MANUAL DE UTILIZADOR MYGIAF - PEDIDO DE ECONOMATO

Transcrição

1 MANUAL DE UTILIZADOR MYGIAF - PEDIDO DE ECONOMATO Lisboa, 17 de Dezembro de 2010

2 Aviso de Confidencialidade A informação contida neste documento é confidencial e pertence à Indra. Qualquer divulgação, reprodução, cópia ou distribuição total ou parcial da mesma é proibida, não podendo ser utilizado o seu conteúdo para outros fins sem autorização da Indra. A Indra garante o sigilo e a não utilização fora do âmbito dos trabalhos, de toda e qualquer informação a que os seus colaboradores tenham acesso no decorrer das actividades inerentes à execução do Projecto. 2

3 Identificação Tipo de Documento Manual de Utilizador Organização IHRU - Instituto da Habitação e Reabilitação Urbana Data do Documento 17 de Dezembro de 2010 Validade do Documento Não aplicável Versão 01 Registo de Alterações Versão Data Motivo de Alteração Versão Inicial Autoria Revisão Aprovação Elemento(s) Vitor Hilário Vitor Hilário Vitor Hilário Data Aceitação Director Projecto IHRU Data: Lista de distribuição Nome Estrutura Organizacional do Projecto Direcção e Gestão de Projecto Gestão de Projecto Gestão de Projecto 3

4 Índice 1 Introdução Objectivo Siglas Informação Geral Aceder à Aplicação Teclas de Função Botão de Calendário Menu de Navegação Pesquisa em Campos Menu Principal Lista de Notificações Estados do Pedido Pedido de Economato Circuito do Pedido de Economato Inserção do Pedido de Economato Autorização do Pedido de Economato Validação do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos Atendimento do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos Pesquisa do Pedido de Economato

5 1 Introdução 1.1 Objectivo O presente manual tem como principal objectivo ser um documento de suporte às funcionalidades da plataforma mygiaf da área de Logística e visam transmitir aos utilizadores o know-how necessário para a obtenção de autonomia na exploração deste sistema. A estrutura do documento está vocacionada para os utilizadores funcionais (end-users) do mygiaf do IHRU, permitindo dotar de conhecimentos sobre os processos aplicacionais e respectivos fluxos de informação, no que se refere à sua área de actuação, de forma a obter um conhecimento inicial sobre o sistema e, também, adquirir alguma independência na exploração da aplicação. 1.2 Siglas Nesta documentação serão mencionadas diversas siglas, as quais dizem respeito a: IHRU Instituto da Habitação e Reabilitação Urbana; GIAF Gestão Integrada Administrativa e Financeira; ERP Enterprise Resource Planning; mygiaf - Plataforma de Workflow do GIAF; Workflow Fluxo de Autorização; 5

6 2 Informação Geral 2.1 Aceder à Aplicação O utilizador deve introduzir o nem nome de Utilizador e a sua Password e seleccionar o botão Entrar. De notar que o conjunto de opções disponíveis para cada utilizador pode ser diferente, uma vez que depende dos respectivos perfis. No limite, é possível existir um conjunto diferente para cada utilizador do mygiaf. 6

7 2.2 Teclas de Função ID Campo Botão adicionar: Adiciona linha com dados colocados pelo utilizador. Botão anular: ao clicar irá anular o registo anteriormente inserido. Botão consultar: ao clicar poderá consultar os dados presentes no registo. Botão editar: ao clicar poderá editar os dados passíveis de alteração no registo. No entanto, sempre que o utilizador tiver dúvidas relativamente à acção de cada botão, basta que este passe com o rato em cima do botão e, de imediato, aparecerá uma caixa de texto com a descrição da função associada àquele botão. 2.3 Botão de Calendário Para o utilizador seleccionar uma data, clicar na imagem referente a calendário e será exibido um calendário onde deverá ser seleccionado a data pretendida. 7

8 2.4 Menu de Navegação Este menu irá ser exibido quando for apresentado uma listagem de valores ou registos, possibilitando a navegação pelas diferentes páginas de registos. Poderá avançar: um a um, até final ou inicio, ou uma determinada posição escolhendo o nº de pagina. 2.5 Pesquisa em Campos Para efectuar uma pesquisa em campos, deverá colocar o carácter % e será exibida a lista de valores de dados. Pode também ser efectuado pesquisas mais concretas como por exemplo 10, irá apresentar todos os códigos que contenham 10 8

9 2.6 Menu Principal O Menu principal abrange todos os pedidos do mygiaf, onde o utilizador faz a sua navegação pelos menus e submenus pretendidos para a função desejada de executar. Na vertente logística é possível de aceder a 1 menu com o respectivo submenu. 2.7 Lista de Notificações A listagem de notificações é apresentada como primeira página do mygiaf, onde cada utilizador com base na sua função e permissões irá observar os pedidos pendentes e informações de workflow. Se for um utilizador autorizador, é em cada um desses menus que deverá verificar os pedidos que aguardam aprovação. Deverá entrar nesses pedidos, verificar a informação e dar o seu aval (Autoriza\Recusa\Devolve) escrevendo uma observação. 9

10 2.8 Estados do Pedido Os estados existentes nos pedidos, são os seguintes: Registado quando o pedido é gravado pelo utilizador e ainda não foi enviado para autorização. Iniciado - quando o pedido foi submetido para autorização. Anulado quando o utilizador que inseriu o pedido, anula antes de ser autorizado. Em autorização quando o pedido já passou por um nível de autorização e ainda faltam percorrer mais níveis. Autorizado quando o pedido é autorizado por todos os níveis de autorização. Devolvido quando o pedido é devolvido por um dos níveis de autorização. Reenviado quando o pedido é enviado após ter sido devolvido. Recusado quando o pedido é recusado num dos níveis de autorização. 10

11 3 Pedido de Economato As entidades internas remeterão para a Logística via mygiaf, os seus pedidos de economato. Estes são autorizados por um superior hierárquico do utilizador, posteriormente são validados pelos Aprovisionamento e só depois é que o Pedido Interno será registado no GIAF. Esses pedidos serão satisfeitos pela área de Logística e a validação da entrega será feita no mygiaf pela entidade que inseriu o pedido. O utilizador que inseriu o pedido poderá sempre efectuar pesquisa ao pedido e verificar o respectivo estado, quantidades e situação das linhas. 11

12 3.1 Circuito do Pedido de Economato 12

13 3.2 Inserção do Pedido de Economato O utilizador após seleccionar a opção de pedido de economato através do menu principal, irá ser exibido um formulário de filtros de pesquisa. Neste ecrã, caso o utilizador pretenda inserir um pedido novo, basta clicar no botão seguinte ecrã:. Posteriormente, será mostrado o ID Campo Objectivo/Impacto/Exemplo Observações 1 Entidade Requisitante Entidade a quem se destina o pedido. A lista de valores apenas mostra as entidades que estão definidas para o utilizador. 2 Grau de Urgência Grau de Urgência do pedido. Pode ser escolhido Normal ou Alta. Vem preenchido por defeito com o valor Normal. 3 Fundamentação Justificação da necessidade de aquisição. 4 Código Código do Artigo de Economato. A lista de valores mostra os artigos que estão activos no armazém. 5 Descrição Descrição do Artigo de Economato. A lista de valores mostra os artigos que estão activos no armazém. Descrição associada ao artigo. 6 Unidade Unidade de medida de movimentação do Artigo. 7 Quantidade Pedida Quantidade a ser pedida. Unidade de Medida associada ao artigo. 13

14 Depois de preenchidos os dados acima referidos, o utilizador terá que escolher uma das seguintes acções: Gravar (para gravar o pedido, sendo possível voltar noutra altura e modificar os dados), Submeter Pedido (para submeter o pedido à autorização), Voltar (para voltar ao menu sem gravar qualquer dado). 3.3 Autorização do Pedido de Economato Depois de submeter o pedido, este é enviado para o(s) utilizador(es) do perfil existente no primeiro nível do circuito de autorização. O utilizador autorizador acede à notificação de pedidos para autorização, seleccionando o respectivo pedido, visualizando-o e podendo tomar seguintes acções no mygiaf: a) Autorizar o pedido inserindo uma observação. A autorização desencadeará uma notificação aos Aprovisionamentos, ou seja, para as pessoas que tenham o perfil de Aprovisionamentos associado. b) Anular o pedido, remetendo por notificação, ao utilizador que inseriu o pedido, a causa da anulação, preenchendo o campo de observações. c) Devolver o pedido, remetendo ao utilizador que inseriu o pedido para este efectuar qualquer alteração ao pedido. Neste caso, terá de inserir uma observação. 14

15 3.4 Validação do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos Depois de ser autorizado o pedido, os utilizadores com perfil atribuído para o efeito - utilizadores dos Aprovisionamentos, receberão notificações dos pedidos autorizados, devendo finalizar o processo ao colocar os campos: Data de Entrega e Qtd Validada (possível de entregar). Os Aprovisionamentos poderão tomar as seguintes acções: a) Autorizar o pedido inserindo uma observação. A autorização desencadeará uma notificação ao utilizador que inseriu o pedido, para que este tome conhecimento das quantidades que foram validadas e da data de entrega. O pedido fica registado no GIAF para ser atendido pela área de aprovisionamentos. b) Devolver o pedido, remetendo ao utilizador que inseriu o pedido para este efectuar qualquer alteração ao pedido. Neste caso, terá de inserir uma observação. 15

16 O utilizador que inseriu o pedido, irá ser notificado com a autorização final efectuada pelos aprovisionamentos, mostrando a seguinte informação: O utilizador deverá aceitar a notificação, clicando no botão. 16

17 3.5 Atendimento do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos Após os Aprovisionamentos efectuarem o atendimento com a emissão da guia de saída, o utilizador que criou o pedido no mygiaf, será notificado com uma mensagem a informar que o material será entregue na data prevista, ou seja, a data indicada no pedido. 3.6 Pesquisa do Pedido de Economato O utilizador após seleccionar a opção de pedido de economato através do menu principal, irá ser exibido um formulário de filtros de pesquisa (Ver figura abaixo). Neste ecrã, o utilizador realiza a pesquisa segundo os filtros colocados, clicando em seguida no botão Pesquisar, ou então clica imediatamente no botão Pesquisar após entrada no ecrã, e serão apresentados os registos existentes. 17

18 ID Campo Objectivo/Impacto/Exemplo Observações 1 Data de / a Intervalo de datas. 2 Pedido mygiaf Nº de pedido relativo ao mygiaf. 3 Estado Estado do pedido (Registado / Iniciado / Em Autorização / Autorizado / Devolvido / Recusado / Reenviado / Anulado). 4 Utilizador Utilizador que inseriu o pedido. 5 Documento GIAF Referência do documento no GIAF. 6 Entidade Destino Entidade a quem se destinou o material. Após pesquisa, são mostrados os pedidos já efectuados: 18

19 Clicando na lupa, visualiza-se o detalhe do pedido: ID Campo Objectivo/Impacto/Exemplo Observações 1 Entidade de Destino Entidade a quem se destina o pedido. 2 Grau de Urgência Grau de Urgência do pedido. Pode ser Normal ou Alta. 3 Fundamentação Justificação da necessidade de aquisição. 4 Data de Entrega Data prevista de entrega. 5 Código Código do Artigo de Economato. 6 Descrição Descrição do Artigo de Economato. 7 Unidade Unidade de medida de movimentação do Artigo. Descrição associada ao artigo. Unidade de Medida associada ao artigo. 19

20 ID Campo Objectivo/Impacto/Exemplo Observações 8 Quantidade Pedida Quantidade que foi pedida. 9 Qtd Validada Quantidade Validada para entrega. Quantidades possíveis de entrega. 10 Qtds Entregue Quantidades entregues ao emissor do pedido. 11 Estado Estado da linha do pedido no sistema. Os estados poderão ser os seguintes: Linha não Atendida; Linha Atendida Totalmente; Linha Atendia Totalmente Movimentada Parcialmente; Linha Atendida Totalmente Movimentada Totalmente; Linha Atendida Parcialmente; Linha Atendida Parcialmente Movimentada Parcialmente; Linha Atendida Parcialmente Movimentada Totalmente; Linha Anulada; Linha Encerrada; 20