1IPBrick Groupware - Manual de utilização

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1 IPBrick Groupware Manual de utilização IPBRICK, S.A. 22 de Março de 2016 IPBRICK, S.A. 1IPBrick Groupware - Manual de utilização

2 Conteúdo 1 Introdução 3 2 Autenticação 3 3 IPBrick Groupware Correio Calendário Livro de Endereços Tarefas Notas Outros Opções Preferências Alertas de logs Problemas Ajuda

3 1 Introdução As empresas estão sempre à procura de novas maneiras de obter vantagens competitivas e, uma forma de o fazer, é através do uso de ferramentas de software que possam agilizar os processos de negócio. O nosso software colaborativo, IPBrick Groupware tem como objetivo facilitar a comunicação e potenciar a eficiência, entre um grupo de utilizadores do mesmo sistema ou aplicação IPBrick, uma vez que oferece uma solução integrada com outras aplicações, tais como o IPBrick Contacts e Calendário. 2 Autenticação Através do endereço poderá então aceder à interface de login do Groupware (Figura 1), onde pode logo encontrar duas opções: Idioma: Selecione a língua que pretende usar; Modo: Existem três opções gráficas para visualizar a aplicação, nomeadamente, Tradicional, Dinâmica e Móvel (smartphone/tablet ou minimalista). Note: Não se esqueça de trocar domain.com pelo seu domínio! As credenciais de autenticação por defeito são: Nome de utilizador: administrator Palavra-passe: 123 3

4 Figura 1: Autenticação 3 IPBrick Groupware Depois da autenticação irá aceder à página do Portal do IPBrick Groupware (Figura 2). Figura 2: Página inicial do Groupware 4

5 No cimo da página, poderá encontrar os menus das variadas funcionalidades que o Groupware oferece. No canto superior direito, pode também ver uma caixa de pesquisa e um ícone para encerrar a sessão. Figura 3: Funcionalidades Por defeito, a sessão do Groupware abre diretamente no separador de . Contudo, podemos ter uma vista geral das funcionalidades (Portal do Groupware) se clicarmos em cima da imgem que escolhemos para ser a imagem de login, no canto superior esquerdo. Figura 4: Vista geral Os principais menus são: Correio; Calendário; 5

6 Contactos; Tarefas; Notas; Outros; Administração (apenas visível para utilizadores com permissões administrativas). 3.1 Correio O é o serviço mais utilizado na Internet e tem vindo, gradualmente, a substituir o correio tradicional e o fax. O menu Correio do IPBrick Groupware (Figura 5) oferece todas as funcionalidades de um cliente de tradicional e ainda a possibilidade de transformar um numa tarefa: Figura 5: Menu Filtros: Esta opção permite criar vários filtros. Uma Lista Branca e uma Lista Negra já se encontram criadas por defeito. Estas consistem num conjunto de regras para bloquear certos endereços ou mover mensagens automaticamente para determinadas pastas. 6

7 Figura 6: Filtros de Nova mensagem: Clicando nesta opção, aparecerá uma nova janela para criar uma mensagem de ; Figura 7: Novo Pesquisa: Aqui é possível efetuar pesquisas com a opção de critérios avançados; 7

8 Figura 8: Procurar Entrada: A página onde pode visualizar todos os seus s recebidos; Figura 9: Caixa de Entrada Enviados: Aqui pode aceder aos s que enviou. 3.2 Calendário No menu Calendário (Figura 10) será apresentada uma aplicação com um calendário web. Para além das funções comuns de criar, modificar e apagar eventos, também permite o registo de eventos recorrentes (com exceções e várias opções de exclusão), tais como os aniversários dos seus contactos, alarmes, funções de importação e exportação (icalendar e formatos CSV), convites icalendar, várias visualizações de calendário, calendários partilhados, visualização de tarefas da lista de tarefas e a opção de mostrar eventos no ecran de sumário. 8

9 Figura 10: Menu Calendário Novo Evento (Figura 11): Possibilita a criação de um novo evento, com lembretes, participantes e tags, para ser adicionado a um calendário. Figura 11: Novo Evento Dia: Este separador exibe a vista do dia selecionado. 9

10 Comercial: Este separador exibe a vista da semana de trabalho (de segunda a sexta) mais perto do dia selecionado. Semana: Este separador exibe a vista da semana (vista de 7 dias) para a semana que contém o dia selecionado. Mês: Este separador exibe a vista do mês que contém o dia selecionado. Ano: Este separador apresenta uma vista do ano do calendário. 3.3 Livro de Endereços O menu Livro de Endereços (Figura 12) fornece um método e um sítio convenientes para armazenar informação sobre contactos, de modo a que sejam de fácil recuperação e uso. Dependendo de como o administrador tenha configurado o sistema e os perfis de utilizador, ele pode fornecer acesso à informação do IPBrick Contacts assim como oferecer um Livro de Endereços Privado. Figura 12: Menu Livro de Endereços O nível de interação entre o IPBrick Groupware e o IPBrick Contacts será definido pela última configuração do perfil de utilizador, o que significa que um utilizador com perfil de leitor será apenas capaz de criar um novo contacto no seu Livro de Endereços Privado e no IPBrick Contacts só poderá ler a informação. Contudo, os utilizadores que não tiverem acesso ao IPBrick Contacts só poderão criar contactos no seu Livro de Endereços Privado. Novo Contacto: Aqui pode criar um novo contacto num dos três livros de endereços que tem à escolha, nomeadamente, Livro de Endereços Privado, Utilizadores IPBrick e IPBrick Contacts; qualquer contacto que crie no IPBrick Groupware será sempre propagado para o IPBrick Contacts, mesmo que seja 10

11 criado no seu Livro de Endereços Privado. Preencha o formulário com os dados do contacto e, quando tiver terminado, clique no botão Adicionar para que a nova entrada seja guardada. Livro de Endereços Privado: Aqui pode visualizar todos os seus contactos no seu livro de endereços privado. Favoritos: Aqui pode ver a lista dos contactos mais utilizados. Utilizadores IPBrick: Neste livro de endereço pode aceder a uma lista com todos os utilizadores IPBrick e os seus respetivos contactos; desde que tenha permissões para tal, pode editar, eliminar, exportar e mover os contactos de uma lista para outra. IPBrick Contacts: Neste livro pode igualmente consultar todas as suas entradas no IPBrick Contacts e efetuar diversas ações, tais como, editar, apagar, mover, exportar ou importar contactos, desde que lhe tenham sido atribuídas permissões para tal no IPBrick Contacts. Procurar: Como o nome sugere, aqui é onde pode procurar informação nos seus livros de endereços. Esta pretende ser uma pesquisa rápida e, como tal, só permite a pesquisa em poucos campos básicos. Por norma, os campos são de nome e endereço de , mas podem variar dependendo de como o administrador configura o livro de endereços. Para uma procura mais pormenorizada pode usar o separador Pesquisa Avançada. 3.4 Tarefas Esta é uma opção de gestão de tarefas (Figura 13) repleta de funcionalidades, que permite funcionalidades relacionadas com listas de tarefas privadas e partilhadas, integração com a função de Calendário, categorias, prioridades, prazos limite, pesquisas, impressão e importação/exportação. 11

12 Figura 13: Tarefas Pode visualizar as suas tarefas navegando entre os seguintes separadores: Todas as tarefas; Tarefas incompletas; Tarefas futuras; Tarefas completas. Para alternar as colunas por ordem ascendente e descente, clique na seta que se encontra no cabeçalho da coluna. Nova Tarefa (Figura 14): Aqui é onde pode criar uma nova tarefa e a sua respetiva periodicidade; quando terminar clique no botão Guardar. Figura 14: Nova Tarefa 12

13 Procurar: Esta opção permite-lhe fazer uma pesquisa básica por nome, descrição e categoria de tempo; existe igualmente uma opção para pesquisar por todas as tarefas, tarefas incompletas e tarefas completas (Figura 15). Figura 15: Procurar Tarefa 3.5 Notas A página das Notas (Figura 16) permite criar algo equivalente a um post-it mas em versão eletrónica. As notas podem ser criadas, modificadas, apagadas e impressas. É possível efetuar uma pesquisa nas notas para encontrar informação e é ainda possível importar e exportar notas. Figura 16: Notas Ao contrário de um post-it, as suas notas eletrónicas podem ser partilhadas com outros em diferentes localizações físicas. As notas podem ser organizadas em diferentes blocos de notas (notepads) e podem ser-lhes atribuídas categorias. Nova Nota (Figura 17): Aqui é onde pode criar uma nova nota no seu bloco de notas, digitando o seu texto na área de texto e atribuindo uma tag, se assim o desejar; quando terminar, clique no botão Guardar. 13

14 Figura 17: Nova Nota Procurar: Esta opção (Figura 18) permite fazer uma pesquisa por palavra, inserida no título ou no corpo de texto da nota. Figura 18: Procurar Nota 3.6 Outros Marcadores: Esta opção permite adicionar marcadores para URLs e tags previamente utilizadas noutras funcionalidades desta aplicação, isto é, aquando da criação de novos s, eventos, contactos, tarefas, notas, etc. 14

15 Figura 19: Marcadores Gestão de ficheiros: o IPBrick Groupware permite igualmente o armazenamento, partilha e gestão de ficheiros. De uma maneira simples, pode criar pastas, fazer upload de ficheiros para a mesmas e depois partilhá-las com outros utilizadores ou grupos de utilizadores, podendo inclusivamente gerir as permissões que os mesmos terão sobre cada pasta. Figura 20: Gestão de ficheiros 3.7 Opções Este menu é representado por um ícone de uma roda dentada e permite-lhe configurar certos aspetos das várias aplicações, nomeadamente: Preferências; Alertas de logs; Problemas; Ajuda. 15

16 3.7.1 Preferências Neste menu poderá configurar as suas preferências de visualização das várias funcionalidades. Figura 21: Opções gerais Opções gerais A sua informação: Informação pessoal - Mudar o nome e a morada que as pessoas veem quando leem e respondem aos seus s. Credenciais de Autenticação - Definir credenciais de autenticação como nomes de utilizador e palavras-passe para servidores externos. Local e Data - Definir a sua língua, fuso horário e opções de data. Categorias e Etiquetas - gerir a lista de categorias com as quais pode etiquetar itens assim como as cores assocadas a essas categorias. Outra informação: Opções de Exibição - Definir qual a aplicação de início, o esquema de cores, entre outras opções de exibição. SyncML - Configurar para sincronizar com PDAs, Smartphones e Outlook. 16

17 ActiveSync - Gerir os seus dispositivos ActiveSync. Figura 22: Opções gerais Calendário No menu Calendário (Figura 23) irá encontrar as seguintes opções editáveis: Opções de exibição: Interface do utilizador - Selecionar opções de confirmação, como exibir as diferentes vistas e escolher a vista por defeito. Calendários: Calendário por defeito - Escolher o seu calendário por defeito. Preferências de sincronização - Escolher os calendários a utilizar para sincronização com dispositivos externos. Informação Disponível/Ocupado - Definir os seus calendários Disponível/Ocupado e configurar opções de Disponível/Ocupado para si e para outros utilizadores. Eventos: Configurações por defeito para Eventos - Configurar valores por defeito para novos eventos. Tarefas de Login - Configurar tarefas para correr aquando da entrada no Calendário. Notificações - Escolher como deseja ser notificado acerca de alterações nos eventos, alarmes para os eventos e eventos próximos. 17

18 Outras preferências: Livros de Endereços - Selecionar fontes de livros de endereços para a adição e pesquisa de endereços. Figura 23: Opções do calendário Livro de Endereços O menu de Livro de Endereços (Figura 24) exibe os seguintes itens: Opções de Coluna - Selecione quais os campos a ser exibidos nas listas dos endereços. Exibir - Selecione a vista a apresentar por defeito e as preferências de página. Formato do Nome - Selecione qual o formato de exibição dos nomes. Figura 24: Opções de livro de endereços Correio No menu de Correio (Figura 25) pode gerir as seguintes opções: 18

19 Opções gerais: Informação pessoal - Alterar o nome, endereço e assinatura que as pessoas veem quando estão a responder ao seu . Contas Remotas - Configurar a exibição de contas remotas. Pesquisas guardadas - Gerir as suas pesquisas guardadas. Filtros - Criar regras para filtros, de modo a que seja possível organizar s recebidos, ordenar por caixas de correio e eliminar spam. Pedidos de Eventos - Configurar como processar os pedidos de eventos ou reuniões. Composição de mensagens: Composição - Personalizar como enviar . Composição de Templates - Editar composição de templates. Respostas - Personalizar como responder a uma mensagem. Rascunhos - Personalizar como lidar com os rascunhos de mensagens. s enviados - Gerir s enviados. Livros de Endereços - Selecionar os livros de endereços disponíveis para adicionar ou pesquisar endereços. Mensagem Visualização - Configurar como exibir as mensagens. Apagar e Mover Mensagens - Configurar preferências para o que acontece quando as mensagens são movidas e/ou apagadas. Relatórios de Spam - Configurar relatórios de spam. Novo - Controlar a verificação para novos s e a existência de respetiva notificação para quando os mesmos chegam. Bandeiras - Configurar a sinalização de mensagens com labels. Caixa de Entrada: Exibição da Caixa de Entrada - Alterar preferências de exibição da lista de mensagens para a visualização da mesma na caixa de entrada. Exibição de pastas - Alterar preferências de exibição de pastas. 19

20 Figura 25: Opções de correio Filtros Após ter criado os seus filtros, pode geri-los aqui. Gestão de Ficheiros Aqui pode configurar a exibição de ficheiros assim como as ações sobre os mesmos. Figura 26: Opções de gestão de ficheiros Marcadores Neste menu pode configurar as preferências de exibição dos seus marcadores. 20

21 Figura 27: Opções de marcadores Notas Aqui pode alterar as configurações relacionadas com as suas notas. Preferências Gerais (Figura 28): Preferências de exibição - Alterar a ordem das suas notas e as preferências de exibição das mesmas. Confirmar eliminação - Configurar um botão para confirmar que se deseja eliminar a nota. Preferências de Bloco de Notas e Partilhas: Bloco de notas por defeito - Escolher o seu bloco de notas por defeito. Preferências de sincronização - Escolher os blocos de notas disponíveis para sincronização com dispositivos externos. Figura 28: Opções de notas Tarefas 21

22 Preferências Gerais (Figura 29): Preferências de Exibição - Alterar a ordem das suas tarefas e as preferências de exibição das mesmas. Confirmar eliminação - Configurar um botão para confirmar que se deseja eliminar a tarefa. Tarefas por defeito - Definir configurações por defeito para tarefas. Preferências de Tarefas e Partilhas: Lista de Tarefas por defeito - Escolher a sua lista de tarefas por defeito. Preferências de sincronização - Escolher as tarefas disponíveis para sincronização com dispositivos externos. Notificações - Escolher se deseja ser notificado acerca de alterações nas tarefas e dos alarmes das mesmas. Figura 29: Opções de tarefas Alertas de logs Este menu apresenta em rodapé o registo da última modificação efetuada na Horde. A imagem abaixo mostra o exemplo de uma nota cujo conteúdo é Alerta de logs. Figura 30: Alertas de logs 22

23 3.7.3 Problemas Aqui é possível registar um problema e enviá-lo diretamente para a Horde. Figura 31: Problemas Ajuda Este menu abre uma nova janela que apresenta uma lista de tópicos de ajuda acerca do Groupware e ainda oferece uma caixa de pesquisa para o mesmo efeito. Figura 32: Ajuda 23