ÍNDICE 1.1. Conversão de documentos: 1.2. Verificar o formato do documento:

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2 ÍNDICE I - INTRODUÇÃO... 3 II - O PDF/A Conversão de documentos: Verificar o formato do documento:... 6 III - A assinatura digital O que é a assinatura digital? Assinar documentos PDF/A:... 8 IV. Verificar a assinatura digital dos documentos Verificar a assinatura do PDF/A: Tendo instalado o Adobe Reader, abra o ficheiro assinado que acabou de ser criado; V. O que é o PDFCreator? Instalação: Configuração: Funcionalidades úteis - Juntar documentos Funcionalidades úteis - Separar documentos VI - Adobe Reader Instalação: Página 2 de 31

3 I - INTRODUÇÃO O Atendimento Online permite ao interessado relacionar-se à distância com o Município do Porto, utilizando como forma de contacto um aplicativo informático, em ambiente Internet, ao qual pode aceder através do Balcão Virtual. O Guia de Apoio à Preparação de Ficheiros serve de ajuda a todos os utilizadores do Balcão Virtual, no sentido de otimizar a eficácia da sua utilização, fornecendo a resposta a dúvidas que possam eventualmente surgir. Pretende disponibilizar num único local toda a informação considerada útil para a correta instrução de pedidos online. O Guia é constituído por textos e imagens que exemplificam os requisitos necessários à submissão de formulários online, que se traduzem: Formatos dos ficheiros PDF/A Conversão dos documentos e visualização dos ficheiros Assinatura digital Programa para assinar PDF/A Instalação de programas PDFCreator Configuração Funcionalidades úteis (juntar e separar documentos) Adobe Reader Autodesk Design Review Página 3 de 31

4 II - O PDF/A O que é o PDF/A? PDF/A é uma norma ISO uniformizada de ficheiros PDF para a preservação digital a longo prazo de documentos eletrónicos. O PDF/A tem como base o formato PDF, da Adobe Systems Inc., e é definido pela norma ISO :2005, publicada a 1 de Outubro de Gestão de Documentos - formato de arquivo eletrónico de documentos para preservação a longo prazo. A Norma não define uma estratégia de arquivo ou os objetivos de um sistema de arquivo. Identifica um "perfil" para documentos eletrónicos, que garante que esses documentos possam ser reproduzidos exatamente da mesma forma nos próximos anos. Um elemento chave é a exigência de que os documentos PDF/A sejam 100% autossuficientes. Toda a informação necessária para exibir o documento da mesma forma, de cada vez que é acedido, está incorporada no próprio ficheiro Conversão de documentos: Existem várias alternativas de aplicativos para a conversão de documentos para o formato PDF/A. Neste exemplo será utilizado o PDFCreator, um programa gratuito, que permite converter qualquer ficheiro com possibilidade de impressão Tendo instalado o PDFCreator (ver Anexo I PDFCreator), abra o ficheiro que pretende converter; Página 4 de 31

5 Escolha imprimir, selecione a impressora PDFCreator e clique OK ; Escolha o título do documento e selecione Salvar/Save ; Página 5 de 31

6 Selecione Guardar ; Nota: Ter em atenção o tipo de ficheiro predefinido (ver Anexo I PDFCreator), 1.2. Verificar o formato do documento: A aplicação mais comum para a visualização deste tipo de ficheiros (PDF) é o Adobe Reader (ver Anexo II Adobe Reader) e é utilizado neste exemplo Tendo instalado o Adobe Reader, abra o ficheiro que acabou de ser criado; Página 6 de 31

7 Note como o ficheiro que acabou de ser criado tem a extensão.pdf, como se de um PDF normal se tratasse Selecione, na barra à esquerda, o ícone Padrões ; Como se pode verificar, o PDF criado está em conformidade com o padrão/norma PDF/A, ISO Página 7 de 31

8 III - A assinatura digital 3. O que é a assinatura digital? A assinatura digital qualificada não é um meio de autenticação, mas um mecanismo que permite ao utilizador, por vontade própria, assumir de forma inequívoca a autoria de um documento, assinado com a chave criptográfica pessoal residente, por exemplo, no seu Cartão de Cidadão. Qualquer entidade pode verificar a assinatura digital aposta pelo cidadão num documento, recorrendo ao uso do certificado digital pessoal do cidadão e a mecanismos de verificação da validade deste certificado. A assinatura digital tem o valor legal conferido pela lei, nomeadamente no Decreto-Lei n.º 290- D/99, de 2 de agosto, republicado pelo Decreto-Lei n.º 62/2003, de 3 de abril, e alterado pelos Decreto-Lei n.º 165/2004, de 6 de Julho, 116-A/2006, de 16 de Junho e 88/2009, de 9 de abril Assinar documentos PDF/A: Existem várias alternativas de aplicativos para a assinatura digital de documentos. Neste exemplo é utilizado o Adobe Reader, programa de fácil utilização. Antes de iniciar o processo da assinatura digital de documentos, deverá inserir o seu Cartão de Cidadão no leitor de cartões Tendo descarregado e instalado o Adobe Reader (ver Anexo II Adobe Reader), abra o ficheiro que pretende assinar e escolha a opção Ferramentas ; Página 8 de 31

9 No menu Ferramentas, escolha a opção Certificados ; Já na ferramenta Certificados, escolha a opção Assinar Digitalmente ; Página 9 de 31

10 Selecione, no documento, a área onde pretende colocar a assinatura; Escolha o Certificado/Chave de Assinatura Digital Qualificada do Cartão de Cidadão e clique Assinar ; Página 10 de 31

11 Escolha a localização para guardar o ficheiro, nome do mesmo e clique em Guardar ; Introduza o PIN de assinatura do Cartão de Cidadão e clique OK ; Página 11 de 31

12 O processo de assinatura digital está concluído e o documento assinado; Página 12 de 31

13 IV. Verificar a assinatura digital dos documentos 4.1. Verificar a assinatura do PDF/A: A aplicação mais comum para a visualização deste tipo de ficheiros (PDF) é o Adobe Reader (ver Anexo II Adobe Reader) e é utilizado neste exemplo Tendo instalado o Adobe Reader, abra o ficheiro assinado que acabou de ser criado; Note como o ficheiro que acabou de ser criado (PDF/A Assinado) continua a ter a extensão.pdf, como se de um PDF normal se tratasse Selecione, na barra à esquerda, o novo ícone Assinaturas ; Página 13 de 31

14 Como se pode verificar, o PDF criado não só está em conformidade com o padrão/norma PDF/A, ISO , como também está assinado digitalmente. Página 14 de 31

15 V. O que é o PDFCreator? O PDFCreator é uma aplicação open source (código aberto) e gratuita, que permite criar ficheiros PDF a partir de qualquer programa que use impressão do Windows. Uma das grandes vantagens do PDFCreator é a criação de ficheiros PDF no formato PDF/A. 5.1 Instalação: O PDFCreator pode ser descarregado no seguinte endereço: Depois de descarregado, deverá executar o ficheiro de instalação (poderá necessitar de permissões de administrador para instalar software no computador). Escolha Executar ; Selecione o idioma de instalação - Português (Brasil) - e clique OK ; Clique em Avançar ; Página 15 de 31

16 Leia os termos do contrato, selecione Aceito e clique Avançar ; Escolha o tipo de instalação e clique Avançar ; Página 16 de 31

17 Reveja o resumo da instalação e clique Instalar ; Aguarde pela conclusão do processo de instalação (o tempo poderá variar de acordo com as características do seu sistema); Página 17 de 31

18 A instalação encontra-se concluída. Clique Concluir para fechar Configuração: Existem algumas definições do PDFCreator que podem ser predefinidas. Desta forma pode otimizar a tarefa da criação e conversão de ficheiros. Página 18 de 31

19 Abra o PDFCreator acedendo ao Menu Iniciar > Todos os Programas/Aplicações > PDFCreator. Clique em Opções de Perfil ; Das várias opções, que poderá explorar em qualquer altura, sugerimos que aceda a Salvar ; Na opção Formato do arquivo padrão escolha PDF/A-1b e clique Salvar para fechar. Desta forma todos os documentos serão gravados no formato PDF/A; Página 19 de 31

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21 5.3. Funcionalidades úteis - Juntar documentos O PDFCreator permite a junção de documentos, tantos quanto o utilizador pretender, provenientes de diferentes formatos. Esta opção é extremamente útil quando temos vários ficheiros associados ao mesmo item: Comece por abrir e imprimir o primeiro ficheiro que quer juntar. A ordem com que o faz é importante. Neste caso Peças desenhadas 1.pdf ; Página 21 de 31

22 Escolha a impressora PDFCreator e clique OK ; Escolha a opção Unir ; Página 22 de 31

23 O ficheiro aguarda na impressora virtual pelos restantes que utilizador pretenda juntar; Proceda da mesma forma para os restantes ficheiros. Abra cada um, pela ordem na qual pretende juntar, e escolha imprimir para a impressora PDFCreator. Os ficheiros são automaticamente adicionados à lista, obtendo o seguinte resultado: Página 23 de 31

24 Clique no ícone Unir tudo e aguarde o processo de junção (o tempo poderá variar de acordo com o número de ficheiros e tamanho); Clique em Continuar ; Página 24 de 31

25 Escolha o nome do ficheiro e clique em Guardar ; A junção de ficheiro está concluída, sendo o novo ficheiro constituído pelo conteúdo dos quatro que foram escolhidos neste exemplo. Nota: O novo ficheiro foi gravado no formato PDF/A mas não se encontra assinado. Não se esqueça de o fazer. Página 25 de 31

26 5.4. Funcionalidades úteis - Separar documentos Da mesma forma que o PDFCreator permite juntar documentos, também permite separar os mesmos. O processo é semelhante ao anterior: Comece por abrir e imprimir o ficheiro do qual pretende separar parte. Neste caso, Peças desenhadas_completo.pdf ; Página 26 de 31

27 Escolha a impressora PDFCreator, indique a parte do documento que pretende separar (neste exemplo Página 3) e clique OK ; Clique em Salvar ; Página 27 de 31

28 Escolha o nome do ficheiro e clique em Guardar ; A separação do ficheiro está concluída; O ficheiro Peças desenhadas_página 3.pdf é constituído apenas pela página 3 do ficheiro Peças desenhadas_completo.pdf. Nota: O novo ficheiro foi gravado no formato PDF/A mas não se encontra assinado. Não se esqueça de o fazer. Página 28 de 31

29 VI - Adobe Reader O que é o Adobe Reader: O Adobe Reader é um aplicativo que permite que o utilizador do computador visualize, navegue e imprima ficheiros no formato PDF. Este tipo de ficheiro é muito comum em documentações gerais (manuais de utilização, ebooks, newsletters, etc.). Por ser multiplataforma, está disponível para diversos sistemas operativos Instalação: O Adobe Reader pode ser descarregado, do sítio oficial, no seguinte endereço: Ainda no sítio oficial do Adobe Reader, clique em Instalar agora ; Página 29 de 31

30 Aguarde o download do ficheiro de instalação; Depois de descarregado execute o ficheiro de instalação. Aguarde durante a instalação; Página 30 de 31

31 O Adobe Reader está instalado. Já pode abrir, ler e imprimir os seus documentos PDF. Clique em Concluir. Página 31 de 31