APOIO AO BENEFICIÁRIO - FEDER - MAIS CENTRO - GUIA DE SUBMISSÃO ELECTRÓNICA DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO

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1 APOIO AO BENEFICIÁRIO - FEDER - MAIS CENTRO - GUIA DE SUBMISSÃO ELECTRÓNICA DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO

2 GUIA DE PREENCHIMENTO: - SUBMISSÃO ELECTRÓNICA DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO - SUBMISSÃO DE CHECK-LIST DE VERIFICAÇÃO DE MERCADOS PUBLICOS Esta informação foi concebida como apoio ao processo de submissão dos pedidos de pagamento e aos check-list de verificação das regras dos mercados público, não dispensando a consulta da legislação. Os dados registados devem estar actualizados à data da submissão. As condições de submissão electrónica de pedidos de pagamento encontram-se definidas no artº 23º e Anexo III do Regulamento Geral do FEDER e do Fundo de Coesão e nos Regulamentos específicos considerando-se que a submissão configura o conhecimento e aceitação das referidas condições. O preenchimento da submissão é efectuado de forma sequencial através de diferentes ecrãs. No final de cada ecrã, ou sempre que indicado no interior do ecrã, devem ser guardados os dados inseridos. Ao gravar, o sistema procederá a validações de coerência e emitirá avisos de erro quando aplicável. Após correcção a informação deverá ser gravada. As alterações e correcções de dados dos pedidos de pagamento são admissíveis até à sua submissão. Acesso ao sistema de informação Mais Centro Para apresentação módulo associado aos pedidos de pagamento, os utilizadores do sistema são reconhecidos através do NIF da entidade (Número de Identificação Fiscal), endereço de e senha de acesso ( password ). Existem dois perfis de utilizador: um perfil normal que dispõe de capacidade para preencher e validar os pedidos de pagamento; e um perfil principal que disporá de capacidade para submeter os pedidos de pagamento. Fig. 1 - Janela de entrada no sistema 2/14

3 Fig. 2 Janela inicial Ficam disponíveis os menus de: Candidaturas, Pagamentos, Mercados Públicos, Avisos de Abertura, Regulamentos e Notícias e existem no rodapé da página as funcionalidades: Necessidades de Informação Envia mail para o maiscentro@ccdrc.pt Dúvidas sobre o Sistema de Envia mail para informação si.maiscentro@ccdrc.pt Os utilizadores devem utilizar o endereço de correio electrónico si.maiscentro@ccdrc.pt para o contacto sobre problemas do sistema de informação e o maiscentro@ccdrc.pt para questões de natureza institucional do programa e informações que sejam necessárias. 1 Candidaturas Quando clicar em candidatura o promotor tem acesso à seguinte janela: 3/14

4 As funcionalidades são as seguintes: 1. Criar uma nova candidatura (não disponível para o super utilizador). 2. Consultar as candidaturas que estão em preenchimento ou submetidas. Para o caso das submetidas será apenas um acesso de leitura e para o segundo caso para a possível alteração. 3. Resposta às candidaturas que estão em processo de CPA. Poderá ainda consultar e comparar os dados financeiros desde a proposta até ao que foi aprovado e que figura no contrato assinado, sendo estes os dados que serão validos para efeitos de investimento e de fundo para o módulo dos pagamentos. 2 Pagamentos Será neste menu que o utilizador poderá aceder aos pedidos de pagamentos e às diferentes acções que estão previstas para esta actividade. 4/14

5 2.1. Fluxograma O fluxograma para este processo é o seguinte: Pedido de Pagamento Sim Notifica promotor por mail Promotor esclarece por mail Anexa resposta Portal Carrega o pedido de pagamento Submete o pedido de pagamento Importa o pedido de pagamento Técnico Solicita esclarecimentos Não Análise documento de despesa Válido? Sim Valida o valor Estado: Em execução Não Desconta o valor Não Exporta informação para o IFDR Disponibiliza informação no portal Notifica o promotor por mail Comissão Directiva Secretário Técnico Emite autorização de pagamento Emite parecer Terminaram documentos? Análise do Pedido de Pagamento Sim web services Processamento do Pedido de Pagamento Importa a informação do IFDR Regista informação da data de pagamento do pedido Em termos externo (carregamento e submissão do pedido de pagamento), o fluxo é o seguinte: 5/14

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7 2.2. Carregamento de um Pedido de Pagamento Depois da candidatura aprovada e celebrado o contrato, o beneficiário pode submeter pedidos de pagamento no mesmo site em que preencheu a candidatura. Para isso, deve escolher Pagamentos. Nesta página pode-se escolher o projecto, a acção, a natureza e tipo. A janela é a seguinte: Acção: Criar novo pedido de pagamento Editar pedido de pagamento Consultar pedido de pagamento Natureza: Reembolso Contra-factura Regularização Tipo: Intermédio Final Criar novo Nesta opção é criado o registo de um novo pedido de pagamento. Este é composto por vários registos de documentos de despesa. Estes mesmos registos incluem dados administrativos, como o número e data da factura, o fornecedor e dados financeiros como os valores total e elegível, entre outros. De uma forma esquemática podemos dividir e representar uma candidatura (projecto) da seguinte forma: 7/14

8 Onde Pagamento 1, Pagamento 2 etc., representam conjunto de documentos compostos por quitação, pagamento e ordens. Um pedido de pagamento é o agrupamento de um conjunto de componentes que geraram despesa num dado projecto. A janela onde esta informação é carregada é a seguinte: A consulta à base dados de fornecedor utilizará como chave única de pesquisa o NIF. Assim e como o fornecedor pode não existir, é necessário criar a hipótese de carregar um novo. Esta tarefa é efectuada nesta janela: 8/14

9 Esta informação pode ser ou não disponibilizada para todos os outros promotores (escolhendo a opção desejada), permitindo assim que se esta empresa for fornecedora de outro promotor, este aquando do carregamento do seu pedido de pagamento já tem os dados do fornecedor carregados no sistema. Depois, é carregado toda a informação referente ao documento de despesa tanto administrativa como financeira. Nesta última o valor total será registado por grupo de despesa. Os campos taxa e fundos são de carácter informativo e de preenchimento automático (a taxa é lida directamente da base de dados e o fundo é calculado valor elegível*taxa). Como um documento de despesa pode ter mais de que um grupo/código de despesa, esta pode ser desagregada em várias parcelas carregando no botão. Após toda a informação sobre esse documento de despesa estar carregada, a mesma é gravada em. Quando clica nesse botão é feita a validação se a soma dos valores parciais é igual ao valor elegível total e ainda é validado se o utilizador fez o up-load do ficheiro do auto de medição. E o utilizador pode carregar a informação sobre outro documento de despesa que deseja que faça parte deste pedido de pagamento. Ao guardar uma despesa será inserida numa tabela que contem esta informação: 9/14

10 Aqui o promotor poderá apagar um documento de despesa (carregando em ) e adicionar os documentos que justificam e documentam a despesa (carregando em ). Ao carregar neste botão surgirá a janela de carregamento da informação e dos ficheiros dos diferentes documentos que fazem parte deste processo. A saber: - Documento de despesa - Auto(s) de medição - Documento(s) de quitação - Documento(s) de pagamento - Ordem(ns) de Pagamento - Contabilização orçamental (rubrica) e patrimonial (conta destino: classe 3, 4 ou 6 e fornecedor) 10/14

11 Quitação: Extracto bancário Venda a dinheiro, Recibo Recibo/Factura Recibo de vencimentos Outros Pagamento: Extracto bancário Transferência bancária Uma despesa pode ter mais do que um processo de pagamento (quitação, pagamento e ordem de pagamento), sendo assim possível ao utilizador carregar esta informação mais do que uma vez para o mesmo documento de despesa. O mesmo se passa para os autos de medição. Carregando em possibilita o upload dos ficheiros. Após o carregamento de toda a informação referente ao pedido de pagamento, o utilizador deverá carregar no botão para que sejam efectuados as validações necessárias e para que o pedido de pagamento passe para o estado Para Submissão. A submissão do mesmo é efectuada pelo super user da organização. Nota Importante: O caso aqui referido é para o reembolso. Se o utilizador escolher Contra-factura não será obrigatória a parte do carregamento da informação sobre os documentos de quitação, pagamento e ordem de pagamento. 11/14

12 No caso da regularização será solicitado ao utilizador que escolha a factura e será apenas permitido a alteração e o carregamento de informação dos documentos Consultar Nesta opção é possível a visualização de todos os pedidos de pagamento registados até à data. Esta visão é determinada por tipo de utilizador que está ligado. Assim: 1. O super utilizador pode ver todos os projectos associados à sua entidade 2. O utilizador só poderá ver os projectos que é responsáveis. Este filtro será efectuado no campo projecto. É também dada a hipótese de imprimir os documentos relativos ao pedido de pagamento Editar É possível nesta opção a correcção de despesas marcadas para tal ou a continuação do preenchimento de um pedido de pagamento já iniciado. As funcionalidades e forma de funcionamento são totalmente idênticas às descritas para o Criar Novo. 12/14

13 4.3. Submeter um Pedidos de Pagamentos Tal como já foi anteriormente referido, esta acção é exclusiva do super utilizador da organização. Assim e após a sua autenticação, deverá escolher o projecto e acção que deseja fazer. Aqui poderá: 1. Submeter pedido de pagamento 2. Consultar pedidos de pagamentos já submetidos No caso de pretender submeter um pedido de pagamento e após escolher o pedido de pagamento poderá seleccionar duas acções: 1. Submeter o pedido de pagamento será remetido para as bases de dados internas. 2. Corrigir o pedido de pagamento será encaminhado para o técnico da organização responsável pela carregamento do mesmo, para ele proceder às alterações necessárias. Este técnico será notificado por mail desta acção. No caso de submeter: No caso de corrigir: 13/14

14 No caso de escolher Sim será enviado uma mensagem de correio electrónico automático para o utilizador responsável pelo projecto notificando-o desse facto. 3 Mercados Públicos Este módulo permitirá ao utilizador por componente carregar informação sobre o cumprimento das directivas definidas para os mercados públicos. Nesta opção será aberto uma página nova com a seguinte aspecto: 14/14