Gestão do Organigrama no portal euipp

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1 no portal euipp Tags #MANUAL_SO_ORGANIGRAMA, #EUIPP, #RecursosHumanos, #Organigrama Versão Data Autores Aprovação (sigla e data) Descrição sergiop@sc lcl@sc, Versão inicial sergiop@sc lcl@sc, Revisão: tipo de registo e responsável de RH

2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 Índice de ilustrações Introdução A página de gestão do organigrama A Árvore Hierárquica Criar um registo no Organigrama Editar um registo no Organigrama Eliminar um registo no Organigrama Associar recursos humanos Hierarquia inferior Órgãos Cargos Definir o Presidente de um Órgão Definir o Presidente / Vice-Presidente da Unidade Orgânica (Escola) Definir Coordenação de Cursos Serviço Índice de ilustrações Ilustração 1 A página inicial do Organigrama... 4 Ilustração 2 Criar novo registo... 5 Ilustração 3 Editar registo existente... 5 Ilustração 4 Eliminar registo existente... 6 Ilustração 5 Eliminar registo existente: existem sub-ligações... 6 Ilustração 6 Eliminar registo existente: existem recursos humanos associados... 6 Ilustração 7 Eliminar registo existente: confirmação... 7 Ilustração 8 Associar Utilizador (Recursos Humanos)... 7 Ilustração 9 Associar Utilizador (Recursos Humanos)... 8 Ilustração 10 Criar/Editar Órgão... 9 Ilustração 11 Tipos predefinidos de órgãos... 9 Ilustração 12 Criar/Editar Cargo Ilustração 13 Criar Coordenador de Curso Ilustração 14 Criar Coordenador de Curso associar curso Ilustração 15 Criar Serviço ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 2 de 13

3 1. Introdução A Gestão do Organigrama do portal euipp é um módulo transversal da aplicação que permite identificar estruturas orgânicas da Organização. Através da sua correta parametrização é possível identificar não só a estrutura organizacional da Unidade Orgânica como também cargos específicos, necessários para a definição de permissões e autorizações exclusivas a determinados cargos. É também o elo fundamental de suporte ao módulo de Gestão de Férias de Funcionários do portal euipp. Nota A funcionalidade de aprovação de férias será descontinuada no futuro e substituída pela funcionalidade análoga do mygiaf. No segundo capítulo A página de gestão do Organigrama é explicado o acesso à página geral de manutenção do Organigrama, assim como alguns conceitos básicos do seu funcionamento. No terceiro capítulo é explicado o conceito da árvore hierárquica do Organigrama assim como a lógica por detrás deste processo de gestão. São ainda explicadas as operações básicas de criar, editar e eliminar registos do Organigrama. No quarto capítulo é explicado como criar um Órgão. São abordados os órgãos específicos do portal euipp: a Presidência, o Conselho Pedagógico e o Conselho Técnico-Científico. No quinto capítulo é explicado como criar um Cargo. São abordados os cargos específicos do portal euipp e sua dependência dos órgãos específicos. É ainda abordado o conceito das coordenações de cursos. Finalmente, no sexto capítulo é explicado como representar a estrutura organizacional da Unidade Orgânica em Serviços ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 3 de 13

4 2. A página de gestão do organigrama A gestão do Organigrama está acessível no menu: Gestão» Recursos Humanos»Organigrama Ilustração 1 A página inicial do Organigrama A página principal é subdividida em duas áreas: I - Árvore Hierárquica; II - Detalhe; Parametrização requerida O acesso a este módulo requer permissões específicas ao utilizador ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 4 de 13

5 3. A Árvore Hierárquica A árvore hierárquica é um conjunto de itens hierarquicamente relacionados, que podem representar Órgãos, Serviços ou Cargos da Organização. É representada graficamente na página principal do módulo de gestão do Organigrama na área à esquerda com uma estrutura em árvore dos vários itens já definidos no organigrama. A estrutura em árvore é composta pelos vários itens do organigrama organizados com a estrutura hierárquica definida. Cada item pode estar em estado fechado, surgindo com um símbolo [ - ] à esquerda da designação do item, ou em estado aberto, surgindo com o um símbolo [ + ] à esquerda da designação do item. Quando um item da árvore está em estado aberto, é exibido sob o mesmo a coleção de sub-itens hierarquicamente dependentes. 3.1 Criar um registo no Organigrama Para inserir um novo registo de órgão no Organigrama, clicar em [ Novo ], conforme imagem seguinte: Ilustração 2 Criar novo registo Na área de detalhe da página, localizada no painel à esquerda da árvore hierárquica será apresentado um formulário para preenchimento com os dados do registo a criar. 3.2 Editar um registo no Organigrama Para editar um registo existente no organigrama, selecionar o item respetivo na Árvore Hierárquica e depois clicar em [ Editar ] no painel de detalhe, conforme imagem seguinte: Ilustração 3 Editar registo existente Na área de detalhe da página, será apresentado um formulário para preenchimento com os dados do registo a editar ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 5 de 13

6 3.3 Eliminar um registo no Organigrama Para eliminar um registo existente no organigrama, selecionar o item respetivo na Árvore Hierárquica e depois clicar em [ Eliminar ] no painel de detalhe, conforme imagem seguinte: Ilustração 4 Eliminar registo existente Atenção! Apenas é permitida a eliminação de registos que não contenham qualquer outro registo dependente. Caso tente eliminar um registo com um ou mais registos dependente surgirá a seguinte mensagem de erro: Ilustração 5 Eliminar registo existente: existem sub-ligações Apenas é permitida a eliminação de registos que não contenham recursos humanos associados. Caso tente eliminar um registo com um ou mais recursos humanos associados surgirá a seguinte mensagem de erro: Ilustração 6 Eliminar registo existente: existem recursos humanos associados ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 6 de 13

7 Caso não existam constrangimentos para a eliminação do registo selecionado, será pedida a confirmação da operação: Ilustração 7 Eliminar registo existente: confirmação 3.4 Associar recursos humanos Todos os itens do Organigrama serão passíveis de terem uma ou mais pessoas associadas, tratando-se de um órgão, cargo ou serviço. Editando ou inserindo um registo do Organigrama surgirá na área de detalhe um conjunto de tabuladores, consoante o tipo de item em questão. No caso de um cargo, a página apresentará um formulário semelhante ao seguinte: Ilustração 8 Associar Utilizador (Recursos Humanos) A página irá exibir a lista de recursos humanos já associados ao item do organigrama na área superior e o formulário de edição de dados na área inferior. O formulário apresenta os seguintes campos para preenchimento: Recurso Humano: selecionar a conta do Utilizador correspondente à pessoa que se pretende identificar. Informação É necessário garantir que estão devidamente configuradas as contas dos utilizadores que se pretendem associar ao Organigrama ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 7 de 13

8 Ordem: Campo numérico, obrigatório, de ordenação do registo na lista de recursos humanos. Data Início / Data Fim: datas de início e fim de vigência do recurso humano no órgão, cargo ou serviço em edição. Caso ainda não tenha terminada a vigência, deixar esse campo em branco. Através da gestão destes dois campos de vigência, é possível manter o histórico das pessoas que assumiram cargos ou pertencera, a serviços ou órgãos. Responsável: se ativado, o Utilizador terá permissões no portal euipp tais como emitir pareceres de pedidos de férias do serviço ou órgão respetivo ou funções específicas de serviços de helpdesk, requerimentos ou homologações de fichas de unidades curriculares, dependendo das especificidades de cada unidade orgânica. É também importante ter em consideração que quando é definido um Cargo de Presidente ou Coordenador, este campo terá que estar necessariamente ativado para o Utilizador que lhe esteja associado e ativo. Vinculado ao Calendário Escolar: se ativado, o Utilizador terá limitações no serviço de marcação de férias ao nível dos períodos letivos do calendário escolar. Informação Se o atributo Sujeito ao Calendário Escolar do serviço ou órgão estiver ativado, este atributo específico ao Recurso Humano será ignorado, prevalecendo a definição geral. Serviço para controlo de férias: Se ativado, o módulo de Gestão de Férias do portal euipp terá em consideração o vínculo deste recurso humano a este serviço ou órgão para efeitos de marcação e autorização de férias. Nota A funcionalidade de aprovação de férias será descontinuada no futuro e substituída pela funcionalidade análoga do mygiaf. Atenção! É obrigatório que cada recurso humano tenha apenas um vínculo no Organigrama sujeito a controlo de férias. Premir o botão OK para submeter os dados do formulário. 3.1 Hierarquia inferior Esta área permite alterar a ordem hierárquica do Organigrama, permitindo definir órgãos, cargos ou serviços no nível hierárquico seguinte ao atualmente em edição. Ilustração 9 Associar Utilizador (Recursos Humanos) ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 8 de 13

9 A página irá exibir a lista de itens do Organigrama no nível hierárquico seguinte do item do organigrama na área superior e o formulário de edição de dados na área inferior. É possível remover o item do Organigrama da lista clicando no X da linha correspondente. Esta remoção não vai eliminar o registo do Organigrama, mas simplesmente colocá-lo no 1º nível da Árvore Hierárquica. Para inserir um novo item à lista, selecioná-lo na lista do campo Serviço e depois premir o botão OK. 4. Órgãos Inserir ou editar um registo do Organigrama. Ilustração 10 Criar/Editar Órgão No campo Tipo selecionar um dos tipos seguintes a Órgão : Conselho Pedagógico, Conselho Técnico- Científico, Presidência ou simplesmente Órgão para registar qualquer outro tipo de órgão. Informação A associação de um tipo de órgão predefinido permite identificar no portal euipp os membros do respetivo órgão e, como poderá verificar a seguir, identificar o respetivo presidente. Esta associação é fundamental para a atribuição de permissões de acessos predefinidos a módulos e informações exclusivas. De forma a garantir o correto funcionamento do portal euipp, é necessário definir, pelo menos os seguintes órgãos: Conselho Pedagógico Conselho Técnico-Científico Presidência Ilustração 11 Tipos predefinidos de órgãos ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 9 de 13

10 O campo Sujeito a Calendário Escolar permite sinalizar o órgão para ficar sujeito ao calendário escolar. Este atributo é utilizado no módulo de marcação de férias para impedir marcação de férias aos colaboradores associados a este órgão durante o período letivo de aulas. Nota A funcionalidade de aprovação de férias será descontinuada no futuro e substituída pela funcionalidade análoga do mygiaf. Preencher os campos Designação e Descrição. Mesmo que tenha já selecionado um dos tipos predefinidos acima identificados, deverá sempre preencher estes campos com o nome do Órgão. O campo Serviço Pai permite identificar o item hierarquicamente superior. Caso pretenda criar um registo no topo da hierarquia do Organigrama, selecionar Nenhum. Premir OK para submeter os dados inseridos. Depois de validar os dados, é necessário inserir/rever a lista de recursos humanos associados a esse órgão. 5. Cargos Inserir ou editar um registo do Organigrama. Ilustração 12 Criar/Editar Cargo No campo Tipo selecionar um dos tipos seguintes a Cargo : Coordenador, Presidente, Vice-Presidente, ou simplesmente Outro cargo para registar qualquer outro tipo de cargo; Preencher os campos Designação e Descrição. No campo Serviço Pai selecionar o Órgão ou Serviço a que este cargo pertence. Premir OK para submeter os dados inseridos. Depois de validar os dados, é necessário inserir/rever a lista de recursos humanos associados a esse cargo. 5.1 Definir o Presidente de um Órgão O registo do presidente de um determinado órgão deve ser realizado num Cargo no Organigrama. Na caixa pendente do Tipo, selecionar Presidente ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 10 de 13

11 Informação No portal euipp, o presidente de um determinado órgão é identificado por um cargo do tipo predefinido Presidente associado ao respetivo órgão, previamente registado no Organigrama. Atenção! Não confundir o conceito de Responsável de um Órgão com o cargo de Presidente desse Órgão! Este campo não se refere e um cargo específico mas sim apenas à capacidade do funcionário como responsável pelo serviço. É incorreto registar, por exemplo o Órgão Conselho Pedagógico e definir como Responsável desse órgão o utilizador do Presidente do Conselho Pedagógico. É correto registar, por exemplo, o Cargo Presidente associado ao Órgão Conselho Pedagógico, sendo o Responsável por esse Cargo o Utilizador do Presidente do Conselho Pedagógico. 5.2 Definir o Presidente / Vice-Presidente da Unidade Orgânica (Escola) O registo do Presidente ou Vice-Presidente da Unidade Orgânica um determinado órgão deve ser realizado como um novo Cargo no Organigrama, associado ao órgão correspondente à Presidência. No campo Tipo selecionar Presidente ou Vice-Presidente. 5.3 Definir Coordenação de Cursos O registo do coordenador de curso é realizado num Cargo do Organigrama. O cargo de coordenador de curso pode ser inserido no Organigrama sem estar associado a qualquer órgão ou serviço. Ilustração 13 Criar Coordenador de Curso No campo Tipo selecionar Coordenador ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 11 de 13

12 No caso específico do cargo Coordenador, é disponibilizado um novo tabulador Cursos : Ilustração 14 Criar Coordenador de Curso associar curso Nesta área são identificados o(s) curso(s) abrangidos por esta coordenação de curso. Informação No portal euipp, o Coordenador de Curso é uma figura importante, com privilégios específicos no acesso a informações da área da gestão letiva ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 12 de 13

13 6. Serviço A estrutura organizacional da Unidade Orgânica pode ser representada no Organigrama como uma estrutura hierárquica de Serviços. Por exemplo, podem ser registadas as várias Unidades, subdivididas em Divisões, subdivididas nos respetivos Gabinetes e ainda ser subdivididos em Equipas. Ilustração 15 Criar Serviço No campo Tipo selecionar Serviço ou Gabinete ; Preencher os campos Designação e Descrição. No campo Serviço Pai selecionar, se aplicável, o serviço hierarquicamente acima. Premir OK para submeter os dados inseridos. Após o registo do Serviço, é necessário associar as contas de utilizador das pessoas que pertencem a esse Serviço. É importante referir a importância da identificação da pessoa Responsável na área de Recursos Humanos ;15:26:33;Manual_Organigrama.docx; Página 13 de 13