Índice. Introdução 3 Interface 3 Menu 4. Funcionamento 7. Configuração 10. Edição 4. Opção 5. Fechar 5. Impressão 6. Pesquisar 6. Depois de fechada 9

Transcrição

1 Ordem de Serviço

2 Índice Introdução 3 Interface 3 Menu 4 Edição 4 Opção 5 Fechar 5 Impressão 6 Pesquisar 6 Funcionamento 7 Depois de fechada 9 Configuração 10

3 Introdução No XD Gestão Comercial UNLIMITED é possível criar Ordens de Serviço, acedendo ao separador SAT e escolhendo a opção Ordem de Serviço. Uma Ordem se serviço é um documento onde no geral de identifica um cliente (não obrigatório) e respetivo equipamento para reparação, irá se explicar melhor mais á frente todo o seu funcionamento. Interface As Ordens de Serviço têm por padrão 11 painéis visíbeis: Informação, onde tem acesso a toda a informação referente ao cabeçalho da ordem de serviço; Descrição da Avaria, onde tem acesso à descrição do problema/avaria do equipamento; Componentes da reparação, onde tem todos os artigos utilizados para a reparação do equipamento, artigos estes que irão ser orçamentados/faturados na altura de Orçamentar/Faturar; Relatório Técnico, onde tem um relatório mais técnico sobre a avaria do equipamento; Materiais Guardados, onde tem a possibilidade de verificar que materiais ficaram junto do equipamento aquando da entrega para reparação, por exemplo, bolsa, carregador, rato PIT, ou seja, Pedido de Intervenção Técnica, onde pode visualizar se existiu e verificar os detalhes de determinada intervenção técnica; Observações Adicionais, campo de texto livre onde pode verificar se existe alguma informação adicional relevante à ordem de serviço; RMA s, onde pode verificar os RMA s referentes à ordem de serviço;

4 Arquivo Digital, onde tem todos os ficheiros guardados referentes à ordem de serviço; Documentos Emitidos, onde pode verificar todos os documentos emitidos a partir da ordem de serviço em questão; Ticket s, funcionalidade ainda concluída. Menu Edição A partir deste grupo no menu da ordem de serviço é possível: Novo, possibilidade de criar uma nova ordem de serviço; Gravar, possibilidade de guardar uma ordem de serviço; Eliminar, possibilidade de eliminar uma ordem de serviço; Duplicar, possibilidade de duplicar uma ordem de serviço tendo como base a ordem de serviço atual.

5 Opção A partir deste grupo no menu da ordem de serviço é possível: Orçamentar, é possível orçamentar tendo como documento base um dos documentos de orçamento previamente configurados; Faturar, é possível faturar tendo como documento base um dos documentos de fatura previamente configurados; Fechar A partir deste grupo no menu da ordem de serviço é possível: Fechar Ordem de Serviço, quando uma ordem de serviço estiver concluída pode ser fechado a partir desta opção no menu; Reabrir Ordem de Serviço, quando uma ordem de serviço estiver fechada e por algum motivo for preciso reabrir, pode ser reaberta a partir desta opção no menu.

6 Impressão A partir deste grupo no menu da ordem de serviço é possível: Imprimir, possibilidade de imprimir a ordem de serviço, relatório de intervenções e todos os layouts configurados para a ordem de serviço; Imprimir Etiquetas, com esta opção pode imprimir todas as etiquetas referentes à ordem de serviço, desde as etiquetas identificadoras do equipamento aos materiais guardados. Pesquisar A partir deste grupo no menu da ordem de serviço é possível pesquisar pela ordem de serviço diretamente a partir do menu tendo como pesquisa o código de barras da ordem de serviço.

7 Funcionamento Numa ordem de serviço, os campos obrigatórios são: Numero Registo, Data, Estado, Tipo de Assistência. Depois de preenchidos os campos obrigatórios pode proceder à gravação da ordem de serviço. Depois de guardada a ordem de serviço, a qualquer momento pode a fechar, sendo que o fecho da ordem de serviço pode ser feito manualmente a partir do menu da ordem de serviço, ou na mudança de estado da ordem de serviço. Os estados da ordem de serviço podem ser configurados a partir do separador SAT, em Estados. Os estados têm uma importante função no funcionamento da ordem de serviço, pois a partir dos estados, é possível configurar todo o funcionamento da ordem de serviço. Por exemplo, num estado é possível configurar: Pede Motivo, Fecha Ordem de Serviço, Enviar SMS para o cliente, Enviar correio eletrónico para o cliente.

8 Assim sendo, com os estados bem definidos e configurados, ao mudar o estado, a ordem de serviço vai despoletar ações automaticamente, facilitando trabalho e o bom funcionamento da ordem de serviço. É também de referir que o tipo de equipamento também despoleta ações, ou seja na configuração de tipos de equipamentos, que pode ser acedido a partir do separador SAT, Equipamento, Tipos : Na configuração de tipos de equipamento, podem ser configurados os acessórios e tarefas padrão associados ao tipo de equipamento que está a ser configurado. Depois de configurado o tipo de equipamento com os acessórios e tarefas padrão, na ordem de serviço, ao selecionar o tipo de equipamento, irá aparecer nos Materiais Guardados os acessórios padrão configurados para o tipo de equipamento selecionado, podendo depois selecionar (se for o caso) o acessório que pretende, ou criar novos na hora, acedendo à opção Adicionar material no canto superior esquerdo do painel Materiais Guardados.

9 E no PIT irão aparecer as tarefas padrão configuradas no tipo de equipamento, o que facilita a criação de PIT s (Pedido de Intervenção Técnica), pois é possível a sua criação tendo por base essas tarefas padrão, para isso basta selecionar a tarefa que pretende e carregar no botão intermédio no painel PIT, e será criado um PIT para essa tarefa. Depois de fechada Depois de uma ordem de serviço fechada, irá aparecer em toda a ordem de serviço a informação que a ordem de serviço está fechada, e com duas opções em baixo, Clique aqui para reabrir a ordem de serviço, possibilidade de reabrir a ordem de serviço; Clique aqui para visualizar a informação, possibilidade de visualizar toda a informação referente à ordem de serviço, isto fará com que a informação de que a ordem de serviço está fechada desapareça e possa navegar na ordem de serviço livremente como se estivesse aberta, mas não estará editável.

10 Configuração Para aceder ás configurações da ordem de serviço, basta aceder no separador SAT do XD Gestão Comercial, a Configurações : Nas configurações do SAT, é possível a configuração dos Campos Extra para a ordem de serviço e configuração de impressão aquando a gravação da ordem de serviço.