XRP Mobile MANUAL DO UTILIZADOR. Versão Agosto 2017 Preparado por: Célia Tavares e João Gil. 1/20

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1 XRP Mobile MANUAL DO UTILIZADOR Versão Agosto 2017 Preparado por: Célia Tavares e João Gil 1/20

2 ÍNDICE 1. XRP MOBILE O QUE É? Descrição Funcionalidades Sistemas operativos compatíveis Idiomas Idiomas disponíveis Mudar idioma da página pública Mudar idioma da plataforma XRP Mobile PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAR O XRP MOBILE Sumário Instalação (passo 1) Registo, ativação da conta e obtenção do Número de Conta (passo 2) Registo e ativação da conta Ativar conta Número de Conta Estabelecer as Ligações (passo 3) Realizar as Tarefas (Passo 4) A APLICAÇÃO Ambiente de trabalho As suas Tarefas Estado das Tarefas Tarefa Autorização de processo Pool Tarefa Pool Levantamento de viatura Tarefa Pool Devolução de viatura Tarefa Registo de Kms Tarefa Pedido (Nome) Autorização Ligações Estado das ligações Estabelecer a ligação Anular a ligação Proibir a ligação Definições Mudar idioma Alterar a palavra-passe Realizar as tarefas pela web Terminar sessão /20

3 3.5 Redefinir a palavra-passe pela página de login Tarefas na web /20

4 PREÂMBULO O presente manual tem por objetivo apresentar as funcionalidades da aplicação móvel XRP Mobile e os procedimentos a seguir para utilizar a aplicação. 1. XRP MOBILE O QUE É? 1.1 Descrição A aplicação XRP Mobile é uma plataforma que permite que os utilizadores das aplicações XRP da Escrita Digital Gestão de Frota e Pools -disponham de certas funcionalidades destas aplicações a partir de equipamentos móveis. Se for utilizador das aplicações XRP Gestão de frota ou XRP Pools, o XRP Mobile permite-lhe facilmente realizar algumas das funcionalidades mais recorrentes sem necessidade de entrar nas aplicações XRP, com a vantagem adicional de poder utilizar o seu telemóvel ou outro equipamento móvel com ecrã de dimensão reduzida. As funcionalidades que ficam disponíveis para serem executadas pelo XRP Mobile são designadas, na app, por Tarefas. 1.2 Funcionalidades As funcionalidades associadas às aplicações XRP que ficam disponíveis para serem realizadas na app são apresentadas no Quadro 1. Quadro 1 Funcionalidades/Tarefas acessíveis Aplicação XRP Funcionalidades/Tarefas na aplicação Mobile XRP Gestão de Frota XRP Pool Efetuar o registo de utilização/quilómetros; Dar autorizações aos processos de pedidos diversos/suporte. Autorização de processo pool; Registo de levantamento da viatura; Registo de devolução da viatura sem registo de quilómetros; Registo de devolução da viatura com registo de quilómetros. 4/20

5 1.3 Sistemas operativos compatíveis A plataforma XRP Mobile é compatível com o sistema operativo Android, com versão igual ou superior à versão 4, e com o sistema operativo ios, com versão igual ou superior à versão Idiomas Idiomas disponíveiss Os idiomas disponíveis são: Inglês, Português, Espanhol e Francês Mudar idioma da página pública Para mudar de idioma da página pública (página de login, página para registo ou página para redefinir a palavra-passe) deve selecionar o ícone (bandeira) do idioma atual localizado no canto superiorr direito do ecrã. Ao selecionar o ícone é-lhe fornecido as opções dos idiomas disponíveis Inglês, Português, Espanhol e Francês devendo selecionar o idioma pretendido (Figura 1) Mudar idioma da plataforma XRP Mobile Para mudar de idioma da plataforma XRP Mobile deve ir à zona Definições da plataforma (Figura 4/ ) e no campo Idioma deve selecionar o ícone (bandeira) do idioma atual. Ao selecionar o ícone é-lhe fornecido as opções dos idiomas disponíveis Inglês, Português, Espanhol e Francês devendo selecionar o idioma pretendido. Após a escolha do idioma, este é alterado após ser introduzida a palavra-passe atual, no campo com essa indicação, e ser selecionado o botão Atualizar.

6 2. PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAR O XRP MOBILE 2.1 Sumário Para utilizar a plataforma XRP Mobile, basta seguir os seguintes passos: Passo 1 Instalação: instalar a aplicação XRP Mobile no seu equipamento móvel; Passo 2 Registo, ativação de conta e obtenção do Número de Conta: registar-se para ativar a sua conta XRP Mobile e lhe ser atribuído o seu Número de Conta; Passo 3 Estabelecer as Ligações: ligar as aplicações XRP, onde são criadas as tarefas, à sua conta XRP Mobile; Passo 4 Realizar as Tarefas: Concluídos os passos anteriores, passa a receber as suas tarefas na plataforma móvel onde pode realizá-las. 2.2 Instalação (passo 1) A aplicação XRP Mobile é livre e encontra-se disponível para download no Google Play e na App Store. 2.3 Registo, ativação da conta e obtenção do Número de Conta (passo 2) Registo e ativação da conta Para se registar deve, na página pública de login da plataforma XRP Mobile (Figura 1.a), clicar no link Ainda não está registado?. Este link dá acesso à página de registo (Figura 1.b) onde deve introduzir os dados necessários, nomeadamente, o seu . Após selecionar a opção Tomei conhecimento dos termos de utilização, deve clicar no botão Registar. Ao clicar nesse botão é-lhe enviado um com o assunto "Novo Registo" Ativar conta O enviado com o assunto Novo Registo possui um link. Ao selecionar esse link a sua conta é ativada. De salientar que o link de ativação da conta enviado por fica funcional por um período de 24 horas. Caso este período de tempo tenha expirado e ainda não tenha acedido a esse link para ativar a sua conta, a ativação passa a ser feita pela redefinição 6/20

7 da sua palavra passe. Assim, nesse caso, deve aceder à página pública de login e utilizar o link Esqueceu a sua palavra-passe?. Os procedimentos para redefinir a palavra-passe são apresentados na secção 3.5. deste manual. (a) Figura 1 (a) Página pública de login; (b) Página pública para o registo (b) Número de Conta Aquando da ativação da sua conta é-lhe fornecido o seu Número de Conta que lhe permite estabelecer as ligações entre as aplicações XRP que originam as Tarefas e o XRP Mobile onde essas Tarefas podem ser processadas. O seu Número de Conta encontra-se no de boas-vindas, enviado após ativar a sua conta, ficando também registado na zona Definições do XRP Mobile. 2.4 Estabelecer as Ligações (passo 3) A ligação das suas aplicações XRP, onde são originadas as tarefas, à sua conta XRP Mobile é feita utilizando o seu Número de Conta que lhe foi atribuído aquando da 7/20

8 ativação da sua conta XRPP Mobile. O seu Número de Conta fica registado na zona Definições do XRP Mobile onde pode ser consultado (Figura 4). No ecrã [Dados pessoais] ] da aplicação XRP onde são originadas as Tarefas (XRP Gestão de Frota ou XRP Pools), deve introduzir o seu Número de Conta e enviar um pedido de ligação (Figura 2). Nota: O ecrã [Dados pessoais] fica acessível utilizando o ícone, que se encontra no canto superior direito da aplicação (Figura 2), e selecionando o link Dados pessoais. Figura 2 Ecrã [Dados pessoais] do utilizador da aplicação XRP onde são originadas as Tarefas. Ao enviar um pedido de ligação, recebe um a pedir-lhe que aprove a ligação, devendo entrar no XRP Mobile (Figura 1.a) e na zona Ligações (Figura 4/ ) aceder ao seu pedido de ligação, identificado com o seu nome de utilizador, o seu e o ícone. No ecrã da ligação deve introduzir a sua palavra-passe utilizada para entrar na aplicação XRP onde são originadas as tarefas (*) e clicar no botão Aceitar. (*) Caso não tenha conhecimento da sua palavra-passe da aplicação XRP onde são originadas as tarefas, deve contactar a Gestão de Utilizadores. Pode fazê-lo através do link disponível no final do ecrã [Dados pessoais]: Necessita de alterar campos não editáveis? Clique aqui para contactar a Gestão de Utilizadores. Deve aguardar alguns minutos para que a palavra-passe seja validada. Enquanto aguarda a sua ligação, fica identificada pelo ícone. Assim que a palavra-passe é

9 validada, a sua ligação fica estabelecida e recebe um com essa informação. Uma ligação estabelecida fica identificada pelo ícone (Figura 3). Caso a palavra-passe não seja válida, retoma ao estado inicial do processo de pedido de ligação. Passado um tempo máximo de 24 horas, se o ligação não ficar estabelecida, é necessário enviar um novo pedido de ligação a partir do ecrã [Dadoss pessoais] da aplicação XRP onde são originadas as Tarefas. Aplicações XRP Enviar pedido Pedido enviado Ligado Plataforma XRP Mobile Pedido palavra-passe Aceitar Validação palavra-passe Ligado Palavra-passe recusada Figura 3 Etapas para estabelecer a ligação entre a aplicação XRP onde são originadas as Tarefas e o XRP Mobile. Na homepage da aplicação XRP, onde são originadas as Tarefas, o estado da ligação encontra-se identificado por um dos seguintes ícones, localizados no canto superior direito da aplicação (Figura 2): - ícone que indica que a ligação se encontrar estabelecida. Passando com o cursor sobre o ícone, é apresentado o Número de Conta; - ícone que indica que a ligação não se encontra estabelecida. 2.5 Realizar as Tarefas (Passo 4) Estabelecida a ligação entree o XRP Mobile e a aplicação XRP que origina as tarefas, passa a recebe as tarefas no XRP Mobile. As tarefas recebidas são listadas na zona Tarefas (Figura 4 / ) do XRP Mobile. As tarefas recebidas encontram-se no estado Por fazer ou Urgente por fazer identificadas, respetivamente, pelos ícones e.

10 Para executar a tarefa basta selecionar a mesma e preencher os campos necessários. Concluída a execução da tarefa, a mesma passa para Processada identificada pelo ícone. As tarefas podem também 3.6. ser realizadas pela web. Para mais informações ver secção 3. A APLICAÇÃO 3.1 Ambiente de trabalho Ao iniciar uma sessão XRP Mobile tem acesso ao menu principal constituído por quatro zonas: Tarefas, Ligações, Definições e Apoio (Figura 4). O Quadro 2 descreve cada uma dessas zonas. Figura 4 Menu principal.

11 Quadro 2 Menu principal Tarefas Esta zona dá-lhe acesso à listagem das tarefas submetidas pelas aplicações XRP que se encontram ligadas ao XRP Mobile e onde podem ser selecionadas para serem realizadas. As tarefas submetidas encontram-se na listagem no estado "Por fazer" (ícone ) ou "Urgente por fazer" (ícone ) passando para Ligações o estado "Processada" (ícone ) após serem realizadas. Zona em que procede à configuração da sua ligação entre as aplicações XRP e o XRP Mobile. Definições Nesta zona: - tem acesso ao seu Número de Conta e ao seu endereço de de registo - pode alterar o seu nome e a sua palavra-passe - pode alterar o idioma da aplicação - pode selecionar a opção "Eu quero receber um quando é criada uma nova tarefa, que lhe permite realizar a Tarefa na web da mesma forma como é realizada a partir da plataforma móvel XRP Mobile. Ver secção 3.6 para mais informações. - pode selecionar a opção Eu quero receber uma notificação quando é criada uma nova tarefa. De salientar que, para receber notificações, a sua app tem de estar em execução, ou seja tem de ter feito login. - terminar a sessão selecionando o botão Terminar sessão As alterações só ficam efetivas após introduzir a palavra-passe atual e selecionar o botão Atualizar. Apoio Zona onde acede à página web com as instruções de utilização da aplicação XRP Mobile.

12 3.2 As suas Tarefas Após estabelecer a ligação da sua conta XRP Mobile às suas aplicações XRP, recebe na zona Tarefas da aplicação móvel as suas novas tarefas criadas nas aplicações XRP, e que ficam disponíveis para serem executadas a partir do seu equipamento móvel. Simultaneamente, se for selecionada a opção, nas Definições, Eu quero receber um e- mail quando é criada uma nova tarefa, é enviada uma mensagem para o seu com um link que permite aceder via web à mesma tarefa, mediante a introdução da sua palavra-passe do XRP Mobile Estado das Tarefas O Quadro 3 apresenta os estados possíveis das tarefas que podem ser acedidas na zona Tarefas da aplicação XRP Mobile e via web. Quadro 3 Estado das tarefas no XRP Mobile. Por fazer Estado da nova tarefa a realizar. Urgente fazer Processada Removida Expirada por Estado da tarefa quando é atingido um determinado tempo limite, definido na aplicação, para que possa ser realizada. Estado que indica que a tarefa foi concluída. As tarefas no estado "Processada" deixam de ser apresentadas na listagem das tarefas da app passadas 24 horas após serem concluídas, podendo ser removidas antes caso o número de tarefas por fazer se sobreponha ao número de tarefas processadas. Estado da tarefa quando esta é realizada ou fechada na aplicação XRP que originou a tarefa. As tarefas no estado "Removida" não são apresentadas na listagem de tarefas da app. Estado da tarefa quando é ultrapassado o tempo limite para que possa ser realizada. As tarefas no estado Expiradas não são apresentadas na listagem de tarefas da app. 12/20

13 Tarefa Autorização de processo Pool Essa Tarefa permite: autorizar, clicando em Autorizar ; não autorizar, clicando em Rejeitar ; introduzir observações, preenchendo o campo Observações. Realização da Tarefa: se for selecionado o botão Autorizar a Tarefa no XRP Mobile muda para o estado Processada e o processo pool, na aplicação XRP Pool, avança para pedido de autorização seguinte, caso aplicável, ou para o estado atribuição; se for selecionado o botão Rejeitar a tarefa no XRP Mobile muda para o estado Processada e o processo pool, na aplicação XRP Pool, passa para o estado Recusa ; O texto inserido no campo Observações do XRP Mobile fica registado no processo pool nos comentários das autorizações, tendo o processo sido autorizado ou rejeitado Tarefa Pool Levantamento de viatura Essa Tarefa permite: registar os quilómetros no levantamento, preenchendo o campo Kms efetivos ; indicar danos do veículo; levantar o veículo, clicando no botão Levantamento. Realização da Tarefa: ao seleccionar o botão Levantamento a Tarefa no XRP Mobile muda para o estado Processada e o processo pool, na aplicação XRP Pool, avança para o estado Circulação ; os kms registados no XRP Mobile atualizam no processo pool o campo "Km levantamento (nota: não atualizam o campo Registo - Kms da ficha do veículo). se não for preenchido no XRP Mobile o campo kms efetivos, no processo pool, o campo Km levantamento indica os quilómetros presentes no campo Registo - Kms da ficha do veículo; 13/20

14 o texto introduzido no campo Danos no veículo fica registada nos comentários do processo pool e nas observações da ficha do veículo, com a categoria Danos Tarefa Pool Devolução de viatura Essa Tarefa permite: registar os quilómetros na devolução, preenchendo o campo Kms na devolução ; indicar danos do veículo; encerrar com quilómetros, clicando em Encerrar c/ Kms ; encerrar sem quilómetros, clicando em Encerrar s/ Kms. Realização da Tarefa: selecionando o botão Encerrar c/ Kms a tarefa no XRP Mobile muda para o estado Processada e o processo pool, na aplicação XRP Pool, avança para o estado Fechado ; se for selecionado o botão Encerrar c/ kms os kms registados no XRP Mobile são introduzidos no processo pool no campo "Km devolução e o campo Registo - Kms da ficha do veículo fica atualizada com o valor introduzido no encerramento com kms. Não é gerado um processo de registo de kms. Notas: i) ao selecionar o botão Encerrar c/ kms o campo km devolução é de preenchimento obrigatório. ii) no XRP Mobile o valor introduzido no campo Kms na devolução tem de ser superior ao valor indicado no campo kms no levantamente. se for selecionado o botão Encerrar s/ kms, mesmo que se tenha preenchido o campo km devolução no XRP Mobile, o campo "Km Devolução no processo pool fica vazio e o campo Registo - Kms da ficha do veículo não é atualizado. o texto introduzido no campo Danos no veículo fica registada nos comentários do processo pool e nas observações da ficha do veículo, com a categoria Danos Tarefa Registo de Kms Essa Tarefa permite: registar a data e os quilómetros da viatura nessa data, preenchendo os campos Data e Kms, e clicando no botão Registar ; 14/20

15 inserir observações preenchendo o campo Observações. Realização da Tarefa: selecionando o botão Registar a tarefa no XRP Mobile muda para o estado Processada e o processo de registo de utilização/kms, na aplicação XRP Gestão de Frota, passa para o estado fechado se e só se as regras de validação para o registo de quilómetros forem cumpridas. Caso as regras de validação não sejam cumpridas o processo de registo de utilização/kms permanece no estado Novo Ped. e é desencadeado novo pedido de registo de kms. o texto inserido no campo Observações do XRP Mobile fica registado no campo Observações dos dados do processo de registo de utilização/kms se e só se esse processo passar para o estado Fechado por cumprir as regras de validação para o registo de quilómetros. Caso o processo de registo de utilização/kms se mantenha no estado Novo Ped., por falhar as regras de validação, o texto das observações não fica registado. Regras de validação para o registo de quilómetros no XRP Gestão de Frota: o veículo não pode estar com afetação Abatido ; de acordo com a data inserida no campo Data da Tarefa de registo de kms no XRP Mobile, os quilómetros inseridos são comparados, na aplicação XRP Gestão de frota, com os quilómetros registados nos Processos de registo de utilização/kms com data imediatamente anterior e, se aplicável, com data imediatamente posterior à data inserida na Tarefa; os quilómetros inseridos na Tarefa de registo de kms têm de ser superiores ou iguais aos quilómetros do processo de registo de utilização/kms com data imediatamente anterior; os quilómetros inseridos na Tarefa de registo de kms têm de ser inferiores ou iguais aos quilómetros do processo de registo de utilização/kms com data imediatamente posterior Tarefa Pedido (Nome) Autorização Essa Tarefa permite: autorizar, clicando no botão Autorizar ; não autorizar, clicando no botão Rejeitar ; introduzir observações, preenchendo o campo Observações. 15/20

16 Realização da Tarefa: se for selecionado o botão Autorizar a Tarefa no XRP Mobile muda para o estado Processada e o processo de pedidos diversos/suporte, na aplicação XRP Gestão de Frota, avança para a etapa Aut. Adicional (autorização adicional), se aplicável, ou para o estado Análise ; se for selecionado o botão Rejeitar a tarefa no XRP Mobile muda para o estado Processada e o processo de pedidos diversos/suporte, na aplicação XRP Gestão de Frota, passa para o estado Recusa O texto inserido no campo Observações do XRP Mobile fica registado no campo Observações do processo de pedidos diversos/suporte. 3.3 Ligações Na zona Ligações do XRP Mobile, é possível modificar e visualizar o estado da sua ligação. Os estados possíveis da ligação são apresentados no Quadro 4. De referir que, caso pretenda, vários utilizadores podem utilizar a mesma conta de registo, devendo ser introduzido o mesmo Número de Conta na configuração das ligações. 16/20

17 Estado das ligações Quadro 4 Estados da ligação do utilizador na aplicação XRP Mobile. Pedido de ligação Validação da palavra-passe Ligado Anulado Proibido Estado resultante do envio de um pedido de ligação a partir do ecrã [Dados pessoais] da aplicação XRP que origina as tarefas. Estado de espera para que a palavra-passe introduzida aquando do pedido de ligação seja validada. Nota: a palavra-passe corresponde à que utiliza na aplicação XRP que origina as tarefas. Estado que indica que a sua ligação entre as aplicações se encontra estabelecida, tendo a palavra-passe sido validade com sucesso. Estado que indica que a sua ligação foi recusada ou anulada, estando sem ligação entre o XRP Mobile e a aplicação XRP que origina as tarefas. Estado gerado quando a ligação é bloqueada/proibida a partir do XRP Mobile. Só é possível voltar a estabelecer a ligação entre o XRP Mobile e a aplicação XRP que origina as tarefas após passar a ligação do estado Proibido para Anulado na sua app Estabelecer a ligação Ver secção Anular a ligação Pode anular a sua ligação entre a aplicação XRP e o XRP Mobile, no ecrã [Dados pessoais] da aplicação XRPP ou na zona Ligações do XRP Mobile selecionando o botão Anular. Uma ligação anulada apresenta o ícone. Uma ligação anulada pode secção 2.4. ser restabelecida seguindo os procedimentos descritos na

18 Proibir a ligação Pode proibir a ligação entre a aplicação XRP e o XRP Mobile acedendo à sua ligação, na zona Ligações da app, e selecionando o botão Proibir. Uma ligação proibida apresenta o ícone. Uma ligação proibida só pode ser restabelecida anulando a mesma, através da seleção do botão Anular. Após anular a ligação essa pode ser restabelecida seguindo os procedimentos descritos na secção Definições Na zona Definições do XRPP Mobile tem acesso às funcionalidades que lhe permitem: mudar o seu nome e o idioma, alterar a sua palavra-passe, receber notificações no telemóvel, receber um quando é criada uma nova tarefa na app para poder realizá-la também pela web, e terminar a sua sessão Mudar idioma Ver secção Alterar a palavra-passe Na zona Definições do XRP Mobile pode alterar a sua palavra-passe de acesso à aplicação. No campo Nova palavra-passe deve introduzir a nova palavra-passe. A alteração só se concretiza após introduzir a palavra-passe atual, no campo indicado por "Palavra-passe atual", e depois selecionar o botão Atualizar. Nota: A palavra-passe pode igualmente ser alterada a partir da página de login da plataforma XRP Mobile através da utilização do link Esqueceu a sua palavra-passe?. Para mais informações ver secção Realizar as tarefas pela web Na zona Definições do XRP Mobile pode selecionar a opção Eu quero receber um quando é criada uma nova tarefa. Para atualizar a seleção, ou remoção, dessa opção, é

19 necessário inserir a sua palavra-passe atual, no campo com essa indicação, e clicar no botão Atualizar. Ao selecionar essa opção, quando receber uma nova tarefa no XRP Mobile é-lhe enviado em simultâneo um , cujo assunto é "Nova Tarefa", com um link que lhe permite aceder via web à mesma tarefa. Utilizando esse link pode realizar a tarefa pela web da mesma forma que é realizada a partir do XRP Mobile Terminar sessão Para sair da sua sessão deve, na zona Definições da app, selecionar o botão Terminar sessão. 3.5 Redefinir a palavra-passe pela página de login Para redefinir a palavra-passe, sem entrar na aplicação, deve aceder à página de login (Figura 1.a) e utilizar o link Esqueceu a sua palavra-passe?. Este link dá acesso à página pública da aplicação para a redefinição da palavra-passe (Figura 5). Nessa página deve indicar o seu , utilizado aquando do registo na aplicação, e deve introduzir um PIN de segurança com 4 dígitos. Depois de introduzir os dados deve clicar no botão Continuar, sendo-lhe enviado um , para o endereço indicado, cujo Assunto é Redefinir palavra-passe. Este possui um link de acesso a uma página web onde deve introduzir o PIN de segurança que lhe dá acesso à funcionalidade para redefinir a sua palavra-passe. 19/20

20 Figura 5 Página pública para a redefinição de palavra-passe. 3.6 Tarefas na web Selecionando a opção Eu quero receber um quando é criada uma nova tarefa, na zona Definições (secção 3.4.3), é-lhe enviado um com um link para aceder à tarefa pela web, mediante a introdução da sua palavra-passe de login na aplicação XRP Mobile. Os estados possíveis das tarefas na web são os indicados no Quadro 3 (secção 3.2). As tarefas no estado Por fazer e Urgente por fazer acedidas pela web podem ser executadas da mesma forma que são executadas na aplicação móvel. As tarefas nos estados Processadas, Removidas e Expiradas, e que vão sendo removidas da listagem das tarefas do XRP Mobile, permanecem visíveis na web. Fim do documento