DIRECÇÃO GERAL DO ORÇAMENTO MANUAL DE UTILIZADOR. Declarações de Confirmação de Cabimento Orçamental

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1 DIRECÇÃO GERAL DO ORÇAMENTO MANUAL DE UTILIZADOR Declarações de Confirmação de Cabimento Orçamental Fevereiro de 2012

2 Índice 1. Enquadramento Descrição do processo Registo do Pedido Edição do pedido Cancelamento do pedido Obtenção da Declaração

3 1. Enquadramento A Lei n.º 64-B/2011, de 30 de Dezembro, que aprovou o orçamento de Estado para 2012, e a Portaria n.º 9/2012, de 10 de Janeiro, exigem que os serviços obtenham uma declaração de confirmação de cabimento orçamental, a emitir pela delegação da DGO, dos encargos resultantes da contratação de aquisições de serviços ou da abertura de procedimentos concursais com vista ao recrutamento de trabalhadores. A presente aplicação visa agilizar os procedimentos administrativos inerentes a esta imposição legal, de um modo mais rápido e eficaz. Esta aplicação está disponível para os Serviços Integrados e Serviços e Fundos Autónomos. 2. Descrição do processo O Serviço solicita a Declaração de Confirmação de Cabimento Orçamental indicando primeiro qual o seu âmbito, que poderá ser: Contrato de aquisição de serviços - parecer prévio; Contrato de aquisição de serviços - parecer genérico; Pessoal - Abertura de procedimentos concursais. Os pedidos de declaração para parecer prévio e para abertura de procedimento concursal são formalizados pelo serviço através do preenchimento de um formulário com os seguintes campos obrigatórios, para cada cabimento: Nº cabimento, C.E Despesa, Fonte de financiamento, Descrição sumária da despesa, Entidade Fornecedora (Não obrigatório), Ano, Valor. O Serviço pode solicitar uma declaração para vários cabimentos, registando no formulário os elementos acima indicados para cada cabimento. Nos pedidos de declaração para parecer prévio e para abertura de procedimento concursal é obrigatório carregar no formulário o(s) ficheiro(s) que comprovam o registo dos cabimentos no respetivo sistema contabilístico, em formato Pdf. Para a declaração para parecer genérico, o Serviço descarrega da aplicação o modelo de ficheiro em EXCEL, no qual preenche os vários elementos relativos às despesas e que voltará a submeter através da aplicação. Também neste caso é obrigatório carregar no formulário o(s) ficheiro(s) que comprovem o registo dos cabimentos no respetivo sistema contabilístico, em formato Pdf. 3

4 Após preencher o formulário submete o pedido, ficando este no estado Registado. É atribuído um número ao pedido. A Delegação da DGO analisa o pedido podendo invalidar, registando obrigatoriamente no campo Observações o motivo. Todos os utilizadores SIGO pertencentes ao Serviço são notificados que o pedido foi invalidado. O Serviço terá que corrigir os dados introduzidos e voltar a submeter (estado Registado) ou cancelar o pedido (estado Cancelado). Todos os dados estão editáveis. A Delegação valida e gera a Declaração, finalizando o pedido. É enviado um mail para o Serviço indicando que a Declaração está disponível no portal. 3. Registo do Pedido Após correta autenticação, selecionar a opção DCC - Declaração de Confirmação de Cabimento. É apresentada a seguinte página onde deverá selecionar o âmbito da declaração de entre a seguinte lista: Contrato de aquisição de serviços - parecer prévio, Contrato de aquisição de serviços - parecer genérico, Pessoal - Abertura de procedimentos concursais. 4

5 Para os âmbitos Contrato de aquisição de serviços parecer prévio e Pessoal- Abertura de procedimentos concursais é apresentada a seguinte página de registo. 5

6 Preencher o campo Serviço a Constar na Declaração, indicando o nome da entidade que deverá constar na Declaração. Se o campo não for preenchido, o nome da entidade a constar na Declaração será daquela que submeteu o pedido (campo 1.2 Serviço). No caso do exemplo da imagem é DIRECÇÃO-GERAL DO ORÇAMENTO. Preencher a secção 2- DETALHE DO PEDIDO, indicando para cada cabimento: Nº Cabimento, deve corresponder ao número de cabimento atribuído pelo sistema de contabilidade dos Serviços (caso a despesa ocorra em anos futuros o campo não será preenchido). C.E.Despesa, a classificação económica da despesa a 10 dígitos. É feita a validação à rubrica (até ao 6.º digito). Fonte de Financiamento, identificar a fonte de financiamento que suportará a despesa. Descrição Sumária da Despesa, de preenchimento livre e até 100 caracteres. Entidade Fornecedora, entidade que fornecerá o serviço. Este campo não é obrigatório e caso não seja preenchido, o valor que a aplicação irá assumir é A designar. Ano, ano do cabimento preenchido por defeito com o ano corrente. Valor, montante da despesa com IVA. Deverá ser usada a vírgula como separador decimal e o ponto (não obrigatório) como separador dos milhares. Premir o botão cabimentos, caso necessário.. Repetir o preenchimento desta seção para outros Na secção 3- ANEXOS, carregar os documentos, em formato PDF, DOC, Zip ou 7z, que comprovam o registo dos cabimentos no sistema contabilístico do Serviço e outra documentação necessária. O tamanho máximo admitido para o total dos ficheiros é 1,5 MB. O botão só fica ativo após preenchimento da informação sobre os cabimentos e do carregamento dos anexos. Premir o botão para enviar o pedido. 6

7 Para o âmbito Contrato de aquisição de serviços parecer genérico é apresentada a seguinte página de registo. Na secção 2- DETALHE DO PEDIDO carregar o ficheiro excel modelo com os dados dos cabimentos preenchidos. O ficheiro modelo deverá ser gravado no computador do utilizador, estando acessível a partir desta página ou a partir da página de seleção do âmbito do pedido. O ficheiro modelo tem o seguinte formato: 7

8 Após carregamento do ficheiro modelo deverá anexar na secção 3- ANEXOS os documentos, em formato PDF, DOC, Zip ou 7z, que comprovam o registo dos cabimentos no sistema contabilístico do Serviço e outra documentação necessária. 4. Edição do pedido A Delegação analisa o pedido podendo devolvê-lo ao serviço (estado Inválido) para correção. Nesta situação todos os utilizadores SIGO do Serviço que submeteu o pedido serão notificados com a seguinte mensagem de correio eletrónico. Para corrigir o pedido, ao entrar na aplicação selecionar no menu de topo a opção Lista de Pedidos. Selecionar o âmbito. A lista de pedidos também pode ser filtrada por data de submissão. Por defeito este campo está parametrizado com as datas de início do mês corrente e data atual. Premir sobre o número de pedido a corrigir (estado Inválido). 8

9 É apresentada a página abaixo. Para corrigir premir o botão. 9

10 Poderá eliminar os dados introduzidos, premindo. Após introdução das correções submeter novamente o pedido. 5. Cancelamento do pedido O pedido ao ser devolvido ao Serviço pode ser editado e submetido novamente ou simplesmente cancelado. O cancelamento pode ocorrer porque o serviço não tem orçamento disponível, porque não está abrangida pela Lei ou porque desistiu da aquisição. Para cancelar o pedido, ao entrar na aplicação selecionar no menu de topo a opção Lista de Pedidos. 10

11 Selecionar o âmbito. Premir sobre o número de pedido a cancelar (estado Inválido). É apresentada a página abaixo. Premir o botão. 11

12 O pedido fica no estado Cancelado. 6. Obtenção da Declaração Após validação do pedido pela Delegação é gerada a declaração e finalizado o processo. Na finalização todos os utilizadores SIGO do Serviço que submeteu o pedido serão notificados com a seguinte mensagem de correio eletrónico. Para consultar ou descarregar a Declaração deverá selecionar no menu de topo a opção Lista de Pedidos, selecionar o âmbito e clicar sobre o símbolo da declaração. 12