manual de procedimentos gestão documental - escolas manual de procedimentos gestão documental - escolas DREN

Transcrição

1 manual de procedimentos gestão documental - escolas DREN

2 Índice manual de procedimentos gestão documental - escolas Introdução...1 Acesso à Aplicação...2 O ambiente...4 Documentos Recebidos...5 Documentos Enviados...8 Novo Documento...10

3 Introdução manual de procedimentos gestão documental - escolas A aplicação Gestão Documental Escolas é uma ferramenta de suporte à Gestão Documental da DREN. No âmbito dos desafios de modernização administrativa, a DREN disponibiliza a partir do dia 31 de Março uma aplicação que permite fazer a gestão electrónica de toda a documentação que circula de e para as escolas. Esta aplicação advoga os princípios da transparência e da simplificação de procedimentos potenciados pela utilização das tecnologias da informação e comunicação. Pag. 1

4 Acesso à Aplicação Aceda à área privada do sítio da DREN em De seguida é apresentado um ecrã onde lhe será pedido o Utilizador e a Palavra-Chave. Deverá introduzir o Utilizador e a Palavra-Chave correspondentes aos códigos GEPE (ex-giase): Seleccione Sistema de Informação em Área Privada. Pag. 2

5 Depois de confirmar os dados de acesso entra na área do Sistema de Informação da DREN correspondente ao agrupamento/escola. Para entrar na aplicação relativa à Gestão Documental deve clicar na opção correspondente. Pag. 3

6 O ambiente manual de procedimentos gestão documental - escolas Uma vez activada a aplicação, imediatamente é mostrado o ambiente de trabalho da Gestão Documental: Existem três áreas de trabalho identificadas pelos separadores Documentos Recebidos (1), Documentos Enviados (2) e Novo Documento (3). As secções seguintes descreverão as funcionalidades de cada uma destas áreas de trabalho. Pag. 4

7 Documentos Recebidos Quando entra na aplicação, por defeito, a área activa é a que corresponde aos documentos recebidos. Desta forma, logo no arranque da aplicação, é possível visualizar os documentos que entretanto foram enviados pela DREN. Na fase de arranque esta área aparece vazia, uma vez que é a partir do dia 31 de Março de 2008 que se vai dar início ao envio de documentos para os agrupamentos/escolas através desta via. No entanto, a título de exemplo, considera-se que existe um documento que foi enviado pela DREN. A informação relativa a um documento enviado surge de uma forma sistematizada, de leitura simples, conforme ilustrado na imagem seguinte: 1. Anexos 2. Número de saída do documento da DREN 3.Data em que o documento foi publicado na plataforma 4.Assunto do Documento Para visualizar o conteúdo do documento deve clicar em nova janela com o conteúdo do documento. 5.Opção usada para a visualização do documento (5.) e é aberta uma Pag. 5

8 Um documento recebido da DREN pode ter documentos anexos ao documento manual de procedimentos gestão documental - escolas principal (visualizado através de ). Considere-se, a título de exemplo o cenário seguinte: Para verificar se o documento com o assunto Pedido de informação tem documento tem anexos deve clicar em : É aberta uma área com o título Anexos do Documento e mostrada uma listagem contendo a descrição (1) dos documentos anexos e o respectivo conteúdo (2). 1. Descrição do anexo 2. Opção usada para a visualização do documento Para fechar a área de anexos a um documento deve clicar em. Pag. 6

9 Nos casos em que um documento não tenha anexos, como por exemplo, no documento com o assunto Outros Manual da Gestão Documental, clicando em visualiza-se: Pag. 7

10 Documentos Enviados Esta área de trabalho permite visualizar toda a documentação enviada para a DREN desde Outubro de 2007: 1. Detalhes O conteúdo de um documento enviado pode ser visualizado clicando em (5.) sendo aberta uma nova janela com o conteúdo do documento. Activando a opção 2. Número de registo da DREN 3. Data de envio 4.Assunto do Documento 5. Opção usada para a visualização do documento (1.) aparece todo um conjunto de informação relativa ao estado do documento dentro dos serviços da DREN: Pag. 8

11 O Histórico da Circulação do Documento mostra todo o percurso do documento indicando quanto tempo e em que serviços foi tratado. manual de procedimentos gestão documental - escolas O funcionamento dos anexos é em tudo semelhante ao ilustrado na secção anterior. Pag. 9

12 Novo Documento Esta área de trabalho destina-se ao envio de documentação do agrupamento/escola para a DREN. O envio da documentação é feito indicando o assunto e adicionando o documento (ficheiro) produzido pelo agrupamento/escola. Estes dois elementos são de preenchimento obrigatório. O documento deve pertencer a um dos seguintes formatos: doc, pdf, xls, pps, htm, zip. Solicita-se especial atenção ao documento a adicionar pois, uma vez registado, não pode ser eliminado. O Assunto é de preenchimento obrigatório. Se não for inserido o assunto, ao Enviar Documento, ocorre um erro. Depois de tudo preenchido clique em Enviar Documento Para adicionar o ficheiro contendo o documento a enviar, clique no botão Procurar. Pag. 10

13 Uma vez accionada a opção Enviar Documento o documento é automaticamente criado e registado com um número interno da DREN. Simultaneamente ao registo aparece uma caixa de texto que permite adicionar anexos ao documento. Se não existirem anexos para adicionar clique em Cancelar, se existirem clique em OK. Se não optou por adicionar anexos (opção Cancelar ), o documento é enviado para a DREN e poderá ser consultado em Documentos Enviados. No caso de haver necessidade de anexar outros documentos ao documento inicial (não visível nesta fase) deve preencher os campos Adicionar Anexo e fazer uma breve descrição do seu teor em Descrição do Anexo. Para adicionar o ficheiro contendo o anexo a enviar, clique no botão Procurar. A Descrição do Anexo é de preenchimento obrigatório. Se não for preenchido, ao Adicionar o anexo, ocorre um erro. Pag. 11

14 Existe sempre a possibilidade de adicionar mais do que um anexo ao documento inicial repetindo o processo anterior. A descrição dos anexos adicionados fica visível. O documento e os respectivos anexos podem ser agora consultados em Documentos Enviados. Depois de tudo preenchido clique em Adicionar Para terminar o envio do documento e respectivos anexos clique em Finalizar. fim Pag. 12