Guia de atribuição de permissões de acesso a séries de faturação/tesouraria/grupos de artigos e gestão académica

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1 Guia de atribuição de permissões de acesso a séries de faturação/tesouraria/grupos de artigos e gestão académica Palavras-chave #euipp; #manual; #permissões; #utilizadores; #acesso; #séries; #faturação; #famílias; #artigos; #tesouraria; #gestão_académica; Versão Data Autoria Descrição 1.1 Dezembro de Janeiro de 2016 Sérgio Pires, DSIIC/GSIAD@IPP Sérgio Pires, DSIIC/GSIAD@IPP Versão inicial revista Ref.ª DSIIC/ Revisão da descrição de localização da ficha do Utilizador, reformulação dos printscreen de forma a ocultar separadores não relevantes na página de gestão de utilizador.

2 Introdução Este guia aborda a funcionalidade de atribuição de permissões específicas a utilizadores, aos níveis de faturação, tesouraria e gestão académica. Para mais clara compreensão dos conceitos, chamaremos de Administradores aos utilizadores que têm perfil para atribuição das permissões descritas neste manual e Utilizadores Finais os utilizadores cujas permissões são definidas pelos Administradores. É fundamental o registo de qualquer alteração ao nível das permissões nos documentos de controlo criados para o efeito, de forma a manter o controlo dos utilizadores finais com acesso a estas funcionalidades no portal euipp. Os administradores podem atribuir permissões para, no portal euipp, concederem permissões aos utilizadores finais para: 1. Séries de documentos de Faturação e Tesouraria; 2. Famílias de Artigos 3. Gestão académica Assim, para que um determinado Utilizador Final possa faturar um determinado Artigo, deve ter ativadas as permissões normais de emissão de faturas, mas também as permissões à Série de Documentos relacionada e à Família desse Artigo ;10:53:09;Manual_Atrib_Permiss_fact_GesAcada.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 2 de 7

3 Procedimento a realizar O processo é iniciado com a localização da ficha do Funcionário ou, no caso de colaboradores dos Serviços da Presidência (SC), a localização da ficha de Utilizador (Utilizador Final) ao qual se pretendem atribuir permissões no portal euipp: Pesquisa da ficha de Funcionário da Escola (Unidade Orgânica): Pesquisa de ficha de utilizador de outra Unidade Orgânica (Roaming): Utilizadores de roaming Os utilizadores externos à unidade orgânica no portal euipp são identificados como roaming. O utilizador roaming é identificado pelo seu identificador de utilizador seguido e da sigla da sua unidade orgânica. Por exemplo, o utilizador xpto dos Serviços da Presidência (SC) seria identificado no portal euipp da ESE como utilizador xpto@sc ;10:53:09;Manual_Atrib_Permiss_fact_GesAcada.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 3 de 7

4 Por regra, o identificador coincide com o endereço de desse Utilizador, sem Continuando com o exemplo anterior, o endereço de do utilizador seria xpto@sc.ipp.pt. Aceder ao menu Sistema» Gestão de utilizadores» Editar Surge uma página semelhante à seguinte, podendo ter mais ou menos separadores, consoante as permissões de administração de sistema atribuídas ao Administrador que está a realizar a operação. Nas interfaces que a seguir se descrevem não existe um botão do género OK ou Submeter. Ao ativar uma determinada permissão o sistema automaticamente grava essa operação não sendo necessária mais nenhuma confirmação. Atribuição de permissões para Documentos Contabilidade/Tesouraria Quando o Utilizador Final informa que não tem nenhuma série de documentos disponível aquando da emissão de um determinado documento, é sintoma de falta deste tipo de permissões. Existem permissões para determinadas séries de documentos e/ou operações que estão bloqueadas, não sendo possível ao Administrador modificar ;10:53:09;Manual_Atrib_Permiss_fact_GesAcada.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 4 de 7

5 Nesta interface é possível atribuir, para cada série de documentos de faturação e tesouraria, permissões para: Emitir: emitir os documentos dessa série; Titular: editar o titular desse documento (entidade de faturação ou cliente). Recomendável que seja ativado apenas para faturas e recibos, pois os restantes tipo de documento herdam o titular da respetiva fatura/recibo; Editar: editar atributos do documento, por exemplo: modo de pagamento, anular recibos. Recomendável atribuir esta permissão com muita prudência ;10:53:09;Manual_Atrib_Permiss_fact_GesAcada.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 5 de 7

6 Atribuição de permissões para Famílias de artigos Quando o Utilizador Final informa que um determinado artigo não está disponível na lista de famílias de artigos aquando da emissão de uma novo documento de débito (fatura), é sintoma de falta deste tipo de permissões. É assim importante ter em mente que as permissões são dadas ao nível da Família dos Artigos e não especificamente aos Artigos. Atenção! Quando é dada a permissão a uma determinada família, o Utilizador Final passa a ter acesso a todos os artigos dessa família ;10:53:09;Manual_Atrib_Permiss_fact_GesAcada.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 6 de 7

7 Atribuição de permissões para Gestão académica Permite associar os utilizadores finais às escolas e aos cursos de cada uma das instâncias do portal euipp. É necessário proceder-se a esta configuração previamente à atribuição de funções de gestão académica pois dela depende o acesso aos cursos e respetivos estudantes nas tarefas usuais. Nesta interface verifica-se o agrupamento das permissões por escola. No caso do exemplo, verifica-se que existem duas Escolas: 3 e 13. Por outro lado, para uma das escolas, existe uma lista com todos os cursos registados para essa Escola, mais um localizado no topo da lista: Todos os cursos. A opção Todos os cursos permite definir que o Utilizador Final em causa passa a ter acesso à gestão académica de todos os cursos apresentados na lista. Ativando essa opção, a lista fica apenas com a linha Todos os cursos desaparecendo as linhas com os cursos. Conclusão do processo Concluídas as atribuições de permissões, basta apenas que o Utilizador Final reinicie a sua sessão no portal euipp e as definições passarão a ter efeito ;10:53:09;Manual_Atrib_Permiss_fact_GesAcada.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 7 de 7