Manual de Utilizador (V2.0.8) Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

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2 Copyright ANO Sistemas de Informática e Serviços, Lda. Este Manual e o seu conteúdo são propriedade intelectual da ano Sistemas de Informática e Serviços, Lda., protegida nos termos do Decreto-Lei nº 63/85, de 14 de Março Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos. É proibida a sua divulgação, transcrição ou reprodução por qualquer meio (papel ou formato digital). Caso o cliente tenha necessidade de obter mais exemplares deste Manual poderá solicitar à ano cópias do mesmo, mediante o pagamento do custo respetivo. O Manual é confidencial e de circulação restrita ao cliente a quem se destina, que terá o direito de o utilizar apenas para os fins acordados com a ano. Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

3 Índice 1. O anosigner 2. Instalação e Ativação 3. Antes de usar o anosigner 4. Iniciar a Aplicação 5. Assinatura de Documentos 6. O que pode acontecer na assinatura nos documentos 7. Acrónimos Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

4 1. O anosigner 1.1. O que é o anosigner - Vantagens & Benefícios Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

5 1.1. O que é o anosigner - Vantagens & Benefícios O anosigner é uma aplicação que permite assinar documentos eletrónicos, em formato PDF, utilizando para o efeito certificados digitais. Vantagens & Benefícios da utilização do anosigner : Interface simples e intuitivo; Serviço seguro e fiável; Visualização prévia do documento a assinar; Compatibilidade com certificados digitais qualificados e avançados (tokens e smart cards) ; Possibilidade de colocação de várias assinaturas no mesmo documento, ou seja, o mesmo documento pode ser assinado por várias pessoas; Possibilidade de assinatura de vários documentos ao mesmo tempo, ou seja, assinatura de documentos em série; Inserção, opcional, nos documentos assinados de um carimbo/marca com detalhes/propriedades da assinatura. Manual de Utilizador (V2.0.8) 5

6 2. Instalação e Ativação Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

7 2. Instalação e Ativação Para instalar e ativar o anosigner, consulte por favor o Manual de Instalação fornecido com a aplicação. Manual de Utilizador (V2.0.8) 7

8 3. Antes de usar o anosigner 3.1. Conceitos 3.2. Assinatura com carimbo 3.3. Assinatura sem carimbo 3.4. Definição da pasta de destino para os documentos assinados Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

9 3.1. Conceitos A utilização do anosigner permite fazer, em função do contexto ou preferências do utilizador, algumas configurações, nomeadamente: Inserir carimbos nos documentos; Escolher motivos de assinatura; Identificar a pasta de destino dos documentos assinados. Manual de Utilizador (V2.0.8) 9

10 3.2. Assinatura com carimbo É possível embutir um carimbo de assinatura no documento. Esta opção vem selecionada por defeito, pelo que, não havendo nenhuma alteração, será aposto o carimbo da assinatura em todos os documentos assinados; Este carimbo, embora não constituindo uma validação do documento, contém informação relativa à assinatura digital e permite, sobretudo, dar conforto visual a quem recebe o ficheiro. Manual de Utilizador (V2.0.8) 10

11 3.3. Assinatura sem carimbo Por vezes, devido à configuração gráfica de alguns documentos, poderá não ser desejável a aposição do carimbo; Por outro lado, no caso de documentos assinados por mais do que uma pessoa, apenas é apresentado um carimbo, o que poderá induzir em erro o destinatário; 1. Para criar assinaturas digitais sem carimbo, aceda ao separador anosigner ; 2. Selecione a opção Assinatura ; 3. Selecione a subopção Sem Carimbo : Manual de Utilizador (V2.0.8) 11

12 3.4. Definição da pasta de destino dos documentos assinados 3 O ato de assinatura produz um ficheiro idêntico ao original mas com assinatura. Daqui resulta a duplicação de ficheiros/documentos e, por essa razão, a necessidade de definir previamente o local onde será guardado o documento final (assinado eletronicamente). 1 2 A definição da pasta de destino pode ser efetuada de duas formas distintas. Uma das formas é a descrita na imagem à esquerda. 1. Clique sobre o campo Pasta Saída ; 2. A aplicação mostra a localização prédefinida C:\. Caso não seja definida uma outra localização, o documento assinado será, por defeito, ai guardado; 3. Escolha a localização pretendida. Manual de Utilizador (V2.0.8) 12

13 3.4. Definição da pasta de destino dos documentos assinados 1 Para configurar a pasta onde vão ser guardados os documentos assinados, pode também proceder da seguinte forma: 2 1. Aceda ao separador anosigner ; 2. Selecione a opção Definir Pasta Ficheiros Assinados ; 3. Esta opção abre uma nova janela onde deve escolher a pasta onde pretende guardar os ficheiros assinados digitalmente pela aplicação. NOTAS: 1. Pode optar por criar uma nova pasta utilizando a opção Criar nova pasta ; 2. Se não for configurada nenhuma pasta, a aplicação utilizará a localização pré-definida por defeito. 3. Escolha a localização pretendida. Manual de Utilizador (V2.0.8) 13

14 4. Iniciar a aplicação Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

15 4. Iniciar a Aplicação 1. Para iniciar a aplicação, clique no botão iniciar do Windows e, em seguida, aceda a Todos os programas e localize a pasta Ano ; 2. Dentro da pasta Ano encontrará uma sub-pasta denominada anosigner ; Selecione o ícone correspondente para iniciar a aplicação. 2 1 Manual de Utilizador (V2.0.8) 15

16 4. Iniciar a Aplicação Deverá ser então apresentado a interface inicial da aplicação: Manual de Utilizador (V2.0.8) 16

17 5. Assinatura de Documentos 5.1. Introdução 5.2. Selecionar o certificado 5.3. Selecionar os documentos 5.4. Escolher o motivo da assinatura Consultar os detalhes da assinatura no documento assinado 5.5. Assinar o(s) Documento(s) Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

18 5.1. Assinatura de Documentos - Introdução Para assinar documentos com o anosigner é necessário garantir duas condições: Possuir um certificado digital e identificá-lo na aplicação; Selecionar um ou vários documentos em formato PDF. Assinar documentos com o anosigner é muito simples. Siga os passos! Manual de Utilizador (V2.0.8) 18

19 5.2. Selecionar o Certificado 1 1.º Passo Selecione o Certificado A seleção do certificado pode ser feita de duas formas Aceda ao separador Documento e clique sobre Selecionar Certificado 2. Na janela Seleção de Certificado, escolha o certificado pretendido; 3. Clique sobre Validar. NOTA: Caso a lista de certificados surja vazia, verifique se a PEN ou o smart card estão corretamente inseridos. Caso esteja a utilizar um certificado não qualificado, garanta que o certificado pretendido se encontra disponível no seu navegador web e clique no botão Actualizar para atualizar a lista. A escolha do certificado também pode ser efetuada diretamente na área Certificado Selecionado Clique sobre Certificado Selecionado e siga os passos indicados acima. Manual de Utilizador (V2.0.8) 19

20 5.3. Selecionar o(s) Documento(s) 1 2.º Passo Selecione o(s) Documento(s) 1. Para abrir um ou mais documentos no anosigner, aceda ao separador Documento e selecione a opção Abrir Ficheiro (PDF) ; 2. Em alternativa a estes dois passos, faça duplo clique na área Documentos a assinar. NOTA: Os documentos deverão estar no formato PDF. 2 Manual de Utilizador (V2.0.8) 20

21 5.3. Selecionar o(s) Documento(s) 1. Após selecionar o(s) ficheiro(s) que pretende assinar, estes são listados na área de Documentos a assinar O(s) documento(s) ficam disponíveis para leitura, podendo ser consultados, um a um, de acordo com a seleção. 1 Manual de Utilizador (V2.0.8) 21

22 5.4. Definir o Motivo da Assinatura º Passo Defina o motivo da assinatura A lista de valores apresenta os motivos inseridos na fase de instalação/configuração da aplicação. 1. Clique sobre a lista de valores e expanda a área do motivo, selecionando um dos motivos já existentes; 2. Caso nenhum dos motivos se ajuste, pode escrever o motivo adequado no espaço dedicado (o motivo inserido não fica guardado para utilização futura); NOTA: Por defeito, o anosigner não associa nenhum motivo à assinatura (campo Sem Motivo ). Manual de Utilizador (V2.0.8) 22

23 Consultar os detalhes da assinatura no documento assinado 1 1. No ficheiro PDF assinado é possível consultar os detalhes da assinatura. Clique sobre o carimbo ou aceda a Propriedades da assinatura ; 2 2. Na janela Signature Validation Status clique sobre Signature Properties ou Propriedades da Assinatura dependendo do idioma do seu leitor de ficheiros PDF. Manual de Utilizador (V2.0.8) 23

24 Consultar os detalhes da assinatura no documento assinado 1. Na janela Signature Properties pode ver-se o Motivo ou Reason (dependendo do idioma do seu leitor de ficheiros PDF) associado à assinatura do documento. 1 Manual de Utilizador (V2.0.8) 24

25 5.5. Assinar o(s) Documento(s) 4.º Passo Assinar o(s) Documento(s) 1. Selecione a opção Assinar Documentos. 1 Manual de Utilizador (V2.0.8) 25

26 5.5. Assinar o(s) Documento(s) Em função do tipo de certificado que estiver a usar, abrir-se-á uma janela para introdução do código do seu certificado Introduza o PIN do seu certificado digital e clique sobre OK. 2 Manual de Utilizador (V2.0.8) 26

27 5.5. Assinar o(s) Documento(s) A aplicação assina digitalmente o(s) documento(s) e apresenta a informação Processamento Concluído. Esta janela confirma o processo de assinatura e mostra alguma informação sobre o(s) documento(s) assinado(s), bem como a informação da pasta onde foram guardados. Manual de Utilizador (V2.0.8) 27

28 6. O que pode acontecer na assinatura nos documentos 6.1. A assinatura não é reconhecida 6.2. A licença não está válida Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

29 6.1. A Assinatura não é reconhecida É normal que uma assinatura digital, até ser validada, não seja reconhecida como válida no posto de trabalho do utilizador. Se o ícone for apresentado no painel de assinaturas do documento PDF significa que a identidade do signatário ainda não foi reconhecida. A validação da assinatura nada tem a ver com o software anosigner, ainda assim, indicamos de seguida os passos para validação, podendo esta informação diferir em função do software de leitura de PDF s usado e respetiva versão. Manual de Utilizador (V2.0.8) 29

30 6.1. A Assinatura não é reconhecida 1 Se usar o Adobe Reader para ler ficheiros em PDF, deverá abrir o documento e aceder ao painel de assinaturas ou clicar sobre o carimbo da assinatura caso este exista. 1. Selecione a opção Signature Panel. Manual de Utilizador (V2.0.8) 30

31 6.1. A Assinatura não é reconhecida 1 Acedida à opção Signature Panel é apresentada a seguinte informação: 1. Selecione o separador Assinante e clique sobre Mostrar certificado ; 2. No ecrã seguinte selecione a opção Confiança ; 2 3. Por fim, selecione a opção Adicionar às identidades confiáveis. Manual de Utilizador (V2.0.8) 31

32 6.2. A licença não está válida 1 1. Aceda ao separador Sobre e selecione a opção Sobre ; 2. Verifique a data de validade da sua licença. Caso a mesma se encontre expirada, contate a ano Manual de Utilizador (V2.0.8) 32

33 7. Acrónimos Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001

34 7. Acrónimos PDF - Portable Document Format, é um formato de ficheiro, desenvolvido pela Adobe Systems em 1993, para representar documentos de forma independente da aplicação, do hardware e do sistema operativo usados para criá-los. Um arquivo PDF pode descrever documentos que contenham texto, gráficos e imagens num formato independente de dispositivo e resolução. PIN - Personal Identification Number, código pessoal ou número de identificação pessoal. Manual de Utilizador (V2.0.8) 34

35 Manual de Utilizador (V2.0.8) Uma Empresa Certificada ISO 9001 e ISO 27001