Manual Aplicação Despesas em Serviço

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1 Manual Aplicação Despesas em Serviço v 2 21/10/2016 Submeter Pesquisar Responsabilidades

2 Conteúdo 1. Introdução Responsabilidades Submeter Liquidação de Despesas em Serviço Aprovação de uma liquidação Guardar Rascunho Pesquisa Despesas em Serviço Minhas Liquidações Vista geral Liquidações Terceiros Ações possíveis de realizar nas liquidações Modificação de uma liquidação Anulação de uma liquidação Impressão de uma liquidação Reclamação de Folha de Rosto/Nota de Despesas e Comprovativos Contabilização Pagamento Organização - 2 / 20-21/10/16

3 1. Introdução O procedimento refere-se aos colaboradores da Companhia de Seguros Allianz Portugal, S.A.. O colaborador apenas pode realizar a sua própria liquidação e não a liquidação de outro colaborador. As despesas em serviço do colaborador são todas aquelas despesas que o mesmo suporta por conta da Companhia, referindo-se apenas a liquidações de despesas em serviço em euros que possuam fatura/recibo. A aplicação Despesas em Serviço acede-se através da Intranet, no menu Serviços Corporativos > Serviços RH > Despesas em Serviço. Estão excluídas desta aplicação, as regularizações dos seguintes tipos de despesa, que devem continuar a ser realizadas manualmente: Despesas de Formação; Regularização de Adiantamento de Fundos; Despesas pagas por cartão de crédito da Companhia. O colaborador introduz manualmente as despesas de serviço em representação da Companhia, de acordo com as seguintes rubricas: Carro Empresa Combustíveis Carro Próprio Deslocações As deslocações em serviço efetuadas no carro do colaborador são pagas ao quilómetro, sendo considerado rendimento tributável em IRS e Segurança Social, a parte que excede o valor definido para a função pública (atualmente 0.36 por Km); processamento este realizado mensalmente no recibo de vencimento. Conservação e Reparação de Viaturas Para este pedido de despesa deve previamente solicitar aprovação, remetendo o documento via correio interno, para o responsável da DSO Gestão Compras e Estatísticas. Deslocações/Transportes Despesas de Representação Refeições As despesas de almoço pegas pela Companhia através de fatura, conduzem ao desconto do subsídio de almoço dos colaboradores presentes na refeição; processamento este realizado mensalmente no recibo de vencimento. Alojamento Organização - 3 / 20-21/10/16

4 Estacionamento Portagens Comunicações Para este pedido de despesa deve previamente solicitar aprovação, remetendo o documento via correio interno, para o responsável da AO Informática (caso se trate de comunicações fixas) ou da DSO Gestão Compras e Estatísticas (caso se trate de comunicações móveis e/ou dados). Ao entrar na aplicação, estão disponíveis no separador lateral direito quatro funcionalidades para o colaborador (funcionalidades descritas ao longo do documento): Nova liquidação Vista Geral Minhas liquidações Liquidações Terceiros Organização - 4 / 20-21/10/16

5 2. Responsabilidades Colaborador É o responsável pelos seguintes procedimentos: Correta introdução das despesas correspondentes na Aplicação de Despesas em Serviço de acordo com o respetivo normativo; Envio da Folha de Rosto/Nota de Despesas e comprovativos (faturas/recibos) para o Arquivo via correio interno: As faturas com dimensões inferiores a A5 devem ser coladas numa folha A4 para digitalização no Arquivo Central; Os nomes dos convidados e a sua qualidade, terão de vir expressos nos documentos justificativos da despesa, conforme normativo em vigor; Os percursos deverão ser sempre discriminados e identificados, conforme normativo em vigor. Para facilitar o processo de digitalização da documentação pelo Arquivo, recomenda-se, se possível, a indicação dos participantes/percurso na frente da fatura; caso contrário, deve indicar estes dados ao lado do documento (indicando o número de documento a que se refere). Responsável do Colaborador Aprova ou rejeita as liquidações de despesas em serviço. Na ausência deste, por razão de férias ou outras, este procedimento deve ser assegurado por um responsável hierárquico de igual nível ou superior. Assegurar que os documentos apresentados pelos colaboradores cumpram a regulamentação em vigor. Para os tipos de despesa Conservação e Reparação de Viaturas e Comunicações, deve ter em sua posse os documentos previamente autorizados pelas áreas indicadas no ponto 1 do presente documento. A aprovação das despesas em serviço deve ser realizada mediante validação dos comprovativos/faturas físicos ou, através de visualização da digitalização dos mesmos, via mail. Arquivo É responsável por: Receção de envelope com a folha de rosto e nota de despesa com os respetivos comprovativos (faturas/recibos); Leitura do código de barras da liquidação e posterior marcação na aplicação dos documentos recebidos; Correta pré-indexação, digitalização e posterior arquivo da documentação. Tesouraria É responsável por: Verificação da contabilização SAP, dos valores lançados em ficheiro; Envio do ficheiro diariamente ao Banco. Organização - 5 / 20-21/10/16

6 3. Submeter Liquidação de Despesas em Serviço Para realizar uma liquidação, em euros, o colaborador deve clicar na opção Nova Liquidação. Este ecrã apresenta duas secções: Liquidação de Ativação e Ativação Despesas. Campos da Secção Liquidação de Ativação: Nome Campo de preenchimento automático. Fixo e correspondente ao colaborador em questão. Tipo liquidação Campo obrigatório. Permite escolher entre as opções País ou Estrangeiro: Subtipo liquidação Campo obrigatório. Permite selecionar um país/âmbito de uma lista de vários (em nova janela); Organização - 6 / 20-21/10/16

7 Motivo Campo obrigatório no qual o Colaborador introduz breve descrição acerca do evento no âmbito do qual a despesa foi gerada. Data de Despesa / Moeda Campo obrigatório. Permite introduzir a data de ocorrência da despesa. O campo que indica a moeda está fixo e é Euro. Período de evento Campo obrigatório. Período durante o qual ocorreu o evento. A Data de Despesa deve estar dentro do período aqui indicado. Se a Data de Despesa não estiver dentro o Período de Evento, surge mensagem de alerta no topo dajanela (exemplo em baixo), após ativação do Tipo de Despesa: Para um determinado período deve indicar, para cada fatura, a data de despesa indicada na mesma, possibilitando assim a regularização de várias despesas compreendidas para o mesmo período, resultando assim num único pedido de liquidação. Matrícula / Proprietário do Veículo Campo obrigatório para determinados Tipos de Despesa (Carro Empresa Combustíveis, Carro Próprio Deslocações, Conservação e Reparação de Viaturas, Estacionamento e Portagens). NIB Campo obrigatório. Por defeito é a conta bancária definida pelo colaborador para a receção do vencimento. No entanto, o colaborador pode alterar o NIB, para esta finalidade. O colaborador é o único que pode visualizar o NIB na sua totalidade. Campo da Secção Despesas: Ativação Despesas Lista os diferentes tipos de despesa que podem ser submetidos através da aplicação. Dependendo do Tipo de Despesa, surgem diferentes campos de acordo com os ecrãs de seguida apresentados. Organização - 7 / 20-21/10/16

8 Ecrã referente ao tipo de despesa Carro Empresa Combustíveis : Data Campo obrigatório. Data de ocorrência da despesa. Montante Combustível Campo obrigatório. Permite inserir o custo do combustível. Ecrã referente ao tipo de despesa Carro Próprio Deslocações : Número Km Campo obrigatório. Permite inserir número de quilómetros percorridos. Valor Km Campo obrigatório. Permite selecionar o valor a pagar por Km, 0.36 /Km ou 0.40 /Km (por defeito 0.40 /Km) Deslocação / Natureza do Serviço Campo obrigatório, no qual o colaborador descreve o percurso percorrido e a razão do seu serviço Observações Campo facultativo para observações adicionais. o Para este tipo de despesa deve discriminar a totalidade do percurso realizado, selecionando esta despesa tantas vezes quantas as deslocações Viagem Lisboa-Porto: 320Km Ecrã referente ao tipo de despesa Conservação e Reparação de Viaturas : Origem Depesa Permite a escolha entre Portugal ou Estrangeiro. NIF Campo obrigatório, no qual deve ser inserido o NIF do prestador. Montante Campo obrigatório, no qual o colaborador deve inserir o valor total da fatura. Nome fornecedor Campo obrigatório, surge em determinados Tipos de Despesa (Conservação e Reparação de Viaturas, Deslocações / Transportes, Despesas de Organização - 8 / 20-21/10/16

9 Representação, Refeições e Alojamento). O colaborador deve inserir o NIF de um prestador existente na base de dados. Se o NIF já existir, através do botão Lupa obtém-se novo ecrã Dados do Prestador automaticamente preenchidos. Se o NIF não existir na base de dados, através do botão Lupa obtém-se ecrã Dados do Prestador e o colaborador deve inserir corretamente Nome, Rua/Núm, Localidade/C.Postal (a inscrição correta ou falta dela gera erro). Ao introduzir o NIF deve premir o botão Lupa associado a Pesquisa Nif Prestadores indicado na imagem abaixo com 1, para validação do NIF introduzido. Se este dado não existir no sistema irá surgir a imagem para indicação dos dados do Prestador de modo a que fique registado no sistema para posterior uso. É ainda possível, através de botão 2 Pesquisar últimos prestadores, consultar lista com últimos prestadores utilizados e selecionar o correspondente. Organização - 9 / 20-21/10/16

10 Ecrã referente ao tipo de despesa Deslocações / Transportes : Data Despesa / Número bilhete Data de ocorrência da despesa Número de passagem - campo obrigatório para inserir número do bilhete incluído no envelope a ser enviado para o Arquivo - com a folha de rosto, nota de despesa e comprovativos (faturas/recibos). Meio Transporte Permite ao colaborador escolher entre Avião, Comboio, Barco ou Outros (ex: Táxis) como meio de transporte durante o período do evento. À exceção do meio de transporte Outros, é obrigatória a indicação do NIF do Prestador. Ecrã referente ao tipo de despesa Despesas de Representação : Tipo Refeição Permite ao colaborador assinalar se a despesa foi efetuada no jantar ou no almoço. Para este tipo de despesa deve indicar obrigatoriamente as pessoas participantes na refeição, pelo botão de Incluir convidados (ícone clip) Organização - 10 / 20-21/10/16

11 Incluir Convidados Permite ao colaborador inserir empregados, mediadores e/ou outros participantes na despesa; não deve ser incluído o próprio utilizador que realiza a liquidação uma vez que o mesmo está presente). Através do botão Incluir Convidados, obtém-se ecrã exemplificado em baixo com Pesquisa de Comensais. Após a pesquisa, é possível adicionar comensais (selecionando a pessoa e clicando em Adicionar) que surgem em Resultados da Pesquisa e voltar a retirá-los do campo Comensais (selecionando a pessoa e clicando em Retirar). Ao clicar Aceitar o sistema inclui as várias entidades presentes na refeição. Ecrã referente ao tipo de despesa Refeições : Custo médio da refeição Campo calculado automaticamente de acordo com o valor da fatura e o número de colaboradores presentes no almoço. o Para este tipo de despesa deve indicar obrigatoriamente as pessoas participantes na refeição, consoante a natureza do mesmo. Organização - 11 / 20-21/10/16

12 Ecrã referente ao tipo de despesa Alojamento : Data entrada - Data de entrada no alojamento Número de dias número de dias do alojamento Almoços e jantares Permite ao colaborador indicar o número e o valor total das Refeições, bem como o valor total de Outras Despesas incluídas. Organização - 12 / 20-21/10/16

13 Ecrã referente ao tipo de despesa parqueamento : Data Data de ocorrência da despesa Montante Valor da despesa Ecrã referente ao tipo de despesa Portagens e Comunicações : Uma vez introduzidos todos os valores a receber o colaborador solicita a aprovação da liquidação, no ecrã inicial da liquidação. Organização - 13 / 20-21/10/16

14 3.1. Aprovação de uma liquidação Ao selecionar Solicitar Aprovação gera-se o envio automático de um mail para o responsável direto do colaborador que, após verificar que existe o pedido de liquidação, aprova ou não a liquidação de Despesas em Serviço Quando o responsável aprova ou rejeita a liquidação é gerado automaticamente um mail ao respetivo colaborador. Aprovação da liquidação de Despesas em Serviço A liquidação é contabilizada automaticamente; É efetuado o pagamento por transferência bancária. Não Aprovação da liquidação de Despesas em Serviço O colaborador pode realizar as seguintes ações: Modificar a liquidação e solicitar nova aprovação ou Anular a liquidação se o responsável não aprovar a despesa Guardar Rascunho A opção Guardar permite ao colaborador guardar o Rascunho na Aplicação. Posteriormente pode solicitar aprovação, alterar ou anular. Organização - 14 / 20-21/10/16

15 4. Pesquisa Despesas em Serviço O colaborador pode pesquisar as próprias despesas em serviço e as dos seus colaboradores, se for o caso Minhas Liquidações No ecrã Minhas Liquidações são visíveis as liquidações do utilizador: Secção Chaves de Pesquisa para procura de liquidações utilizando critérios de seleção. Liquidação Campo de pesquisa que permite ao colaborador filtrar a busca por número de liquidação. Desde Campo que permite filtrar a pesquisa por dará, Estado Campo que permite filtrar a pesquisa por estado da liquidação. Os estados disponíveis são: Todos (não realiza nenhuma filtragem, devolvendo todas as listagens independentemente do Estado das mesmas); Aprovada (filtra a listagem por liquidações cujo responsável pelo colaborador já tenha validado); Rascunho (filtra a listagem por liquidações guardadas pelo utilizador às quais este pode voltar a aceder para modificar, acrescentar despesas ou anular); Contabilizada (filtra a listagem por liquidações que já tenham passado pelo processo automático diário de contabilização, após terem já sido aprovadas); Anulada (filtra a listagem por liquidações que tenham sido anuladas pelo colaborador); Pendente Aprovação (filtra a listagem por liquidações relativas às quais o colaborador já solicitou a aprovação do superior mas que aguardam resposta); Recusada (filtra a listagem por liquidações que foram rejeitadas pelo responsável do colaborador e que poderão ser editadas ou anuladas pelo utilizador). Organização - 15 / 20-21/10/16

16 4.2. Vista geral Permite de forma rápida pesquisar Liquidações Recentes ou Liquidações com Incidências 4.3. Liquidações Terceiros O ecrã Liquidações Terceiros, permite a pesquisa de liquidações inseridas na aplicação por outros colaboradores. O utilizador apenas pode visualizar despesas inseridas por colaboradores pelos quais é responsável, permitindo que apenas os superiores hierárquicos de colaboradores tenham acesso a esta funcionalidade. Na secção Chaves de Pesquisa, estão disponíveis os seguintes campos: Liquidação Campo que permite filtrar a pesquisa por número de liquidação introduzida na aplicação por um colaborador. 1º Apelido, 2º Apelido, Nome - Campo que permite filtrar a pesquisa por primeiro, segundo apelido e/ou nome do colaborador que procura. Através do botão Lupa, acede-se a nova janela com lista de colaboradores que tenham o(s) apelido(s)/nome inserido(s) no campo disponível. Organização - 16 / 20-21/10/16

17 NIF Colaborador - Campo que permite filtrar a pesquisa por código de empregado ou NIF do mesmo. Desde Campo que permite filtrar a pesquisa por data de início de evento associado a determinada liquidação. Estado - Campo que permite filtrar a pesquisa por estado da liquidação. Os estados disponíveis são: Todos (devolve a listagem com todos os estados disponíveis); Aprovada (filtra a listagem por liquidações cujo responsável pelo colaborador já tenha validado); Rascunho (filtra a listagem por liquidações guardadas pelo utilizador às quais este pode voltar a aceder para modificar, acrescentar despesas ou anular); Contabilizada (filtra a listagem por liquidações que já tenham passado pelo processo automático diário de contabilização, após terem já sido aprovadas); Anulada (filtra a listagem por liquidações que tenham sido anuladas pelo colaborador); Pendente Aprovação (filtra a listagem por liquidações relativas às quais o colaborador já solicitou a aprovação do superior mas que aguardam resposta); Rejeitada (filtra a listagem por liquidações que foram rejeitadas pelo responsável do colaborador e que poderão ser editadas ou anuladas pelo utilizador). 5. Ações possíveis de realizar nas liquidações 5.1. Modificação de uma liquidação O colaborador, na opção Minhas Liquidações, pode modificar as despesas introduzidas como rascunho. Após seleção da liquidação, na opção Despesas da Liquidação deverão ser introduzidas as alterações pretendidas, mediante acesso ao detalhe da despesa. Organização - 17 / 20-21/10/16

18 O único dado não modificável de uma liquidação é o Nome do colaborador. Apenas se podem modificar as seguintes liquidações: Rascunho de despesas de viagem; Pendentes de aprovação; Rejeitadas Anulação de uma liquidação É realizada pelo colaborador que efetuou a liquidação através da Aplicação de Despesas em Serviço, opção de Minhas Liquidações. Acede-se à liquidação e prime-se o botão Cancelar/Anulação. Apenas se podem anular liquidações não contabilizadas. Quando se anula uma liquidação eliminam-se todos os dados associados à mesma e não podem ser recuperados. Uma anulação de liquidação não contabilizada, não realiza o pagamento correspondente. Organização - 18 / 20-21/10/16

19 Ao clicar no botão de anulação, surge o seguinte ecrã de confirmação: Ao clicar em OK, o sistema confirma a ação realizada por alerta no topo do ecrã da aplicação Impressão de uma liquidação Realiza-se pela Aplicação de Despesas em Serviço, opção de Minhas Liquidações. Acede-se à liquidação e prime-se o botão Imprimir. O colaborador cujo nome esteja presente na liquidação, é o responsável de, uma vez recebido o mail de autorização do seu responsável, realizar as seguintes ações: Imprimir a Folha de Rosto com o código de barras e a Nota de Despesas; Enviá-la ao Arquivo juntamente com os recibos em envelope específico confirmando que o código de barras é visível através da janela do envelope. Apenas se envia uma liquidação por envelope. Esta ação é necessária para: Poder realizar a posteriori a conferência das faturas/recibos; Arquivar corretamente os mesmos; Organização - 19 / 20-21/10/16

20 5.4. Reclamação de Folha de Rosto/Nota de Despesas e Comprovativos Se um colaborador não envia para o Arquivo a Folha de Rosto/Nota de Despesas, uma vez aprovada a liquidação, existe um processo automático na Aplicação que o reclama via correio eletrónico. Se no processo de revisão pelo Arquivo, se deteta alguma incidência, é pedido ao colaborador, via correio eletrónico, que realize a ação corretamente, devolvendo-lhe a Folha de Rosto/Nota de Despesas e os respetivos documentos Contabilização Processo automático diário que realiza a contabilização, de todas as liquidações aprovadas, nas correspondentes contas contabilísticas e centros de custo: Contabilizando as despesas em viagem nas suas correspondentes contas contabilísticas e centros de custo; Realizando o pagamento ao colaborador, caso se verifique Pagamento As liquidações das despesas em serviço são efetuadas no dia seguinte à autorização do superior hierárquico, através de ficheiro enviado ao banco. Por defeito é a conta bancária definida pelo colaborador para a receção do vencimento. No entanto, o colaborador pode alterar o NIB, para esta finalidade. O colaborador é o único que pode visualizar o NIB completo. Organização - 20 / 20-21/10/16