GUIA RÁPIDO PARA A APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS A PROCEDIMENTOS AO ABRIGO DE ACORDOS QUADRO ESPAP

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1 GUIA RÁPIDO PARA A APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS A PROCEDIMENTOS AO ABRIGO DE ACORDOS QUADRO ESPAP Plataforma VORTAL Maio 2017 VORTAL 2017 Todos os direitos reservados 1

2 Gestão de Oportunidades - Oportunidades Aceder, Consultar e Marcar Interesse na Oportunidade Passos: 1. Na barra de menu clique em Serviços > Prospeção > Oportunidades. 2. A página de Gestão de Oportunidades está dividida em 3 colunas de informação, para que possa ter: 1. Organização em Pastas e Vistas 2. Lista de Oportunidades 3. Pré- Visualização do Detalhe da Oportunidade

3 Gestão de Oportunidades - Oportunidades Aceder, Consultar e Marcar Interesse na Oportunidade Passos: 3. Na área de Gestão de Oportunidades, pode consultar a informação detalhada da oportunidade, clicando em cima da referência/nome da oportunidade e será direcionado para a informação sumária do pedido (caderno de encargos, anúncio e peças do concurso, no caso de procedimentos de âmbito público). 4. Clique no Detalhe da oportunidade que pretende consultar, para aceder à Pasta da Oportunidade. Após ter consultado a informação referente à oportunidade e ter demonstrado interesse, pode criar a sua proposta. Só consegue criar proposta após Confirmar Interesse na oportunidade. 5. Existem duas áreas onde pode Confirmar Interesse na Oportunidade: DEMONSTRAR INTERESSE PELA OPORTUNIDADE NA ÁREA DE GESTÃO DAS OPORTUNIDADES:

4 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Criar Proposta Passos: 1. Após ter manifestado interesse na Oportunidade, para consultar o anúncio do concurso ou a informação colocada pela en4dade adjudicante/ comprador no procedimento ou consulta, pode aceder à Pasta da Oportunidade e selecionar a opção Ver Detalhe. 2. Após ter consultado a informação referente à oportunidade e ter manifestado interesse, pode criar a sua proposta de duas formas: a) Clique no Detalhe da oportunidade na área de Gestão de Oportunidades, aceda à oportunidade e clique em Criar Proposta na área As minhas Propostas;

5 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Criar Proposta b) Diretamente na área de Gestão de Oportunidades, tem disponível a opção As minhas Propostas, tem o botão Criar Proposta, disponível apenas após demonstrar interesse. 3. Quando selecionar o botão de Criar Proposta, será direcionado para a criação da proposta que pode ter até 4 passos: - Dados Gerais; - Lotes (pode ou não ter este passo); - Quesfonário; - Documentos.

6 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Dados Gerais 1. É através deste passo que irá idenfficar a sua proposta, preenchendo o campo Referência da Proposta. Após definir a referência da sua proposta, clique na opção >, ou selecione, à esquerda, o passo que se segue. Tem sempre disponível na sua proposta um post- it amarelo, no canto superior esquerdo, localizado acima dos passos da proposta, que lhe indica o estado da proposta, o nome do comprador, que fpo de concurso é, e o nome da oportunidade.

7 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Lotes Passos: 1. No passo Lotes, quando aplicável, estão listados todos lotes existentes no procedimento. Selecione aqueles a que pretende responder. Caso o procedimento / oportunidade não tenha lotes, este passo não é visível. No passo Ques4onário apenas lhe são apresentados os lotes selecionados.

8 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Quesfonário Passos: 1. O Quesfonário divide- se em duas partes: - Quesfonário; - Formulário Principal (somente quando se trata de um procedimento de uma enfdade pública). 2. Responda e preencha as questões colocadas na lista de preços e ar4gos (referência dos ar4gos e preços). Alerta: Caso existam lotes, pode consultar os lotes e número de questões por lote (de acordo com os que selecionou no passo anterior - Lotes.)

9 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Quesfonário 3. Pode efetuar uma importação da lista de arfgos a parfr de um Excel ou de um ficheiro em formato aberto ODF (Open Document Format). Clique em Opções e selecione a opção Exportar. No caso da lista de preços ter sido criada pela enfdade adjudicante com requisitos adicionais para preenchimento, a mesma terá essa referência, sendo que também é possível a exportação e importação. Esta opção (exportação e importação) só estará disponível para os serviços de acesso SMART ou BEST. Para preencher os requisitos manualmente clique no ícone do lápis, localizado no final da linha referente a cada arfgo. Caso uflize a funcionalidade de exportação e importação do modelo da lista de arfgos e preços, preencha o ficheiro que exportou, e sem alterar a estrutura e guarde- o no seu computador. Clique novamente em Opções, selecione Importar (subsftui os dados atuais), procure o ficheiro que preencheu e clique em Anexar. Nota: Caso já tenha preenchido alguns dos arfgos, estes serão subsftuídos pelo dados preenchidos no ficheiro.

10 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Quesfonário 4. Depois de preencher a lista de preços dos arfgos, passe para o Formulário Principal e clique no + junto a Dados gerais da proposta para ver o formulário principal de condições.

11 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Quesfonário 5. Depois de responder a todas as questões clique em Validar e Atualizar para saber se a proposta tem dados em falta. Em cada uma das áreas Quesfonário e Formulário Principal pode verificar o número de questões que se encontram incompletas. Até à submissão da proposta pode voltar a editar ou alterar os dados do quesfonário e formulário principal, clicando em Editar, opção que se encontra disponível após clicar em Concluir Proposta.

12 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Anexação de Documentos Passos: 1. Caso tenha algum documento em falta será visível o alerta Documento em falta a vermelho. À frente de cada documento tem disponível uma opção para carregamento de ficheiros, clique em Adicionar Documentos, e anexe o documento solicitado. 2. No caso de estar a apresentar uma proposta a um procedimento de âmbito público, pode adicionar um novo documento, que será encriptado no momento em que é carregado. Para adicionar um novo documento clique em Adicionar Documentos > Anexar Novo Documento. De seguida, clique em Adicionar Ficheiro ou arraste diretamente o ficheiro para a área cinzenta. Clique em Anexar Ficheiro ou Assinar e Anexar. Para finalizar clique em Fechar.

13 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Anexação de Documentos 3. Quando tentar aceder a documentos anexos a propostas respeitantes a procedimentos de âmbito público, recorde que os mesmos se encontram encriptados logo após o seu carregamento / upload. 4. Excluindo os procedimentos de âmbito público, pode adicionar novos documentos e também adicionar documentos já existentes nos documentos da sua enfdade/empresa. 5. Para adicionar um documento já existente nos documentos da empresa, selecione a opção Selecionar Documentos da Empresa;

14 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Anexação de Documentos 6. Clique no separador Documentos da Oportunidade. Pesquise o documento e clique em Selecionar no documento pretendido; Para concluir selecione Adicionar documento. 7. Para adicionar um documento já existente nos documentos da empresa: - Clique no separador documentos da empresa; - Procure e selecione o(s) documento(s) pretendido(s); - Clique em Adicionar a Documentos da Oportunidade; - Selecione o separador Documentos da Oportunidade e clique em Selecionar no documento pretendido.

15 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Anexação de Documentos 8. Caso se trate de um procedimento de âmbito público tem ainda a possibilidade de classificar os documentos como confidenciais, o que lhe permite solicitar ao comprador que o documento não seja divulgado aquando da divulgação das propostas aos concorrentes, no entanto, a decisão final relafva à divulgação dos documentos que marcou como confidenciais cabe ao comprador. 9. Após a proposta estar concluída através de Concluir Proposta, clique em Assinar Todos. Clique aqui e saiba mais sobre cerfficados qualificados e representafvos de assinatura. Se esfver a responder a uma Oportunidade no âmbito privado é apresentada a ação de Finalizar Proposta.

16 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Anexação de Documentos 10. Poderá demorar algum tempo a visualizar a página para Assinar e algumas permissões Java podem ser solicitadas. Ao clicar em Assinar Todos é apresentada uma janela com todos os documentos listados > clique em Assinar > selecione o cerfficado pretendido > clique em Confnuar. Tem ainda a possibilidade de adicionar mais assinaturas aos documentos. Para isso basta, Assinar e Guardar. Para que outro uflizador possa assinar, deve aceder à oportunidade, realizar a assinatura e Submeter a Proposta. 11. Caso se trate de um procedimento de âmbito público, é- lhe apresentado o botão Encriptar e Submeter. Selecione esta opção. Caso se trate de uma consulta de âmbito privado, é- lhe apresentado o botão Submeter.

17 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Submeter Propostas Passos: 1. Se está a apresentar uma proposta a um procedimento de âmbito público, é recomendável que faça uma cópia da sua proposta antes de a submeter, uma vez que será encriptada na submissão e não poderá consultar os detalhes da mesma após estar submefda e antes de ocorrer a abertura das propostas pela enfdade adjudicante. Neste senfdo, se pretender ter uma cópia acessível da informação que submeteu, poderá acionar a funcionalidade de cópia da proposta antes de a submeter. Ao realizar uma cópia da sua proposta, poderá aceder a essa cópia para consultar os detalhes, valores e documentação anexa, uma vez que a sua proposta 'original' estará encriptada desde a sua submissão até à data de abertura das propostas. Quando a enfdade adjudicante realizar a abertura de propostas, as propostas são desencriptadas e podem ser consultadas. Após selecionar a opção Encriptar e Submeter é redirecionado para o Painel de Submissão da Proposta. No Painel de Submissão tem disponíveis algumas recomendações referentes à submissão de propostas a procedimentos de Âmbito Público (Ajustes Diretos, Concursos Públicos...). Estas recomendações contemplam o seguinte: - Verificar que todos os Documentos obrigatórios estão anexos à sua proposta, no passo Documentos; - Verificar que está a uflizar o cerfficado correto para submeter a proposta (se obrigatório por lei); - Efetuar uma cópia da proposta antes da submissão.

18 Gestão de Oportunidades Criar e Submeter Propostas Submeter Propostas 2. Marque a opção Li e aceito os termos e condições de submissão de propostas. Clique em Submeter Proposta. 3. Para Submeter Proposta Variante, logo após submeter a sua proposta base, deve aceder à Pasta da Oportunidade. Clique em Criar nas minhas Propostas e crie a Proposta Alternafva/Variante. Quando chega à submissão, no Painel de Submissão tem uma opção que indica Alterar Tipo de Submissão que permite alterar uma Proposta Base para Proposta Variante. Em propostas submefdas no âmbito publico, caso a opção não esteja disponível, pode significar que o procedimento/consulta não aceita Propostas Variantes. Para Refrar uma proposta (apenas se aplica no âmbito público) basta aceder ao Painel de Submissão, escolher a opção Refrar; de seguida, marque a opção Li e aceito os termos e condições de submissão de propostas, e clique em Submeter Proposta.

19 Gestão de Oportunidades Colocação de Esclarecimentos e Erros e Omissões 1. Para a colocação de Esclarecimentos ou Erro e Omissões deverá aceder á Pasta da Oportunidade, na Pasta da Oportunidade abaixo da Time Line irá visualizar as caixas correspondentes a cada uma destas ações, bastanto carregar o botão criar (caso o prazo para a colocação de Esclarecimentos ou Erros e Omissões já tenha terminado o botão criar deixa de estar disponível)

20 Gestão de Oportunidades Colocação de Esclarecimentos e Erros e Omissões 2. Após carregar no botão Criar irá encontrar o campo de criação e envio de mensagens, deverá preencher a informação solicitada, Assunto e Corpo de texto da mensagem, caso pretenda poderá também Anexar documentação, após o preenchimento da informação bastará carregar no Botão Assinar e Enviar

21 Gestão de Oportunidades Colocação de Esclarecimentos e Erros e Omissões 3. Após o envio da mensagem poderá visualizar a mensagem enviada na widget correspondente, quando for efectuada a resposta esta será recepcionada no mesmo local.

22 Gestão de Oportunidades Colocação de Esclarecimentos e Erros e Omissões 4. Caso tenha marcado interesse no procedimento após o termino do período para colocação de Esclarecimentos e Erros e Omissões poderá consultar os mesmos acedendo à área de Mensagens Públicas, para tal na Pasta do Procedimento deverá carregar o botão Ver detalhe e aceder à área de mensagens

23 Gestão de Oportunidades Consulta das Listas de concorrentes e Propostas 1. Será rececionada uma mensagem de alerta por com a nofficação da publicação das Lista de concorrentes e propostas. A lista de concorrentes será publicado no dia de abertura de propostas e a Lista de Propostas será publica à posteriori. Para efetuar a consulta aceda à Pasta da Oportunidade e consulta a informação na widget Lista de Propostas

24 Gestão de Oportunidades Consulta das Listas de concorrentes e Propostas 2. Após a publicação da Lista de Propostas, para consultar a proposta de cada um dos concorrentes bastará carregar na Referencia Azul como nome da proposta do concorrente ou na widget Lista de Propostas carregar no botão ver mais.

25 Gestão de Oportunidades Consulta das Listas de concorrentes e Propostas 3. Para aceder ao detalhe das propostas deverá carregar o botão Ver localizado à direita. Para descarregar a documentação anexa á proposta dos concorrentes deverá carregar no botão Abrir

26 Gestão de Oportunidades Consulta do Relatório Preliminar 1. Será rececionado um de alerta referente à publicação do Relatório Preliminar, assim que rececionar este alerta da plataforma, deverá aceder á Pasta do Procedimento e abaixo da Time Line, à direita encontrará a widget Nofficações onde está disponível a mensagem recebida, para aceder ao Relatório Preliminar bastará carregar na referencia da mensagem (a azul) e já dentro da mensagem recebida descarregar o ficheiro anexo

27 Gestão de Oportunidades Colocação de Objeções 1. Caso pretenda colocar uma Pronúncia/ Objeção ao Relatório Preliminar deverá carregar no botão Opções e carregar na opção Enviar Objeção que o irá redirecionar para um campo de criação e envio de mensagem.

28 Gestão de Oportunidades Colocação de Objeções 2. Poderá consultar a mensagem de objeção enviada na widget Objeções. A resposta ás objeções colocadas será rececionada nesta mesma widget.

29 Gestão de Oportunidades Consulta do Relatório Final 1. Após a receção por do alerta referente à publicação do Relatório Final, deverá aceder à Pasta da Oportunidade e abaixo da Time Line, na sequência de Widgets à direita aceder à wiget Nofficações, para descarregar o relatório bastará carregar na refencia azul da nofficação e na área de Anexos da mensagem recebida descarregar o documento anexo

30 Gestão de Oportunidades Resposta ao Pedido de Documento de Habilitação 1. Para dar resposta ao Pedido de Documentos de Habilitação deve aceder á Pasta do Procedimento e abaixo da Time Line do procedimento, á direita, localizar a widget Documentos de Hablitação, deverá aceder á mensagem recebida carregando na referencia azul, ao entrar na mensagem deverá carregar no botão Responder.

31 Gestão de Oportunidades Resposta ao Pedido de Documento de Habilitação 2. Ao carregar no botão Responder será gerado um campo de envio de mensagem no qual deverá carregar no botão Anexar por forma a anexar todos os documentos solicitados, após anexação dos mesmos deverá concluir a ação carregando no botão Assinar e Enviar

32 Gestão de Oportunidades Aceitação da Minuta do Contrato 1- Após a receção da nofficação referente ao envio da Minuta do Contrato, deverá aceder à Pasta do Procedimento, abaixo da Time Line irá encontrar a widget Contrato, aceda carregando na referencia azul.

33 Gestão de Oportunidades Aceitação da Minuta do Contrato 2. Ao aceder a widget Contrato, deverá aceder ao passo 5 Documentos Contratuais, descarregar o documento e após consulta e validação do mesmo Aceitar ou Rejeitar consoante a decisão tomada, ao aceitar ou rejeitar a minuta do contrato esta resposta será enviada à Enfdade Adjudicante, ficando visível o envio na widget contrato, Minuta enviada à Enfdade Adjudicante