap, de acordo com o seguinte: 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 11/20

12 - Previsão de Despesa e Dados de Contrato : campos que indicam os valores de previsão para o 1.º e 2.º ano de contrato, o n.º do contrato, caso exista, as datas de início e fim de contrato e o n.º de meses de contratação. - Valor e Poupança : campos que indicam os valores da despesa prevista (valor histórico), do total da proposta (melhor proposta do AQ), o valor da proposta adjudicada (valor importado da PECP) e o valor da proposta adjudicada sem extras. - Observações : campo onde podem ser escritas observações. Notar que são efetuadas as seguintes validações: - Caso o período contratual seja superior a 2 anos, a soma do valor previsto deve ser inferior ao valor da proposta adjudicada; - Caso o período contratual seja inferior ou igual a 2 anos, a soma do valor previsto deve ser igual ao valor da proposta adjudicada; - Caso seja inserido o n.º ou denominação do contrato, é obrigatório registar as datas de início e de fim do contrato; - Caso não seja inserido qualquer n.º ou denominação do contrato, então não é obrigatório o registo das datas do contrato espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 12/20

13 Durante o preenchimento do RC, este poderá ser gravado para ser terminado mais tarde. Para tal, deverá ser selecionado o botão Guardar. O RC fica no estado Em preenchimento. É ainda possível limpar todos os campos preenchidos até ao momento no botão Limpar Campos. O botão Voltar volta ao écran anterior sem gravar a informação. 3.3 Consultar um RC no SRVI Para aceder à área de RC no SRVI o utilizador deverá percorrer o seguinte caminho: Menu Principal -> Separador Relatórios de Contratação Neste écran encontram-se listados para consulta todos os Relatórios de Contratação criados pelo Organismo ou importados da PECP. A pesquisa de RC para consultar pode ser efetuada pelos seguintes campos: - Acordo Quadro celebrado pela espap; - N.º Rel.: número do Relatório de Contratação; - Estado: estado do RC; - Data de Abertura: intervalo das datas de abertura do(s) procedimento(s) a consultar; 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 13/20

14 - Data de Adjudicação: intervalo das datas de adjudicação do(s) procedimento(s) a consultar. Na lista de RC, pode ser consultada a seguinte informação: - N.º Relatório: número do RC; - Entidade: denominação da entidade a que respeita o RC; - NIF: NIF da entidade a que respeita o RC; - Acordo Quadro: abreviatura do acordo quadro a que diz respeito o RC; - Data Abertura: data da abertura do procedimento na PECP; - Estado: estado em que se encontra o RC, em tempo real, refletindo a evolução do processo este campo é preenchido pela aplicação de acordo com o seguinte: Estado do RC Descrição Em Validação Em Validação - Reabertura O RC encontra-se em validação pela espap. Neste estado, o RC não pode ser reaberto pela entidade. O RC encontra-se em validação pela espap, em resultado de um pedido de reabertura por parte da entidade adquirente espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 14/20

15 Estado do RC Descrição Em Correção Válido Em preenchimento Em Falta Cancelado Na sequência do processo de validação do RC, este foi devolvido à entidade para efeitos de correção. Nesse estado, o RC encontra-se para edição na área da entidade. O RC foi já validado pela espap. Neste estado, tanto a espap como a entidade podem solicitar no SRVI um pedido de reabertura do RC. O RC encontra-se em preenchimento pela entidade. O Relatório espap não foi submetido na PECP por parte da entidade e não pode ser editado no SRVI. Para ser comunicado à espap, deverá ser submetido do lado na PECP na área para o efeito. Estado em que se encontram RC submetidos antes de 2015 e que foram cancelados por parte da entidade. 3.4 Informação do RC O RC tem três tabs de informação, sobre a entidade, sobre o RC e sobre o histórico: Tab Entidade/Contactos Página com informação relativa à identificação da entidade e dos contactos da pessoa responsável pelo envio do RC. O endereço de que consta da pessoa de contacto ( contacto ) é usado pela aplicação para o envio de notificações por para a entidade espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 15/20

16 Tab Procedimento Página que exibe o RC importado da PECP ou criado no SRVI. Área Procedimento : Área que exibe os seguintes dados do procedimento: Data de Abertura, Data de Adjudicação, Código de Referência do procedimento, Papel no Procedimento Aquisitivo, Negociação, Identificação do AQ e Importação via PEC campo que, quando selecionado, indica que o RC foi importado da PECP. Área Lotes : Nesta área, são exibidas as linhas que correspondem aos lotes do procedimento: A cada lote do procedimento corresponde um lote do Acordo Quadro. Esta associação é feita na PECP, no Relatório espap. Exemplo: Lote do Procedimento: P02/2015.AQ [Lote AQ: 1 L1_Mobiliário administrativo escritório] Neste exemplo, o lote do procedimento é P02/2015.AQ e o lote do acordo quadro é o lote 1, L1_Mobiliário administrativo escritório espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 16/20

17 Se clicar sobre cada uma das linhas, são exibidos os dados do lote do procedimento: Entidades Adquirentes : campos que indicam os NIF e n.º de entidades adquirentes que participaram no procedimento, caso se trate de um procedimento de agregação; Mapa de Quantidades : mapa de quantidades importado da PECP; Fornecedores : campos que indicam o n.º de fornecedores que foram convidados para o procedimento, o n.º de fornecedores que apresentaram proposta, o n.º de fornecedores com proposta admitida e qual o fornecedor selecionado. Ao passar o cursor sobre o n.º indicado, é exibida a respetiva lista de fornecedores espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 17/20

18 Previsão de Despesa e Dados de Contrato : campos que indicam os valores de previsão para o 1.º e 2.º ano de contrato, o n.º do contrato caso exista, as datas de início e fim de contrato e o n.º de meses de contratação. Valor e Poupança : campos que indicam os valores da despesa prevista (valor histórico), do total da proposta (melhor proposta do AQ), o valor da proposta adjudicada (valor importado da PECP) e o valor da proposta adjudicada sem extras. Observações : campo onde podem ser escritas observações. Tab Histórico Nesta área, são visualizadas todas as intervenções que foram feitas em cada RC. A primeira ação de cada RC é a sua importação no SRVI. Qualquer intervenção no RC cria uma nova versão, que é possível de visualizar ao clicar na coluna data/hora do RC espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 18/20

19 3.5 Solicitar um pedido de reabertura do RC Quando um RC se encontra no estado Válido, é possível à entidade solicitar uma reabertura do RC para efeitos de correção de algum valor. Para solicitar uma reabertura, deverá ser visualizado o RC e deverá ser selecionado o botão Solicitar Reabertura no RC : Ao solicitar a reabertura, é exibida a seguinte caixa: Nesta caixa, está disponível uma área de texto para a entidade indicar quais os motivos para solicitar um pedido de reabertura. Este texto será visualizado pela espap e irá constar na área de Histórico do RC. Para submeter o pedido de reabertura, selecionar o botão Solicitar Reabertura no RC. Depois de submetido o pedido de reabertura, o RC passa ao estado Em Validação Reabertura. A entidade só poderá efetuar as correções pretendidas depois de validado o pedido de reabertura por parte da espap. A entidade irá receber via uma notificação com a aceitação do pedido de reabertura, no endereço de que consta no próprio RC, na área Entidade/Contactos -> Contacto espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 19/20

20 Depois de validado o pedido de reabertura por parte da espap, o estado do RC passa ao estado Em Correção. 3.6 Editar um RC Depois de aceite um pedido de reabertura por parte da espap, a entidade deve aceder aos detalhes do RC e poderá editar o RC, clicando no botão Editar : Apenas é possível editar a informação relativa aos lotes do procedimento. Não é possível editar a informação relativa ao procedimento. No final da edição dos dados, o RC deverá ser Submetido de forma a ser novamente analisado pela espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 20/20